In der Evangelischen Landeskirche in Baden werden ab Frühjahr 2013 Darlehenshaushaltsstellen in den Sachbuchteilen 91 der Gliederungen 2xxx bzw. 7xxx auf neue Gliederungen 411x bzw. 84xx umgebucht. Um diese Arbeit zu erleichtern, bietet SF Buchungsplan und Budgetierung einen neuen Befehl Extras/Rechtsträgerübergreifend/Haushaltsstellen und Darlehen umbuchen..., der folgenden Assistenten startet:
Im ersten Schritt werden alle benötigten Daten aus der Datenbank zusammengetragen. Der Assistent wechselt dann automatisch zum nächsten Schritt:
Hier wählen Sie einen der Rechtsträger, auf den Sie Zugriff haben und in dem es im Sachbuch 91 überhaupt umzustellende Haushaltsstellen gibt. Im nächsten Schritt werden Sie die alten und neuen Haushaltsstellennummern prüfen und ggf. ändern können. Wenn Sie möchten, können Sie für Haushaltsstellen mit Gliederung 7xxx wählen, dass als neues Unterkonto automatisch die Darlehensnummer vorgeschlagen wird.
In diesem Schritt werden Ihnen alle Haushaltsstellen sortiert nach Darlehensnummer, Gliederung, Objekt und Unterkonto angeboten. Für jede einem Darlehen zugeordnete Haushaltsstelle sehen Sie die Vorschläge für die neuen Nummer in Gliederung, Objekt und Unterkonto. Sie können Objekt und Unterkonto beliebig ändern, und die Gliederung je nach internen Vorschriften in der letzten oder den letzten beiden Stellen.
Blättern Sie alle Datensätze nach unten durch, um alle Darlehen zu prüfen.
Im nächsten Schritt wird der komplette Vorgang durchgespielt, aber nicht tatsächlich in der Datenbank gespeichert. Bis hier hin können sie den Assistenten also noch gefahrlos ausprobieren, ohne dass irgendetwas an Ihren Daten geändert würde. Sie sehen das ausführliche Protokoll über die Umbuchungen. Ggf. können Sie auch eine Warnung wie WARNUNG: Darlehenshaushaltsstelle 326214, Tilgung, 12, Sachbuch 91 Einnahme, 01.0015.3066.91.2230.10.0000.000000, 96, kann wegen Duplikat nicht auf Haushaltsstelle 01.0015.3066.91.2230.10.0000.000000 umgebucht werden. sehen. Die erscheint dann, wenn im selben Darlehen in derselben Darlehensgruppe zwei Haushaltsstellen zugeordnet waren, die laut den neu gewählten Nummern auf ein und dieselbe Haushaltsstelle umgebucht werden sollten. Solche Fälle müssen Sie später von Hand korrigieren, indem Sie das Darlehen aufrufen und die Zuordnung ändern.
Wenn Sie mit dem Protokoll zufrieden sind und die Aktion tatsächlich umsetzen möchten, gehen Sie zum nächsten Schritt:
In diesem Schritt wählen Sie einen Ordner, in dem der Assistent zwei Dateien speichern wird:
- Eine CSV-Datei mit den gewählten alten und neuen Nummern sowie
- eine TXT-Datei mit dem vollständigen Protokoll der Aktion.
Beide Dateien tragen auch die Rechtsträgernummer im Dateinamen. Wichtig: Bitte senden Sie beide Dateien unbedingt an Herrn Elwert vom KRZ-SWD. Er benötigt diese Dateien, um die entsprechenden Anpassungsarbeiten in KFM vornehmen zu können.
Im letzten Schritt schließlich wird die Aktion durchgeführt und alle Änderungen werden tatsächlich in der Datenbank gespeichert:
Das hier angezeigte Protokoll wird in obengenannter TXT-Datei gespeichert. Sie können das Protokoll auch mit der Schaltfläche Protokoll kopieren in die Windows-Zwischenablage kopieren und in beliebige andere Programme einfügen. Wenn Sie Fertigstellen wählen, erscheint folgende Abfrage:
Wenn Sie Ja wählen, wird der Assistent automatisch wieder von vorne gestartet.
