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SharePoint

​SF Ordnerplan

​​Prozessorientierte Ablage und Vorgangsbearbeitung in Reinkultur


​​​Wo legen Sie Dokumente ab? Schlummern in Ihren Postfächern hunderte von E-Mails, die auch von anderen benötigt werden? Finden Ihre Teams alle benötigten Informationen schnell und einfach? Erstellen Sie Dokumente wirklich effizient? Haben Sie immer alles, was zu einem Geschäftsvorfall gehört, auf einen Blick im Zugriff? Egal, ob es sich um eine Kalkulation, ein eingescanntes Dokument oder eine E-Mail handelt?

Die Antwort auf diese Fragen liefert die Theorie der Prozessorientierten Dokumentablage, und SF Ordnerplan setzt sie auf angenehmste Weise in die Praxis um. Rätseln Sie nie wieder, wo Sie dies oder jenes am besten speichern. Finden Sie schnell und einfach ganze Vorgänge, anstatt sich in überbordenden Trefferlisten bei der Suche nach Dokumenten zu verlieren. Erstellen Sie Dokumente mit automatisch ausgefüllten Daten, die beim Vorgang hinterlegt sind. Sparen Sie Zeit und konzentrieren Sie sich auf die Arbeit - nicht darauf, wo sie gespeichert werden soll und wie man sie wieder findet.

SF Ordnerplan ist offiziell Microsoft-zertifiziert. Das Produkt bestand Anfang 2016 auf Anhieb alle technischen Anforderungen der Tests zum Lauf unter Windows 8 und höher.

SF Ordnerplan ist eine SF Application Creator-Anwendung. Klicken Sie hier für weitere Informationen.

Downloads zu SF Ordnerplan
SF Ordnerplan - Feature-Übersicht
SF Ordnerplan - Trainingsunterlagen
SF Ordnerplan - Überblickspräsentation
SF Ordnerplan - Wesentliche Features nach Einführungsdatum
Programmstand
  
11.11.2024
  • Korrigiert:
    • Neues Dokument anlegen:
      • ​Bei bestimmten Vorlagen für Microsoft Excel konnte beim Ausfüllen der Platzhalter in einem neuen Dokument eine Fehlermeldung erscheinen.
    • Kategoriezuordnung eines Objekts ändern:
      • In folgendem Szenario erhielten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie nicht Mitglied der Rolle Administration waren: Sie haben eine Basiskategorie ohne Berechtigungen und zwei weitere Kategorien, deren Objekte per Hierarchie immer auch von der Basiskategorie sein sollen. Sie haben auf die beiden weiteren Kategorien durchaus Pflegerechte. Dennoch konnten Sie ein Objekt nicht via Objekt bearbeiten... mit Kategorieänderung in einem einzigen Schritt aus der einen Kategorie herausnehmen und in der anderen hinzufügen (weil das Objekt zunächst die zu entfernende Kategorie genommen bekam und Sie damit aber keine Rechte mehr am Objekt hatten, um die andere Kategorie hinzufügen). Ab diesem Programmstand wird intern automatisch erst die neue Kategorie hinzugefügt (sodass Sie die Rechte am Objekt behalten) und erst danach die andere Kategorie entfernt. Beispiel: Die Basiskategorie heißt Kontakt und hat selber keine Berechtigungen, die beiden Kategorien Kunde und Lieferant sind immer auch Kontakt, und Sie haben Pflegerechte auf beide Kategorien. Wenn Sie nun einen Objekt der Kategorie Kunde nicht mehr Kunde, sondern nur noch Lieferant sein lassen wollen, ging das bisher als nicht-Administrator nicht mit einem einzigen Aufruf von Objekt bearbeiten.
    • E-Mail ablegen:
      • Wenn Sie von einer E-Mail nur eine Anlage markierten und dann Nach Adresse markieren wählten, wurden zwar alle anderen E-Mails zur selben Adresse markiert, aber die mit der markierten Anlage blieb unmarkiert.
      • Wenn Sie bestimmte Arten von Unzustellbarkeitsberichten in Ihrem Posteingang haben, konnte E-Mail ablegen nicht weiterarbeiten.
      • In folgendem Szenario bekamen Sie unnötigerweise eine Fehlermeldung angezeigt: Mindestens zwei Mails sind empfangen und stehen zur Ablage bereit. Direkt in Outlook wird eine gelöscht/erledigt. Sie aktualisieren E-Mail ablegen in SF Ordnerplan nicht (per Zurücksetzen-Schaltfläche), sondern markieren beide Mails und Ignorieren sie. Die bereits gelöschte Mail wird dann in gelöschte Objekte kopiert (sie existiert dort zweimal; das ist ein Verhalten von Outlook), aber die nicht weiter nützliche Fehlermeldung in SF Ordnerplan darüber wird nun nicht mehr angezeigt.
  • Verbessert:
    • In vielen Fenstern wurden Alt-Tastenkürzel ergänzt (Alt und den unterstrichenen Buchstaben drücken, um in das betreffende Feld zu gelangen).
    • Neuen Vorgang als Folge- oder Untervorgang eines existierenden anlegen:
      • ​Bei aktivierter Option Ansprechpartner übernehmen werden jetzt nur noch die heute aktiven Ansprechpartner in den neuen Vorgang übernommen.
    • Aktivitäten:
      • Das Delegieren einer bereits fertiggestellten oder abgebrochenen Aktivität reaktiviert sie nun automatisch.
      • Aktivität vertagen zeigt nun übersichtlich Icons für die verschiedenen verfügbaren Datumseinträge an.
    • Objekte exportieren:
      • Der Befehl Vorgangsobjekte exportieren... in der Extras-Schaltfläche bietet eine neue, standardmäßig aber deaktivierte Option Auch inaktive Objekte anbieten an. Standardmäßig werden inaktive Objekte jetzt also nicht mehr exportiert, sondern nur auf ausdrücklichen Wunsch.
      • Außer Vorgangsobjekte exportieren... gibt es nun auch einen neuen Befehl Objekte exportieren... in allen Datenübersichten, die sich auf einen Vorgang beziehen. Damit können Sie nicht nur die einem Vorgang zugeordneten, sondern alle Objekte einer oder mehrerer Kategorien exportieren. Wenn Sie den Export in eine Datei (und nicht in die Windows-Zwischenablage) durchführen, wird die betreffende Datei im Vorgangsordner abgelegt. So können Sie z.B. in einem Vorgang über Rundschreiben eine Serienbrief-Steuerdatei mit allen aktiven Kunden incl. berechneter Merkmale erstellen.
      • Der Export dieser Objekte erfolgt nun standardmäßig im Zeichensatz UTF-8 mit Byte-Order-Mark (BOM). Dieses Format wird z.B. von aktuellen Fassungen von Microsoft Excel 365 automatisch korrekt erkannt. Sie können alternativ auch als UTF-8 ohne BOM sowie im Windows-Standard-Zeichensatz exportieren.
    • Posteingangsbuch:
      • Wenn ein Posteingang markiert ist, der zu einem Vorgang gehört, steht Ihnen in Extras der Befehl Posteingangsbuch zum Vorgang zeigen zur Verfügung, der zu diesem Vorgang sämtliche Posteingänge anzeigt.
    • Posteingangs-Assistent:
      • Wenn im Schritt mit den Ziel-Dokumentnamen ein Dokumentname eingegeben wird, der im Zielvorgangsordner bereits existiert, wird nach der entsprechenden Fehlermeldung der bereits existierende Dateiname im Assistenten markiert, sodass Sie ihn gleich dort ändern können.
      • Wenn im Schritt mit den Ziel-Dokumentnamen die Fehlermeldung über mehrfache gleiche Dokumentnamen erscheint, wird nun der zweite mehrfach vergebene Dokumentname im Assistenten markiert, sodass Sie ihn gleich dort ändern können.
    • E-Mail ablegen:
      • Es kann Vorkommen, dass Microsoft Outlook E-Mails, die via E-Mail ablegen abgelegt wurden und automatisch in die Gelöschten Elemente in Outlook verschoben werden sollen, nicht verschoben werden können (z.B. weil Outlook intern ausgelastet ist). In diesem Fall erhalten Sie nun eine entsprechende Meldung in SF Ordnerplan.
    • Für Administratoren:
      • Objekte haben ein zusätzliches berechnetes Feld Zuletzt verwendet am (bzw. in der PowerShell-Schnittstelle LastUsageDate​​), das angibt, wann genau dieses Objekt von einem beliebigen Benutzer verwendet wurde (angelegt, bearbeitet, geändert, einem Vorgang zugeordnet etc.). Für manche Export-Szenarien über die PowerShell-Schnittstelle ist das nützlich, wenn Sie z.B. bestimmte Objekte, aber höchstens eine bestimmte Anzahl davon, exportieren möchten. So können Sie nach diesem Feld sortieren und so die relevantesten (aktuell in Verwendung befindlichen) Objekte filtern.