Einführung
SF Ordnerplan ist auch eine wunderbare zentrale Adressverwaltung. Durch die völlig freie Definierbarkeit der Felder und Zusammenhänge können Sie alles abbilden, was und wie Sie es brauchen - auch wenn dazu Felder gehören, die z.B. in Kontakten von Microsoft Outlook oder in klassischen Adressverwaltungs-Programmen gar nicht definiert sind. Der erste Berührungspunkt mit einer neuen Adresse oder Person ist oft eh SF Ordnerplan, weil dazu z.B. ein Anfrage-Vorgang angelegt wird.
Beim Exportieren von Ansprechpartnern von SF Ordnerplan als Kontakte in Microsoft Outlook können durch den Export berechneter Merkmale auch z.B. die zentralen Telefonnummern der Arbeitgeber bei den dort arbeitenden Personen übertragen werden - in Ergänzung oder für den Fall, dass die Person selber keine eigene Durchwahl hat. Dasselbe gilt für E-Mail-Adressen. Damit können Sie in Outlook oder auf Ihrem Smartphone eine Person wählen und bekommen immer eine gültige E-Mail-Adresse und Telefonnummer angeboten, auch wenn die tatsächlich die des Arbeitgebers ist.
Problem
Nun kann Outlook aber Kontakte, die es als ähnlich ansieht, automatisch zu einem einzigen Kontakt zusammenfassen. Wenn also mehrere Arbeitgeber z.B. ohne eigene Durchwahl beim selben Arbeitgeber arbeiten, könnten diese Kontakte in Outlook unerwünscht zu einem zusammengeführt werden.
Lösung
Um das abzustellen - was wir in diesem Szenario empfehlen - müssen Sie einmal in Outlook in Datei, Optionen, Personen die Option Beim Speichern neuer Kontakte auf Duplikate überprüfen deaktivieren. Danach müssen Sie die Verknüpfungen evtl. bereits zusammengeführter Kontakte in Outlook lösen. Oder Sie löschen einfach alle Kontakte in Outlook und führen nochmal einen vollständigen Export von SF Ordnerplan durch. Leider ist das auf Stand Juni 2022 nicht zentral einstellbar; jede(r) Benutzer/in muss diese Einstellung selber durchführen. Danach jedenfalls werden alle Kontakte so erscheinen, wie es beabsichtigt ist.
Voilà.
