SF Ordnerplan ist die Antwort auf zwei grundsätzliche Fragen, die in Unternehmen jeglicher Größenordnung immer wieder auftreten:
- Wohin speichere ich dieses Dokument/diese E-Mail/diese Anlage so, dass mein Team und ich es wiederfinden?
- Wie finde ich nicht nur ein Dokument wieder, sondern den ganzen Vorgang, zu dem es gehört?
SF Ordnerplan realisiert eine Prozessorientierte Dokumentenablage:
- Ein Dokumentenmanagement-Beauftragter, Administrator oder Dienstleister definiert Teams, über die Zugriffsrechte geregelt werden, und Prozesse, die in einem Unternehmen vorkommen, etwa Verträge aushandeln, Dinge kaufen, Angebote erstellen.
- Zu den Prozessen können nicht nur Dokumentvorlagen, sondern frei definierbare Metadaten definiert werden. So können Adressen, Kostenschätzungen, Artikel, Besprechungsräume, Fachgebiete und was immer sinnvoll erscheint Prozessen zugeordnet werden.
- Aus den Prozessdefinitionen werden Vorgänge gebildet: Das konkrete Angebot über eine Installation für einen Kunden, die konkrete Bestellung eines Schreibtisches, die Vorbereitung der Geschäftsführersitzung im nächsten Monat. Dabei werden die im Prozess definierten Metadaten automatisch abgefragt: Zum Angebotsvorgang werden automatisch Kunde, Realisierungsdatum, Ansprechpartner gespeichert, zur Bestellung des Schreibtisches der Lieferant und zur Sitzungsvorbereitung die Teilnehmer, Agenda usw.
- Vorgänge können über all diese Metadaten – sogar mit Synonymen – in kürzester Zeit aufgerufen und gefunden werden. Sofort sind alle Dokumente des Vorgangs sichtbar.
- Zu den Vorgängen können aus Vorlagen Dokumente erzeugt werden: Die E-Mail an den Lieferanten ebenso wie die Angebotskalkulation und das zugehörige Schreiben. Dabei werden aus den Metadaten des Vorgangs automatisch Platzhalter in den Dokumenten ausgefüllt, damit beispielsweise die Kundenanschrift und die zuständige Person gleich ins Angebotsdokument übernommen werden.
- Auch eingescannte Dokumente, eingehende E-Mails und deren Dateianlagen können per Drag & Drop aus dem Windows-Explorer sowie direkt aus Microsoft Outlook in SF Ordnerplan übernommen und einem Vorgang zugeordnet werden. Die Dokumente werden dann automatisch beim Vorgang gespeichert.
- Zusätzlich verfügt SF Ordnerplan über vorgangsbezogene Aktivitäten: Aufgaben sind nicht nur an Personen oder Teams gebunden, sondern haben einen direkten Bezug zu einem Vorgang. Sie können delegiert werden und bleiben dennoch ständig im Blick.
- Durch die eingebauten Scripting-Fähigkeiten können wir kunden- und anwendungsspezifische Import- oder Exportschnittstellen für Prozesse, Vorgänge und vor allem Metadaten leicht implementieren (abhängig von den Schnittstellen der Fremdsysteme).
