Was macht SF Ordnerplan?

 

SF Ordnerplan bietet viele praktisch nützliche Eigenschaften und eine ganze Reihe Alleinstellungsmerkmale. Ein Überblick:

• Das zentrale Element sind Vorgänge, die zu Prozessen gehören. Zu einem Vorgang gehören
• je nach Prozess erfasste oder verknüpfte Daten (z. B. das Gebäude, in dem eine Renovierung durchgeführt wird; der Kopierer, der repariert werden muss; Thema, Sitzungsraum und Teil­nehmerliste einer Besprechung),
• alle Dokumente und Dateien, die mit diesem Vorgang zu tun haben: E‑Mails, Kalkulationen, Schriftstücke, Protokolle, Bilder, CAD-Dateien – was immer im Vorgang anfallen mag,
• beliebig viele Ansprechpartner aus dem zentral zu pflegenden Datenbestand, die für diesen Vorgang relevant sind (ein Architekt etwa, der in zwei Gebäuden tätig ist, wird nur ein Mal erfasst und gepflegt).
  
  Die Prozesse und Vorgänge sind frei definierbar und völlig Branchen- und Abteilungs-unabhängig. Alles, was nicht in speziellen Fachanwendungen bearbeitet wird, findet seinen Platz in SF Ordnerplan, von der Haushaltsplanung über das Bauwesen über Öffentlichkeitsarbeit bis hin zum Betriebsausflug. Ausgefeilte Zugriffsrechte garantieren nicht nur korrekte Berechtigungen – insbesondere auch abteilungsübergreifend – sondern auch korrekte Entfernung von Berechtigungen bei Ausscheiden oder Abteilungswechsel von Mitarbeiter/innen.
  
• Sie suchen typischerweise nicht nach einzelnen Dokumenten, sondern nach dem Vorgang mit seinem Gesamt-Zusammenhang. Schon dadurch werden gegenüber einer reinen Volltextsuche die Treffer­listen übersichtlich kurz anstatt überbordend lang. Vorgänge können abgeschlossen werden und werden dann außer auf expliziten Wunsch nicht mehr in den Trefferlisten angezeigt. Dadurch sehen Sie auch immer nur relevante Suchergebnisse.
• Prozess-, Daten- und Vorgangsstrukturen können jederzeit auch grafisch dargestellt werden. So sehen Sie auf Knopfdruck nicht nur die Struktur Ihrer Prozesse und Stammdaten, sondern insbesondere auch Zusammenhang-Diagramme über Vorgänge, verknüpfte Stammdaten und Ansprechpartner.
• Völlig frei definierbare Datenstrukturen ermöglichen es, was immer an Stammdaten benötigt wird, in SF Ordnerplan zu erfassen und zu pflegen oder von anderen Fachanwendungen permanent aktuell zu importieren:
• Kontakte zu Gremien, Firmen, Institutionen, Behörden, Personen
• Beliebige Daten wie Gebäude, Fahrzeuge, Sitzungsräume, Geräte usw. für Prozesse, die diese Daten benötigen
• Daten können direkt in SF Ordnerplan gepflegt werden, aber auch aus Fachanwendungen importiert oder in diese exportiert werden. So könnten z. B. Gebäude von SF Fundus übernommen werden, damit alle relevanten Daten in Bauprozessen aktuell verfügbar sind. Kontaktdaten könnten in eine Telefonanlage übertragen werden, damit die Telefone die Namen von bekannten Anrufenden anzeigen oder sie dort direkt anwählbar sind. SF Ordnerplan kann damit Daten je nach Zugriffsrechten bereit­stellen und auch als zentrale Daten-Drehscheibe für ein Master-Data-System dienen, in denen jedes Datum nur noch ein Mal erfasst und in allen relevanten Fachanwendungen ggf. automatisch aktualisiert wird (abhängig von den Schnittstellen der jeweiligen Fachanwendungen).
• Aktivitäten bilden die Vorgangs- und Team-bezogene To-Do-Liste. Die Erinnerung an eine ablaufende Frist kann z. B. für die ganze Bauabteilung gelten, auch wenn der Ersteller gerade in Urlaub ist. Wenn sie von einem Benutzer erledigt ist, sehen sie auch die anderen Benutzer nicht mehr als zu erledigen. Aktivitäten können an Benutzer bzw. Stellen oder an ganze Teams delegiert werden.
• Spezielle DSGVO-Felder dokumentieren die Erfassungs-Erfordernis, Rechtsgrundlage und Daten­herkunft von Daten. Eine Dokumentation über die Verwendung personenbezogener Daten in ihren Prozessen laut EU-Datenschutz-Grundverordnung ist damit auf Knopfdruck abrufbar.
• Sofern für Ihre Telefonanlage eine TAPI-Komponente installiert ist, können Sie aus Vorgängen und Ansprechpartnern direkt in SF Ordnerplan einen Telefonanruf starten.
• Ansprechpartner können von SF Ordnerplan in den Kontakte-Ordner von Microsoft Outlook synchronisiert werden. In SF Ordnerplan zentral gepflegte Adressbestände haben Sie damit auch direkt in Outlook verfügbar, dadurch auch auf Ihren Smartphones unterwegs dabei und dadurch z.B. per Bluetooth auch im Auto, um jemanden anzurufen oder dorthin zu navigieren – alle Adressen immer und überall auf demselben Stand.
• Über den Posteingangs-Assistenten können empfangene und gesendete E-Mails und E-Mail-Datei­anlagen aus Microsoft Outlook, eingescannte Dokumente von Scannern oder sonstige als Datei vorliegende Dokumente auf einfachste Weise (Ziehen-und-Ablegen/Drag-and-Drop) in SF Ordnerplan übernommen werden. Damit wird Outlook wieder zu dem, was es eigentlich ist: Ein Kommunikations- und kein Ablagesystem. Wichtige E-Mails bleiben nicht im persönlichen Postfach, sondern im Vorgang – für jeden Berechtigten erreichbar. Über diese Aktionen wird automatisch ein Posteingangsbuch in der Datenbank geführt.
• Globale oder prozessbezogene Dokumentvorlagen erleichtern das Erstellen neuer Dokumente in einem Vorgang. Dabei können die zum Vorgang erfassten bzw. verknüpften Daten automatisch Platzhalter in den Dokumentvorlagen ausfüllen, um fertig ausgefüllt vorbereitete Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Outlook-E-Mails zu erstellen.
• Ausdruckbare Berichte über Prozesse, Vorgänge und Stammdaten ergeben eine übersichtliche Dokumentation, Auswertung und Übersicht auch für neue Mitarbeiter/innen. Die frei definierbaren Ad-hoc-Abfragen (die Sie schon aus SF Buchungsplan und SF Fundus kennen) ermöglichen im Rahmen der definierten Zugriffsrechte nahezu beliebige Abfragen über den Datenbestand. Live-Verknüpfungen zu Microsoft Office lassen solche Auswertungen z. B. in Excel leicht weiterverarbeiten oder als beliebige Diagramme darstellen.
• Für den Import und Export von Stammdaten, Vorgängen oder Dokumenten z. B. von und zu Fach­anwendungen als auch für komplexe Workflows steht eine mächtige und skriptfähige PowerShell-Schnittstelle zur Verfügung (PowerShell ist ein Standard-Administrationswerkzeug und eine Skript­sprache, die in Microsoft Windows enthalten ist). So können z. B. nächtlich Daten automatisch ausgetauscht und aktualisiert werden.
  

Das gesamte Bild sieht damit so aus: