Einleitung

In mehreren Situationen kann es vorkommen, dass Rechtsträger in andere Kassengemeinschaften wandern sollen, zum Beispiel:

  • wenn ein Rechtsträger einer anderen Kassengemeinschaft zugeordnet werden soll, oder
  • wenn zwei Kassengemeinschaften zusammengelegt werden, also alle ihre Rechtsträger in eine andere Kassengemeinschaft wandern.

Noch dazu kann das mitten im Jahr passieren, wenn SF Buchungsplan den betreffenden Rechtsträger durch den nächtlichen Zeitbuchimport bereits in der neuen Kassengemeinschaft angelegt hat - dann gibt es die Rechtsträgernummer in beiden Kassengemeinschaften.

Dennoch ist dieses Szenario in SF Buchungsplan ganz leicht handhabbar, wenn Sie wenige einfache Schritte strikt befolgen.

Wie zieht man Rechtsträger in andere Kassengemeinschaften um?

Um alle Daten incl. des gesamten Haushalts, der Planvarianten, Ansätze und Darlehen mitsamt deren zugeordneten Haushaltsstellen problemlos umzuziehen, müssen Personen mit den jeweils notwendigen Rechten einfache Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abarbeiten. Im Folgenden werden diese Aufgaben dargestellt, zusammen mit der Angabe, welche Berechtigungen man dazu braucht. Damit können Sie ersehen, wer die Aufgabe ggf. erledigen kann.

 Schritt Was ist zu tun? Wie geht das? Welche Berechtigungen werden benötigt? Wer könnte diese Berechtigungen haben?
1 Amtsleitung, Landeskirchenkasse und ggf. das KRZ-SWD müssen sich zeitlich abstimmen, damit der Umzug der Rechtsträger, der Import der Darlehen und der Reimport der Ergebnisse möglichst am selben Tag vorgenommen werden.
2 Umzuziehenden Rechtsträger (der evtl. vom Zeitbuchimport angelegt wurde) in der neuen Kassengemeinschaft freimachen
  1. Wählen Sie Datei, Landeskirche.
  2. Wechseln Sie ins Register Kassengemeinschaft.
  3. Markieren Sie die neue Kassengemeinschaft (in die ein Rechtsträger umziehen soll).
  4. Wechseln Sie ins Register Rechtsträger der gewählten Kassengemeinschaft.
  5. Prüfen Sie, ob der umzuziehende Rechtsträger in dieser Zielkassengemeinschaft bereits existiert. Falls ja, ändern Sie seine Nummer in eine freie Nummer (z. B. 9999) und ändern Sie seine Bezeichnung so, dass sie nicht identisch mit der Bezeichnung des umzuziehenden oder eines anderen Rechtsträgers identisch ist (hängen Sie z. B. das Wort alt an die Bezeichnung an).
  6. Speichern Sie.
 Das Recht darf Rechtsträger pflegen auf Kassengemeinschaftsebene in der neuen Kassengemeinschaft Amtsleitung
3 Umzuziehenden Rechtsträger in die neue Kassengemeinschaft verlegen
  1. Wählen Sie Datei, Alle Dateien, Rechtsträger.
  2. Markieren Sie den umzuziehenden Rechtsträger in der alten Kassengemeinschaft.
  3. Stellen Sie im obersten Feld Kassengemeinschaft, in der jetzt noch die alte Kassengemeinschaft steht, einfach die neue Kassengemeinschaft ein.
  4. Speichern Sie.
 Das Recht darf Rechtsträger pflegen auf Kassengemeinschaftsebene sowohl in der alten als auch in der neuen Kassengemeinschaft  Amtsleitung
4 Empfängernummern für Darlehen in die neue Kassengemeinschaft verlegen
  1. Wählen Sie Datei, Landeskirche.
  2. Wechseln Sie ins Register Kassengemeinschaft.
  3. Markieren Sie die alte Kassengemeinschaft.
  4. Wählen Sie rechts das Register Darlehensempfänger.
  5. Notieren Sie die dort aufgeführten Empfängernummern und löschen Sie sie.
  6. Speichern Sie.
  7. Markieren Sie die neue Kassengemeinschaft.
  8. Legen Sie im Register Darlehensempfänger die notierten Empfängernummern wieder an.
  9. Speichern Sie.
 Mitgliedschaft in der systemweiten Rolle Darlehensimporter (wird von der IT-Abteilung eingerichtet). Landeskirchenkasse
5 Darlehen neu importieren, um die Zuordnung der Darlehen zur neuen Kassengemeinschaft durchzuführen
  1. Wählen Sie Extras, Daten importieren, Darlehen von der Landeskirchenkasse importieren...
  2. Stellen Sie sicher, dass das Feld Nur Empfänger dieser Kassengemeinschaft (leer = alle) leer ist. Sie müssen die Darlehen aller Kassengemeinschaften auf ein Mal importieren, um die Zuordnung richtig eingestellt zu bekommen, da ja zwei Kassengemeinschaften beteiligt sind. Bedenken Sie, dass Sie ggf. erst alle anstehenden Rechtsträgerumzüge wie in den Schritten 2 bis 4 beschrieben umziehen, bevor Sie die Darlehen importieren. Andernfalls können Rechtsträger- und Haushaltsstellen-Zuordnungen beim Import gelöscht werden, weil sie als inkonsistent erkannt werden!
  3. Wenn Sie möchten, lassen Sie den Import zunächst nur simulieren. Im angezeigten Protokoll sollten dann im Abschnitt Prüfe Kassengemeinschaftswechsel keine Löschungen aufgeführt werden, die nicht wegen tatsächlich gelöschter Darlehen in Ordnung sind.
  4. Wenn alles in Ordnung ist, lassen Sie den Import tatsächlich ausführen.
 Mitgliedschaft in der systemweiten Rolle Darlehensimporter (wird von der IT-Abteilung eingerichtet). Landeskirchenkasse
6 Ggf. den erneuten Import der Ergebnisse rückwirkend sicherstellen, damit der umgezogene Rechtsträger alle Ergebnisse hat, die bisher dem in Schritt 2 automatisch erzeugten Rechtsträger zugeordnet wurden. In SF Buchungsplan in der jeweiligen Kassengemeinschaft aktivieren. Empfehlung: Vorherige Rücksprache mit der SF Softwareberatung.

Danach sollte alles wieder in sich stimmig sein. Den in Schritt 2 umbenannten Rechtsträger können Sie danach in SF Buchungsplan löschen.