​Was ist neu in SF Ordnerplan?

Über den Befehl ?, Info... können Sie jederzeit den Programmstand von SF Ordnerplan sehen. Die folgende Aufstellung enthält, was wann verbessert wurde:

  
Neuerungen
09.02.2019
  • Korrigiert:
    • Im Bericht Vorgänge wirkten die Auswahlen im Feld Ablauf genau verkehrtherum. Die Wirkung von Nur (heute) aktuelle Vorgänge und Nur (heute) abgelaufene (archivierungsfähige) Vorgänge war vertauscht.
    • Wenn Sie ein Zusammenhang-Diagramm öffnen, und Objekte einer Kategorie, auf die Sie keine Rechte haben, sind per Hierarchie-Definition immer auch von einer weiteren Kategorie, auf die Sie mindestens Leserecht besitzen, so erschien beim Öffnen des Diagramms eine Fehlermeldung.
    • Es wird nun verhindert, dass zwei Teams desselben Mandanten den gleichen Eintrag im Feld Ordnername haben.
    • In Struktur- und Zusammenhang-Diagrammen wurde die Skalierung der Schaltflächen (wenn Sie in Extras, Optionen... das Feld Skalierung der Ansicht in Prozent verwendeten) verbessert.
  • Verbessert:
    • Wenn Objekte einer Kategorie (z.B. Person) per Hierarchie-Definition immer auch ​von einer anderen Kategorie sind (z.B. Kontakt), und ein neues Objekt mit fester Kategorie der Basiskategorie (hier also Kontakt) angelegt wird, so werden die erweiternden Kategorien (hier also Person) in der Ankreuzliste der Kategorien für das neue Objekt ganz oben aufgeführt. So fällt es leichter, das neue Objekt nicht nur der Basis-Kategorie, sondern auch einer der anderen wahrscheinlich benötigten Kategorien zuzuweisen.
24.01.2019
  • Korrigiert:
    • Zusammenhang-Diagramme gaben eine Fehlermeldung aus, wenn sie von einem Objekt aus einer Kategorie mit gesetztem Feld In Zusammenhangs-Diagrammen ausblenden gestartet wurden.
  • Neu: DSGVO-Dokumentation:
    • Es gibt neue Schlüsseldateien DSGVO-Erfassungs-Erfordernis, DSGVO-Rechtsgrundlage, DSGVO-Datenherkunft, die von Administratoren über Datei, Alle Dateien oder über die "..."-Schaltflächen der jeweiligen Bildschirmmasken aus gepflegt werden können.
    • In den Dateien Merkmal, Kategorie, Merkmale einer Kategorie, Prozess-Eigenschaft gibt es je drei Felder für diese Schlüsseldateien. Darin können Sie also erfassen, warum Sie die jeweilige Information erfassen müssen, welches die Rechtsgrundlage laut DSGVO dafür ist, und woher die Daten stammen.
    • Der Bericht Prozesse führt diese Informationen bei den Prozesseigenschaften auf, sofern ausgefüllt.
    • Der Bericht Prozesse kann nun auch gefiltert werden nach nur Prozessen mit bzw. ohne Prozesseigenschaften mit DSGVO-Angaben.
    • In Ad-hoc-Abfragen stehen Ihnen neue Felder hierfür zur Verfügung:
      • All diese neuen Dateien und Felder können ausgewertet werden.
      • Zusätzlich enthalten die Dateien Merkmal, Kategorie, Merkmale einer Kategorie, Prozess-Eigenschaft je ein Feld DSGVO-Info, die die Erfassungs-Erfordernis, die Rechtsgrundlage und die Datenherkunft in einem Feld (einer Spalte) zusammenfasst.
      • In der Datei Merkmale einer Kategorie gibt es ein weiteres auswertbares Feld Wirksame DSGVO-Info, dass das erste ausgefüllte Feld DSGVO-Info von Merkmal einer Kategorie, Kategorie, Merkmal (in dieser Rangfolge) ausgibt. Das ergibt also die allgemeine DSGVO-Info der Kategorie, die aber in einem speziellen Merkmal geändert sein kann, und die letztlich nochmal im Merkmal zu genau dieser Kategorie überschrieben sein kann.
      • Analog dazu gibt es ein Feld Wirksame DSGVO-Info auch in der Datei Prozess-Eigenschaft, die die Felder DSGVO-Info in der Rangfolge Prozess-Eigenschaft, Merkmal einer Kategorie, Merkmal, Kategorie durchsucht, um so ebenfalls allgemeine Infos grob erfassen und feiner überschreiben zu können.
  • Verbessert:
    • Der Assistent Aktivität bearbeiten erlaubt es beim Ändern einer Aktivität, die Aktivität nachträglich einem (anderen) Vorgang zuzuordnen.
    • Wenn Sie ein Dokument in den Posteingang ziehen und einen inaktiven Vorgang zum Ablegen wählen, bekommen Sie angeboten, den Vorgang gleich zu reaktivieren.
    • Export von Ansprechpartnern nach Outlook-Kontakten: Anstelle des Ankreuzfeldes Ausführliches Protokoll bekommen Sie nun die Auswahl Protokoll mit den folgenden Möglichkeiten:
      • kompakt (entspricht dem früheren nicht-ausführlichen Protokoll),
      • detailliert (entspricht dem früheren ausführlichen Protokoll, führt aber existierende Kontakte nur auf, wenn es tatsächlich etwas zu ändern gab) und
      • vollständig (entspricht dem früheren ausführlichen Protokoll).
    • Im Befehl Extras, Vorgangsobjekte bearbeiten... eines Vorgangs oder einer Aktivität bekommen Sie im ersten Schritt die dem jeweiligen Objekt aktuell zugewiesenen Kategorien mit angezeigt.
    • Der Bericht Prozesse hat ein neues Filterfeld Nur mit mindestens Leserechten für diese Stelle. Damit können Sie eine Liste aller Prozesse erzeugen, die für eine bestimmte Stelle (z.B. für eine neue Mitarbeiterin) relevant sind, weil sie Prozesse anlegen oder lesen darf (egal ob über direkte Anlege-Rechte oder über Zusätzliche Prozess-Berechtigungen auf Prozesse fremder Teams).
    • Zusammenhang-Diagramme:
      • Unter der Extras-Schaltfläche wird bei einem markierten Objekt der Befehl Vorgänge zum Objekt anzeigen... angeboten.
      • Ebenso wird dort bei markiertem Vorgang Aktivitäten zum Vorgang anzeigen... angeboten.​
      • Aktivitäten können nun wie in der Aktivitätsübersicht gefiltert werden: alle, nur für heute, nächste 3/7/14/30/90 Tage.
      • Wenn Sie Vorgänge ausgeben lassen, können Sie nach Nur mit Aktivitäten filtern lassen, und diese Filterung berücksichtigt die Filter der Aktivitäten (nur heute etc.).
      • Wenn Sie Prozesse mit ausgeben lassen, wird die Prozessnummer in den Kästchen für die Vorgänge des jeweiligen Prozesses nicht wiederholt.
    • Wenn Sie Objekte in mehreren Kategorien haben, die dasselbe Merkmal an unterschiedlicher Reihenfolge tragen, wurde für die Reihenfolge der Anzeige von Telefonnummern im Befehl Anrufen sowie für die Reihenfolge der Eigenschaften in den Ad-hoc-Abfragefeldern Eigenschaften (kommagetrennt) und Eigenschaften (zeilenweise) die kleinste dieser Reihenfolge-Nummern herangezogen. Jetzt wird zunächst in der alphabetisch ersten zugeordneten Kategorie gesucht. Beispiel: Kategorie Kontakt hat Merkmal Telefon an 5. Stelle, Kategorie Person hat dasselbe Merkmal an 2. Stelle. Bei einem Objekt in beiden Kategorien wäre vormals die kleines Nummer, (2), verwendet worden. Jetzt wird die Nummer der alphabetisch ersten Kategorie (5) verwendet. Das ergibt sinnvollere und besser steuerbare Reihenfolgen z.B. der Telefonnummern im Befehl Anrufen bei komplexen Kategoriestrukturen.
05.01.2019
  • Korrigiert:
    • Die Funktion Anrufen... zeigte bei indirekt verwiesenen Objekten die Bemerkungen des verweisenden Objekts anstatt des verwiesenen. Z.B. wurden bei Arbeitgebern, auf die Arbeitnehmer per Merkmal verwiesen, die Bemerkungen des Arbeitnehmers anstatt des Arbeitgebers angezeigt.
  • Verbessert:
    • Der Administratoren-Befehl Zugriffsrechte umsetzen sowie die nächtliche Ausführung von SetPermissions.exe entfernt nun eventuell noch gespeicherte Objekteigenschaften von Kategorien, zu denen das Objekt gar nicht mehr gehört, sowie überzählige Vorgangseigenschaften aus einem alten Prozess, wenn ein Vorgang nachträglich einem anderen Prozess zugeordnet wurde.
    • Der Befehl Extras, Berechnete Objekteigenschaften testen... zeigt die Ergebnisse nun schneller und leichter betrachtbar an: In einem neuen Feld wählen Sie das zu berechnende Merkmal und bekommen sofort darunter das Ergebnis sowie den Berechnungshergang dargestellt, ohne sich durch einen ggf. sehr langen Baum durchklicken zu müssen.
    • Zusammenhang zeigen...-Diagramme:
      • Sie können im Diagramm nun anzuzeigende Vorgänge nach Prozess und anzuzeigende Objekte nach Kategorie filtern.
      • Elemente, die nur von ausgefilterten Elementen referenziert wurden, werden nicht mehr angezeigt.
      • Im Tooltip von Aktivitäten wird nun auch, sofern erfasst, das geplante Datum, die geplante Uhrzeit sowie ggf. die daraus errechnete Anzahl von Tagen seit bzw. bis zum geplanten Datum ausgegeben.
31.12.2018
  • Korrigiert:
    • Bei Neuinstallationen würde die Datei Outlook-Kontakt-Feld nicht mit den Outlook-Feldinformationen gefüllt werden.
  • Verbessert:
    • Alle Verweise auf die Datei Vorgang in Datenmasken verwenden nun als Suchmöglichkeit die komfortable Vorgangsübersicht.​
    • Zusammenhang anzeigen-Diagramme:
      • Optional können Sie auch Prozesse, die Prozesshierarchie, Kategorien und die Kategoriehierarchie im Diagramm anzeigen lassen.
      • Unter der Extras-Schaltfläche finden sich nun sämtliche Befehle, die auf das jeweils markierte Element (Objekt, Vorgang, Aktivität, Prozess, Kategorie) in den dortigen Extras-Schaltflächen zur Verfügung stehen.
      • Tooltips werden nun auch für durch Klick markierte Elemente angezeigt.
      • In Tooltips zu Elementen werden mehr Informationen angezeigt (Zustand, Zusatzinfo, zuständige Stelle, Delegierungsstatus etc. je nach Element).
18.12.2018
  • Korrigiert:
    • Wenn Sie ein Dokument in den Posteingang ziehen, darin einen neuen Vorgang auf Basis eines bereits existierenden anlegen und das Dokument unter einem Dateinamen speichern wollten, der im Ursprungsvorgang schon existierte, erschien eine Fehlermeldung.
    • Beim Befehl Zugriffsrechte umsetzen bzw. der nächtlichen Ausführung von SetPermissions.exe konnten bestimmte Fehlermeldungen, wenn sie vorkamen, nicht korrekt ausgegeben werden.
    • Das auswertbare Feld Vollständige Bezeichnung der Datei Vorgang lieferte einen überzähligen Leerschritt am Anfang, wenn ein Vorgang außer der Zusatzbezeichnung kein Datum und keine weitere Bezeichnung trug.
  • Verbessert:
    • In Aktivitäten bearbeiten wird die Schaltfläche Anrufen... automatisch deaktiviert​, wenn eine Aktivität ohne Bezug zu einem Vorgang markiert ist.
    • In der Datei Merkmal gibt es ein neues Ankreuzfeld In Eigenschaftsübersichten ausblenden. Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden die Inhalte dieses Merkmals in den auswertbaren Feldern Eigenschaften (kommagetrennt) und Eigenschaften (zeilenweise) nicht und damit auch in der Datenübersicht von Objekte bearbeiten nicht aufgeführt.
    • Die Befehle Ordnerpfad kopieren und Aktivitäten zu diesem Vorgang zu Vorgängen stehen nun auch bei der Extras-Schaltfläche im Datenformular Vorgang, in der Übersichtsleiste und auf Rechtsklick auf eine Vorgangs-ID in Ad-hoc-Abfragen zur Verfügung.
    • In Datenmasken bieten Felder, die auf einen Vorgang verweisen, nun anstelle eines klassischen Suchdialogs die komfortable Vorgangssuche an.
    • Der Befehl Vorgang bearbeiten lässt nun auch komfortabel nachträglich einen Vorgang als Unter- oder Folgevorgang deklarieren, weil die Felder Auslösender Vorgang und Ausgelöste Vorgangsart nun darin aufgenommen wurden.
  • Neu: Beziehungs-Diagramme mit dem Befehl Zusammenhang zeigen:
    • In Vorgänge bearbeiten, Objekte bearbeiten, Aktivitäten bearbeiten sowie in den jeweiligen Datenmasken und Übersichtsleisten gibt es einen neuen Befehl Zusammenhang zeigen in der Extras-Schaltfläche. Ausgehend vom markierten Element wird daraufhin ein Diagramm dargestellt, dass die Beziehungen zwischen Stammdatenobjekten, Vorgängen (einschließlich Unter- und Folgevorgängen), Ansprechpartnern und Aktivitäten grafisch darstellt.
    • Das Diagramm kann waagerecht, senkrecht oder als Sterndiagramm angezeigt, gefiltert, gezoomt und in die Windows-Zwischenablage kopiert werden.
    • Direkt aus dem Diagramm heraus können Sie alle wesentlichen Aktionen auf ein markiertes Objekt, einen markierten Vorgang oder eine markierte Aktivität ausführen, wie z.B. den Vorgangsordner öffnen (auch per Doppelklick), Bearbeiten, Anrufen und neue Dokumente im jeweiligen Vorgang erstellen.
    • Über Zusammenhang von hier können Sie ausgehend vom markierten Element den Zusammenhang dieses Elementes erkunden.
    • In der Datei Kategorie gibt es dafür ein neues Ankreuzfeld In Zusammenhangs-Diagrammen ausblenden. Damit können Sie Kategorien wie z.B. Geschlecht oder Titel leicht von solchen Diagrammen ausnehmen.
24.10.2018
  • Korrigiert:
    • Das in Ad-hoc-Abfragen und Workflows verfügbare Feld Vollständige Bezeichnung ohne Datum der Vorgänge lieferte einen überzähligen nachfolgenden Leerschritt mit, wenn der Vorgang keine Zusatzbezeichnung trug.
  • Verbessert:
    • Erweiterung der Möglichkeit in Assistenten bei gleichzeitiger Vereinfachung:
      • Wenn Sie eine neue Aktivität anlegen, ist die Frage, ob die Aktivität einem Vorgang zugeordnet werden soll oder nicht kein separater Schritt mehr. Stattdessen gelangen Sie gleich in die Vorgangssuche, denn fast immer werden Aktivitäten​ Vorgängen zugeordnet. Innerhalb dieser Vorgangssuche können Sie nun wählen, dass die Aktivität keinem Vorgang zugeordnet werden soll. Außerdem können Sie hier auch direkt einen neuen Vorgang oder auch einen neuen Vorgang auf Basis eines existierenden anlegen.
      • Auch beim Posteingang (wenn Sie Dateien oder E-Mails in SF Ordnerplan ziehen) können Sie nun direkt einen neuen Vorgang (auch auf Basis eines vorhandenen) anlegen. Die Option, die Zuordnung der Dokumente an jemand anderen zu delegieren ist nun ebenfalls kein eigener Schritt mehr, sondern in der Vorgangssuche wählbar.
    • Wenn Sie jemand aus der Vorgangsübersicht telefonisch anrufen, wird der Vorgang in die Liste der zuletzt verwendeten Vorgänge aufgenommen (die Sie sehen, wenn Sie in Vorgänge bearbeiten keinen Suchbegriff eingeben).
    • Personen, die Vorgänge in einem Prozess bearbeiten dürfen, durften bisher schon auch Dokumentvorlagen in diesem Prozess bearbeiten. Ab jetzt dürfen sie auch Dokumentvorlagen in der direkt übergeordneten, nächsthöheren Prozessebene pflegen. Beispiel: Sie haben Pflegerechte für Vorgänge im Prozess 1.2.3 und dürfen deshalb auch Vorlagen im Prozess 1.2.3 pflegen. Ab jetzt dürfen Sie in diesem Beispiel auch Vorlagen im Prozess 1.2 pflegen.
    • Export von Ansprechpartnern nach Microsoft Outlook:
      • Das Sammeln der Objekteigenschaften geht, insbesondere bei vielen Ansprechpartnern und vielen berechneten Merkmalen, ca. 5 mal so schnell wie vorher.
      • Währen des Sammelns der Objekteigenschaften bricht die Schaltfläche Abbrechen den Export schnell ab, anstatt erst auf das Ende des Sammelns zu warten.
    • Wenn Sie eine Aktivität mit Aktivität öffnen in der Datenmaske öffnen, zeigt die Suche nach dem der Aktivität zugeordneten Vorgang jetzt keinen klassischen Suchdialog, sondern die normale komfortable Vorgangssuche an.
    • Wenn Sie zu einem bereits früher abgeschlossenem Vorgang nachträglich einen neuen Untervorgang hinzufügten, können Sie den Untervorgang nun korrekt abschließen. Als Abschlussdatum wird dann nicht das Tagesdatum verwendet (das geht nicht, weil der Untervorgang nicht nach seinem übergeordneten Vorgang abgeschlossen werden kann), sondern das Abschlussdatum des übergeordneten Vorgangs.
19.09.2018
  • Verbessert:
    • Wenn Sie in Aktivitäten bearbeiten einen der Ansprechpartner des jeweiligen Vorgangs Anrufen..., wird aus der Liste der Ansprechpartner und Telefonnummern​ derjenige Eintrag vormarkiert, der die meisten Wörter mit der Bezeichnung gemeinsam hat. Beispiel: Wenn Sie einen Vorgang mit den Ansprechpartnern Meier, Müller, Schulze und eine Aktivität Rückruf H. Müller haben, wird der anzurufende Ansprechpartner Müller automatisch markiert (vormals wäre in dieser Situation Meier als erster Eintrag markiert gewesen).
  • Geändert:
    • In Strukturdiagrammen wurde die Wirkung der Filterung nach Kategorie und Merkmal bei der Anzeige von Prozesseigenschaften verfeinert.
17.09.2018
  • Im Assistenten Vorgang anlegen sowie in der Übersicht Prozesse bearbeiten können Sie nun neben Suchbegriffen über das neue Auswahlfeld Nur unterhalb dieses Prozesses auch direkt nach einem bestimmten Prozess filtern.​
  • In Strukturdiagrammen wird für Prozesse und Kategorien, die in schwarzer oder grauer Schrift dargestellt sein können, beim darauf Zeigen mit der Maus in den Hinweisen auch der Grund für die jeweilige Darstellung genannt (bei Prozessen erscheinen Wissensprozesse in grau, bei Kategorien solche mit nicht aktiviertem Feld Viele Objekte erwartet).
  • Das nicht verwendete Feld Aktiviert der Datei Team wurde entfernt.
  • Für bereits verwendete Teams, Prozesse und Vorgänge, deren Bezeichnung auf einen Punkt endet, "weiß" SF Ordnerplan ab diesem Update, dass sie auf einem Fileserver tatsächlich ohne den nachfolgenden Punkt realisiert wurde, und versucht für solche Ordner keinen Löschversuch mehr bei Zugriffsrechte umsetzen.
10.09.2018
  • Klicken Sie hier für Trainingsunterlagen für SF Ordnerplan.
  • Korrigiert:
    • Die Umsetzen der Zugriffsrechte im Dateisystem-Provider brach bei Dateien mit zu insgesamt langem ​Pfadnamen ab. Dieses Problem wird jetzt nur noch im Protokoll vermerkt; die Operation bricht aber deshalb nicht mehr ab.
    • Wenn die Bezeichnung eines Teams, Prozesses oder Vorgangs mit einem Punkt endete (z.B. bei einem Vorgang "Umbau etc." mit nachfolgendem Punkt), wird der Ordner vom Windows-NTFS-Dateisystem auf einem Fileserver ohne den abschließenden Punkt angelegt (also z.B. als "Umbau etc" ohne Punkt). SF Ordnerplan sah diesen Ordner bisher als überzählig und zu löschen an (hat ihn aber nicht gelöscht, wenn Dokumente darin waren). Mit dieser Version behandelt SF Ordnerplan diese Besonderheit des Dateisystems korrekt und berücksichtigt, dass Windows den nachfolgenden Punkt abschneidet.
  • Neu:
    • In Vorgänge bearbeiten und Aktivitäten bearbeiten gibt es bei der Schaltfläche Extras einen neuen Befehl Platzhalter anzeigen..., der alle im jeweiligen Vorgang für Dokumentvorlage zur Verfügung stehenden Platzhalter mitsamt den jeweiligen Werten auflistet. Das erleichtert die Erstellung von Vorlagen, in denen Platzhalter verwendet werden sollen. Hinweis: Beim Erzeugen von Dokumenten können für die jeweils gewählten Empfänger weitere Platzhalter hinzukommen, die von diesem Befehl aktuell nicht aufgelistet werden. Die Ausgabe dieses neuen Befehls weist aber darauf hin.
  • Verbessert:
    • Die Reihenfolge der Befehle in den Extras-Schaltflächen von Vorgänge bearbeiten, Objekte bearbeiten und Aktivitäten bearbeiten sowie in den Kontextmenüs von Vorgangs-, Objekt- und Aktivität-Datensätzen des Baumes von Ansicht, Übersichtsleiste wurden neu sortiert, sodass die häufig verwendeten Befehle zuoberst erscheinen.
07.09.2018
  • Korrigiert:
    • Falls bei Zugriffsrechte umsetzen im Schritt Vorgangsbezeichnungen werden aktualisiert zwei Vorgänge nach Datenänderungen dieselbe Vorgangsbezeichnung bekämen, ​brach die gesamte Operation mit einer Fehlermeldung ab. Mit diesem Update wird das Problem nur im Protokoll vermerkt, die anschließenden Operationen werden aber dennoch ausgeführt.
  • Verbessert:
    • Beim Zuweisen eines Dokuments im Posteingang an jemand anderen enthält die Bezeichnung der so erzeugten Aktivität nun auch den Namen des Benutzers, der die Aktivität erstellt, also z.B. Posteingang: Bitte ein Dokument von {Benutzername} einem Vorgang zuordnen.
    • Beim Bearbeiten einer solchen Posteingangs-Aktivität wird im ersten Schritt ebenfalls angezeigt, von dem die zuzuordnenden Dokumente stammen.
    • In Extras/Optionen... gibt es unter Aktivitäten ein neues Ankreuzfeld Tonsignal bei neuen Aktivitäten von anderen Benutzern. Wenn dieses Feld und das Feld Aktivitäten auch periodisch prüfen aktiviert sind, wird das automatische Öffnen neuer Aktivitäten von anderen Benutzern von einem Tonsignal begleitet.
    • Im Posteingang sind im Schritt Ordner und Dateinamen die ehemaligen Felder Datei 1, Datei 2, ... jetzt klarer mit Dateiname 1, Dateiname 2, ... beschriftet.
    • Im Datenformular Aktivität erscheint das Feld Vorgang nun über die gesamte Formularbreite.
31.08.2018
  • In Vorgänge bearbeiten können Sie im neuen Filterfeld Angelegt von nun ähnlich wie schon in Aktivitäten bearbeiten danach filtern, wer einen Vorgang angelegt hat: egal, nur von mir selbst, nur von anderen.​
16.08.2018
  • Korrigiert:
    • Wenn ein Benutzer das Kürzel eines Objekts änderte, das einem Vorgang zugeordnet war, den er nicht ändern durfte, und das zur Vorgangsbezeichnung beitrug, endete der Versuch, das Kürzel zu ändern mit einer Fehlermeldung. Mit diesem Update funktionieren solche Änderungen, und die Vorgangsbezeichnung wird beim nächsten Aufruf von Zugriffsrechte umsetzen durch einen Administrator oder im nächsten (z.B. nächtlichen) Lauf von SetPermissions.exe umgesetzt.
    • Wenn beim Speichern einer Änderung an einem Prozess (z.B. eine Änderung seines Ordnernamens) eine Fehlermeldung erschien (z.B. weil ein anderer Prozess schon denselben Ordnernamen verwendet), konnte es passieren, dass keine Änderungen mehr an Prozessen gespeichert werden konnten, bis das Programm neu gestartet wurde.
    • Falls (z.B. nächtlich) Stukturanpassungen, offene Umbenennungen und die Umsetzung von Zugriffsrechten via SetPermissions.exe unter einem Domänenkonto lief, dem in SF Ordnerplan keine Person zugeordnet war, konnte der Vorgang mit einer Fehlermeldung abbrechen. Mit diesem Update funktioniert das auch ohne eine dem Dienstkonto zugeordnete Person innerhalb der Anwendung.​
  • Verbessert:
    • Alle Schaltflächen in Datenübersichten tragen nun Symbole vor ihrer Beschriftung: Vorgänge bearbeiten, Objekte bearbeiten, Aktivitäten bearbeiten, Prozesse bearbeiten und Posteingang sichten.
    • Die Funktion Anrufen zeigt nun die Objektbemerkungen neben den Telefonnummern an.
19.07.2018
  • In den Datenübersichten Vorgänge bearbeiten, Objekte bearbeiten, Aktivitäten bearbeiten ist der Befehl Zurücksetzen (der alle Filterfelder leert) nicht mehr über Extras, sondern direkt erreichbar (neben Aktualisieren, was die Filterkriterien belässt und nur das Ergebnis aktualisiert).
  • In der beim Pflegen von Vorgangseigenschaften für einen Verweis auf eine Stammdatenkategorie mit potenziell vielen Objekten erscheinende Datenübersicht können Sie jetzt ggf. nach "feineren" Kategorien je nach Kategoriehierarchie filtern. Beispiel: Eine Kategorie Kunde ist immer auch ein Kontakt mit Anschrift, was immer auch ein Kontakt ist. Wenn eine Vorgangseigenschaft einen Kontakt verlangt, könnten Sie nun bei der Suche des gewünschten Kontakts auch nach den Kategorien Kontakt mit Anschrift und Kunde filtern, um die Suchtreffer leicht einzuschränken.
  • Der Bericht Prozesse gibt jetzt auch die Bemerkungen zu Prozesseigenschaften aus.
  • Strukturdiagramme:
    • Mehrfach-Prozesseigenschaften werden jetzt durch eine dickere Linie kenntlich gemacht.
    • Kategorien ohne aktiviertes Feld Viele Objekte erwartet zeigen ihren Text jetzt grau.
    • Wissensprozesse zeigen ihren Text jetzt grau.​
14.06.2018
  • In Objekte bearbeiten zeigt Extras, Kategoriezuordnung ändern... auf der ersten Seite des Assistenten im Feld Eigenschaften die Objekteigenschaften jetzt nicht mehr alphabetisch nach Merkmalsbezeichnung, sondern in der Reihenfolge der Merkmale laut Kategorie des Objekts an. Das ist dieselbe Reihenfolge, in der die Felder auch bei Neuanlage oder Änderung eines Objekts erscheinen.
  • Strukturdiagramme:
    • Die Option Prozesseigenschaften zeigt nun tatsächlich Prozesseigenschaften an, nicht mehr direkt Verweise auf die Merkmale bzw. Kategorien der Prozesseigenschaften.
    • Die neue Option Prozess-Merkmale/Kategorien zeigt (wie vormals Prozesseigenschaften) die Verweise auf Merkmale bzw. Kategorien der Prozesse an.
    • Sie können beide Optionen in beliebiger Kombination ein- oder ausschalten.
    • Wenn Sie nach Prozess gefiltert und Prozess-Merkmale/Kategorien und Kategoriehierarchie aktiviert haben, zeigt das Aktivieren von Kategorien jetzt auch die Kategorien und ggf. Merkmale von "Elternkategorien" laut Kategoriehierarchie an. Bisher änderte in diesem Zustand das Aktivieren von Kategorien nichts weiter am Diagramm.
23.04.2018
  • Verbesserungen bei der Funktion Anrufen..., wenn ein Ansprechpartner mehrere Telefonnummern hat:
    • Die angebotenen Rufnummern erscheinen nun in der Reihenfolge, in der sie in der jeweiligen Objektkategorie definiert sind, anstatt wie bisher alphabetisch nach der Merkmalsbezeichnung. Z.B. erschien vor diesem Programmstand ein Eintrag Mobiltelefon vor einem Eintrag Telefon. Falls Telefon in der Kategorie vor Mobiltelefon definiert ist, erscheint es nun auch zuerst, auch wenn es alphabetisch dahinter liegt.
    • Der Name des Ansprechpartners erscheint jetzt nur noch links neben seiner ersten Rufnummer, anstatt in jeder Zeile wiederholt zu werden.
06.04.2018
  • Bei Merkmalen vom Typ Telefonnummer gibt es ein neues Ankreuzfeld Telefonnummer: Für Telefonanrufe ausblenden. Das können Sie z.B. bei Telefonnummer-Feldern, die für Faxnummern verwendet werden, aktivieren. In der Folge wird dieses Merkmal bei den Schaltflächen Anrufen... in den Datenübersichten nicht mehr angeboten.
  • Strukturdiagramme zeigen nun die Bemerkungen der jeweiligen Prozesse, Kategorien etc. an, wenn Sie mit der Maus auf den jeweiligen Kasten zeigen.
28.03.2018
  • Neu:
    • Bei Objekten, Vorgängen und Aktivitäten gibt es eine neue Schaltfläche Anrufen... Damit werden vom jeweiligen Objekt bzw. von allen verknüpften Ansprechpartner-Objekten des jeweiligen Vorgangs bzw. der jeweiligen Aktivität sämtliche Telefonnummern (Merkmale vom Datentyp Telefonnummer) aufgelistet, einschließlich von Objekten, auf die diese Objekte über ein Objektmerkmal verweisen (z.B. die Arbeitgeber einer Person). Sie können dann ganz einfach eine zu wählende Nummer markieren und wählen lassen (sofern eine TAPI für Ihre Telefonanlage installiert ist).
    • Die so angerufenen Ansprechpartner werden auch als "zuletzt verwendet" markiert, sodass sie in Objekte bearbeiten ohne Filterangaben als oberste erscheinen.
  • Verbessert:
    • Übersichten wie Vorgänge bearbeiten etc. merken sich nun die zuletzt markierte Zeile beim Aktualisieren.
    • In Aktivitäten bearbeiten wird nun auch die Vorgangsnummer aufgeführt. Außerdem zeigt die Spalte Zuständig bei Stellen auch die aktuelle Person auf dieser Stelle an.
    • Bei der Anlage einer neuen Aktivität erscheinen die Felder Geplantes Datum und Geplante Uhrzeit jetzt direkt nach der Bezeichnung. Insbesondere per Tastatur geht dann eine kurze Neuanlage z.B. für heute schneller: Bezeichnung eingeben, Tab drücken (wechselt zum Feld Geplantes Datum), Leertaste drücken (aktiviert das Datum), Return drücken (wählt Fertigstellen).
  • Für Administratoren und Entwickler:
    • In der PowerShell-Schnittstelle prüft Get-SfoObjektData nun, ob mit Enter-SfoContext ein aktueller Mandant ausgewählt wurde.
    • Get-SfoObjektData läuft nun, insbesondere wenn die Option -IncludeCalculatedProperties angegeben wurde, drastisch schneller als zuvor.​
05.02.2018
  • Verbessert: Wenn in Assistenten (z.B. bei Anlage eines Vorgangs oder Bearbeiten eines Objekts) ungültige Daten eingegeben wurden und deshalb eine Fehlermeldung angezeigt wird, ist nach Bestätigen der Meldung automatisch das Feld mit dem fehlerhaften Inhalt markiert. Außerdem blinkt links neben dem Feld ein rotes Ausrufezeichen-Symbol als Markierung. Wenn Sie mit der Maus auf das rote Symbol zeigen, wird Ihnen die betreffende Fehlermeldung nochmals eingeblendet.
  • Verbessert: Die Posteingangs-Assistenten (sowohl beim Ziehen von Dateien in den Posteingang als auch beim Bearbeiten einer delegierten Posteingangs-Aktivität) zeigen im nächsten Schritt nach der Vor​gangsauswahl den vollständigen Namen des Vorgangs zur Kontrolle nochmal an.
  • Erweitert: Der Assistent Ansprechpartner nach Microsoft Outlook exportieren hat zwei neue Optionen, die Sie wahlweise aktivieren können:
    • Wenn Sie Referenzierte Ansprechpartner ebenfalls exportieren ("Arbeitgeber von Person") aktivieren, wird bei zu exportierenden Ansprechpartnern geprüft, ob eines ihrer Merkmale ein Objektverweis auf ein anderes Ansprechpartner-Objekt ist. Das ist häufig z.B. ein Feld wie Arbeitgeber (einer Person). Falls gefunden, wir dann das "referenzierte" Objekt, also das, auf das verwiesen wird - der Arbeitgeber in diesem Beispiel - ebenfalls als eigener Kontakt nach Outlook exportiert.
    • Wenn Sie Referenzierende Ansprechpartner ebenfalls exportieren ("Mitarbeitende von Arbeitgebern"), wird bei zu exportierenden Ansprechpartnern geprüft, ob andere Ansprechpartner über ein Objektverweis-Merkmal auf das zu exportierende Objekt verweisen. Beispielsweise könnte ein zu exportierender Arbeitgeber alle seine Mitarbeitenden, also Objekte, die in einem ihrer Merkmale auf den Arbeitgeber verweisen, als jeweils eigene Objekte ebenfalls exportieren.
    • Beide Optionen funktionieren natürlich nicht nur für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sondern für beliebige Ansprechpartner-Kategorien, die Objektverweis-Merkmale auf andere haben. Die Beispiele in den Bezeichnungen der Optionen sollen nur als Gedankenstütze dienen.
  • Für Administratoren/Entwickler: Im PowerShell-Modul ist das Verhalten von Get-SfoObjektData geändert und erweitert: Standardmäßig werden nun nur heute aktive Objekte zurückgegeben, inaktive aber nicht. Der Parameter -IncludeClosed gibt aktive und inaktive Objekte zurück (das entspricht dem vorherigen Verhalten). Der Parameter -Closed gibt nur inaktive Objekte zurück. Hinweis: Nach unseren Informationen benutzt derzeit kein Kunde Get-SfoObjektData in einem Szenario, in dem Scripts wegen dieser Änderungen angepasst werden müssten.
21.12.2017
  • Für Ad-hoc-Abfragen gibt es in der Datei Vorgangs-Eigenschaft ein neues auswertbares Feld Ansprechpartner- oder Objektverweis. Das enthält einen Verweis auf ein jeweils verwiesenes Objekt, egal ob es als Ansprechpartner eines Vorgangs oder als normale Vorgangseigenschaft gespeichert ist.
  • Die Erkennung von Telefonnummern wurde weiter verfeinert, z.B. werden jetzt bei eingefügtem Text tel: 07243/5874-0 die nicht verwendbaren Zeichen vor der ersten Ziffer ignoriert (sodass im Beispiel korrekt +49 (7243) 5874-0 gebildet wird).
  • Für Administratoren: In der PowerShell-Schnittstelle prüft Get-SfoVorgangData jetzt, ob vorher via Enter-SfoContext ein Mandant ausgewählt wurde.
05.12.2017
  • Datenübersichten wie Vorgänge bearbeiten, Aktivitäten bearbeiten etc. zeigen Suchergebnisse mit vielen Treffern oder vielen Spalten erheblich schneller an als vormals, insbesondere beim Ändern der Suchkriterien in einem bereits geöffneten Fenster.
  • In Extras, Optionen... gibt es unter Aktivitäten eine neue Option​ Max. Anzahl Suchtreffer in der Aktivitätsübersicht. Die Standardeinstellungen ist wie vormals 100.
  • Die Erkennung von über die Zwischenablage eingefügten Telefonnummern und E-Mail-Adressen in Felder für Merkmale der Datentypen E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer wurde weiter verbessert.
05.10.2017
  • Korrigiert: Auf älteren Versionen von Microsoft SQL Server (festgestellt mit SQL Server 2008 R2) konnte während der Aktualisierung der Datenbank beim Installieren eines der Updates ab 02.10.2017 eine Fehlermeldung auftreten. Dieses Update korrigiert das Problem.​
04.10.2017
  • Neu für Administratoren: Weitere Funktionen ZweiterText und DritterText in Formeln:
    • In Formeln für Kategorien (für Objektbezeich​nung und Kürzel), Merkmalen und berechneten Merkmalen stehen zwei neue Funktionen ähnlich der Funktion ErsterText zur Verfügung, die aus einer Liste von Ausdrücken den ersten liefert, der nicht leer ist:
      • ZweiterText liefert aus einer Liste von mindestens zwei Ausdrücken den zweiten nicht-leeren zurück (oder einen leeren Text, falls kein solcher existierte).
      • DritterText liefert aus einer Liste von mindestens drei Ausdrücken den dritten nicht-leeren zurück (oder einen leeren Text, falls kein solcher existierte).
    • Diese Funktionen können z.B. nutzbringend angewendet werden, wenn mehrere E-Mail-Adressen eines SF Ordnerplan-Ansprechpartners aus verschiedenen Merkmalen in einer gewissen Prioritätsreihenfolge an die Kontaktfelder E-Mail, E-Mail 2 und E-Mail 3 von Microsoft Outlook exportiert werden sollen.
    • Beispiel: Gegeben seine Ansprechpartner-Objekte mit Merkmalen E-Mail (dienstlich), E-Mail (dienstlich 2), E-Mail (privat). Sie möchten die erste dienstliche E-Mail-Adresse (falls ausgefüllt) als erste exportieren, die private E-Mail als zweite und ggf. die zweite dienstliche Adresse als letztes. Dann könnten diese, sofern überhaupt ausgefüllt, mit folgenden Formeln an die drei Outlook-Felder exportiert werden, sodass die Füllung der Felder in Outlook aber immer mit dem Feld E-Mail beginnt:
      • Ein berechnetes Merkmal Outlook: E-Mail mit Formel ErsterText({E-Mail (dienstlich)}, {E-Mail (privat)}, {E-Mail (dienstlich 2)}) mit Export ans Outlook-Feld E-Mail.
      • Ein berechnetes Merkmal Outlook: E-Mail 2 mit Formel ZweiterText({E-Mail (dienstlich)}, {E-Mail (privat)}, {E-Mail (dienstlich 2)}) mit Export ans Outlook-Feld E-Mail 2.
      • Ein berechnetes Merkmal Outlook: E-Mail 3 mit Formel DritterText({E-Mail (dienstlich)}, {E-Mail (privat)}, {E-Mail (dienstlich 2)}) mit Export ans Outlook-Feld E-Mail 3.
    • Beachten Sie, dass bis auf dem Funktionsnamen ErsterText, ZweiterText, DritterText die Formeln völlig identisch sind. Ohne die neuen Funktionen müssten die Formeln kompliziertere verschachtelte Wenn()-Funktionen verwenden.
02.10.2017
  • Verbessert:
    • Ein Vorgang mit nicht abgeschlossenen Untervorgängen kann nun nicht mehr abgeschlossen werden, bevor die Untervorgänge abgeschlossen wurden.
    • Ein Vorgang mit nicht abgeschlossenem Vorgänger-Vorgang kann nun nicht mehr abgeschlossen werden, bevor der Vorgänger-Vorgang abgeschlossen wurde.
    • In Vorgänge bearbeiten und Aktivitäten bearbeiten gibt es im Feld Nur mit diesem Status außer Auch abgeschlossene auch Nur abgeschlossene, um ausdrücklich nur bereits abgeschlossene Vorgänge zu filtern.
    • Im Bericht Prozesse gibt es ein neues Feld Nur bei neuen Vorgängen abzufragende Prozesseigenschaften. Wenn Sie das aktivieren, werden Prozesseigenschaften mit aktiviertem Feld Diese Eigenschaft bei neuen Vorgängen nicht mehr abfragen nicht mehr im Bericht aufgeführt.
  • Neu: Export von Ansprechpartnern aus SF Ordnerplan als Kontakte in Microsoft Outlook:
    • Sinn und Zweck:
      • Mit diesem Feature können Sie Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc. von SF Ordnerplan nach Microsoft Outlook als Kontakte exportieren und durch turnusmäßigen Aufruf des Exports immer aktuell halten.
      • Falls sich Ihr Outlook-Postfach auch mit Ihrem Smartphone synchronisiert, können Sie so einen nahtlosen Informationsfluss von Kontakten aus SF Ordnerplan bis hin zu Ihrem Smartphone erhalten, und brauchen doch alle Kontakte nur noch an einer Stelle (SF Ordnerplan) zu pflegen.
      • Auf diese Weise können Sie bis hin zu einer zentralen Adressverwaltung für alle Ihre Teams gelangen, die sich (durch diese neue Funktion) auch auf Postfächer und Smartphones erstreckt und (z.B. durch Export-Scripts unter Verwendung der Microsoft PowerShell-Schnittstelle von SF Ordnerplan) auch in Fachanwendungen, Telefonanlagen etc. reichen kann.
      • Wenn Sie SF Ordnerplan ausnutzen, brauchen Sie also Adressen von Institutionen und Personen nur noch an einer einzigen Stelle zu pflegen und haben doch in allen Fachanwendungen, Postfächern und Telefonen den garantiert identischen Bestand (abhängig von den Datenaustauschmöglichkeiten der jeweiligen Fachanwendungen und Telefonanlagen).
      • Sprechen Sie uns an, wenn das für Sie interessant ist, und wir Ihnen bei der Planung und Konfiguration behilflich sein sollen.
    • Neue Felder zum Konfigurieren durch Administratoren:
      • In der Datei Mandant gibt es je ein Feld Outlook-Export: Objektbezeichnung / Objektkürzel / Objektbemerkungen. Darin können Sie festlegen, in welche Outlook-Kontakt-Felder diese drei Objektfelder exportiert werden sollen. Standardmäßig wird die Objektbezeichnung ins Outlook-Feld Speichern unter und die Objektbemerkungen ins Outlook-Feld Notizen exportiert.
      • In den Dateien Merkmal und Berechnetes Merkmal gibt es je ein neues Feld Outlook-Export, mit dem Sie definieren können, in welches Outlook-Kontakt-Feld das betreffende Merkmal bzw. berechnete Merkmal exportiert werden soll.
    • Für jeden Benutzer gibt es im Aufgabenblatt im Kasten Betrieb einen neuen Befehl Outlook-Export, der auch über Extras, Betrieb, Ansprechpartner nach Microsoft Outlook exportieren... verfügbar ist:
      • Der Befehl kann erst sinnvoll eingesetzt werden, wenn ein Administrator die Zuordnung von SF Ordnerplan-Informationen zu Outlook-Kontakt-Feldern wie oben beschrieben definiert hat.
      • Jeder Benutzer kann für jede zum Lesen berechtigte Kategorie, die als Steht für Ansprechpartner markiert ist, wählen, wie Objekte dieser Kategorie als Kontakte nach Outlook exportiert werden sollen. Der Export-Assistent merkt sich diese Einstellungen für den nächsten Lauf:
        • Keine exportiert die Objektkategorie nicht.
        • Aktive (mit aktiven Vorgängen) exportiert Objekte der Kategorie, zu denen es mindestens einen nicht abgeschlossenen Vorgang gibt (über die Vorgangseigenschaften oder über die dem Vorgang zugeordneten Ansprechpartner).
        • Verwendet (mit aktiven oder inaktiven Vorgängen) exportiert Objekte der Kategorie, zu denen es einen Vorgang gibt (egal, ob der Vorgang aktiv oder bereits abgeschlossen ist).
        • Alle exportiert alle Objekte der Kategorie unabhängig davon, ob das Objekt Teil eines Vorgangs ist.
      • Im nächsten Schritt des Assistenten können weitere Einstellungen vorgenommen werden:
        • Sie können inkrementell exportieren, also nur Objekte, die noch nie exportiert wurden oder bei denen sich seit dem letzten Export etwas geändert hat, oder vollständig (z.B. nach Änderungen an Merkmalszuordnungen oder Formeln berechneter Merkmale, oder nach versehentlichem Löschen von Kontakten aus Microsoft Outlook).
        • Sie können probeweise nur den ersten gefundenen Kontakt exportieren.
        • Beim ersten Export eines Objekts als Kontakt wird nach einem Punktesystem versucht, evtl. bereits in Outlook existierende Kontakte als bereits vorhanden anstatt neu anzulegen zu erkennen. Für jede übereinstimmende E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Faxnummer sowie für jede Übereinstimmung zwischen Objektbezeichnung und Speichern unter-Feld von Outlook werden acht Punkte vergeben, für jedes mindestens zwei Zeichen lange Wort, welches in Objektbezeichnung in im Speichern unter-Feld vorkommt, ein Punkt. Nur Kontakte mit mindestens 8 Punkten werden als bereits vorhanden angesehen, und von ggf. mehreren derjenige Kontakt mit den meisten Punkten. Wenn ein Kontakt exportiert wurde, merkt sich SF Ordnerplan aber die eindeutige Zuordnung zwischen Ansprechpartner-Objekt und Kontakt des Postfachs für nachfolgende Exporte. Sie können die vom letzten Export gespeicherte Beziehung zwischen dem exportierten SF Ordnerplan-Objekt und Ihrem Outlook-Kontakten aber auch optional verwerfen und bereits in Outlook existierende Kontakte (nach obigem Punkteschema) neu erkennen lassen.
        • Kontakte, die in Outlook existieren, aber laut Ihrer Einstellung nicht von SF Ordnerplan stammen sollten, können optional nachrichtlich aufgelistet oder auch aus Outlook gelöscht (nach Gelöschte Elemente verschoben) werden (letzteres ergäbe also eine 1:1-Kopie der Ansprechpartner zu Kontakten). Da SF Ordnerplan derzeit keine Fotos zu Ansprechpartner-Objekten führt, können Sie beim Auflisten oder Löschen überzähliger Kontakte filtern, ob Sie ggf. nur Kontakte mit oder ohne Bild auflisten bzw. löschen möchten (wenn Sie die Kontakte mit Bild z.B. keinesfalls löschen lassen möchten).
        • Optional können Sie das Protokoll des Exports ausführlich mit allen Details anzeigen lassen. Sie können das Protokoll (im nächsten Schritt) in die Windows-Zwischenablage kopieren und z.B. im Editor (Notepad) einfügen und speichern.
28.08.2017
  • Verbessert in Zugriffsrechte umsetzen:
    • Die Berechnung von Formeln für Objektbezeichnungen und -kürzel ist drastisch beschleunigt.
    • Beim Realisieren der Team-Ordner wird ausgegeben, wie viele davon noch in Bearbeitung sind.
26.07.2017
  • Für berechnete Eigenschaften von Kategorien stellte das Ausfüllen der Platzhalter in einem neuen Dokument bisher schon die Bezeichnung von Objekten, auf die der Vorgang verweist, als Name der Vorgangseigenschaft (z.B. {Mitarbeiter}) und sein Kürzel (z.B. als {Mitarbeiter_Kuerzel}) zur Verfügung. Formeln für Objekteigenschaften konnten sich einfach auf den Platzhalter {Kuerzel} beziehen, um das Kürzel des betreffenden Objekts abrufen. Damit sich Formeln für berechnete Eigenschaften auch allgemein​ auf die Objektbezeichnung über den Platzhalter {Bezeichnung} beziehen können, wird nun die Objektbezeichnung beim Erstellen neuer Dokumente nicht nur als Name des Platzhalters (z.B. {Mitarbeiter}), sondern auch explizit als Bezeichnung angeboten (z.B. {Mitarbeiter_Bezeichnung}). Damit können sich Formeln bei Kategorien einfach auf {Bezeichnung} und {Kürzel} beziehen, ohne die Namen der Vorgangseigenschaften kennen zu müssen. Hinweis: Das gilt aktuell nur für die erste Ebene von Verweisen, also z.B. für {Mitarbeiter_Bezeichnung}, nicht aber z.B. für {Mitarbeiter_Arbeitgeber_Bezeichnung} für den Arbeitgeber eines Mitarbeiters (dessen Objektbezeichnung wäre nach wie vor über {Mitarbeiter_Arbeitgeber} verfügbar. Die Bezeichnung-Platzhalter alleine auch über mehrere Ebenen von Objektverweisen hinweg werden in einem späteren Update ergänzt werden.
  • Strukturdiagramme bieten zwei Neuerungen:
    • Sie können nun auch Berechnete Merkmale und ihre Verwendung in Kategorien darstellen, und Sie können nach einem einzelnen berechneten Merkmal filtern.
    • Die neue, abschaltbare Option Unverbundene Elemente blendet nach Abschalten Elemente aus, die mit keiner Linie zu einem anderen Element verbunden sind (standardmäßig werden sie wie vormals eingeblendet).
18.07.2017
  • Telefonie und neue Merkmals-Datentypen:
    • Wichtig: Diese Neuerung kann es notwendig machen, dass in PowerShell-Scripts Anpassungen vorgenommen werden müssen, wenn darin Fallunterscheidungen nach Datentypen gemacht werden (weil es zwei neue Datentypen gibt), oder wenn auf den Datentyp Verweis auf ein Objekt per Nummer Bezug genommen wird (weil sich dessen Nummer geändert hat). Bitte sprechen Sie uns ggf. an, wenn Sie Scripts oder Workflows haben und diese prüfen lassen möchten.
    • In der Datei Merkmal können Sie im Feld Datentyp zwei neue Datentypen Telefonnummer und Website-URL wählen.
    • Wählen Sie Telefonnummer für deutsche oder internationale Telefonnummern:
      • In solche Felder eingefügte Telefonnummern werden automatisch kanonisch formatiert (wie z.B. +49 (7243) 5874-0).
      • Außerdem erscheint bei solchen Feldern rechts neben dem Feldinhalt ein Telefonhörer-Symbol. Falls Sie auf Ihrem System eine Anbindung zu Ihrer Telefonanlage in Form einer Windows TAPI-Schnittstelle installiert und konfiguriert haben, wird die jeweilige Telefonnummer daraufhin von SF Ordnerplan automatisch gewählt und Sie erhalten den Anruf auf Ihr Telefon.
    • Wählen Sie Website-URL für Links:
      • Damit können Sie z.B. Links auf Homepages erfassen. Neben solchen Feldern erscheint eine Schaltfläche, die den Link in Ihrem Browser aufruft.
      • Links müssen mit http:// oder https:// beginnen.
    • Der bereits existierende Datentyp E-Mail-Adresse formatiert eingefügte Texte aus anderen Quellen nun automatisch:
      • Bei Adressen wie mailto:info@ct-systeme.com wird der mailto:-Präfix automatisch entfernt.
      • Bei ausführlich geschriebenen Adressen wie z.B. Josef Testmeier <testmeier@firma.de>, wie sie z.B. Microsoft Outlook anzeigt, wird automatisch die reine E-Mail-Adresse (hier also testmeier@firma.de) extrahiert.
    • Sie können nun Merkmale des Datentyps Text auch nachträglich (wenn also schon Objekte damit erfasst wurden) auf E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Website-URL umstellen.
  • Kategorien:
    • In der Datei Kategorie gibt es ein neues Feld Nicht alleine zuweisen. Wenn Sie das bei einer Kategorie einschalten, bekommen Sie beim Anlegen oder Pflegen von Objekten in ausschließlich dieser Kategorie die Meldung, dass Sie mindestens eine weitere Kategorie wählen müssen.
    • Das ist besonders nützlich für Sammelkategorien unter Verwendung der Kategorie-Hierarchien (im Formular Kategorie im Register Hierarchie Datensätze mit dem Feld Objekte dieser Kategorie gehören immer auch zu folgender Kategorie).
    • Beispiel: Sie haben zwei Kategorien Person und Institution, die per Kategorie-Hierarchie immer auch von einer Kategorie Kontakt sein sollen. Damit konnten Sie bisher schon z.B. Prozesseigenschaften definieren, die einen Kontakt verlangen - egal, ob es nun eine Person oder eine Institution ist. Setzen Sie das Feld Nicht alleine zuweisen bei der Kategorie Kontakt, um zu verhindern, dass jemand Objekte anlegt, die ausschließlich Kontakt, nicht aber Person oder Institution sind.
  • Zugriffsrechte umsetzen wurde stark erweitert:
    • Die oben beschriebenen Sonderbehandlungen für E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Website-URLs werden automatisch auch nachträglich angewandt. Telefonnummern werden also z.B. automatisch normgerecht umformatiert. Ebenso werden Straßenbezeichnungen bei Text-Merkmalen mit der Sonderbehandlung Normalisierung von Straßennamen automatisch behandelt (aus Str. wird also Straße etc.).
    • Wenn bei Kategorien Formeln für Objektbezeichnung oder -kürzel auf Zwang gesetzt sind, werden diese Formeln automatisch auch nachträglich (insbesondere nach Änderungen an der Formel) auf alle betreffenden Objekte angewandt und ihre Bezeichnung bzw. ihr Kürzel ggf. geändert.
    • Es wurde ein Fehler korrigiert, bei dem auf Computern mit mehreren Prozessoren beim Zugriffsrechte Setzen eine Fehlermeldung erscheinen konnte.
    • Verwaiste Ordner im Ziel-Speichersystem werden nun automatisch erkannt (verwaiste Ordner könnten z.B. nach dem Löschen eines Vorgangs-Datensatzes oder manuellen Ordner-Umbenennungen im Dateisystem entstanden sein):
      • Falls der jeweilige Ordner leer ist oder nur leere Unterordner enthält, wird er automatisch gelöscht.
      • Falls er hingegen direkt oder in Unterordnern Dateien enthält (außer desktop.ini und thumbs.db beim Dateisystem-Ablageprovider), wird der Ordner im Protokoll aufgeführt, aber nicht automatisch gelöscht.
    • All diese Verbesserungen gelten auch für das Kommandozeilenprogramm SetPermissions.exe, das insbesondere für nächtliche Läufe gedacht ist.
    • Im Assistenten können Sie nun jede Operation einzeln deaktivieren, falls Sie z.B. nur bestimmte Operationen ausführen möchten, um Zeit zu sparen.
    • Der Assistent ist nun in jeder Phase über die Schaltfläche Abbrechen abbrechbar. Beim Setzen von Objekteigenschaften wirkte das vormals nicht.
  • Bericht Vorgänge:
    • Der Bericht Vorgänge hat ein neues Filterfeld Nur mit diesem Objekt (leer = alle). Wenn Sie das ausfüllen, werden nur noch Vorgänge ausgegeben, die das gewählte Objekt als Vorgangseigenschaft oder Ansprechpartner zugeordnet haben.
    • Wenn Sie im Bericht Vorgänge nach Nur dieser Vorgang (leer = alle) filtern, erscheint anstelle eines Datenbank-Suchfensters die komfortablere Vorgangsübersicht zur Suche.
  • Ad-hoc-Abfragen:
    • Für die Dateien Vorgang und Objekt gibt es einheitlich auswertbare Felder:
      • Fehlende Pflichteigenschaften gibt die Anzahl fehlender Vorgangs- bzw. Objekteigenschaften aus, die laut Prozess- bzw. Kategoriedefinition Pflichtfelder sind.
      • Hat fehlende Pflichteigenschaften gibt an, ob mindestens eine solche Pflichteigenschaft fehlt.
    • Für die Datei Objekt gibt es ein neues auswertbares Feld Muss in mindestens eine weitere Kategorie, die angibt, ob das Objekt in einer einzigen Kategorie ist, deren Feld Nicht alleine zuweisen aktiviert ist.
  • PowerShell-Schnittstelle (für Administratoren und Entwickler):
    • Es gibt einen neuen Befehl Set-SfoVorgangData, mit dem Vorgangseigenschaften geändert werden können.​
    • Die PowerShell-Schnittstelle ist an die neuen Datentypen Telefonnummer und WebsiteURL angepasst. Diese Schreibweisen können nun in allen Befehlsparametern verwendet werden, die Datentypen enthalten.
16.06.2017
  • Verbessert:
    • Vereinfachte Assistenten Vorgang anlegen und Vorgang bearbeiten: Die Liste der Ansprechpartner des Vorgangs ist nun kein eigener Schritt im Assistenten mehr, sondern ein weiteres Feld im Schritt zur Erfassung der Vorgangseigenschaften. Klicken Sie auf die Schaltfläche "..." neben dem Feld Ansprechpartner (wie im Feld Synonyme), um die Liste der Ansprechpartner zu ändern. Insbesondere für Vorgänge, die gar keine Ansprechpartner haben, braucht also kein Assistentenschritt mehr übersprungen zu werden.
    • Vereinfachter Assistent Objekt bearbeiten: Dieser Assistent stellt nun standardmäßig sofort den Schritt mit den Vorgangseigenschaften bzw. (bei Objekten ohne Merkmale) mit der Objektbezeichnung dar. Die bisherigen Schritte mit der Übersicht über das Objekt und insbesondere der Schritt mit der Zuweisung der Kategorien wird nicht mehr dargestellt, weil beim Bearbeiten von Objekten nur selten Kategorien geändert werden sollen. Wenn Sie die Kategoriezuordnungen eines Objektes ändern möchten, wählen Sie in der Übersicht Objekte bearbeiten bzw. in der Datenmaske Objekt unter Extras den Befehl Kategoriezuordnung ändern. Dieser Befehl führt zum vollständigen bisherigen Assistenten einschließlich der Möglichkeit, Kategorien zum Objekt hinzuzufügen oder zu entfernen.
    • Vereinfachter Assistent Vorgangs-Objekte bearbeiten: Standardmäßig überspringt auch dieser Assistent nun den Schritt für die Zuordnung (anderer) Kategorien. Wenn Sie mit diesem Assistenten die Kategoriezuordnung eines Vorgangsobjektes ändern möchten, aktivieren Sie im ersten Schritt das neue Ankreuzfeld Ich möchte die Kategoriezuordnungen ändern.
    • Ähnlich wie andere Assistenten werden nun die Assistenten für den Posteingang (bei Delegierung der Zuordnung des Dokuments an andere) sowie beim Bearbeiten einer Posteingangs-Aktivität (beim erfolgreichen Speichern der Dokumente im Vorgangsordner) automatisch geschlossen, sofern Sie in Extras, Optionen... das Feld Assistenten bei Erfolg automatisch schließen aktiviert haben.
    • In der Übersicht Aktivitäten bearbeiten setzt der Befehl Extras, Zurücksetzen die Filterfelder Aktivitäten anzeigen, Delegierung und Nur mit diesem Status nicht auf allgemeine Standardwerte zurück, sondern auf die in Extras, Optionen... gewählten Einstellungen in den (der Klarheit halber entsprechend umbenannten) Feldern Beim Programmstart und standardmäßig offene Aktivitäten anzeigen, Aktivitäts-Delegierung standardmäßig filtern nach und Aktivitätsstatus standardmäßig filtern nach. Damit gelten auch nach Zurücksetzen dieselben Einstellungen wie beim automatischen Erscheinen der offenen Aktivitäten beim Programmstart.
13.05.2017
  • In Aktivitäten bearbeiten gibt es eine dritte Sortiermöglichkeit: Nach Vorgang (ohne Datum), Prozess, Anlagezeitpunkt. Wenn Sie viele Aktivitäten in der Übersicht haben, werden die dadurch letztlich nach der ersten Vorgangseigenschaft sortiert angezeigt, die zum Vorgangsnamen beiträgt. Wenn das z.B. der betreffende Kunde ist, sehen sie alle Aktivitäten desselben Kunden beieinander, unabhängig vom Prozess.​
  • Wenn von Outlook (je nach Outlook-Version) eine Dateianlage ohne Dateiendung (ohne jeglichen Punkt im Dateinamen also) in den SF Ordnerplan-Posteingang gezogen wurde, konnte eine Fehlermeldung erscheinen (und die Datei konnte nicht übernommen werden). Dateien ohne Endung werden grundsätzlich nicht vom Posteingang übernommen, aber mit diesem Update erscheint keine Fehlermeldung mehr.
07.05.2017
  • Bezeichnungen von Teams können nun 100 anstatt 50 Zeichen lang sein (das Feld Ordnername ist davon nicht betroffen).
  • Im Datenformular Objekt (bei der Schaltfläche Extras) und in der Übersichts- und Objektleiste (rechte Maustaste) gibt es den Befehl Vorgänge zu diesem Objekt anzeigen... zum Aufruf von Vorgänge bearbeiten vorgefiltert mit dem gewählten Objekt. In der Objektleiste bewirkt der einfache Klick auf das Objekt nach wie vor dasselbe auch.
  • Im Posteingangs-Assistenten wird im Schritt zum Abfragen von Datei- und Ordnernamen der bzw. die Dateinamen nun als oberstes abgefragt, vor dem Ordnernamen​, weil Dokumente typisch öfters direkt im Vorgangsordner als in Unterordnern gespeichert werden.
  • Für Ad-hoc-Abfragen gibt es neue auswertbare Felder:
    • Dateien Prozess, Kategorie, Objekt: Ja/Nein-Feld Ist heute aktiv
    • Datei Vorgang: Ist heute aktiv, Hat fehlende Pflichteigenschaften, Hat offene Aktivitäten und Ist heute oder früher abgelaufen
19.04.2017
  • Korrigiert:
    • Bei der Installation des Updates vom 03.04.2017 konnte beim Aktualisieren der Datenbankstruktur auf älteren Versionen von Microsoft SQL Server (mindestens auf SQL Server 2008 R2) eine Fehlermeldung erscheinen und das Update fehlschlagen. Sie können das Update vom 03.04.2017 einfach überspringen und das aktuelle installieren, in dem dieses Problem behoben ist.
  • Verbessert:
    • In den Feldern An, CC, BCC einer Dokumentvorlage für eine Outlook-E-Mail​ eingetragene Platzhalter wie z.B. {Ansprechpartnerliste_CC_Mail} werden jetzt automatisch entfernt, wenn für das jeweilige Feld gar keine Ansprechpartner gewählt wurden. Bislang blieb der unbenutzte Platzhalter stehen.
    • Beim Ausfüllen von Texten in Dokumentvorlagen für Outlook-Mails, Excel-Dokumenten und unformatierten Textdateien werden nun alle {}-Platzhalter entfernt, die keinen Eintrag in den Vorgangsdaten haben. Bislang blieben solche Platzhalter stehen.
    • Der Assistent Objekt bearbeiten trägt das zu bearbeitende Objekt nun sofort in die Liste der zuletzt verwendeten Objekte des aktuellen Benutzers ein, auch wenn der Assistent gleich im ersten Schritt abgebrochen wird. Damit landen Objekte, die nur zum Nachschlagen z.B. einer Telefonnummer bearbeitet werden, als oberste in der Liste zuletzt verwendeter Objekte.
03.04.2017
  • Hinweis: Die meisten Änderungen dieses Updates sind vorrangig für Administartoren interessant.
  • Korrigiert:
    • Berechnete Eigenschaften von Objekten konnten unter bestimmten Bedingungen mit der Fehlermeldung Ein Element mit dem gleichen Schlüssel wurde bereits hinzugefügt fehlschlagen.
  • Verbessert:
    • Im Assistenten Neues Dokument werden die verfügbaren Platzhalter nur noch dann ausgegeben, wenn in Extras, Optionen... das Feld Beim Ausfüllen von Dokumenten Diagnoseinformationen ausgeben aktiv war (ggf. sinnvollerweise mit kombiniert mit der Deaktivierung der Option Assistenten bei Erfolg automatisch schließen). Das beschleunigt insbesondere bei vielen Platzhaltern die Bildschirmausgabe im Assistenten.
    • Der Bericht Vorgänge läuft bei der Ausgabe der Vorgangshistorie schneller.
    • Strukturdiagramme sind jetzt auch nach einem Merkmal filterbar. Damit kann man leicht darstellen, in welchen Objektkategorien und Vorgangseigenschaften ein bestimmtes Merkmal angesprochen wird.
    • Berechnete Merkmale für Objekte können nun auch auf die Kürzel von Objekten verweisen. Das geht sowohl direkt beim jeweiligen Objekt (Platzhalter Kuerzel) als für die Kürzel von verwiesenen Objekten (bei einem Objektverweis-Merkmal Arbeitgeber einer Person z.B. mit Platzhalter Arbeitgeber_Kuerzel).
  • Neu:
    • Bei Objekten gibt es in Ad-hoc-Abfragen (auch in der PowerShell-Schnittstelle nutzbar) neue Felder Letzte Änderungsnummer (enthält die Nummer der letzten Datensatzänderung am Objekt selbst oder einer seiner Objekteigenschaften) und Letzte Datensatzänderung (enthält einen Verweis auf die Datei Datensatzänderung mit dieser letzten Änderung).​ Damit lassen sich inkrementelle Exporte erstellen, die alle Änderungen ab einer letzten bereits übertragenen erkennen und ausgeben.
    • In Objekte bearbeiten und im Formular Objekt gibt es bei der Schaltfläche Extras einen neuen Befehl Berechnete Objekteigenschaften testen... Der stellt für sämtliche definierten berechneten Eigenschaften genau dar, wie die Berechnung vor sich geht und was das Ergebnis ist. Das erleichtert die Erstellung von und die Fehlersuche in Formeln für Bezeichnung und Kürzel der Kategorien sowie der berechnete Merkmale.
06.03.2017
  • Korrigiert:
    • In Formeln für berechnete Merkmale, Objektbezeichnungen​ oder -kürzel ersetzte die Funktion Glätten zwar doppelte Leerschritte durch einen, nicht aber eine längere Reihe von Leerschritten durch einen.
  • Verbessert:
    • In Vorgänge bearbeiten zeigt die erste Seite des Assistenten Extras, Vorgangsobjekte bearbeiten... im Feld Eigenschaften ggf. auch (nach einer Leerzeile) die Bemerkungen zum Objekt an.
22.02.2017
  • Verbessert:
    • Wenn Sie Aktivitäten bearbeiten aus dem Aufgabenblatt oder dem Menü Extras, Betrieb aufrufen, werden die Aktivitäten-Einstellungen aus Extras, Optionen... angewandt. Vormals wurden die nur beim automatischen Öffnen der Aktivitätenübersicht beim Programmstart verwendet.
    • In Extras, Optionen... gibt es eine neue Einstellung Max. Anzahl Suchtreffer in der Objektübersicht, sodass Sie auch andere Anzahlen als die bislang voreingestellten 100 verwenden können.
    • Auch im Datenformular Aktivität können Sie nun die Extras-Schaltfläche verwenden und Aktivität bearbeiten... wählen. Bisher war dieser Assistent nur in der Aktivitätenübersicht Aktivitäten bearbeiten verfügbar.
  • Neu:
    • Sie können die SFOrdnerplan.exe nun mit einem Kommandozeilenschalter /CheckAktivitaet aufrufen (Groß-/Kleinschreibung ist unerheblich). Das bewirkt, dass SF Ordnerplan nur dann startet, wenn es (entsprechend den Einstellungen in Extras, Optionen...) offene Aktivitäten für den gerade angemeldeten Benutzer gibt; ansonsten beendet sich das Programm sofort wieder. Das können Systemadministratoren z. B. in Login Scripts verwenden, um SF Ordnerplan automatisch starten zu lassen, wenn (und nur wenn) der Benutzer offene Aktivitäten hat.
  • Korrigiert im PowerShell-Modul (für Entwickler und Administratoren): Wenn Enter-SfoContext mit der Option -UseTransaction aufgerufen wurde, konnten manche danach aufgerufene Funktionen mit einem ​Timeout abbrechen, weil sie außerhalb der Transaktion liefen.
07.02.2017
  • Neu: Automatisch ausgefüllte Objektbezeichnungen und -kürzel:
    • Administratoren können Kategorien nun beibringen, wie sich aus erfassten Objekteigenschaften die Bezeichnung und das Kürzel des Objekts automatisch bilden soll. Sprechen Sie uns bitte an, wenn Sie dieses äußerst nützliche Feature verwenden möchten und Unterstützung wünschen.
    • Dazu gibt es bei Kategorien zwei neue Felder Formel für Objektbezeichnung und Formel für Objektkürzel. Die Formeln verwenden dieselbe Syntax wie die bisher schon möglichen berechneten Merkmale. Beispiel: In einer Kategorie könnte mit den Merkmalen Nachname und Vorname die Objektbezeichnung automatisch im Format Nachname, Vorname (z.B. Meier, Peter) gebildet werden, bei Fehlen des Vornamens kann das Komma aber automatisch entfallen (z.B. nicht Müller, mit Komma, sondern nur Müller), indem folgende Formel verwendet wird: {Nachname} & Wenn({Vorname} = "", "", ", " & {Vorname})
    • Ebenso gibt es in den Kategorien zwei neue Felder Formelverwendung (Objektbezeichnung) und Formelverwendung (Objektkürzel) mit folgenden Wahlmöglichkeiten:
      • Deaktiviert: Die Formel wird nicht verwendet, auch wenn sie ausgefüllt ist.
      • Vorschlag: Die Formel wird für einen bei der Anlage eines neuen Objekts manuell änderbaren Vorschlag verwendet.
      • Zwang: Die Formel wird für einen bei der Anlage eines neuen Objekts manuell nicht änderbaren Vorschlag verwendet.
    • Die Reihenfolge der Schritte in den Assistenten zum Anlegen und Bearbeiten von Objekten hat sich geändert: Der Schritt mit der Objektbezeichnung und dem Kürzel (sowie den Bemerkungen und Synonymen) erscheint jetzt nicht mehr als erstes, sondern als letztes - nach dem Schritt mit den Objekteigenschaften nämlich. Aus den erfassten Eigenschaften werden - sofern die Kategorie entsprechende Formeln hinterlegt hat - die Objektbezeichnung und das Kürzel automatisch berechnet. Falls in der Kategorie Zwang gewählt wurde, ist der jeweilige Wert im Assistenten nicht änderbar (sofern die Formel nicht einen leeren Wert lieferte).
    • Falls ein Objekt direkt oder über eine Kategorie-Hierarchie zu mehreren Kategorien gehört, die Formeln enthalten, wird für Bezeichnung und Kürzel die zu verwendende Formel wie folgt bestimmt: Zunächst wird nach Formeln mit Zwang gesucht, dann nach solchen als Vorschlag. Darin wir die Formel der Kategorie mit der alphabetisch ersten Kategoriebezeichnung verwendet. Beispiel: Wenn Objekte einer Kategorie Person auch per Kategoriedefinition immer auch zur Kategorie Kontakt gehören, und beide Kategorien eine Formel enthalten, wird diejenige von Kontakt verwendet, weil Kontakt alphabetisch vor Person kommt - es sei denn, bei Kontakt ist nur Vorschlag angegeben, bei Person aber Zwang.
    • Falls noch keine Formeln erfasst wurden (also direkt nach der Installation dieses Updates), ändert sich außer der Reihenfolge der Assistentenschritte (Objektbezeichnung nun als letztes anstatt als erstes) für die Anwender zunächst nichts.
  • Verbessert:
    • In Formeln für berechnete Eigenschaften und für Kategoriebezeichnungen/-kürzel können Sie die neue Funktion ErsterText verwenden. Sie erwartet beliebig viele kommagetrennte Ausdrücke und liefert den ersten nicht-leeren davon zurück. Beispiel: Ein Objekt hat die Eigenschaften Ansprechpartner (ausgefüllt) und Nachname (leer). Die Formel ErsterText({Ansprechpartner}, {Nachname}) liefert dann den Nachnamen, weil Ansprechpartner leer ist.​
    • Wenn ein Vorgang sehr viele Eigenschaften hat, die sich auf Objektkategorien beziehen, deren Feld Viele Objekte erwartet nicht ausgefüllt ist, konnte es für nicht-Administratoren lange dauern, bis im Assistenten zum Anlegen oder Bearbeiten eines Vorgangs der Schritt mit den Vorgangseigenschaften erschien. Diese Zeit ist deutlich verkürzt worden.
    • PowerShell-Schnittstelle:
      • Es gibt einen neuen Befehl Clear-SfoContext, der den kompletten Cache für Datenbankinhalte im aktuellen Skript leert und so sicherstellt, dass alle gelesenen Datensätze auf aktuellem Stand frisch von der Datenbank geholt werden.
      • Es gibt einen neuen Befehl Get-SfoVorgangFolderPath, der zu einem Vorgang den vollständigen physischen Pfad zum Vorgangsordner mit den Dokumenten liefert.
      • Der Befehl Get-SfoVorgangData hat eine neue Option -IncludeFolderPath, der den physischen Pfad zum Vorgangsordner als weitere Eigenschaft liefert.
      • Der Befehl Get-SfoObjektData hat eine neue Option -IncludeKategorien, die eine kommagetrennte Liste aller Kategorien des Objektes in einer neuen Eigenschaft Kategorien liefert.
30.01.2017
  • Verbessert für Entwickler/Administratoren: Das PowerShell​-Modul bietet einen neuen Parameter -IncludeCalculatedProperties beim Befehl Get-SfoObjektData, der auch berechnete Eigenschaften in der Ausgabe einschließt. Für jedes im Mandanten definierte Berechnete Merkmal wird genau eine weitere Eigenschaft mit dem Namen des berechneten Merkmals ausgegeben (auch wenn das Objekt zu keiner Kategorie gehört, für die das berechnete Merkmal gilt - in diesem Fall wird $null ausgegeben).
24.01.2017
  • Korrigiert:
    • Automatisches Ausfüllen von Platzhaltern in Dokumenten: Wenn Sie ein Objekt als Ansprechpartner einem Vorgang hinzufügen, das Objekt einen Objektverweis auf ein anderes Objekt trägt, und beide Objekte dasselbe Merkmal verwenden, konnte das Merkmal des verwiesenen Objektes anstatt das des Ansprechpartners im Dokument landen. Beispiel: Kategorie Person hat Merkmale E-Mail und Arbeitgeber, was ein Verweis auf Kategorie Firma ist. Firma hat ebenfalls das Merkmal E-Mail. Wenn Sie eine Person als Ansprechpartner einem Vorgang zuordnen, konnte die E-Mail der Firma anstatt der Person im Dokument landen.
    • Strukturdiagramm: Prozesse mit inaktiven Verweisen auf Kategorien als Eigenschaft konnten dazu führen, dass die verwiesene Kategorie unerwünschter Weise im Diagramm dargestellt wurde.
    • PowerShell-Modul (für Entwickler/Administratoren): Bei der Ausgabe von Get-SfoVorgangData konnte eine Fehlermeldung erscheinen, wenn ein Vorgang eine Eigenschaft mit max. einem Wert für einen Objektverweis enthält, und ein Vorgang diesen Objektverweis nicht ausgefüllt hat.
  • Verbessert:​
    • Das Formular Berechnetes Merkmal hat nun ein Unterformular Berechnete Eigenschaft, in dem die Verwendung und die Formeln des berechneten Merkmals je Kategorie aus Sicht des berechneten Merkmals gepflegt werden können (bisher war der einzige Weg dazu das Formular Kategorie).
    • Wenn in Extras/Optionen... die Option Beim Ausfüllen von Dokumenten Diagnoseinformationen ausgeben aktiviert ist, werden Detailinformationen über die Berechnung berechneter Merkmale ausgegeben.
19.01.2017
  • Verbessert:
    • Zugriffsrechte umsetzen (und die unbeaufsichtigte​ Version SetPermissions.exe) setzt nun auch die Text-Eigenschaften von Objekteigenschaften, die auf andere, mittlerweile umbenannte Objekte verwiesen. Beispiel: Ein Objekt der Kategorie Person hat ein Merkmal Arbeitgeber, das auf ein Objekt der Kategorie Firma verweist. Wenn das Feld Bezeichnung der Firma geändert wird, wird nun auch automatisch das Feld Text der Arbeitgeber-Eigenschaft der Person nachgeführt.
    • Das Dialogfeld Extras/Optionen... wurde übersichtlicher gestaltet und die Felder darin in Gruppen zusammengefasst.
    • In Extras/Optionen... gibt es nach dem Feld Beim Programmstart offene Aktivitäten anzeigen zwei weitere Felder Aktivitäts-Delegierung beim Programmstart filtern nach und Aktivitätsstatus beim Programmstart filtern nach. Damit können Sie z.B. einstellen, dass beim Programmstart nur solche Aktivitäten erscheinen, die Sie nicht an andere delegiert haben und die für heute (oder früher) geplant sind.
    • Im Formular Vorgang ist das Register Überblick mit dem Überblicksbericht über den Vorgang ans Ende der Registerkarten verlegt worden. Beim Öffnen des Datenformulars erscheint also zunächst das Register Vorgang mit den Hauptfeldern des Vorgangs und der Extras-Schaltfläche, und das Formular wird schneller geladen.
    • Ad-hoc-Abfragen:
      • Für Vorgänge gibt es ein neues abfragbares Feld Vorgangsdatum als Datum. Der Inhalt ist (außer bei Prozessen ohne Vorgangsdatum) immer ein Datum. Falls Monat oder Tag im Vorgangsdatum nicht angegeben sind, wird 1 angenommen. Für einen Vorgang mit nur einem Jahr als Vorgangsdatum würde also der 01.01. des Jahres ausgegeben.
      • Für Vorgänge gibt es ein neues abfragbares Feld Fehlende Pflichteigenschaften, dass die Anzahl der Pflicht-Prozesseigenschaften ausgibt, die im jeweiligen Vorgang nicht ausgefüllt sind. Das kann vorkommen, wenn Prozesseigenschaften nachträglich als Pflichtfeld deklariert oder wenn Pflichteigenschaften nachträglich hinzugefügt werden. Durch Filterung dieses Feldes können Sie Vorgänge finden, bei denen Eigenschaften (z.B. durch Vorgang bearbeiten) nachgetragen werden sollten.
      • Für Aktivitäten gibt es neue abfragbare ja/nein-Felder Ist in angefragter oder akzeptierter Delegierung, Zuständig ist meine Person, Zuständig ist meine Stelle, Ist delegiert an meine Stelle, Ist delegiert an eines meiner Teams, Ist von mir an andere delegiert, Ist von anderen an mich oder eines meiner Teams delegiert (die auch im Formular Aktivität angezeigt werden).
  • Neu:
    • Für die Erstellung von Analysen, Importen, Exporten oder skriptbasierten Workflows gibt es ein neues PowerShell-Modul SFSoftwareberatung.SFOrdnerplan.PowerShell.psm1 (im Programmverzeichnis von SF Ordnerplan). Nach Import-Module (Pfad)\SFSoftwareberatung.SFOrdnerplan.PowerShell.psm1
11.01.2017
  • Korrigiert:
    • Strukturdiagramm: Wenn Kategorien, Kategoriemerkmale und Teams angezeigt werden, und dann Prozesse zusätzlich gewählt wurde, erschienen die Teams nicht mehr.
    • Wenn eine E-Mail, die in den Posteingang gezogen wurde, im Betreff ausschließlich Zeichen enthält, die in der Ablage ungültig wären, erschien eine Fehlermeldung (das geschah z.B. bei einer E-Mail mit dem Betreff ... (nur drei Punkte).
  • Verbessert:
    • Das Feld Eigenschaften mit der Auflistung der aktuellen Objekteigenschaften beim Bearbeiten eines Objekts wurde vergrößert.
    • Wenn der Posteingang verwendet und die Zuordnung zu einem Vorgang delegiert wird, erhält die erzeugte Aktivität das aktuelle Tagesdatum als Geplantes Datum. Dadurch sieht man diese Aktivitäten auch, wenn man nach Nur aktive für heute filtert.
    • Der Bericht Prozesse zeigt die Platzhalter nun auch dann vollständig (kommagetrennt) an, wenn es sehr viele sind.
    • Strukturdiagramm: Es gibt eine neue, standardmäßig aktive Filterung Nur heute aktive Elemente. Dadurch werden inaktive Teams, Prozesse und Kategorien sowie bei neuen Vorgängen nicht mehr abzufragende Prozesseigenschaften ausgeblendet.
    • Zugriffsrechte umsetzen (sowie SetPermissions.exe für den unbeaufsichtigten Lauf) aktualisiert nun auch das Feld Text der Vorgangseigenschaften für Verweise auf Objekte, deren Bezeichnung sich geändert hat.
    • Zugriffsrechte umsetzen bietet eine neue Option Zugriffsrechte auslassen. Wenn Sie diese Option wählen, werden nur Operationen innerhalb der Datenbank sowie offene Umbenennungen durchgeführt. Die Zugriffsrechte in der physischen Dateiablage werden aber nicht erzwungen, um Zeit zu sparen.
  • Neu:
    • Kategorie-Hierarchien:
      • Im Formular Kategorie gibt es ein neues Register Hierarchie. Dort können Sie für jede Kategorie beliebig viele weitere andere Kategorien ins Feld Objekte dieser Kategorie gehören auch immer zu folgender Kategorie eintragen.
      • Damit können Sie Hierarchien von Kategorien in einer Baumstruktur organisieren:
        • Falls Sie z.B. eine Kategorie Kontakt mit Straße, PLZ und Ort haben, könnte eine Kategorie Person auch immer Kontakt sein. Alle Objekte der Kategorie Person sind damit auch immer von der Kategorie Kontakt und haben automatisch alle Merkmale von Kontakt. Person könnte dann nur zusätzlich die Merkmale Vorname, Nachname, Geschlecht ergänzen; Straße, PLZ, Ort bräuchten bei Person nicht extra eingetragen zu werden. Falls Kontakt ein weiteres Merkmal Telefon bekommt, haben alle Personen dieses Merkmal automatisch auch.
        • Das kann mehrstufig sein. So könnte z.B. eine Kategorie Mitarbeiter auch immer Person sein, nur zusätzlich ein Merkmal Personalnummer führen.
        • In Prozesseigenschaften können Sie dann z.B. je nach Bedarf nur einen beliebigen Kontakt, oder konkret eine Person oder einen Mitarbeiter verlangen.
        • Sie könnten dieses Feature auch für Szenarien wählen, in denen eine Prozesseigenschaft ein Objekt aus einer von mehreren Kategorien abfragen soll. Lassen Sie jede dieser Kategorien zusätzlich eine neue Sammelkategorie umfassen und beziehen Sie sich auf diese Sammelkategorie.
      • Im Strukturdiagramm können Sie Kategoriehierarchien wahlweise als zusätzliche Linien sichtbar machen.
      • Beim Bearbeiten von Objekten sowie bei Zugriffsrechte umsetzen (bzw. die unbeaufsichtigte Version SetPermissions.exe) werden Kategoriehierarchien auch nachträglich auf bereits existierenden Objekte angewandt.
    • Zusammenführen von Objekten:
      • In Objekte bearbeiten sowie im Formular Objekt findet sich in Extras ein neuer Befehl Zusammenführen mit anderem Objekt...
      • Damit können Sie ein beliebiges Objekt mit einem anderen zu einem zusammenlegen. Alle Objektkategorien und Objekteigenschaften werden dabei übertragen. Falls die beiden Objekte dasselbe Merkmal mit unterschiedlichen Werten enthielten, bekommen Sie die beiden Werte je Merkmal zu Auswahl angeboten.
      • Das ist nützlich nach versehentlichen Doppelerfassungen oder bei Umbauten an der Kategoriestruktur.
14.10.2016
  • Korrigiert:
    • In den Berichten Prozesse und Vorgänge konnten in den Seitenköpfen fälschlich in großer Schrift die Worte Eigenschaften bzw. Zugewiesene Eigenschaften erscheinen.
  • Verbessert:
    • Bestimmte Abfragen über Aktivitäten wurden beschleunigt.
    • Die maximale Tiefe, mit der Platzhalter zusammengestellt werden, wenn Objekte wiederum auf Objekte (usw.) verwiesen, wurde auf 10 gesetzt, um unnötig lange Laufzeiten insbesondere bei Zirkelbezügen zu vermeiden.
07.10.2016
  • Verbessert:
    • Wenn Sie in der Übersicht ​Objekte bearbeiten nach einer Kategorie filtern und anschließend ​Neues Objekt... wählen, wird automatisch die eingestellte Kategorie verwendet. So können Sie leichter viele Objekte derselben Kategorie erfassen.
    • Beim Bearbeiten von Objekten und Vorgängen erscheint bei Ankreuzfeldern für Prozesseigenschaften kein Pflichtfeld-Sternchen (*) mehr in der Feldbezeichnung.
    • ​Bemerkungen-Felder werden jetzt in einigen Formularen größer dargestellt.
    • Die Berichte ​Prozesse und Vorgänge können nun auch die Namen von Platzhaltern für Dokumentvorlagen ausgeben (bei ​Vorgänge mitsamt Inhalt), und sie geben ggf. erfasste Zwischenüberschriften von Prozesseigenschaften aus.
    • In ​Zugriffsrechte umsetzen erscheint nun für die Umsetzung offener Umbenennung ein Fortschrittsbalken und eine Zeitschätzung - nützlich, wenn sehr viele offene Umbenennungen anstehen.
  • Neu:
    • Zur besseren Unterstützung von automatisch ablaufenden Skript- und Aktivitäts-basierten Workflows gibt es in der Datei ​Aktivität ein (übers Programm nur lesbare) Feld ​Workflow-Code. Damit können Workflow-Scripts automatisch angelegte Aktivitäten unabhängig von einer evtl. mittlerweile geänderten Aktivitäts-Bezeichnung auffinden und z.B. auf ihre Fertigstellung reagieren.
21.07.2016
  • Korrigiert:
    • Neues Dokument erstellen: Wenn für Microsoft Word-Dokumente die Option ​Suchen und Ausfüllen je Platzhalter verwendet wird, wurden Platzhalter in Kopf- und Fußzeilen nicht ausgefüllt.
    • ​Strukturdiagramme:
      • Unter bestimmten Umständen, z.B. wenn ein angezeigtes Team nur Beziehungen zu Kategorien, nicht aber zu den gefilterten Prozessen hat, konnten Linien zwischen Team und Stelle im Diagramm fehlen.​
      • Auf manchen Bildschirmen erschien der Text von Ankreuzfeldern abgeschnitten.
  • Verbessert:
    • Objekte bearbeiten: Es gibt ein neues Filterfeld ​Nur Ansprechpartner. Wenn Sie das aktivieren, sehen Sie Objekte aus (allen) Kategorien, die als Ansprechpartner deklariert sind.
    • Anlegen von Unter- und Folgevorgängen: Da Untervorgänge häufiger sind als Folgevorgänge, ist ​Untervorgang die neue Standardeinstellung.
    • Aktivitäten bearbeiten: Unter ​Extras gibt es einen neuen Befehl ​Neuer Vorgang aus dem der Aktivität... Damit können Sie Unter- und Folgevorgänge zu einem Vorgang auch direkt aus der Aktivitäte​nübersicht anlegen.
    • Strukturdiagramme: Wenn Sie Kategorien anzeigen lassen, können Sie sie nach dem neuen Feld ​Nur Ansprechpartner nach (allen) solchen Kategorien filtern lassen, die als Ansprechpartner deklariert sind.
13.05.2016
  • Korrigiert:
    • Assistent Objekt anlegen:
      • Bei Aufruf zur Neuanlage eines Objektes während der Anlage oder Bearbeitung eines Vorgangs, wenn also die zuzuordnende Kategorie schon feststeht, wurden die bei dieser Kategorie ggf. hinterlegten regulären Ausdrücke für Objektbezeichnung und Objektkürzel nicht geprüft.
    • Übersicht ​Vorgänge bearbeiten:
      • In ​Extras war der Befehl ​Neuer Vorgang aus dem markierten... auch dann wählbar, wenn gar kein Vorgang markiert war.
    • Bericht ​Vorgänge:
      • Wenn nur Vorgänge mit offenen Aktivitäten ausgegeben werden sollten, konnten je nach eingegebenen Parametern dennoch Vorgänge ausgegeben werden, die keine offenen Aktivitäten haben.
  • Verbessert:
    • Assistenten zum Anlegen von Vorgängen und Objekten:
      • Ggf. erfasste ​Bemerkungen von Prozesseigenschaften, Kategorien, Merkmalen bzw. Kategorie-Merkmalen werden nun als Hilfestellung beim Ausfüllen des jeweiligen Formulars eingeblendet, wenn Sie mit der Maus auf die Feldbeschriftung zeigen.
      • Sowohl bei Prozesseigenschaften als auch bei Kategoriemerkmalen gibt es ein neues Feld ​Zwischenüberschrift. Eingaben in dieses Feld führen zur Anzeige von Zwischenüberschriften in den Assistenten. Damit lassen sich Eingabeformulare mit vielen Feldern übersichtlich gruppieren.
      • Bei Aufruf des Assistenten zum Anlegen eines Objekts während der Anlage oder Bearbeitung eines Vorgangs, wenn also die zuzuordnende Kategorie schon feststeht, werden ggf. erfasste Bemerkungen der Kategorie jetzt gleich im ersten Schritt des Assistenten angezeigt. So können Sie in den Bemerkungen von Kategorien Anleitungen zur korrekten Eingabe von Objektbezeichnungen aufnehmen.
    • Längere Bezeichnungen und Platzhalter:
      • Die Bezeichnungen und Platzhalter bei Prozesseigenschaften, Kategorien und Merkmalen können nun max. 100 anstatt 50 Zeichen lang sein.
    • Posteingangs-Assistent:
      • Bisher bestand schon die Option, für jedes Mitglied des Vorgangsteams eine eigene Aktivität anzulegen (um alle Mitglieder einzeln auf ein wichtiges Dokument hinzuweisen). Das wurde ergänzt um die Option, eine Aktivität nur für sich selbst (genauer: für seine bzw. eine seiner Stellen) anzulegen (um eine wichtige Tätigkeit nicht zu vergessen).
    • Übersicht Posteingang sichten:
      • Unter ​Extras stehen nun Befehle zum Öffnen des Prozesses, des Vorgangs und der Aktivität in Datenmasken zur Verfügung.
    • Neue ​Bemerkungen-Felder:
      • In den folgenden Dateien gibt es nun auch ein ​Bemerkungen-Feld zur besseren Dokumentation: Berechnete Eigenschaft, Kategorie-Inaktivitätsgrund, Merkmale einer Kategorie, Mandant, Musterordner, Prozess-Eigenschaft, Zusätzliche​ Prozessberechtigung, Zusätzliche Vorgangsberechtigung.
    • Strukturdiagramm:
      • Außer ​Waagerecht und ​Stern steht als weitere Layout-Option nun ​Senkrecht zur Verfügung.​
  • Neu:
    • Domänen-Administratoren (genauer: Mitglieder in der Serverrolle ​sysadmin des Microsoft SQL Servers) können aus Sicherheitsgründen SF Ordnerplan normalerweise gar nicht nutzen, weil sie keinerlei Daten sehen dürfen. Falls das aber notwendig sein sollte, lassen sich Mitglieder der SQL Server-Rolle ​sysadmin jetzt durch spezielle Einträge in den Dateien ​SFOrdnerplan.exe.config bzw. ​SetPermissions.exe.config behandeln, wie wenn sie normale Benutzer der Rollen ​Administration und/oder ​Standardbenutzer wären und können SF Ordnerplan dadurch nutzen.
08.05.2016
  • Neu:
    • Neuer Vorgang zu einem Objekt:
      • Aus einem Stammdaten-Objekt können Sie jetzt einen neuen Vorgang anlegen. Dabei werden automatisch nur die Prozesse angeboten, bei denen eine der Kategorien des gewählten Objektes als Prozesseigenschaft auftritt. So können Sie leicht zu einem Objekt einen Vorgang anlegen, bei dem dieses Objekt automatisch in den Vorgangseigenschaften eingetragen wird.
      • Diese Funktion können Sie an folgenden Stellen erreichen:
        • Übersicht ​Objekte bearbeiten: Schaltfläche ​Neuer Vorgang zum Objekt...
        • Objektleiste: Rechte Maustaste auf ein beliebiges Objekt, ​Neuer Vorgang zu diesem Objekt...
        • Übersichtsleiste: Rechte Maustaste auf ein beliebiges Objekt, ​Neuer Vorgang zu diesem Objekt...
        • Formular ​Objekt: Schaltfläche ​Extras, Neuer Vorgang zu diesem Objekt...
    • Neuer Vorgang aus bestehendem:
      • Ausgehend von einem bestehenden markierten Vorgang können Sie nun einen neuen Vorgang im selben oder einem beliebigen anderen Prozess anlegen. Dabei werden Vorgangseigenschaften (soweit möglich auch bei unterschiedlichen Prozessen) und Ansprechpartner gleich in den neuen Vorgang übertragen.
      • Außerdem können Sie den neuen Vorgang als Folgevorgang oder als ​Untervorgang definieren. Beim neuen Vorgang wird dann der alte (im Formular ​Vorgang in den Feldern ​auslösender Vorgang und ​ausgelöste Vorgangsart sichtbar) eingetragen.
        • Ein Folgevorgang wird typischerweise erst abgeschlossen, wenn sein Vorgänger abgeschlossen wurde. Damit wird eine logische und meist auch zeitliche Reihenfolge von Vorgängen dargestellt.
        • Mit Untervorgängen kann ein großer Vorgang auf mehrere, typischerweise kleinere aufgeteilt werden. Der übergeordnete Vorgang wird typischerweise erst abgeschlossen, wenn alle seine Untervorgänge abgeschlossen wurden.
      • Diese Funktion können Sie an folgenden Stellen erreichen:
        • Übersicht ​Vorgänge bearbeiten: Schaltfläche Extras, Neuer Vorgang aus dem markierten...
        • Übersichtsleiste: Rechte Maustaste auf einen beliebigen Vorgang, Neuen Vorgang aus diesem anlegen...
        • Formular Vorgang: Im Register ​Vorgang Schaltfläche Extras, Neuen Vorgang aus diesem anlegen...
    • Bericht ​Vorgänge:
      • Dieser neue Bericht, erreichbar im Aufgabenblatt im Kasten​ Auswertungen sowie im ​Berichte​-Menü kann Vorgänge in einem druckbaren Bericht ausgeben.​ Sie können den Bericht nach verschiedenen Kriterien filtern und Sie können bestimmen, welche Daten von Vorgängen aufgelistet werden sollen.
      • Im Formular ​Vorgang (z.B. erreichbar in der Übersicht ​Vorgänge bearbeiten, Schaltfläche ​Extras, Vorgang öffnen) erscheint dieser Bericht automatisch für den jeweils geöffneten Vorgang in der ersten Registerkarte. Darin sind alle relevanten Daten des Vorgangs einschließlich seiner Historie zu sehen.
      • Hinweis: Wenn Sie den Bericht ​Vorgänge über alle oder viele Vorgänge ausgeben lassen, kann er sehr lang werden (tausende von Druckseiten) und auch entsprechend lange dauern. Filtern Sie nach Prozess oder anderen Kriterien, und schalten Sie die Ausgabe nicht benötigter Teile ab.
    • Befehl ​Vorgänge eines Prozesses mitsamt Eigenschaften exportieren:
      • Dieser Befehl (im Aufgabenblatt im Kasten ​Auswertungen sowie im Menü ​Extras, Auswertungen) schreibt eine Liste aller Vorgänge eines einzelnen Prozesses in eine CSV-Datei. Dabei erscheinen neben Vorgangsnummer und -bezeichnung alle Vorgangseigenschafen in jeweils eigenen Spalten. Die so erzeugte Datei können Sie z.B. mit Microsoft Excel öffnen.
  • Verbessert:
    • Aktivitäten:
      • In der Übersicht ​Aktivitäten können Sie zu einer markierten Aktivität eines Vorgangs über die Schaltfläche Extras direkt den Prozess des Vorgangs der Aktivität öffnen.
      • Die Sortierung (Reihenfolge) der in der Aktivitätenübersicht angezeigten Aktivitäten wurde verfeinert:
        • Aktivitäten erscheinen nun grundsätzlich in folgenden Gruppen:
          • Posteingangsaktivitäten mit zuzuordnenden Dokumenten werden grundsätzlich zuerst aufgelistet.
          • Danach erscheinen alle Aktivitäten, die ein ​Geplantes Datum von heute oder früher tragen.
          • In der dritten Gruppe erscheinen alle Aktivitäten ohne ​Geplantes Datum.
          • In der letzten Gruppe sehen Sie alle Aktivitäten mit ​Geplantem Datum ab morgen bzw. in der Zukunft.
        • Innerhalb dieser Gruppe erscheinen die Aktivitäten standardmäßig nach dem Zeitpunkt ihrer Anlage sortiert (zuerst angelegte erscheinen auch zuerst). Sie können aber wählen, dass innerhalb der Gruppen zunächst nach Prozessnummer, dann nach Vorgangsbezeichnung und erst danach nach Anlagedatum sortiert wird.
    • ​Berechnete Merkmale:
      • Berechnete Merkmale haben jetzt ein neues Feld ​Bemerkungen zur Dokumentation.
    • Zugriffsrechte umsetzen:
      • Falls bei ​Zugriffsrechte umsetzen ein Fehler z.B. auf einem Fileserver auftritt, wird der im Protokoll ausführlicher festgehalten.
    • Bericht ​Prozesse:
      • Sie können den Bericht über Prozesse nun auch nach der Existenz von zusätzlichen Berechtigungen, Musterordnern, Dokumentvorlagen und Papierordnern filtern.
10.03.2016
  • Korrigiert:
    • Wenn die Zuordnung eines Dokuments per Posteingang an jemanden delegiert wurde, und diese Person die Zuordnung an jemand Drittes weiterdelegieren wollte, konnte eine Fehlermeldung erscheinen.
  • Verbessert:
    • In den verschiedenen Datenübersichten können Sie nun die jeweils meistverwendete Funktion auch durch Doppelklick auf einen Suchtreffer auslösen:
      • In ​Vorgänge bearbeiten, Aktivitäten bearbeiten, Posteingangsbuch sichten öffnet ein Doppelklick den jeweiligen Vorgangsordner.
      • In ​Objekte bearbeiten ruft ein Doppelklick den Assistenten ​Objekt bearbeiten auf.
      • In ​Prozesse bearbeiten öffnet ein Doppelklick den jeweiligen Prozess in der Datenmaske.
    • ​​In ​Vorgangs-Objekte bearbeiten (Schaltfläche ​Extras innerhalb von ​Vorgänge bearbeiten) und in ​Objekt bearbeiten (Schaltfläche ​Bearbeiten in ​Objekte bearbeiten)​ erscheint das Feld ​Eigenschaften mit der Zusammenstellung der Objekteigenschaften jetzt in 20% größerer Schriftart. Das macht diese Funktion zum Nachschlagen z.B. von Telefonnummern noch nützlicher.
    • In der Übersicht ​Prozesse bearbeiten sowie in der Prozessauswahl beim Anlegen eines neuen Vorgangs werden die ​Bemerkungen der Prozesse nun mit aufgelistet.
    • In der Übersicht ​Aktivitäten bearbeiten können Sie nun die Sortierreihenfolge der Anzeige wählen:
      • Nach geplantem Zeitpunkt und darin nach dem Zeitpunkt der Neuanlage der Aktivität​ (wie bisher; Standardvorgabe)
      • Erst nach Prozess, dann nach geplantem und Anlage-Zeitpunkt (neue Wahlmöglichkeit)
    • Wenn die periodische Prüfung auf neue Aktivitäten in ​Extras/Optionen aktiviert war und es eine Netzwerkunterbrechung zum Datenbankserver gab, erschien jede Minute eine Fehlermeldung darüber. Diese Fehlermeldung wird jetzt nicht mehr angezeigt.
  • Neu:
    • Es gibt einen Bericht ​Prozesse mit einer druckbaren Liste über Prozesse. Sie finden ihn sowohl im Aufgabenblatt im Kasten ​Auswertungen als auch im neuen ​Berichte-Menü in der Menüleiste:
      • Sie können die Liste auf bestimmte Prozesse filtern.
      • Sie können an- und abkreuzen, welche Details zu den Prozessen ausgegeben werden sollen.
      • In der Vorschau können Sie in der linken Spalte direkt ein Inhaltsverzeichnis anklicken, um zur gewünschten Stelle im Bericht zu springen.
      • In der Vorschau können sie die Felder "+" und "-" verwenden, um Teilbereiche zu- oder aufzuklappen. Im so gewählten Zustand würde auch ein Ausdruck erfolgen.
      • Der Bericht erscheint auch im Formular ​Prozesse zum gerade gewählten Prozess in einem neuen Register ​Überblick.
      • Folgendes ist in diesem und in allen zukünftigen Berichten möglich:
        • Beim Aufruf können Sie die gewählten Parameter ​merken lassen.
        • Sie können den Bericht außer in der Vorschau auch in Seitenansicht darstellen, drucken, die Zoomstufe ändern, den Bericht in verschiedene Dateiformate exportieren (darunter PDF, Microsoft Word und Microsoft Excel), und Sie können innerhalb des Berichts nach Text suchen (z.B. einem Wort, einer Prozessnummer oder einer Teambezeichnung).
        • Bitte beachten Sie, dass die Bildschirmvorschau, die zunächst erscheint, auf das Durchblättern am Bildschirm optimiert ist und nicht DIN A4-Seiten wiedergibt. Auf A4-Seiten ausgegeben (Seitenvorschau oder Ausdruck) umfasst der Bericht typischerweise mehr Seiten als in der Bildschirmvorschau.
      • Hinweis: Bevor Sie diesen Bericht nutzen können, müssen einmalig die SQL Server Reporting Services von einem Administrator konfiguriert werden. Das ist nach der Installation dieses Updates ein Mal notwendig und greift dann auch für zukünftige weitere Berichte.
24.02.2016
  • Korrigiert:
    • Vorgangseigenschaften mit potenziell mehreren Einträgen wurden bei der Abfrage immer mit * als Pflichtfeld gekennzeichnet, auch wenn sie keine Pflichtfelder waren.
    • Teams bekamen im Vorgangsordner tatsächlich nur Leserechte, wenn sie per zusätzlichem Prozessrecht Leserecht, aber per zusätzlichem Vorgangsrecht Änderungsrechte zugewiesen hatten. Wichtig: Zur tatsächlichen Korrektur der Zugriffsrechte in den Vorgangsordnern ist einmalig ​die Ausführung von ​Zugriffsrechte umsetzen durch einen Administrator erforderlich.
    • Wenn ein Benutzer, der nicht Mitglied der Rolle ​Administration ist, für ein in den Posteingang gezogenes Dokument gleich für jedes Team-Mitglied eine Aktivität anlegen lassen wollte, konnte eine Fehlermeldung erscheinen.
  • Verbessert:
    • Die Funktion​ Posteingangsbuch sichten bietet ein neues Ankreuzfeld ​Auch in Dateinamen suchen (langsamer). Wenn Sie das aktivieren, werden die Suchbegriffe auch in den Pfaden bzw. Dateinamen der ursprünglich in den Posteingang gezogenen Dateien sowie der für die endgültige Ablage in einem Vorgangsordner verwendeten Dateinamen gesucht. Dadurch können Sie den Posteingang gezielt nach den Dateinamen von herein gezogenen bzw. darüber abgelegten Dokumenten durchsuchen.
    • Außerdem zeigt diese Funktion in zwei weiteren Spalten ganz rechts sowohl die ursprünglich gezogenen als auch die bei der Ablage im Vorgangsordner verwendeten Dateinamen an.
    • Wenn Sie über die Funktion ​Neues Dokument in der Vorgangsübersicht ein neues Microsoft Word-Dokument erzeugen, werden nun ​{}-Platzhalter darin entfernt, wenn sie in den verfügbaren Platzhalternamen gar nicht vorkamen. Das erleichtert die Erstellung von Word-Vorlagen, die für unterschiedliche Prozesse verwendet werden sollen, weil Platzhalter, die im jeweiligen Prozess gar nicht vorkommen, nun nicht mehr ​als ​{Platzhaltername} im Dokument stehen bleiben und manuell entfernt werden müssen.
05.02.2016
  • Neu: In Objekte bearbeiten gibt es einen neuen Befehl ​Extras, Objekt löschen..., mit dem das gerade markierte Objekt nach einer Sicherheitsabfrage versucht wird, zu löschen (es wird fehlschlagen, wenn das Objekt noch in einer Vorgangseigenschaft zugewiesen wurde und also noch gebraucht wird). Mit diesem Befehl können auch nicht-Administratoren ein Objekt löschen, sofern sie in einer der Objektkategorien des Objektes Pflegerechte haben.
  • Verbessert: ​Posteingangsbuch sichten sucht die eingegebenen Suchbegriffe nun nicht nur in der Beschreibung des Zielvorgangs, sondern auch in der Beschreibung einer eventuell zugeordneten Aktivität. Hinweis: Das ermöglicht noch nicht die Suche im Posteingang nach den Dateinamen, die in eine Posteingangs-Aktivität aufgenommen wurde.
  • Geändert: Die Bildung des Suchindex über Objekte wurde geändert.
    • Suchbegriffe, die ein bestimmtes Objekt direkt finden, liefern nicht mehr auch Objekte, auf die das gefundene Objekt verweist (sehr wohl aber noch umgekehrt, also Objekte, die auf das gefundene Objekt verweisen).
    • Beispiel 1: Bei einer Objektkategorie ​Person gibt es eine Eigenschaft ​Arbeitgeber, die auf die Kategorie ​Institution verweist. Bisher fand die Suche nach der Person ​Meier auch ihren Arbeitgeber, ab diesem Update nicht mehr. Die Suche nach dem Arbeitgeber findet aber immer noch die Institution und alle Personen, die bei ihr arbeiten.
    • Beispiel 2: Gegeben sei eine Kategorie ​Straße, die eine Eigenschaft ​Ort hat, die auf einen Ort verweist. Nach wie vor findet die Suche nach einer Ortsbezeichnung auch die Straßen darin, aber die Suche einer Straßenbezeichnung findet jetzt nur noch die Straße, und nicht mehr alle anderen Straßen desselben Ortes. Diese unerwarteten Suchtreffer sind mit diesem Update entfernt.
    • Wichtig: Administratoren müssen nach der Installation dieses Updates einmalig den Suchindex via ​Extras, Administration, Suchindex neu erstellen... frisch aufbauen lassen, damit diese Änderung wirkt.
  • Korrigiert: Die Berechtigungen, die durch das Ankreuzfeld Darf Prozesse pflegen (ohne Mitgliedschaft in der Rolle Administration) erlangt werden, wurden überarbeitet:
    • Alle Datensätzen zur Prozessen, für die der angemeldete Benutzer auf einer Stelle mit aktiviertem Feld Darf Prozesse pflegen in mindestens einem Team Mitglied ist, welches Vorgänge in diesem Prozess anlegen darf, können gepflegt werden in den folgenden Dateien: ​Prozess, Musterordner, Papierordner, Papierordner-Schlagwort, Prozess-Berechtigung, Prozess-Eigenschaft, Prozess-Synonym.
    • Daten in ​Zusätzliche Prozessberechtigung können gepflegt werden, wenn die zusätzlichen Prozessberechtigungen für ein Vorgangsanlage-Team gilt, in dem der angemeldete Benutzer Mitglied ist (nur bei aktiviertem Feld ​Darf Prozesse pflegen​).​
    • Datensätze in den Dateien ​Vorlagengruppe und ​Dokumentvorlage können gepflegt werden, wenn der angemeldete Benutzer in mindestens einem Team Mitglied ist, welches Vorgänge zum Prozess anlegen darf (unabhängig vom Feld ​Darf Prozesse pflegen​). ​: Das schließt Vorlagen und Vorlagengruppen aus, die in der Vorlagengruppe explizit für ein Team angelegt wurden, in dem der angemeldete Benutzer nicht Mitglied ist, weil er diese Vorlagengruppen und Vorlagen eh nicht sehen könnte.
18.01.2016
  • Aktivitäten:
    • Bei jedem automatischen Öffnen der Aktivitätenübersicht (beim Programmstart als auch bei der ggf. eingeschalteten periodischen Prüfung) blinkt das SF Ordnerplan-Fenster das Symbol in der Taskleiste. Damit wird auch bei minimiertem Programmfenster sichtbar, wenn eine neue Aktivität anliegt.
    • Die Aktivitätsübersicht listet nun die Bezeichnung der Aktivität in der ersten Spalte, und nachfolgend Prozess und Vorgangsbezeichnung in separaten Spalten auf.
  • Neue Platzhalter:
    • ​Person und ​Stelle haben jeweils ein neues Feld ​Unterzeichnung. Dieses Feld steht als Platzhalter zum Ausfüllen von Dokumenten bereit. Damit können Sie personen- oder stellenbezogene Unterschriftsformeln wie i.A. Dr. Meier hinterlegen.
  • Vorgänge bearbeiten:
    • Wenn im Feld ​Nur mit diesem Status nur Vorgänge mit Aktivitäten gefiltert werden, werden die Vorgänge jetzt sortiert angezeigt und nicht nach ihrer letzten Verwendung.
  • Assistenten Objekt anlegen:
    • Wenn Sie das Feld Bezeichnung ausfüllten, wurde die Bezeichnung bisher schon automatisch ins Feld Kürzel übernommen. Das geschieht nun auch dann, wenn Sie das Feld Kürzel leeren. Damit können Sie eine geänderte Bezeichnung einfach dadurch ins Feld Kürzel übernehmen, indem Sie das Kürzel leeren.
  • Kennzeichnung von Pflichtfeldern:
    • Sowohl beim Anlegen als auch beim Ändern von Vorgängen und Objekten mit den jeweiligen Assistenten werden Pflichtfelder bei den Vorgangs- bzw. Objekteigenschaften nun mit einem * gekennzeichnet.​
  • Posteingang:
    • Jemand, dem die Zuordnung eines Dokumentes zugewiesen wurde, kann diese Aktivität nun gleich weiterdelegieren.
  • Neuer Befehl Vorgänge zu diesem Prozess anzeigen:
    • Dieser Befehl steht sowohl unter der ​Extras-Schaltfläche im Formular ​Prozess als auch in ​Prozesse bearbeiten als auch im Kontextmenü der Übersichtsleiste beim Recht-Klick auf einen Prozess zur Verfügung.
  • Neuer Befehl Objekte dieser Kategorie anzeigen:
    • Dieser Befehl steht sowohl unter der ​Extras-Schaltfläche im Formular ​Kategorie als auch im Kontextmenü der Übersichtsleiste beim Recht-Klick auf eine Kategorie zur Verfügung.
  • ​Formular ​Team:
    • Dieses Formular passt nun besser auf Bildschirme mit wenig Platz in der Höhe.
  • Strukturdiagramme:
    • Sie können nun auch nach Kategorie filtern.
    • Farbige Flächen im Filterbereich verdeutlichen, welche Farben im Diagramm wofür stehen.
    • Wenn Sie mit der Maus über die Diagrammelemente fahren, leuchtet das Element unter der Maus auf, um zu verdeutlichen, dass Sie es mit einem Doppelklick öffnen können.
    • Wenn ein Diagramm breiter als hoch war, skalierten die Schaltflächen ​Höhe und ​Breite anders als erwartet.
    • ​Ansicht/Aktualisieren aktualisiert jetzt auch die Auswahlfelder für Prozesse, Kategorien und Teams, sodass Neuanlagen darin sichtbar werden.
    • Die Wirkungsweise der Auswahl- und Filterfelder wurde in mehreren Punkten verfeinert.​
  • Suchindex:
    • Die Reichweite der Suche wurde reduziert, um unerwartete Suchtreffer zu vermeiden. Ein Mitglied der Rolle ​Administration​ muss nach der Installation dieses Updates einmalig den Suchindex neu erstellen lassen, um diese Änderung wirksam werden zu lassen.
21.12.2015
  • Verbessert:
    • Vorgangsübersicht:
      • ​Wenn in ​Vorgänge bearbeiten das Feld ​Nur zu diesem Objekt ausgefüllt​ wird, wurden bisher nur Vorgänge gefunden, die dieses Objekt als eine der vom Prozess definierten Vorgangseigenschaften zugewiesen hatten. Jetzt werden auch Vorgänge gefunden, die das gewählte Objekt als Ansprechpartner eingetragen haben. Das gilt bei manuellem Ausfüllen des Feldes als auch bei Aufruf aus der Objektleiste oder über den Befehl ​Vorgänge zum Objekt in ​Objekte bearbeiten.
    • Strukturdiagramme:
      • Wenn Kategoriemerkmale zusammen mit Kategorien oder Prozesseigenschaften dargestellt werden, werden jetzt auch Objekthierarchien grafisch dargestellt (in denen Merkmale von Objekten wiederum Objektverweise sind). So können Objekt- und Kategorie-Hierarchien wie ​Produktversion-Produkt-Hersteller oder ​Straße-Gemarkung-Ort oder Mitarbeiter-Firma o.ä. grafisch sichtbar gemacht werden.
      • Beim Klick auf ​Kopieren wird immer die waagerechte Ansicht kopiert (die Stern-Ansicht kann aktuell nicht in die Zwischenablage kopiert werden). Die ​Kopieren-Schaltfläche wird nun in Sternansicht automatisch deaktiviert, um das deutlich zu machen.
14.12.2015
  • Korrigiert:
    • Wenn Administratoren eine Team-Zusammenführung durchführten und wie angeboten gleich danach die Zugriffsrechte umsetzen ließen, konnte eine Fehlermeldung erscheinen.
    • Bei Prozessen mit mehreren Eigenschaften, die auf Kategorien mit inaktivem Feld ​Viele Objekte erwartet verweisen, und von denen einige keine Objekte gespeichert haben, konnten sich beim Ausfüllen der Eigenschaften eines neuen Vorgangs und darin der Neuanlage eines Objektes unerwartet weitere Assistenten parallel öffnen.
  • Neu:
    • Der Befehl ​Prozesse bearbeiten im Aufgabenblatt und im Extras-Menü bietet eine Übersicht über Prozesse ähnlich wie ​Vorgänge bearbeiten oder ​Objekte bearbeiten.
    • Der Befehl ​Strukturdiagramm öffnen im Aufgabenblatt und im Extras-Menü bietet eine grafische Übersicht über Prozesse und ihre Eigenschaften, Kategorien und ihre Eigenschaften sowie Berechtigungen für Teams und stellen. Das Diagramm ist in vielen Eigenschaften anpassbar.​ Mit dieser Funktion können Sie in Sekundenschnelle eine grafische Übersicht über Prozessstrukturen, Eigenschaften, Kategorien, Merkmale, Teammitgliedschaften und Berechtigungen anzeigen. Durch Doppelklick auf ein Element wird die entsprechende Bildschirmmaske (Prozess, Kategorie, Merkmal, Team oder Stelle) geöffnet.
  • Verbessert:​
    • Bei der Auswahl eines Prozesses im Assistenten ​Vorgang anlegen​ kann nun auch nach der vollständigen Prozessnummer gesucht werden. Wenn Sie also die gewünschte Prozessnummer auswendig wissen, können Sie auch einfach die als Suchbegriff eintippen.
    • Im Assistenten ​Vorgang anlegen erscheinen bei den Vorgangsdetails ggf. beim Prozess erfasste Bemerkungen (die gerne für Hinweise zum Ausfüllen der Vorgangseigenschaften verwendet werden).
    • Im Assistenten ​Aktivität bearbeiten erscheinen auf der ersten Seite nun die Bezeichnung und ggf. Bemerkungen zur Aktivität.
    • In ​Objekte bearbeiten gibt es einen neuen Befehl ​Vorgänge zum Objekt,​ der die Vorgangsübersicht gefiltert nach dem gerade markierten Objekt aufruft. Damit können Sie zu einem Objekt auch aus der Objektübersicht heraus alle Vorgänge anzeigen lassen, die dieses Objekt als Eigenschaft zugeordnet haben.​
    • Zum Ausfüllen von Dokumentplatzhaltern stehen nun neben den bekannten Platzhaltern ​Tagesdatum und ​Vorgangsdatum auch neue Platzhalter ​TagesdatumISO und ​VorgangsdatumISO zur Verfügung, die ein Datum anstatt in der Form TT.MM.JJJJ in der Form JJJJ-MM-TT ausgeben. Diese können in Vorlagen als auch in vorgeschlagenen Dateinamen von Vorlagen verwendet werden.
    • Einige Formulare wurden so überarbeitet, dass sie besser auf kleine Bildschirme passen.
    • Beim nachträglichen ​Bearbeiten eines Vorgangs gibt es nun keine erneute Doublett​enprüfung und entsprechende Warnmeldung mehr.
    • Beim Posteingang erscheint zum Feld Für jedes Vorgangsteam-Mitglied eine Aktivität erstellen beim Draufzeigen mit der Maus die Erläuterung Erstellt für jedes Mitglied des Teams des Vorgangs eine eigene, eigens abzuschließende Aktivität (z. B. damit jedes Team-Mitglied Kenntnis von etwas nimmt).
    • Einige Spaltenüberschriften in Datenübersichten sind jetzt klarer beschriftet:
      • Vorgangsübersicht: Die Spalte ​Vollständige Bezeichnung heißt jetzt ​Vorgang.
      • Die Spalte​ ​Bezeichnung heißt jetzt ​Aktivität.
      • Objektübersicht: Die Spalte ​ID heißt jetzt ​Objekt.
      • Prozessübersicht: Die Spalte ​Bezeichnung heißt jetzt ​Prozess.
21.11.2015
  • Korrigiert:
    • Das Übernehmen von Dokumenten durch Ziehen-und-Ablegen mit dem Posteingangs-Assistenten protokollierte die Aktion im Posteingangsbuch seit dem Update vom 07.11.2015 nur noch dann, wenn eine Aktivität mit erzeugt wurde.
  • Verbessert:
    • In ​Vorgänge bearbeiten und ​Aktivitäten bearbeiten ist im Feld ​Nur mit diesem Status der Eintrag ​Auch inaktive jetzt klarer mit ​Auch abgeschlossene beschriftet.
    • Formeln berechneter Eigenschaften können Merkmale nun anstatt mit eckigen Klammern wie ​[Merkmalsname] jetzt auch geschweiften Klammern wie ​{Merkmalsname} verarbeiten. Das ist konsistent mit der Schreibweise von Platzhalten in Dokumentvorlagen. Vorhandene berechnete Eigenschaften werden ggf. automatisch ins neue Format konvertiert.
    • Im Assistenten ​Zugriffsrechte umsetzen können Sie nun nach einem Team und/oder einem Prozess filtern, um die Rechte nur auf gezielte Teilbereiche und somit schneller umsetzen zu lassen.
    • Während der Assistent ​Zugriffsrechte umsetzen läuft, können Sie jetzt andere Dinge innerhalb von SF Ordnerplan tun, ohne dazu eine zweite Instanz starten zu müssen.
    • Für Netzwerkadministratoren gibt es eine neue ausführbare Kommandozeilendatei ​SetPermissions.exe. Diese kann von einem geplanten Task, angemeldet als ein Benutzerkonto mit SF Ordnerplan-Administrationsrechten, unbeaufsichtigt z.B. nächtlich aufgerufen werden. Dieses neue Programm macht dasselbe wie der Assistent ​Zugriffsrechte umsetzen (ohne Filterung nach Team oder Prozess) und protokolliert seine Aktionen außer auf der Kommandozeile auch in der Datenbank-Datei ​Protokoll. Damit können die nächtlichen sowie die manuellen Aufrufe der Rechte-Umsetzung gleichartig nachvollzogen und kontrolliert werden. Die Umsetzung wird ggf. automatisch für alle Mandanten einer Datenbank durchgeführt. Wichtig: In diesem und nur diesem Update liefern wir die Datei ​SetPermissions.exe.config mit. Bitte tragen Sie dort bei ​Server= Ihren Datenbankserver und bei ​Database= Ihren Datenbanknamen ein. Sie können diese Angaben Ihrer bestehenden Datei ​SFOrdnerplan.exe.config entnehmen. Zukünftige Updates werden diese Datei nicht mehr​ mitliefern, um Ihre angepasste Version nicht zu überschreiben. Nach Anpassung der Datei können Sie einen geplanten Task zum Aufruf wie oben beschrieben einrichten.
19.11.2015
  • Korrigiert:
    • Merkmale, die nur in Prozesseigenschaften, nicht aber in Objektkategorien verwendet wurden, waren für Personen, die keine Prozesse pflegen dürfen, nicht sichtbar.
  • Verbessert:
    • In Aktivitäten bearbeiten können Sie nicht mehr nur nach aktiven/inaktiven Aktivitäten filtern, sondern auch nach aktiven, deren Feld Geplantes Datum heute, bis morgen, bis 3, 7, 14, 30 oder 90 Tage in die Zukunft reicht.
    • In Vorgänge bearbeiten können Sie analog dazu aktive Vorgänge mit offenen Aktivitäten für heute, bis morgen, bis 3, 7, 14, 30 oder 90 Tage in die Zukunft filtern.
    • In ​Extras/Optionen... können Sie im neuen Feld ​Vorgangssuche: Standardmäßige Statussuche die Voreinstellung dieses Feldes wählen (das ersetzt das vormalige Feld ​​Vorgangssuche: Inaktive Vorgänge standardmäßig anzeigen​).
    • In der Vorgangsübersicht trägt der Befehl ​Extras, Ordnerpfad kopieren den gewählten Vorgang in die Liste zuletzt verwendeter Vorgänge ein.​
    • In Feldern mit mehreren Werten (z. B. im Feld ​Synonyme in Assistenten) können Sie die zu pflegende Werteliste jetzt auch per Tastatur via Strg+O (Öffnen) erreichen. ​Entf leert das Feld.
    • Das Formular ​Kategorie hat eine andere Anordnung und passt jetzt auf schmalere Bildschirme.
    • Beim Erzeugen eines Dokuments oder bei der Zuordnung eines Dokumentes aus dem Posteingang ist das Feld ​Neuer Ordner jetzt klarer mit ​Neuer Unterordner beschriftet.
    • Beim Anlegen eines neuen Vorgangs erscheint bei den Vorgangsdetails im Text der Hinweis, dass die Vorgangssuche nach allen Feldern außer ​Zusatzinfo und ​Bemerkungen sucht.
    • In Ad-hoc-Abfragen stehen neue Felder zur Verfügung:
      • Aktivitäten:
        • Tage bis zum geplanten Datum enthält die Anzahl von Tagen, die von heute bis zum Feld ​Geplanten Datum noch bleiben (negativ, wenn das geplante Datum bereits überschritten wurde).
      • Vorgänge:
        • ​Ablaufdatum enthält ggf. das Datum, an dem ein abgeschlossener Vorgang laut Vorgangs- bzw. Prozessdefinition (in den Feldern Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungsfrist-Einheit​​) abläuft.
        • Abgelaufen seit Tagen enthält die Anzahl von Tagen, seit denen ein abgeschlossener Vorgang laut derselben Definition abgelaufen ist (negativ, wenn er erst in der Zukunft ablaufen wird).
07.11.2015
  • Korrigiert:
    • Beim Bearbeiten einer Aktivität, für die Sie nicht zuständig sind, die aber über das Feld ​Sichtbar für alle für jeden sichtbar ist, konnte die Fehlermeldung ​Die Sequenz enthält keine Elemente erscheinen. Da Sie eine solche Aktivität nur sehen, nicht aber ändern dürfen, wird der Bearbeitungsversuch jetzt gleich mit einer entsprechenden Meldung abgewiesen.
    • Je nach verwendeter Version von Microsoft Outlook konnte das Ziehen einer E-Mail mit leerem Betreff in den Posteingang durch den damit übermittelten leeren Dateinamen die​ Fehlermeldung Keine der Zeichen im Namen sind gültig für den aktiven Dokumentablage-Provider​ erscheinen.
    • Das folgende, sehr spezielle Szenario führte zu einem Fehlverhalten: Sie haben eine Prozesseigenschaft mit mehreren möglichen Werten (mit dem Feld ​Maximale Anzahl größer als 1), die auf eine Kategorie verweist, deren Feld ​Viele Objekte erwartet nicht aktiviert ist. In der Kategorie sind keinerlei Objekte angelegt. Sie bearbeiten einen Vorgang zu diesem Prozess und wählen für die Prozesseigenschaft die Schaltfläche "...", um Objekte der Kategorie aus einer ankreuzbaren Liste auszuwählen. Dann erschien trotz leerer Kategorie ein ankreuzbarer Datensatz namens ​(unbekannt), und nach Auswahl und ​Weiter im Vorgangs-Assistenten erschien die Fehlermeldung Die Umwandlung ist ungültig.
  • Verbessert:
    • In ​Extras/Optionen... gibt es ein neues Feld ​Max. Anzahl Suchtreffer in der Vorgangsübersicht mit dem bisher immer verwendeten Standardwert 100. Sie können damit zwischen 1 und 99.999 anzuzeigende Suchtreffer einstellen.
    • In ​Extras/Optionen...​ gibt es zum (ausgefüllten) Feld Beim Programmstart offene Aktivitäten anzeigen ein neues Ankreuzfeld Aktivitäten auch periodisch prüfen. Falls das erste Feld ausgefüllt und das zweite angekreuzt ist, prüft SF Ordnerplan ein Mal pro Minute, ob andere Benutzer für Sie Aktivitäten angelegt haben. Falls ja, wird die Übersicht ​Aktivitäten bearbeiten automatisch geöffnet und angezeigt, sofern sie nicht schon geöffnet sein sollte.
    • In allen Datenübersichten (wie z.B. ​Vorgänge bearbeiten oder die Prozessauswahl im Assistenten ​Neuer Vorgang​)​​ können Sie den gewünschten Datensatz jetzt auch per Tastatur über ​Strg+Nach oben bzw. ​Strg+Nach unten in der Trefferliste auswählen, selbst wenn Sie gerade in einem Eingabefeld stehen. Ebenso können Sie in Assistenten die so getroffene Auswahl mit der Eingabetaste übernehmen.
    • Das Vorgangsdatum kann jetzt ab dem Jahr 1900 eingetragen werden (bisher ab 2000).​​​​
    • In ​Vorgänge bearbeiten erscheint die Spalte ​Offene Aktivitäten jetzt vor der oft sehr breiten Spalte mit den Haupteigenschaften des Vorgangs.​
    • In Dateinamen abzulegender Dokumente im Posteingang sowie beim Erzeugen von Dokumenten werden doppelte Leerschritte durch einzelne ersetzt sowie führende und nachfolgende abgeschnitten. Das ist insbesondere nützlich, wenn im Dateinamen neu zu erzeugender Dokumente Platzhalter von Vorgangseigenschaften mit leeren Werten verwendet wurden.
    • Sowohl beim Posteingangs-Assistenten als auch beim Bearbeiten einer Posteingangs-Aktivität mit zuzuordnenden Dokumenten können bei Verwendung des Ankreuzfeldes ​Für jedes Vorgangsteam-Mitglied eine Aktivität anlegen im nächsten Schritt gleich alle Details der Aktivität eingestellt werden.
23.09.2015
  • Personen, die Prozesse pflegen dürfen (und nicht in der Rolle ​Administration sind), können jetzt nur noch diejenigen Prozesse pflegen, für die sie auch das Recht hätten, Vorgänge anzulegen. Hinweis: Unverändert bleibt, dass nur die ​Administration Merkmale und Kategorien pflegen kann. Eine Person auf einer Stelle mit dem Recht ​Darf Prozesse Pflegen alleine darf also zwar z.B. neue Prozesseigenschaften für einen entsprechenden Prozess definieren, kann sich dabei​ aber nur auf bereits existierende (von Administratoren angelegte) Kategorien und Merkmale stützen.​
17.09.2015
  • Personen, die Prozesse pflegen dürfen, dürfen nun alle Datensätze der Datei ​Merkmal sehen (vormals durften sie nur die von Prozessen, in denen sie Vorgänge anlegen durften, sehen).​​​
09.09.2015
  • Prozesseigenschaften können stillgelegt werden
    Bei den Eigenschaften von Prozessen gibt es ein neues Ankreuzfeld ​Diese Eigenschaft bei neuen Vorgängen nicht mehr abfragen. Wenn dieses Feld aktiviert wird, wird die jeweilige Prozesseigenschaft beim Anlegen eines neuen Vorgangs nicht mehr abgefragt. Bei bestehenden Vorgängen bleiben darin gespeicherte Vorgangseigenschaften aber erhalten. Beim Bearbeiten eines existierenden Vorgangs werden die stillgelegten Vorgangseigenschaften noch angezeigt und sind änderbar, sofern sie beim betreffenden Vorgang tatsächlich nicht-leer ausgefüllt waren. Ist die stillgelegte Eigenschaft bei einem Vorgang gar nicht ausgefüllt oder leer, wird sie auch beim Bearbeiten eines existierenden Vorgangs nicht mehr angezeigt.
  • Mehrfach-Eigenschaften bei Prozessen
    • Bei Prozesseigenschaften gibt es neue Felder ​Minimale Anzahl und ​Maximale Anzahl. Der Standardwert ist jeweils 1 und bewirkt das Verhalten wie bisher. Sie können nun aber z. B. definieren, dass eine bestimmte Eigenschaft mindestens 3 und höchstens 8 mal erfasst werden muss. Wenn das Feld Pflichtfeld deaktiviert ist, kann die Eigenschaft dann entweder völlig leer bleiben oder aber Einträge gemäß den entsprechenden Mindest- und Höchst-Anzahlen tragen. Wenn das Feld ​Pflichtfeld aktiviert ist. müssen die betreffenden Anzahlen von Eintragungen bei Vorgängen erfasst werden.
    • Beim Anlegen und Bearbeiten von Vorgängen erscheint für solche Mehrfach-Eigenschaften ein einziges Feld, in dem die gewählten Einträge incl. Anzahl dargestellt werden. Durch die Schaltfläche ​... rechts neben dem Feld gelangen Sie in ein Fenster, in dem Sie per ​Hinzufügen und ​Entfernen im Rahmen der minimal und maximal vorgegebenen Anzahlen beliebig viele Elemente eintragen können.
    • Mehrfach erfasste Eigenschaftswerte werden unabhängig von der Erfassungsreihenfolge sortiert gespeichert (bei Werten wie Text, Zahl, Datum danach sortiert, bei Objektverweisen alphabetisch nach Objektbezeichnung).
    • Für die Mehrfach-Eigenschaften stehen Platzhalter zum Ausfüllen von Dokumenten wie gewohnt zur Verfügung, aber mit folgenden Erweiterungen:
      • Die Platzhalter enthalten eine laufende Nummer. Wenn z. B. eine Mehrfacheigenschaft ​Farbe als gelb, grün, rot erfasst ist, so stehen die Platzhalter Farbe_1 (ergibt gelb), Farbe_2 (ergibt grün), Farbe_3 (ergibt rot) für Dokumente zur Verfügung.
      • Falls die mehrfach erfassten Werte Verweise auf Stammdatenobjekte sind, stehen deren Eigenschaften ebenfalls entsprechend zur Verfügung, also z. B. bei mehrfachen Verweisen auf ​Fahrzeug-Objekte, die jeweils ein Feld ​Hersteller haben, als ​Fahrzeug_1_Hersteller, Fahrzeug_2_Hersteller usw.
      • Ebenso stehen die Werte berechneter Eigenschaften je erfasstem Element zur Verfügung. Wenn mehrere Teilnehmer mit einer berechneten Eigenschaft ​Anschrift zugeordnet sind, lauten die Platzhalter entsprechend ​Teilnehmer_1_Anschrift, Teilnehmer_2_Anschrift usw.
      • Für jede Mehrfacheigenschaft gibt es einen Liste-Platzhalter (ähnlich wie bei Ansprechpartnern), der eine Semikolon-getrennte Liste der Eigenschaften aller erfassten Elemente enthält, also z.B. ​Farbe_Liste (ergibt ​gelb; grün; rot), ​Fahrzeug_Liste_Hersteller(ergibt ​Audi; BMW; Mercedes; VW), und auch bei berechneten Eigenschaften etwa Teilnehmer_Liste_Anschrift.
  • Verbesserter Assistent Aktivität bearbeiten
    Der Assistent ​Aktivität bearbeiten führt die Option ​Ändern: Ich möchte die Details der Aktivität bearbeiten jetzt als erste Option und standardmäßig ausgewählt auf. Auf seiner zweiten Seite, ​Angaben zur Aktivität wird jetzt der Vorgang angezeigt, zu dem die Aktivität ggf. gehört.
  • Verbesserte Fehlerüberprüfung bei Formeln
    Wenn Sie in der Datei ​Berechnete Eigenschaft einer Kategorie eine Formel mit einem Syntaxfehler erfassen, zeigt die erscheinende Fehlermeldung​ den Punkt, an dem der Fehler in der Formel entdeckt wurde, deutlicher an.
  • Vorgang bearbeiten direkt aus Aktivitäten heraus
    Auch in ​Aktivitäten bearbeiten können Sie jetzt unter ​Extras den Befehl ​Vorgang bearbeiten aufrufen, um die Details des Vorgangs der Aktivität zu ändern.
  • Excel-Dateien mit Makros als Vorlagen
    Eine Vorlage mit einer Microsoft Excel-Datei mit Makros (.xlsm) kann jetzt als Vorlage bei Prozessen als auch global verwendet werden, sofern in ​Extras/Optionen im Feld die jeweilige Dateinamenserweiterung als gültig eingetragen ist. Vormals konnte bei Vorlagen mit Makros beim Ausfüllen von Dokumenten eine Fehlermeldung erscheinen.
  • Kategoriebemerkungen werden bei Objekten angezeigt
    Die Assistenten ​Objekt anlegen und ​Objekt bearbeiten führen nun auf der Details-Seite ggf. erfasste Bemerkungen zu allen Kategorien auf, zu denen das jeweilige Objekt gehört. Dadurch werden also bei den Kategorien eingetragene Erfassungs-Hinweise beim Anlegen oder Ändern von Objekten klar angezeigt.
  • Vereinfachter Posteingangs-Assistent
    Der Assistent ​Posteingang fragte bisher die Optionen ​Den Vorgangsordner danach anzeigen und ​Für jedes Vorgangsteam-Mitglied eine Aktivität erstellen frühzeitig und in einer eigenen Seite des Assistenten ab. Die beiden Optionen werden nun im Schritt Ordner und Dateinamen als letzte Felder abgefragt; der separate Schritt dafür entfällt.
  • Objekte aus Vorgangseigenschaften als Ansprechpartner verfügbar
    Im Assistenten ​Neues Dokument stehen als Empfänger nicht mehr nur die explizit als Ansprechpartner beim Vorgang hinterlegten Objekte zur Verfügung, sondern auch normale Vorgangseigenschaften, die auf Objekte einer als Ansprechpartner deklarierten Kategorie zeigen, zur Verfügung. Beispiel: Sie haben einen Vorgang, der einen Kunden als Prozesseigenschaft abfragt. Sofern bei der Kategorie des Kunden-Objekts das Feld ​Steht für Ansprechpartner aktiviert ist, steht dieser Kunde nun automatisch als Empfänger von Schreiben oder E-Mails zur Verfügung. Sie brauchen ihn also dem Vorgang nicht mehr nur zu diesem Zweck nochmal explizit als Ansprechpartner hinzuzufügen. Angeboten werden nun beim Erzeugen von Dokumenten alle explizit eingetragenen Ansprechpartner (wie bisher), aber zusätzlich auch alle Vorgangseigenschaften mit Objekten aus Ansprechpartner-Kategorien, auch wenn diese nicht nochmal extra als Ansprechpartner eingetragen wurden.
  • Leistungsverbesserungen beim Ändern von Kategorien
    Bisher wurde der Suchindex aller Objekte einer Kategorie aktualisiert, wenn irgend ein Feld einer Kategorie geändert wurde. Ab sofort geschieht das nur noch, wenn die ​Bezeichnung der Kategorie geändert wird. Andere, für den Suchindex nicht relevante Felder wie z.B. ​Viele Objekte erwartet oder ​Steht für Ansprechpartner können nun geändert werden, ohne dass der Such​index aller Objekte der Kategorie neu erstellt wird. Das Speichern geht in solchen Fällen also entsprechend schneller. Dasselbe gilt analog auch für andere Felder in anderen Dateien.
  • Neuer Assistent ​Vorgangsobjekte bearbeiten
    Sowohl in der Vorgangs- als auch in der Aktivitätenü​bersicht findet sich in ​Extras ein neuer Befehl ​Vorgangsobjekte bearbeiten. Er bietet alle Stammdatenobjekte, die dem jeweiligen Vorgang zugeordnet sind, an. Für das jeweils gewählte Objekt führt das automatisch in den Assistenten ​Objekt bearbeiten. Dadurch können Sie nicht nur die Eigenschaften eines Vorgangs, sondern die darin verwiesenen Objekte selbst schnell zur Ansicht (z. B. zum Nachschlagen einer Telefonnummer) oder Änderung aufrufen, ohne das dem Vorgang zugeordnete Objekt in der Datenmaske öffnen oder in der Objekt-Übersicht nochmal suchen zu müssen.
  • Objekt- und Vorgangseigenschaften können länger sein
    Das Feld ​Text in den Dateien Objekteigenschaft und ​Vorgangseigenschaft kann nun, wie Objektbezeichnungen auch, bis zu 255 Zeichen aufnehmen (vormals 100).
10.08.2015
  • Gültigkeitsprüfungen über reguläre Ausdrücke auch für Bezeichnungen und Kürzel von Objekten
    • Ähnlich wie ab Programmstand 23.07.2015 bei Text-Merkmalen können Sie nun auch bei Kategorien reguläre Ausdrücke für die Syntaxprüfung von Bezeichnung und Kürzel von Objekten definieren. Dazu gibt es in der Datei Kategorie die neuen Felder Regulärer Ausdruck (Objektbezeichnung) und Regulärer Ausdruck (Objektbezeichnung): Fehlermeldung sowie Regulärer Ausdruck (Objektkürzel) und Regulärer Ausdruck (Objektkürzel): Fehlermeldung.
    • Sowohl bei der Neuanlage als auch bei der nachträglichen Änderung von Objekten werden diese Ausdrücke im zweiten Schritt des Assistenten (in dem die Kategorien festgelegt werden) geprüft. Bei Eingaben, die zu den regulären Ausdrücken der gewählten Kategorie(en) nicht passen, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Gehen Sie dann im Assistenten einen Schritt zurück, ändern die Bezeichnung und/oder das Kürzel, und wählen die gewünschten Kategorien erneut.
    • Der leichteren Lesbarkeit wegen erscheinen jetzt alle Felder für reguläre Ausdrücke (sowohl bei Kategorien als auch bei Text-Merkmalen) in einer Schriftart mit fester Zeichenbreite.
    • Beispiel: Wenn Sie in beiden Feldern Regulärer Ausdruck (Objektbezeichnung) und Regulärer Ausdruck (Objektkürzel) jeweils den Text ^\d{3} eintragen, wird verlangt, dass Objektbezeichnungen und -kürzel in der jeweiligen Kategorie mit drei Ziffern beginnen, aber beliebig weitergehen können.
  • ​Beliebig viele Ansprechpartner je Vorgang
    • Kategorien als Ansprechpartner markieren
      • Kategorien haben ein neues Ankreuzfeld Steht für Ansprechpartner. Dieses Feld können Sie bei beliebigen Kategorien aktivieren, deren zugehörige Objekte grundsätzlich als Ansprechpartner zu Vorgängen verwendet werden können sollen.
      • Beispiel: Aktivieren Sie das Ankreuzfeld z.B. bei Kategorien wie Kontakte, Personen, Kunden, Lieferanten, Behörden o.ä.
    • Vorgängen Ansprechpartner zuordnen
      • Sowohl bei der Neuanlage (Neuer Vorgang... in der Vorgangsübersicht) als auch beim Ändern (Bearbeiten... in der Vorgangsübersicht) von Vorgängen können Sie dem jeweiligen Vorgang beliebig viele Objekte der so markierten Kategorien als Ansprechpartner für diesen Vorgang hinzufügen. So "weiß" jeder Vorgang, wer an ihm alles grundsätzlich beteiligt ist.
    • Suchen von Vorgängen über ihre Ansprechpartner
      • Vorgänge sind auch unter den Namen und Eigenschaften der zugeordneten Ansprechpartner-Objekte suchbar.
      • Beispiel: Geben Sie in der Vorgangsübersicht den Namen eines Ansprechpartners ein, so werden die Vorgänge angezeigt, bei denen dieser als Ansprechpartner eingetragen ist.
    • Verwenden von Ansprechpartnern beim Anlegen von Dokumenten
      • Falls einem Vorgang Ansprechpartner zugeordnet wurden, können Sie diese im Assistenten Neues Dokument als Empfänger auswählen. Darin werden Ihnen also genau die Ansprechpartner angeboten, die mit dem jeweiligen Vorgang auch zu tun haben. Das ergibt weitere Platzhalter, die zum automatischen Ausfüllen von Dokumentnamen und -inhalten verfügbar sind:
        • Die weiteren Platzhalter sind für die tatsächlich für das Dokument ausgewählten Ansprechpartner verfügbar (nicht ausgewählte Ansprechpartner treten dabei nicht auf). Sie werden auch im Protokoll im letzten Schritt des Assistenten aufgeführt. Wenn Sie sie sehen möchten, deaktivieren Sie in Extras, Optionen... das Feld Assistenten bei Erfolg automatisch schließen. So können Sie leicht feststellen, welche Platzhalter alle zur Verfügung stehen, und damit Ihre Vorlagen entsprechend anpassen.
        • Sie können mehrere Ansprechpartner auswählen. Das ergibt Platzhalter Ansprechpartner1, Ansprechpartner2 usw. für die Objektbezeichnungen der Ansprechpartner sowie Ansprechpartner1_(Eigenschaft), Ansprechpartner2_(Eigenschaft) usw. für jede Objekteigenschaft jedes der gewählten Ansprechpartnerobjekte. Bei nur einem gewählten Ansprechpartner heißen die zugehörigen Platzhalter dennoch Ansprechpartner1, Ansprechpartner1_(Eigenschaft) etc.
        • Außerdem gibt es Platzhalter Ansprechpartnerliste sowie pro Objekteigenschaft auch Ansprechpartnerliste_(Eigenschaft), die eine Semikolon-getrennte Liste der Objektbezeichnungen bzw. der Objekteigenschaften enthalten.
        • Dies alles gilt auch für berechnete Eigenschaften (siehe unten).
        • Für die Anlage von neuen E-Mails für Microsoft Outlook (also für .msg-Dateien) stehen separate Ansprechpartnerfelder für den oder die Empfänger (Ansprechpartner1, Ansprechpartner1_(Eigenschaft), Ansprechpartnerliste, Ansprechpartnerliste_(Eigenschaft) usw.), die CC-Empfänger (Ansprechpartner1_CC, Ansprechpartner1_CC_(Eigenschaft), Ansprechpartnerliste_CC, Ansprechpartnerliste_CC_(Eigenschaft) usw.) sowie für den oder die BCC-Empfänger (Ansprechpartner1_BCC, Ansprechpartner1_BCC_(Eigenschaft), Ansprechpartnerliste_BCC, Ansprechpartnerliste_BCC_(Eigenschaft) usw.) zur Verfügung.
        • All diese Platzhalter werden auch im vorgeschlagenen Dokumentnamen (aus der jeweiligen Vorlage) eingefügt, sobald Ansprechpartner ausgewählt werden und das jeweilige Eingabefeld verlassen wird (also z.B. bei Klick auf Weiter oder in den Dokumentnamen).
      • Beispiel: Einem Vorgang sind 15 Ansprechpartner zugeordnet. Die Ansprechpartner haben außer ihrer Bezeichnung alle eine (feste oder berechnete) Eigenschaft Mailadresse. Zwei davon, Meier und Müller werden als Adressat einer neuen E-Mail beim Anlegen des Dokuments ausgewählt. Dann funktioniert folgendes:
        • Bei der Erzeugung eines neuen E-Mail-Dokuments können Sie bei entsprechender Eingabe von Mail an {Ansprechpartnerliste} vom {Tagesdatum} im Feld Zieldateiname mit Platzhaltern der Vorlage erreichen, dass als Dokumentname nach Auswahl der Ansprechpartner Mail an Meier; Müller vom 10.08.2015 automatisch vorgeschlagen wird.
        • Wenn Sie im Feld An der Outlook-E-Mail-Vorlage {Ansprechpartnerliste_Mailadresse} eingetragen haben, werden automatisch die betreffenden E-Mailadressen, etwa meier@outlook.de; mueller@meinefirma.org in die E-Mail eingetragen.
        • Dasselbe können Sie analog für {Ansprechpartnerliste_CC_Mailadresse} und {Ansprechpartnerliste_BCC_Mailadresse} in den jeweiligen Outlook-Feldern der Vorlage erreichen.
  • Vereinfachung des Assistenten zum Anlegen eines Dokumentes
    • Die bisher separaten Schritte zur Angabe des Ordners und des Dateinamens sind nun in einem einzigem Schritt zusammengefasst.
  • Ausfüllen von Platzhaltern auch für unformatierte Textdateien
    • Auch in Vorlagen für unformatierte Textdateien (*.txt) können Sie jetzt {}-Platzhalter verwenden, die beim Anlegen eines Dokuments aus einer solchen Vorlage automatisch mit den Vorgangseigenschaften ausgefüllt werden.
    • Technischer Hinweis: Nach dem Ausfüllen werden die txt-Dateien grundsätzlich im UTF-8-Zeichensatz und ohne Byte-Order-Mark (BOM) im Vorgangsordner gespeichert. Verwenden Sie keine Platzhalter, wenn es z.B. erforderlich ist, dass die Datei im ANSI-Zeichensatz gespeichert wird (wenn die Vorlage so vorlag).
  • Berechnete Eigenschaften für Vorgänge und Ansprechpartner
    • Sinn und Zweck
      • Über berechnete Eigenschaften können Sie beim Ausfüllen von Platzhaltern in neu angelegten Dokumenten weitere Platzhalter bereitstellen, deren Inhalt sich über eine eingebbare Formel aus anderen Eigenschaften berechnet.
      • Beispiel 1: Sie haben eine Objektkategorie Person, die außer der Objektbezeichnung auch noch ein einstelliges Textfeld Geschlecht (mit Inhalt m oder w) enthält. Dann können Sie eine berechnete Eigenschaft Briefanrede bereitstellen, die aus Geschlecht und Objektbezeichnung automatisch Text wie Sehr geehrte Frau Meier oder Sehr geehrter Herr Müller bildet. Das erleichtert das Ausfüllen von Dokumenten, weil fertig vorliegende Platzhalter in den Vorlagen verwendet werden können.
      • Beispiel 2: Sie haben zwei verschiedene Kategorien mit aktiviertem Feld Steht für Ansprechpartner. Eine hat eine Eigenschaft E-Mail mit der E-Mailadresse, bei der anderen Kategorie heißt die Eigenschaft aber email-Adresse. Einem Vorgang sind Objekte aus beiden Kategorien als Ansprechpartner zugeordnet, und Sie möchten an alle diese ein neues E-Mail-Dokument erstellen. Dann können Sie eine berechnete Eigenschaft Mailadresse definieren, die für beide Kategorien unterschiedlich berechnet wird: Bei einer wird die Eigenschaft E-Mail herangezogen, bei der anderen email-Adresse. Sie erhalten dann über die berechnete Eigenschaft Mailadresse immer die richtige E-Mail-Adresse, egal in welcher Eigenschaft sie tatsächlich gespeichert war. Deshalb können Sie in der Outlook-Vorlage im Feld An den Platzhalter {Ansprechpartnerliste_Mailadresse} verwenden, und beide Mailadressen werden korrekt erscheinen, auch wenn sie aus verschiedenen Merkmalen verschiedener Kategorien stammten.
    • So funktioniert es
      • Neue Datei Berechnetes Merkmal
        • In dieser Datei füllen Sie die Felder Bezeichnung und Platzhalter in Dokumenten aus. Sie können beliebig viele berechnete Merkmale definieren. Beachten Sie, dass die berechneten Merkmale global (im ganzen Mandanten) für alle Kategorien zur Verfügung stehen.
        • Beispiel (siehe die Beispiele 1 und 2 unter Sinn und Zweck): Erfassen Sie zwei berechnete Merkmale mit beliebigen Namen, und zwar eines mit Platzhalter Briefanrede und eines mit Platzhalter Mailadresse.
      • Kategorien können berechnete Eigenschaften haben
        • In jeder Kategorie können Sie im neuen Register Berechnete Eigenschaften für jedes erfasste berechnete Merkmal eine Formel ähnlich wie in Tabellenkalkulationsprogrammen eingeben. Das Ergebnis ist immer ein Text, der unter einem entsprechenden Platzhalternamen für das Ausfüllen neuer Dokumente verfügbar ist.
        • Beispiel 1: Für die oben erwähnte Briefanrede könnten Sie in der betreffenden Kategorie für die Eigenschaft Briefanrede die folgende Formel eingeben:
          Wenn([Geschlecht] = "m", "Sehr geehrter Herr ", "Sehr geehrte Frau ") & [Objektbezeichnung]
        • Beispiel 2: Für die einheitlich verfügbare berechnete Eigenschaft Mailadresse können Sie in der einen Kategorie als Formel [E-Mail] und in der anderen [email-Adresse] verwenden, die beide einfach die jeweils gültige Eigenschaft der jeweiligen Objekte abruft.
      • Folgende Elemente sind in Formeln verfügbar:
        • Konstante Text in Anführungszeichen:
          "Sehr geehrter Herr"
          Wenn Anführungszeichen im Text selbst vorkommen sollen, verdoppeln Sie sie:
          "Hier kommt ein Anführungszeichen "" und hier geht es weiter"
        • Verkettung von Texten mit &:
          "Hallo" & " " & "Welt!"
        • Schlüsselwörter für ein Tabulatorzeichen, eine Zeilenschaltung (neue Zeile, aber kein neuer Absatz in Microsoft Word) und ein Absatzende:
          "1." & Tab & "Herrn Meier" & Zeile & "im Hause" & Absatz
        • Verweise auf beliebige andere (nicht-berechnete) Platzhalter eines Vorgangs durch Angabe des Platzhalters in eckigen Klammern:
          "An " & [Ansprechpartner1_Anredename] & " (" & [Objektbezeichnung] & ") zum " & [Vorgangsdatum]
        • Funktion, um zwischen zwei Fällen zu unterscheiden:
          Wenn([Geschlecht] = "m", "Herr", "Frau")
        • Für Textvergleiche stehen zur Verfügung
          Test auf gleich, ungleich, kleiner als, größer als: = # < >
          Mustervergleich
          Wenn([Anrede] Wie "H*", "Herr", "Frau")
        • Funktionen zum Umwandeln von Text in Groß- oder Kleinbuchstaben:
          Wenn(Klein([Geschlecht]) = "m", "Herr", "Frau") & Zeile & Groß([Nachname])
        • Funktion zum Suchen und Ersetzen von Text:
          Wechseln([Titel], "Dr.", "Doktor")
        • Funktion zum Bereinigen von Text von führenden/nachfolgenden Leerschritten um Zeilen oder Absätze und zum Ersetzen von mehrfachen Leerschritten durch einzelne:
          Glätten([Titel] & " " & [Nachname])
        • Verknüpfungen mit Und/Oder/Nicht sowie beliebig tief verschachtelte Klammerausdrücke:
          Wenn(([Titel] = "Dr." Oder [Titel] = "Doktor") Und Nicht([PLZ] < "10000"), "Ja", "Nein")
        • Formeln können bis zu 4.000 Zeichen lang sein.
  • Verbesserungen bei der Aktivitätsübersicht
    • Das Feld Suchbegriffe (? und * erlaubt) erscheint jetzt als oberstes Feld.
    • Aktivitäten erscheinen sortiert nach den Feldern Geplantes Datum und Geplante Uhrzeit (die zuerst zu erledigenden Aktivitäten erscheinen oben).
23.07.2015
  • ​Verbesserte Doublettenprüfung bei der Vorgangsanlage
    Wenn im Assistenten Vorgang anlegen ein Vorgang angelegt wird, zu dessen Prozess bereits ein Vorgang mit denselben für den Vorgangsnamen relevanten Eigenschaften existiert, erscheint ein Hinweis auf den bereits existierenden Vorgang. In den Vergleich geht also nur die Vorgangsbezeichnung (gebildet aus den Vorgangseigenschaften) ohne das Vorgangsdatum und auch ohne Zusatzbezeichnung und Zusatzinfo ein, sodass auch ein an einem anderen Tag angelegter ähnlicher Vorgang gefunden und gemeldet wird.
  • Automatische Anlage von Unterordnern bei neuen Vorgängen
    In der Datei Prozess gibt es eine neue Registerkarte Musterordner. Darin können Sie beliebig viele Unterordner definieren. Bei der Anlage neuer Vorgänge zum jeweiligen Prozess werden diese Unterordner automatisch im Vorgangsordner angelegt. Sie können im Assistenten Vorgang anlegen aber auch einige oder alle Unterordner abwählen, die nicht angelegt werden sollen. Als Musterordner können Sie auch ganze Ordnerhierarchien angeben, indem Sie die einzelnen Teile durch / oder \ trennen. Beispielsweise würden die Einträge Verhandlungen/geplant und Verhandlungen\durchgeführt zu einem Unterordner Verhandlungen führen, in dem wiederum Unterordner geplant und durchgeführt liegen.
  • Ablage von Dokumenten in tiefen Unterordnerstrukturen
    Der Posteingangs-Assistent kann Dokumente jetzt nicht nur in der ersten Unterordnerebene eines Vorgangs, sondern auch in tiefer verschachtelten Ordnern ablegen. Ebenso können Sie bei Ablage in einem neu zu benennenden Ordner Unterordnerstrukturen durch / oder \ getrennt angeben, um ein Dokument in einem tief liegenden, neu anzulegenden Unterordner abzulegen.
  • Wählbare Normierung von Str. zu Straße bei Eingaben
    Straßennamen in Objektbezeichnungen und in Objektmerkmalen können nun automatisch normiert werden, sodass z.B. die Eingabe Müllerstr. 4 automatisch zu Müllerstraße 4 wird. Um diese Funktion zu aktivieren wählen Sie bei Merkmalen vom Datentyp Text im Feld Text: Sonderbehandlung bzw. bei Kategorien im Feld Sonderbehandlung der Objektbezeichnungen jeweils den Eintrag Normalisierung von Straßennamen. Dieser Eintrag bewirkt das Normieren von Str. etc. auf Straße vor dem Speichern.
    • Bei Kategorien mit dieser Funktion wird die Bezeichnung eines neu angelegten Objektes beim Speichern entsprechend behandelt. Beachten Sie bitte: a) Da Sie die Objektbezeichnung eingeben, bevor Sie die Kategorie wählen, hat erst das fertig gespeicherte Objekt die normierte Straßenbezeichnung. Während der Eingabe sehen Sie die Normierung noch nicht, weil die Kategorie ja noch nicht bekannt ist. b) Die Funktion wirkt nur auf die Bezeichnung des Objektes, nicht auf sein Kürzel. Im Kürzel bleibt ggf. die Kurzform Str. unverändert bestehen.
    • Bei Merkmalen mit dieser Funktion, die also in den Eigenschaften von Objekten oder Vorgängen verwendet werden, wirkt die Funktion sofort nach der Eingabe. Sie sehen den Effekt also schon, bevor der jeweilige Assistent fertiggestellt wird.
  • Komplexe Gültigkeitsprüfungen bei Textmerkmalen
    In der Datei Merkmale können nun beim Datentyp Text im Feld Text: Regulärer Ausdruck spezielle Zeichenfolgen eingeben, die die Syntax von gültigen Eingaben definiert. Im Feld Text: Regulärer Ausdruck: Fehlermeldung können Sie optional auch eine leicht verständliche Fehlermeldung eintragen, die erscheinen soll, wenn eine Eingabe nicht dem regulären Ausdruck entspricht. Reguläre Ausdrücke sind ein mächtiges Mittel, um Texteingaben zu prüfen. Sie setzen allerdings Kenntnis der vielen verfügbaren speziellen Steuerzeichen voraus. Bei Bedarf an diesem Feld kontaktieren Sie uns gerne. Beispiele für reguläre Ausdrücke, die Sie in dieses Feld eingeben könnten, sind:
    • ^\d{5}$ für eine deutsche Postleitzahl (genau fünf Ziffern, nichts anderes)
    • ^\d+/\d+$ für eine Flurstücknummer, bestehend aus mindestens einer Ziffer, direkt ohne Leerschritt gefolgt von genau einem normalen Schrägstrich, direkt ohne Leerschritt gefolgt von wiederum mindestens einer Ziffer.
  • Komfortable Übersicht über das Posteingangsbuch
    Der Befehl Posteingangsbuch sichten (verfügbar im Extras-Menü und im Aufgabenblatt Auswertungen) bietet eine komfortable Übersicht über Posteingänge, filterbar ähnlich wie die Übersichten über Vorgänge, Objekte und Aktivitäten.
  • Aktivitäten können für weitere Stellen sichtbar gemacht werden
    Im Assistenten Aktivität anlegen können Sie nun im neuen Feld Sichtbar für Stellen durch Klick auf die "..."-Schaltfläche beliebige Stellen benennen, die diese Aktivität ebenfalls sehen dürfen sollen, ohne sie aber ändern zu dürfen.
  • Delegierung einer Aktivität gleich beim Anlegen
    Im Assistenten Aktivität anlegen können Sie nun gleich eines der neuen Felder Delegiert an Stelle oder Delegiert an Team ausfüllen. Das ergibt gleich bei der Anlage der Aktivität einen Delegierungsanfrage an die jeweilige Stelle bzw. das jeweilige Team.
  • Zusammenfassung und Erweiterung der Assistenten zum Bearbeiten und zum Delegieren von Aktivitäten
    Die Assistenten zum Bearbeiten einer Aktivität (zum Fertigstellen, Abbrechen sowie Annehmen oder Ablehnen einer Delegierung) und zum Delegieren einer Aktivität wurden zum neuen Assistenten Aktivität bearbeiten zusammengefasst und erweitert:
    • In Aktivitäten bearbeiten gelangen Sie über die Schaltfläche Bearbeiten zum neuen Assistenten. Alles, was Sie mit einer Aktivität tun können, bekommen Sie darin im ersten Schritt angeboten.
    • Neu ist eine Option, sämtliche Details einer Aktivität komfortabel nachträglich zu ändern. Sie brauchen dazu nicht mehr die Aktivität als Datensatz zu öffnen.
    • Ebenfalls neu ist die Möglichkeit für jemanden, an den eine Aktivität delegiert wurde, diese Aktivität weiter an eine andere Stelle oder ein anderes Team zu delegieren.
  • Vereinheitlichung der Übersichten über Vorgänge, Objekte und Aktivitäten
    Die Schaltflächen am unteren Rand dieser Übersichten sind vereinheitlicht und erweitert und erscheinen nun grundsätzlich in dieser Reihenfolge:
    • Neuer Vorgang/Neues Objekt/Neue Aktivität
    • Vorgangsordner öffnen (bei Vorgängen und Aktivitäten)
    • Neues Dokument (bisher nur bei Vorgängen, jetzt auch direkt bei vorgangsbezogenen Aktivitäten)
    • Bearbeiten (um Details von Vorgängen, Objekte und Aktivitäten zu bearbeiten sowie Aktivitäten fertigzustellen, abzubrechen und ihre Delegierung zu bearbeiten)
    • Vorgangsaktivitäten (bei Vorgängen, um die zugeordneten Aktivitäten zu sehen und zu bearbeiten)
    • Aktualisieren (um die Übersicht frisch abzufragen)
    • Extras, mit den Unterbefehlen
      • Öffnen von Vorgängen, Objekten, Aktivitäten bzw. Prozessen in den jeweiligen Daten-Bildschirmmasken
      • Ordnerpfad kopieren (bisher nur bei Vorgängen, jetzt auch direkt bei vorgangsbezogenen Aktivitäten)
      • Daten kopieren (um die angezeigten Details der markierten Übersichtszeilen in die Windows-Zwischenablage zu kopieren)
      • Zurücksetzen (um alle Filterkriterien auf ihre Standardwerte zurückzusetzen und die Übersicht zu aktualisieren)
10.07.2015
  • ​Verbessert: Wenn mit SF Ordnerplan-Vorlagen Dokumente unbearbeitet erzeugt wurden, trug das Dokument den Zeitstempel der Vorlage. Ab diesem Programmstand trägt das im Vorgangsordner erzeugte Dokument das Datum und die Uhrzeit, an dem es erstellt wurde.
  • Verbessert: Vorgangsbezeichnungen werden automatisch nachgeführt (und die entsprechenden Vorgangsordner umbenannt), wenn folgende Änderungen vorgenommen werden:
    • Nachträgliche Änderungen am Vorgangsdatum
    • Änderung an Vorgangseigenschaften, sofern diese zu einer Prozesseigenschaft gehören, die zum Vorgangsnamen beiträgt.
    • Änderungen am Feld Kürzel von Objekten, auf die in solchen Vorgangseigenschaften verwiesen wird.
    • Verringerung der Datumstiefe im Prozess des jeweiligen Vorgangs (z.B. von Jahr/Monat/Tag auf Jahr/Monat, wobei dann in allen Vorgängen des Prozesses der Tag entfernt und die Vorgangsbezeichnung nachgeführt werden).
    • Falls eine solche Änderung der Vorgangsbezeichnung nicht sofort im Ordnernamen umgesetzt werden kann, weil z. B. darin Dateien geöffnet sind, wird die Umbenennung des Ordners wie bisher in die offenen Umbenennungen aufgenommen und bei nächster Gelegenheit nachgeholt. Der Vorgang innerhalb der Datenbank ist aber sofort unter seiner neuen Bezeichnung sichtbar.
  • Für die nachträgliche Anpassung existierender Vorgänge an geänderte Prozessdefinitionen, Vorgangsdaten, Vorgangseigenschaften oder Objektkürzel wurde der für Administratoren verfügbare Befehl Zugriffsrechte umsetzen so erweitert, dass er zunächst die Bezeichnungen sämtlicher Vorgänge prüft und ggf. an zwischenzeitlich erfolgte Änderungen am Datenbestand anpasst. Deshalb es es empfehlenswert, nach der Installation dieses Update Zugriffsrechte umsetzen auszuführen.
02.07.2015
  • ​Korrigiert: Der Assistent Vorgang bearbeiten zeigte vorhandene Zusatzbezeichnungen, Zusatzinfos und Bemerkungen nicht an.
  • Beim Anlegen und Bearbeiten von Vorgängen oder Objekten können Sie jetzt immer Objekte neu anlegen, auch verschachtelt. Falls also ein neues Objekt auf einem anderen neuen Objekt beruht (auch mehrstufig), können Sie das während der Vorgangsanlage erfassen, ohne sie unterbrechen zu müssen. Beispiel: In Ihrer Installation könnte eine Kategorie Straße existieren, die einen Ort als Merkmal hat, der wiederum ein Bundesland als Merkmal hat. Mit dieser Neuerung können Sie, ohne eine Vorgangsanlage unterbrechen zu müssen, eine neue Straße in einem neuen Ort in einem neuen Bundesland anlegen.
    • In Suchfeldern: Bei Objekten aus Kategorien mit aktiviertem Feld Viele Datensätze erwartet finden Sie in der Suchübersicht nach dem Objekt ein neues Ankreuzfeld Neues Objekt anlegen. Aktivieren Sie es und wählen Sie dann Weiter.
    • In Aufklappfeldern: Bei Objekten aus Kategorien mit deaktiviertem Feld Viele Datensätze erwartet finden Sie in der aufklappbaren Liste am Ende einen Eintrag » NEU «. Sobald sie den wählen, startet der Assistent zur Neuanlage eines Objekts in der betreffenden Kategorie.
22.05.2015
  • ​Korrigiert: Mit Programmstand 27.04.2015 wurde ein Leistungsproblem bei der Vorgangsübersicht eingeführt. Wenn Suchbegriffe eingegeben wurden, konnte die Vorgangssuche mitunter in der Größenordnung von 10 mal so lange dauern wie gewohnt. Dieses Update behebt dieses Problem.
  • Hinweis: Vorgänge werden bei Eingabe von Suchbegriffen jetzt nach Prozess und darin nach Vorgangsdatum (die jüngsten oben) angezeigt (wie vor diesem Update). Darin wird aber nicht mehr weiter nach Bezeichnung sortiert. Wenn also zwei Vorgänge desselben Prozesses mit demselben Vorgangsdatum erscheinen, ist die Reihenfolge nicht definiert.
09.05.2015
  • ​Korrigiert: Des Assistent Vorgang bearbeiten schlug als Vorgangsdatum das Tagesdatum anstatt das bestehende Vorgangsdatum vor, und ließ das Feld Team leer, wenn mehr als ein Team das Recht hatte, zum betreffenden Prozess Vorgänge anzulegen.
27.04.2015
  • Neuerungen in Ansicht/Objektleiste und dem Feld Nur zu diesem Objekt in Vorgänge bearbeiten:
    • Beim Klick auf "+" werden die Objekte der jeweiligen Ebene jetzt vollständig im Hintergrund geladen. Währenddessen wird ein Hinweis wird geladen angezeigt. Sie können während des Ladens andere Aktionen in SF Ordnerplan durchführen, einschließlich Klicken auf ein weiteres "+"-Zeichen.
    • Die Anzahl der jeweils geladenen Objekte war bisher fest auf 100 beschränkt. Diese Grenze können Sie jetzt in Extras/Optionen... im neuen Feld Max. Objekte in Objektbaum (nach Neustart) zwischen 1 und 10.000 einstellen. Eine Änderung wirkt nach dem nächsten Start von SF Ordnerplan.
  • Der Assistent zum Anlegen neuer Vorgänge ist jetzt ein normales Fenster und kein Dialogfeld mehr. Das bedeutet, dass Sie, während der Assistent noch offen ist, andere Aktionen innerhalb von SF Ordnerplan durchführen können, einschließlich solcher im Vorgänge bearbeiten-Fenster.
  • Die Vorgangsübersicht zeigt Vorgänge nun, falls Sie filtern und nicht die zuletzt verwendeten Vorgänge sehen, sortiert nach Prozess, innerhalb des Prozesses nach Vorgangsdatum absteigend (die jüngsten Vorgänge also oben) und schließlich nach Vorgangsbezeichnung an.
  • Die Vorgangsübersicht zeigt die Felder Bezeichnung und Zusatzbezeichnung der Vorgänge jetzt in einer einzigen Spalte Vollständige Bezeichnung in der Form Bezeichnung (Zusatzbezeichnung) an.
  • Wenn Sie einen "Blatt"-Prozess nach Neuanlage oder Änderung speichern (also einen, der keine Unterprozesse hat), und dieser Prozess keinerlei Berechtigungen eingetragen hat, erhalten Sie eine entsprechende Meldung als Erinnerung, Berechtigungen einzutragen.
  • Für Ad-hoc-Abfragen steht in der Datei Vorgang ein neues Feld Vollständige Bezeichnung zur Verfügung, welches die Bezeichnung und ggf. Zusatzbezeichnung des Vorgangs in der Form Bezeichnung (Zusatzbezeichnung) wiedergibt.
26.03.2015
  • ​Korrigiert: Wenn ein Vorgang umbenannt wird, und die Umbenennung nur in Zeichen besteht, die im Dateisystem ungültig sind, schlägt die Umbenennung fehl und die Fehlermeldung Alter und neuer Ordner existieren bereits erscheint. Beispiel: Ein Vorgang mit einer Zusatzbezeichnung a/b wird angelegt. Da / im Dateisystem kein gültiges Zeichen in einem Ordnernamen ist, wird der Ordner im Dateisystem tatsächlich automatisch als a_b angelegt. Wenn der Vorgang dann explizit in a_b oder in etwas anderes, was auf a_b abgebildet wird (z. B. a:b oder a\b) umbenannt wird, schlägt die Umbenennung fehl. Dieses Update behebt dieses Problem.
23.03.2015
  • ​Korrigiert: Wenn für Prozesse oder einzelne Vorgänge zusätzliche Änderungen nur zum Lesen an weitere Stellen oder Teams erteilt wurden, konnten die zusätzlich Berechtigten trotzdem nicht auf den Vorgangsordner zugreifen. Zusätzliche Pflegerechte funktionierten, aber bei zusätzlichen Leserechten ergab sich im Dateisystem eine falsche Rechtevererbung. Wichtig: Um das Problem für bereits eingerichtete Zusatzberechtigungen zu beheben, muss ein SF Ordnerplan-Administrator nach der Installation dieses Updates ein Mal die Zugriffsrechte realisieren lassen.
  • Verbessert: In Vorgänge bearbeiten wurden die Schaltflächen neu organisiert:
    • Das eher selten verwendete Kommando Vorgang öffnen (was den Vorgangs-Datensatz in einem Formular öffnet), ist in das rechts erscheinende Menü Extras gewandert.
    • Dort finden sich weitere zwar nicht häufig benötigte, aber mitunter nützliche Kommandos:
      • Prozess öffnen öffnet den Prozess des markierten Vorgangs in seinem Bildschirmformular, z. B. um die Prozess-Eigenschaften oder -Berechtigungen zu ändern.
      • Ordnerpfad kopieren kopiert den vollständigen Pfad zum Vorgangsordner des markierten Vorgangs in die Windows-Zwischenablage. Das ist nützlich, wenn ein anderes Programm in einem Speichern unter...-Dialogfeld steht und man in einen Vorgangsordner speichern möchte. Im Speichern unter...-Dialogfeld kann man dann einfach z.B. per Strg+V den Vorgangsordner-Pfad einfügen.
      • Vorgangsdaten kopieren ist der ehemalige Befehl Kopieren, der die in der Such-Trefferliste markierten Daten in die Windows-Zwischenablage kopiert.
      • Zurücksetzen leert alle Suchfelder (und bewirkt damit, dass die Liste der zuletzt verwendeten Vorgänge angezeigt wird).
  • Verbessert: Auch in Objekte bearbeiten wird die Trefferliste jetzt auf max. 100 Einträge beschränkt. Damit arbeitet die Objektübersicht schneller, wenn sehr viele Objekte gespeichert sind (verwenden Sie ggf. wie in Vorgänge bearbeiten auch zusätzliche Suchbegriffe).
16.02.2015
  • ​Neu: Der Befehl Ansicht, Objektleiste blendet eine permanent sichtbare Baumstruktur über die Objekthierarchie ein. Damit können Sie Vorgänge auch leicht über die gespeicherten Stammdaten aufrufen, ohne Suchbegriffe zu tippen: Beim Klick auf ein Objekt öffnet sich das Formular Vorgänge Bearbeiten voreingestellt auf die Suche nach Vorgängen dieses Objekts (die anderen Suchfelder werden dabei geleert). Sie können die Leiste nach belieben ein- und ausblenden sowie in der Breite einstellen. Diese Einstellungen merkt sich das Programm auch beim Beenden. Ansonsten ist die Wirkung der Objektleiste genau dieselbe wie die des Feldes Nur zu diesem Objekt in Vorgänge bearbeiten.
21.01.2015
  • ​In den Dateien Person und Stelle gibt es je ein neues Feld Kurzzeichen, welches auch zum Ausfüllen von Platzhaltern in Dokumenten zur Verfügung steht.
  • In Vorgänge bearbeiten arbeitet die im Feld Nur zu diesem Objekt aufklappbare Baumstruktur über Kategorien und ihre Objekte schneller, insbesondere wenn in der ersten oder den ersten beiden Kategorie-Ebenen viele Objekte existieren.
04.12.2014
  • Neu:
    • Vorgänge bearbeiten hat ein neues Filterfeld Nur zu diesem Objekt, in dem Sie eine Baumstruktur über alle von Ihnen lesbaren Objekte aufklappen können. Wenn Sie eines dieser Objekte wählen, werden nur noch Vorgänge angezeigt, die dieses Objekt (direkt) als Vorgangseigenschaft zugewiesen haben. Beispiel: In einer Objekthierarchie Gemeinde - Gemarkung - Straße - Hausnummer können Sie jetzt eine Gemeinde wählen und sehen die Vorgänge, die direkt dieser Gemeinde zugeordnet sind (und nicht etwa einer ihrer Gemarkungen oder Straßen). Wählen Sie eine Straße, sehen Sie die Vorgänge direkt zu dieser Straße (aber nicht die einer Hausnummer der Straße). Wählen Sie eine Hausnummer innerhalb einer Straße, sehen Sie die Vorgänge zu dieser Hausnummer.
    • Neue Möglichkeiten bei Zugriffsrechten:
      • Prozesse können zu den zur Vorgangsanlage berechtigten Teams weitere Teams oder auch Stellen erhalten, die auf die so angelegten Vorgänge Lese- oder Pflegerechte bekommen sollen. Das wird in der Prozess-Maske im Register Berechtigungen/Zusätzliche Prozessberechtigung eingestellt. Damit sind Szenarien wie "Immer wenn Team A einen Vorgang zu diesem Prozess anlegt, soll Team B diese Vorgänge sehen und Stelle C sie ändern können" umsetzbar, ohne dass man dafür weitere Kombinations-Teams einrichten müsste. Nach dem Realisieren der Zugriffsrechte wirkt das (bei Ablage im Dateisystem) automatisch sofort auf neu angelegte Vorgänge.
      • Vorgänge können ebenfalls zusätzliche Lese- oder Pflegerechte für weitere Teams oder Stellen erhalten. Das wird in der Vorgangs-Maske im Register Zusätzliche Berechtigungen eingestellt. Damit sind Szenarien wie "Diesen einen Vorgang des Teams A soll Team B ändern und Stelle C lesen dürfen, ohne dass das für alle Vorgänge des Prozesses gelten soll" abbildbar. Zu einem Vorgang hinzugefügte, geänderte oder entfernte zusätzliche Berechtigungen müssen aber erst durch Realisieren der Zugriffsrechte wirksam gemacht werden. Beim Speichern der zusätzlichen Rechte erscheint ein entsprechender Hinweis.
      • Es gibt einen neuen Befehl Extras, Administration, Teams zusammenfassen... zur Vereinigung der vormals benötigten Kombinationsteams. Beispiel:
        • Es gibt ein Team Personalabteilung mit zwei Mitgliedern.
        • Es gibt ein in weiteres Team Personalabteilung plus Werksleiter, in der die beiden Mitglieder des Teams Personalabteilung und zusätzlich die Stelle Werksleiter aufgenommen sind.
        • Mit diesem Assistenten kann nun das Team Personalabteilung plus Werksleiter mit dem Team Personalabteilung zusammengefasst werden. Dabei geschieht folgendes:
          • Die überzähligen Stellen, die im Ziel-Team nicht Mitglied sind (in diesem Falls die Stelle Werksleiter) erhalten je nach Auswahl entweder auf die Prozesse des Teams Personalabteilung plus Werksleiter (also auch für künftig anzulegende Vorgänge) oder auf die Vorgänge des Teams Personalabteilung plus Werksleiter je nach den vorherigen Berechtigungen Lese- oder Pflegerechte. Das wird über die oben beschriebenen Zusätzlichen Berechtigungen auf Prozess- oder Vorgangsebene realisiert.
          • Anschließend werden alle Prozesse und Vorgänge des Teams Personalabteilung plus Werksleiter auf das Team Personalabteilung umgetragen. Dabei werden auch die Vorgänge entsprechend verschoben.
          • Schließlich wird das jetzt nicht mehr verwendete Team Personalabteilung plus Werksleiter gelöscht.
        • Sofern nach der Realisierung der Zugriffsrechte keine offenen Umbenennungen mehr vorliegen, enthält der Ordner des ehemaligen Teams Personalabteilung plus Werksleiter keine Daten mehr und kann gelöscht werden.
  • ​Verbessert:
    • Im Datenbankformular Objekte gibt es eine neue Registerkarte mit den Verweisen auf die Vorgangseigenschaften, in denen das jeweilige Objekt verwendet wurde.
    • Beim Realisieren einer offenen Umbenennung wird ein Zielordner jetzt einfach angelegt, wenn der umzubenennende Ordner gar nicht existiert. Dieses Szenario konnte vorkommen, wenn der ursprüngliche Ordner tatsächlich nie angelegt werden konnte, weil sein Pfadname zu lang war.
    • Nach dem Anlegen eines Vorgangs filtert Vorgänge bearbeiten nicht mehr nach der Vorgangsnummer, sondern die Filterfelder werden geleert. Dadurch erscheint die Liste der zuletzt verwendeten Vorgänge (anstatt nur der gerade angelegte), und der gerade angelegte erscheint zuoberst.
  • Korrigiert:
    • Beim Anlegen eines Vorgangs erschien eine Fehlermeldung, wenn man im letzten Schritt des Assistenten zurück und wieder vor gegangen ist.
    • Beim Ausfüllen von bestimmten Excel-Vorlagen konnte eine Fehlermeldung erscheinen.
    • Beim Ausfüllen von Word-Platzhaltern in der eingetippten Form {Platzhalter} brach das Ausfüllen ab, wenn eine geöffnete geschweifte Klammer { ohne die zugehörige geschlossene } angetroffen wurde.
    • Beim Anlegen von Vorgängen und gleichzeitig neuen Objekten, wenn zunächst die Anlage eines bereits existierenden Objektes versucht wurde (was fehlschlug), konnte beim Fertigstellen des Assistenten eine Fehlermeldung erscheinen (obwohl der Vorgang dennoch korrekt angelegt wurde).
    • Beim Anlegen eines Objektes konnte eine Fehlermeldung erscheinen, wenn man Synonyme definierte, die Synonymliste schloss, wieder öffnete, und die Synonyme dann wieder entfernte.
06.11.2014
  • Neu: Liste zuletzt verwendeter Vorgänge, Objekte und Prozesse:
    • Vorgänge bearbeiten zeigt jetzt beim Öffnen bzw. wenn keine Suchbedingungen eingegeben sind, automatisch die Liste Ihrer zuletzt verwendeten Vorgänge an (die jüngsten zuerst).
    • Objekte bearbeiten zeigt jetzt beim Öffnen bzw. wenn keine Suchbedingungen eingegeben sind, automatisch die Liste Ihrer zuletzt verwendeten Objekte an (die jüngsten zuerst).
    • Beim Anlegen von Vorgängen werden (solange keine Suchbegriffe eingegeben sind), die zuletzt von Ihnen zum Anlegen von Vorgängen verwendeten Prozesse angezeigt.
    • Die jeweils maximale Anzahl anzuzeigender letzter Vorgänge können Sie in Extras/Optionen... einstellen; der Standardwert ist 20.
    • Direkt nach der Installation dieses Updates werden diese Übersichten zunächst leer erscheinen, weil noch keine letzte Verwendung gespeichert ist. Wenn Sie die (vormals schon vorhandene) einfache Liste aller verfügbaren Daten wünschen, geben Sie einfach ein Sternchen * als Suchbegriff ein. Mit Verwendung der Daten füllt sich automatisch auch die jeweilige Liste der zuletzt verwendeten Elemente.
  • Neu: Automatisches Schließen von Assistenten
    • Der Assistent zum Anlegen von Dokumenten wird jetzt automatisch geschlossen, wenn das Dokument erfolgreich erzeugt werden konnte.
    • Der Posteingangs-Assistent mit Ablage direkt zu einem Vorgang wird ebenfalls automatisch geschlossen.
    • Sie können dieses Verhalten in Extras/Optionen... im Feld Assistenten automatisch schließen nach Wunsch aktivieren oder deaktivieren.
  • Neues beim Ausfüllen von Dokumenten:
    • Wenn alle Platzhalter in einem Dokument ausgefüllt wurden, wird ein Signalton ausgelöst. Sie können das in Extras/Optionen... auf Wunsch deaktivieren.
    • Änderungen beim Ausfüllen von Microsoft Word-Dokumenten:
      • Ein aus technischen Gründen frühzeitig sichtbares Word-Fenster wird sofort wieder hinter das SF Ordnerplan-Fenster gelegt. Insbesondere auf Terminalservern kann das die Geschwindigkeit steigern.
      • In Extras/Optionen... können Sie im Feld Microsoft Office Word-Platzhalter ausfüllen je nach typischer Art Ihrer Vorlagen auswählen, wie in Word Platzhalter ausgefüllt werden sollen:
        • Suchen und Ersetzen je Wert: Diese Variante ist optimiert für Vorlagen, in denen viele der verfügbaren Werte tatsächlich als Platzhalter in den Vorlagen vorkommen. Sie funktioniert über Suchen/Ersetzen in Word je ein Mal pro zur Verfügung stehenden Platzhalterwert. Das entspricht dem Verhalten vor Programmstand 13.10.2014. In dieser Variante werden keine Formularfelder ausgefüllt.
        • Suchen und Ausfüllen je Platzhalter: Diese Variante ist optimiert für Vorlagen, in denen relativ wenige Platzhalter vorkommen. Sie funktioniert über das Suchen von Platzhaltern und das Setzen der Werte darin ein Mal je Textbereich. Das entspricht dem Verhalten ab Programmstand 13.10.2014 und ist die Standardeinstellung.
      • Um Vorlagen auf Geschwindigkeit zu optimieren, kann in Extras/Optionen... das neue Feld Beim Ausfüllen von Dokumenten Diagnoseinformationen ausgeben aktiviert werden, um detaillierte Informationen für den Support zu erhalten (schalten Sie dann auch das Feld Assistenten automatisch schließen ab und verwenden Sie ggf. im Assistenten die Schaltfläche Protokoll kopieren).
23.10.2014
  • ​Verbessert:
    • Beim Anlegen eines Dokumentes erhalten Sie jetzt gleich beim Schritt mit den Dokumentnamen eine Meldung, wenn der letztlich resultierende vollständige Dateiname zu lang wäre.
    • Dasselbe gilt auch beim Ablegen von Dokumenten über den Posteingang sowie beim Ablegen von über den Posteingang delegierten Dokumenten, sofern der betreffende Vorgang bereits existiert.
22.10.2014
  • ​Korrigiert:
    • Stoppstellen in Textfeldern innerhalb des Fließtextes eines Dokumentes werden jetzt wieder ausgefüllt.
21.10.2014
  • ​Korrigiert:
    • In manchen Word-Dokumentvorlagen wurden {}-Stoppstellen nicht mehr ausgefüllt, wenn der Bereich intern noch als geschützt für Formulare definiert war.
    • {}-Stoppstellen mit ungültigen Namen in Word und Excel konnten dazu führen, dass SF Ordnerplan beim automatischen Ausfüllen der Stoppstellen nicht mehr reagiert.
    • Textmarken und {}-Stoppstellen in fest positionierten Textfeldern in Kopf- oder Fußzeilen wurden nicht mehr ausgefüllt.
13.10.2014
  • Verbessert:
    • Platzhalter in Microsoft Word-Dokumenten werden jetzt auch in Formularfeldern gesetzt:
      • Bei Formularfeldern aus Word 2007 oder höher muss der Titel des Formularfeldes dem Platzhalter entsprechen.
      • Bei Legacy-Feldern aus Word 97-2003 muss der Name oder die Textmarke dem Platzhalter entsprechen.
    • Platzhalter in Microsoft Excel-Dokumenten werden jetzt auch in Kopf- und Fußzeilen gesetzt.
    • Das Ausfüllen der Platzhalter in Word- und Excel-Dokumenten funktioniert jetzt drastisch schneller. Die benötigte Zeit hängt nun nicht mehr davon ab, wie viele Platzhalterdaten im Vorgang potenziell zur Verfügung stehen, sondern nur noch davon, wie viele Platzhalter tatsächlich in den Dokumentvorlagen verwendet wurden.
    • Nach der Neuanlage eines Vorgangs braucht das Filterfeld Vorgangsnummer jetzt nicht mehr manuell geleert zu werden, wenn man andere Suchbegriffe eingibt; die noch eingetragene Vorgangsnummer wird dann beim Filtern automatisch ignoriert.
    • ​Bei Suchfeldern wird jetzt in der Beschriftung ausdrücklich auf die Möglichkeit hingewiesen, die Platzhalter ? (steht für ein einzelnes beliebiges Zeichen) und * (steht für beliebig viele beliebige Zeichen) zu verwenden.
  • PowerShell-Schnittstelle:
    • Der Befehl Set-ObjektEigenschaft verwirft nicht mehr bereits geladene Merkmale.
25.06.2014
  • ​Korrigiert:
    • Beim Anlegen von Vorgängen zeigte Schritt 2 des Assistenten eine unzutreffende Beschreibung. Jetzt wird die Bezeichnung des im ersten Schritt gewählten Prozesses korrekt angezeigt.
    • Das Suchfeld für Objekte aus einer Kategorie mit aktiviertem Feld Viele Objekte erwartet skalierte seine Ansicht nicht, auch wenn in Extras, Optionen..., Skalierung der Ansicht in Prozent ein Wert größer als 100 angegeben war.
    • Das Formular Vorgang (Datei, Vorgang... oder in der Vorgangsübersicht Vorgang öffnen) zeigte im Feld Zugewiesene Eigenschaften nicht alle erfassten Vorgangseigenschaften an, wenn eine davon leer war.
  • Verbessert:
    • Wenn in der Vorgangsübersicht Nur Vorgänge dieses Prozesses gewählt wird und der gewählte Prozess ein Wissensprozess ist, werden dessen Vorgänge angezeigt, auch wenn das Feld Wissensvorgänge anzeigen nicht ausdrücklich aktiviert wurde.
    • Die Assistenten zum Anlegen und Bearbeiten von Objekten bieten für Merkmale mit Objektverweisen auf Kategorien mit aktiviertem Feld Viele Objekte erwartet anstatt einer aufklappbaren (sehr langen) Liste ein Suchfeld, wie es der Assistent Vorgang anlegen bereits tat.
12.06.2014
  • ​Die Textsuche nach Objekten, Vorgängen und Aktivitäten wurde insbesondere bei vielen Elementen in der Datenbank drastisch beschleunigt.
  • Für den Aufruf einmalig nach der Installation dieses Updates, oder auf besondere Anforderung hin, steht der neue Befehl Extras, Administration, Suchindex neu erstellen... für Administratoren zur Verfügung (im laufenden Betrieb wird dieser Befehl nicht benötigt; der Suchindex wird beim Speichern von Elementen automatisch und augenblicklich aktuell gehalten).
  • Die Objektsuche berücksichtigt Objektverweis-Merkmale jetzt in beide Richtungen. Wenn z.B. ein Objekt der Kategorie Person ein Merkmal Arbeitgeber hat, welches auf ein Objekt der Kategorie Firma verweist, so findet die Suche nach dem Namen der Person auch den Arbeitgeber, bei dem die Person arbeitet, und ebenso findet die Suche nach dem Arbeitgebernamen auch die Personen, die dort arbeiten.
  • Die PowerShell-Scripting-Unterstützung wurde ausgebaut, sodass Scripts zum Import von Objekten und Objekteigenschaften von Fremdsystemen mit wenigen Befehlen geschrieben werden können.
05.06.2014
  • Korrigiert:
    • Ausgefüllte Excel-Dateien konnten mit ausgeblendetem Fenster gespeichert werden. Nach dem Öffnen erschien dann ein leeres Excel-Programmfenster, und erst auf den Befehl Einblenden hin wurde die ausgefüllte Datei sichtbar.
  • Verbessert:
    • Das Feld Team der Datei Vorgang kann jetzt nur noch auf Teams geändert werden, die für den Prozess des Vorgangs das Recht haben, Vorgänge anzulegen. Man kann deshalb nicht mehr versehentlich einen Vorgang auf ein Team umbuchen, welches diesen Vorgang danach gar nicht mehr sehen darf.
    • Im Formular Prozess werden die Felder nur noch einspaltig anstatt zweispaltig angezeigt. Dadurch erscheint die Prozessliste auf der linken Seite standardmäßig breiter.
    • Das Feld Vorlage für Vorgangs-ID der Datei Prozess wurde nicht verwendet und entfernt.
04.06.2014
  • ​Neu:
    • Beim Programmstart werden automatisch offene Aktivitäten angezeigt. Sie können das über Extras/Optionen... steuern.
    • Das automatische Ausfüllen von Platzhaltern in neu erzeugten Dokumenten funktioniert jetzt auch für Excel-Dateien. Dabei werden sowohl die {}-Platzhalter in Zellinhalten verwendet als auch benannte Bereiche, die wie ein Platzhalter heißen und genau eine Zelle umfassen.
    • In der Datei Kategorie gibt es ein neues Ankreuzfeld Viele Objekte erwartet. Wenn Sie das für eine Kategorie aktivieren, wird im Assistenten zum Anlegen von Vorgängen für Verweise auf Objekte dieser Kategorie kein Feld zum Aufklappen angeboten, sondern eine Suchmöglichkeit, in der Sie wie in Objekte bearbeiten suchen können.
  • Verbessert:
    • Im Objekt-Formular (Datei, Objekt... bzw. in Objekte bearbeiten der Befehl Objekt öffnen) werden die eingestellten Objekteigenschaften jetzt übersichtlicher zeilenweise angezeigt.
    • Beim Anlegen von Objekten per Assistenten wird jetzt frühzeitig darauf hingewiesen, wenn die gewählte Objektbezeichnung bereits existiert.
    • Beim Anlegen von Vorgängen per Assistenten wird jetzt frühzeitig darauf hingewiesen, wenn die resultierende Vorgangsbezeichnung bereits existiert.
    • In Vorgänge bearbeiten wird nach dem Assistenten zum Anlegen eines Vorgangs automatisch nach der neuen Vorgangsnummer gefiltert. Dadurch ist der gerade angelegte Vorgang ausgewählt, und Sie können gleich Dokumente darin anlegen etc.
26.05.2014
  • ​Bei Prozessen kann als Datumsart jetzt auch Keines gewählt werden. Das ist insbesondere für Prozesse mit Wissensdokumenten nützlich, die keine Datumsangabe tragen sollen.
  • Frei definierte Datumsmerkmale können jetzt den Gültigkeitsbereich 01.01.1900 - 31.12.2099 abdecken. Um z.B. Geburtsdaten entsprechend einzustellen, ändern Sie das Feld Datum von der Merkmalsdefinition. Ab dann können Sie frühere Daten erfassen.
  • Bei Prozessen gibt es jetzt anstatt einer Auswahl Vorgang/Objektwissen/Expertenwissen nur noch ein Ankreuzfeld Wissensprozess. Die Unterscheidung zwischen Objekt- und Expertenwissen ergibt sich automatisch dadurch, ob dem Prozess Eigenschaften zugeordnet sind, hat aber technisch keine Bedeutung.
13.05.2014
  • Korrigiert: ​Wenn bei der Anlage von Objekten, nicht in der Rolle Administration angemeldet, gleich Objektsynonyme vergeben wurden, konnten die nicht gespeichert werden, sondern es erschien eine Fehlermeldung.
01.05.2014
  • ​Die Übersicht über Objekte sucht jetzt auch Eigenschaften von Objekten, auf die mit Objektverweis-Merkmalen verwiesen wird. Beispiel: Wenn es eine Kategorie Firma mit einem Merkmal Ort sowie eine Kategorie Person mit einem Merkmal Nachname und einem Merkmal Arbeitgeber (Objektverweis auf Kategorie Firma) gibt, findet die Suche nach meier berlin eine Person namens Meier, bei deren Arbeitgeber-Firma der Ort Berlin eingetragen ist.
  • In den Dokumentvorlagen (global und prozessbezogen) gibt es je ein neues Feld Zieldateiname mit Platzhaltern. In diesem Feld können alle Platzhalter wie {Tagesdatum}, {Vorgangsdatum}, {Vorgang_Bezeichnung} etc. verwendet werden. Damit kann beim Erzeugen von Dokumenten zu einem Vorgang der Dateiname automatisch unter Anwendung dieser Platzhalter vorgeschlagen werden.
  • Wenn ein Vorgang durch Änderung von Daten in Team, Prozess oder Vorgang umbenannt werden soll, diese Umbenennung aber momentan nicht möglich ist (etwa weil Dokumente in den Vorgangsordnern geöffnet sind), führt Vorgangsordner öffnen jetzt immer noch zum bisherigen Ordnernamen mit den Dokumenten, bis die Umbenennung nachvollzogen wurde (vorher wurde ein leerer neuer Vorgangsordner angezeigt).
  • Die Nachführung von Umbenennungen funktioniert jetzt auch beim Umbenennen von Hauptprozessen (die dem Vorgangsprozess übergeordnet sind und selber keine Berechtigungen tragen).
09.04.2014
  • ​Korrigiert: Platzhalter für Stelle und Person wurden in neuen Dokumenten nicht ausgefüllt.
  • Neu: Das Ausfüllen von Stoppstellen funktioniert jetzt auch in E-Mail-Nachrichten von Microsoft Outlook. Sie können jetzt Outlook-E-Mails als Vorlagen in SF Ordnerplan definieren. Im Betreff sowie (nur bei Nur-Text- und HTML-Mails) im Textkörper werden Stoppstellen im Format {Platzhalter} jetzt ausgefüllt.
08.04.2014
  • Korrigiert:
    • Wenn man Dokumente per Ziehen-und-Ablegen in den Posteingang zog und einem Vorgang zuwies, oder Dokumente einer Posteingangs-Aktivität einem Vorgang zuwies, und dabei einen Unterordner wählte oder angab, wurde auf bereits existierende Dokumente immer im Vorgangsordner anstatt im Unterordner geprüft. Deshalb konnte fälschlicherweise eine Fehlermeldung über bereits existierende Dateien erscheinen.
    • Das Recht, Objekte anzulegen, funktioniert nicht immer korrekt. Das konnte bei Neuanlage von Objekten (auch im Rahmen der Neuanlage von Vorgängen) zu einer Fehlermeldung führen.
  • ​Verbessert:
    • Die Objektübersicht führt in der Spalte Eigenschaften nur noch ausgefüllte Eigenschaften auf; leere erscheinen dort nicht mehr.
    • In Datei, Alle Dateien, Kategorie wurden die Registerkarten für Objekte und Prozesse entfernt. Dadurch arbeitet dieses Formular schneller, besonders wenn es zu einer Kategorie sehr viele Objekte gibt.
    • Personen, die für einen bestimmten Prozess Vorgänge anlegen dürfen, dürfen jetzt auch selber die Dokumentvorlagen für diesen Prozess pflegen.
    • Die für das automatische Ausfüllen von Dokumentvorlagen verfügbaren Stoppstellen wurden erheblich erweitert:
      • Tagesdatum enthält das Datum der Dokumenterstellung.
      • Vorgangsdatum enthält das Datum (bzw. je nach Prozess nur Jahr/Monat bzw. nur Jahr) des Vorgangs.
      • Von den Dateien Vorgang sowie den zugehörigen Papierordner, Team, Prozess, Vorgangs-Abschlussgrund, Prozess-Inaktivitätsgrund (des Vorgangs) sowie Stelle und Person (des Vorgangs und angemeldeten Benutzers) sowie Mandant steht jedes einzelne Feld als Stoppstelle zur Verfügung.  Eine Aufstellung der Stoppstellennamen wird im Formular Prozess angezeigt, um das Erstellen von Vorlagen zu erleichtern.
      • Wenn eine Vorgangseigenschaft ein Verweis auf ein Objekt ist, oder wenn ein Merkmal eines Vorgangs oder eines verwiesenen Objektes wiederum vom Typ Objektverweis ist, werden die zugehörigen Eigenschaften der verwiesenen Objekte wiederum (über mehrere Verweisebenen hinweg) als einzelne Stoppstellen angeboten. Beispiel: Ein Prozess verweist auf eine Person (mit Vorname und Nachname), die ein Merkmal Arbeitgeber hat, welches auf eine Firma verweist, die Merkmale Straße, PLZ, Ort umfasst. Dann stehen als Stoppstellen Person, Person_Vorname, Person_Nachname, Person_Arbeitgeber, Person_Arbeitgeber_Straße, Person_Arbeitgeber_PLZ, Person_Arbeitgeber_Ort einzeln zur Verfügung.
      • Im Formular Vorgang (also z. B. nach Vorgang öffnen in der Vorgangsübersicht) erscheinen alle Stoppstellen mitsamt den Werten des jeweiligen Vorgangs (bis auf Tagesdatum) in den neuen Feldern Vorgangs-/Prozesseigenschaften und Zugewiesene Eigenschaften.
    • In Word-Vorlagen können Stoppstellen jetzt nicht nur durch entsprechend benannte Word-Textmarken, sondern auch durch einfaches Eintippen in der Form {Platzhalter}, z. B. {Vorgangsdatum}, gekennzeichnet werden. Das erleichtert die Eingabe und ermöglicht es, dieselbe Information an mehreren Stellen ins Dokument schreiben zu lassen. Das Ausfüllen dieser Stoppstellen, unabhängig ob per Textmarke oder per {}-Eingabe, funktioniert auch bei Dokumenten mit mehreren Word-Abschnitten sowie in Kopf- und Fußzeilen.
03.04.2014
  • ​Die Assistenten zum Anlegen neuer Vorgänge (also auch im Posteingang) fragen jetzt auch die Felder Zusatzinfo und Bemerkungen des Vorgangs ab und erlauben die direkte Erfassung von Vorgangs-Synonymen.
  • Beim Anlegen und Bearbeiten von Objekten mit Assistenten können direkt Objektsynonyme erfassen bzw. pflegen.
  • Auch bei manuellem Eintragen von Objekt- oder Vorgangseigenschaften außerhalb der Assistenten werden die eingegebenen Daten jetzt strikt gegen die Definition der jeweiligen Merkmale und Prozesseigenschaften geprüft.
  • Die Suche nach Vorgängen, Objekten, Aktivitäten und Prozessen ist bei vielen Datensätzen jetzt erheblich schneller.
  • Die Übersichten über Vorgänge, Aktivitäten und Objekten geben jetzt max. 100 Suchtreffer aus.
  • Bei Verweisen auf Stellen wird jetzt die Person mit angezeigt, die auf der jeweiligen Stelle sitzt.
30.03.2014
  • ​Korrigiert:
    • Die Vergabe von NTFS-Rechten konnte für einen Vorgang Rechte für alle Berechtigten des Prozesses anstatt nur der für diesen Vorgang vergeben.
    • Beim Anlegen und Bearbeiten von Objekten konnte eine Fehlermeldung erscheinen, wenn zum Objekt ein Merkmal mit dem Datentyp Verweis auf ein Objekt gehörte.
    • Beim Anlegen eines Vorgangs konnte eine Fehlermeldung erscheinen, wenn man keinen Prozess ausgewählt hatte.
  • Neu:
    • Bei allen Aktionen, die Dokumente in Vorgangsordner speichern, kann nun ein neuer Unterordner dafür angelegt oder ein bereits vorhandener Unterordner des Vorgangsordner ausgewählt werden. Das funktioniert
      • beim Erzeugen eines Dokumentes,
      • beim Speichern eines Dokumentes zu einem existierenden oder neu angelegten Vorgang beim Posteingang sowie
      • beim Bearbeiten einer Posteingangs-Aktivität und Zuordnen eines Dokuments zu einem existierenden oder neu angelegten Vorgang.
    • Es gibt eine neue Datei Posteingangsbuch, die jedesmal automatisch einen Protokoll-Datensatz erhält, wenn Dokumente mit dem Posteingangs-Assistenten verarbeitet werden (sowohl beim Zuordnen zu einem Vorgang als auch beim Delegieren dieser Zuordnung). Im Aufgabenblatt findet sich im Kasten Auswertungen der Befehl Posteingangsbuch suchen, mit dem man das Posteingangsbuch einsehen und insbesondere gezielt suchen kann. Das Posteingangsbuch ist auch in Ad-hoc-Abfragen verfügbar.
  • Verbessert:
    • Die Übersichten über Vorgänge, Aktivitäten, Objekte und Prozesse filtern jetzt den Suchtext einheitlich wortweise einzeln, wie es vorher nur die Vorgangsübersicht tat. Sie können jetzt also beliebig viele Suchbegriffe ins Suchfeld eingeben, und es werden diejenigen Datensätze gefunden, die zu allen eingegebenen Suchbegriffen passen.
    • Die Übersichten über Vorgänge, Aktivitäten, Objekte und Prozesse suchen die eingegebenen Suchbegriffe in weiteren Feldern:
      • Suchbegriffe für Vorgänge werden aufgefunden in:
        • Bezeichnung, Zusatzbezeichnung, Zusatzinfo und Synonymen des Vorgangs
        • Bezeichnung und Synonymen des Vorgangs-Prozesses
        • Text von Vorgangseigenschaften
        • Bezeichnung, Kürzel und Synonymen der dem Vorgang zugeordneten Objekten
        • Text von Objekteigenschaften von Objekten, die dem Vorgang zugeordnet sind
        • Bezeichnung des Teams, das den Vorgang erzeugte
      • Suchbegriffe für Objekte werden aufgefunden in:
        • Bezeichnung, Kürzel und Synonymen des Objekts
        • Text der Objekteigenschaften
        • Bezeichnung der Kategorien des Objekts
      • Suchbegriffe für Aktivitäten werden aufgefunden in:
        • Bezeichnung der Aktivität
        • Allen Stellen des Vorgangs, zu dem die Aktivität gehört, wie oben aufgeführt (also z. B. Bezeichnung, Zusatzbezeichnung, Zusatzinfo und Synonyme des Vorgangs)
      • Suchbegriffe für Prozesse (beim Anlegen von Vorgängen) werden aufgefunden in:
        • Bezeichnung und Synonymen des Prozesses
        • Bezeichnung und Schlagworte von Papierordnern
    • Vorgänge können nur noch abgeschlossen werden, wenn ihnen keine offenen Aktivitäten zugeordnet sind.
    • Das wieder Öffnen einer bereits beendeten Aktivität öffnet ggf. den bereits abgeschlossenen Vorgang auch, dem die Aktivität zugeordnet ist.
25.03.2014
  • Wenn im Posteingangs-Assistenten die Option Ich kann die Dokumente direkt einem Vorgang zuordnen gewählt wurde, können Sie im nächsten Schritt, Vorgang auswählen, eine neue Option Neuen Vorgang anlegen wählen. Damit können Sie direkt im Posteingang einen neuen Vorgang mit allen benötigten Einstellungen anlegen, unter dem dann die Posteingangs-Dokumente gespeichert werden.
  • Der Dateisystem-Ablageprovider setzt jetzt NTFS-Zugriffsrechte, die für die Arbeit ohne Mitgliedschaft in der Rolle Administration von SF Ordnerplan besser geeignet sind.
  • In Extras/Optionen... finden sich drei neue Ankreuzfelder, die für den angemeldeten Benutzer die Voreinstellung der Felder Begriffe nicht nur am Anfang, sondern auch in der Mitte suchen und Wissensvorgänge anzeigen und Inaktive Vorgänge anzeigen festlegen. Sie wirken jeweils nach einem Neustart von SF Ordnerplan.
  • Beim Erzeugen eines neuen Dokumentes werden die verfügbaren Dokumentvorlagen jetzt insbesondere über langsame Netzwerkleitungen (WAN, VPN) schneller angeboten.
20.03.2014
  • ​Korrigiert:
    • Merkmale vom Typ Objektverweis ergaben bei Neuanlage eines Objekt ein nicht ausfüllbares Suchfeld
    • Beim Anlegen eines Vorgangs wird der Vorgangsordner jetzt auch dann sofort angelegt, wenn das Öffnen des Ordners im Assistenten nicht angefordert wurde. Dadurch entstehen bei Änderung am Vorgangsnamen vor der ersten Anzeige des Ordners keine nicht auflösbaren offenen Umbenennungen mehr.
    • Beim Erzeugen eines Dokuments konnte das Ausfüllen von Stoppstellen mit einer Fehlermeldung abbrechen, wenn dem Vorgang mehrere Eigenschaften mit denselben Stoppstellennamen zugeordnet waren. Jetzt erscheint in diesem Fall einer klare Warnmeldung.
  • Neu:
    • Sowohl Mandanten-Vorlagengruppen als auch Prozess-Vorlagengruppen haben ein neues Feld Team. Falls dieses Feld ausgefüllt wird, wird die jeweilige Vorlagengruppe beim Erzeugen eines Dokumentes nur für Vorgänge des angegebenen Teams angeboten. Auf diese Weise können Team-spezifische Vorlagengruppen für ein und denselben Prozess hinterlegt werden, und nur die jeweils passenden werden angeboten.
    • Beim Erzeugen neuer Dokumente werden jetzt nicht nur Vorlagen des Prozesses des Vorgangs angeboten, sondern auch solche übergeordneter Prozesse. So können Vorlagen z. B. für einen Prozess 1.1 hinterlegt werden, die auch in allen Unterprozessen wie 1.1.00 und 1.1.01 angeboten werden.
    • Vorgänge können jetzt auch Synonyme haben, die beim Suchen nach Vorgängen ausgewertet werden.
    • Vorgänge bearbeiten hat ein neues Filterfeld Wissensordner anzeigen, mit dem Wissensordner aus- oder eingeblendet werden können.
    • Sowohl bei Personen als auch bei Stellen gibt es neue optionale Felder Telefon und Telefax.
18.03.2014
  • ​Verbessert:
    • Der Assistent zum Anlegen eines Vorgangs bietet Prozesse, für die der angemeldete Benutzer das Recht zur Vorgangsanlage gar nicht besitzt, gar nicht erst an. Vorher hat man einen solchen Prozess wählen können und bekam erst später eine Fehlermeldung.
    • Der Assistent zum Anlegen eines Vorgangs zeigt jetzt im letzten Bestätigungsschritt eine evtl. eingegebene Zusatzbezeichnung an.
    • In Objekte bearbeiten steht jetzt auch ein Ankreuzfeld Begriffe nicht nur am Anfang, sondern auch in der Mitte suchen.
    • Vorgänge bearbeiten zeigt die gefilterten Vorgänge jetzt nach Prozess und Vorgang sortiert.
    • Die Suche nach einer Person bietet die Suchfelder für Nach- und Vorname jetzt als erste an.
  • Korrigiert:
    • Wenn in den Eigenschaften eines Prozesses ein Verweis auf eine Kategorie als nicht zwangsweise auszufüllendes Feld hinterlegt ist und beim Anlegen eines Vorgangs in diesem Prozess dieses Feld tatsächlich frei gelassen wird, erschien eine Fehlermeldung.
08.03.2014
  • Neu:
    • Die nachträgliche Änderung von Ordnernamens-relevanten Daten benennt Ordner ggf. im Ziel-Ablagesystem automatisch um.
    • Über Datei, Alle Dateien, Mandant-Vorlagengruppe bzw. im Aufgabenblatt über den Punkt Prozessübergreifende Dokumentvorlagen pflegen im Kasten Prozessdefinition können globale Dokumentvorlagen hinterlegt werden. Diese stehen in allen Vorgängen des jeweiligen Mandanten zur Verfügung, auch wenn beim jeweiligen Prozess selbst keine eigenen Vorlagen definiert wurden.
  • Verbessert:
    • In Vorgänge bearbeiten wurden Bezeichnungsfelder von Vorgängen unnötig wiederholt angezeigt.
    • Wenn in der Aktivitäten bearbeiten das Feld Nur zu diesem Vorgang ausgefüllt ist, erstellt Neu... standardmäßig auch eine Aktivität zu dem gewählten Vorgang. Das ist insbesondere nützlich, wenn die die Aktivitäten eines Vorgangs aus Vorgänge bearbeiten heraus mittels Vorgangsaktivitäten bearbeiten aufgerufen wurden.
    • Die Vorgangssuche wurde beschleunigt und läuft in Vorgänge bearbeiten jetzt vollständig im Hintergrund ab.
    • Vorgänge bearbeiten sucht die eingegebenen Suchbegriffe jetzt auch in der Teambezeichnung.
  • Geändert:
    • Die Felder Erfassung externer Objektschlüssel der Datei Kategorie-Berechtigung sowie Externer Objektschlüssel der Datei Objekt wurden entfernt.
    • Teams sind jetzt standardmäßig aktiviert anstatt deaktiviert nach ihrer Neuanlage.
    Korrigiert:
    • Wenn mehrere Dokumente auf ein Mal in SF Ordnerplan gezogen wurden und dann im Posteingangs-Assistenten Aktivitäten erzeugt wurden, konnte der Vorgang mit einer Fehlermeldung abbrechen.
    • Von zwei unterschiedlichen Teams können jetzt Vorgänge desselben Prozesses mit derselben Vorgangsbezeichnung angelegt werden.
    • Wenn Stellen in mehreren für einen Prozess berechtigten Teams sind, konnte die Erzeugung von Active-Directory-Gruppen mit dem Befehl Zugriffsrechte umsetzen... fehlschlagen.
    • In Vorgänge bearbeiten endete der Befehl Neues Dokument... mit einer technischen anstatt einer freundlichen Fehlermeldung, wenn weder globale noch prozessbezogene Dokumentvorlagen hinterlegt waren.
    • Bei mehreren Mandanten wurde die Mandantenabfrage endlos wiederholt, weil die Posteingangs-Drag-and-Drop-Überwachung ständig einen aktiven Mandanten erzwang.
    • Wenn die Zusatzbezeichnung eines Vorgangs nachträglich geändert wurde, konnte das zu Ordnernamen führen, in denen die Zusatzbezeichnung doppelt auftrat.
25.02.2014
  • ​Neu: Der Befehl ?, SF Ordnerplan Online... ruft direkt diese SF Ordnerplan-Website auf. So können Sie immer die jüngesten Änderungen am Programm nachsehen und weitere Inhalte rasch aufrufen.
22.02.2014
  • Korrigiert: Wenn in einem Team mehrere Stellen Mitglied sind, für einen Vorgang dieses Teams der Posteingangs-Assistent ausgeführt und darin die Erstellung einer Aktivität für jedes Teammitglied aktiviert wird, wurden zwar die Dokumente gespeichert, aber die Aktivitäten nicht erstellt. Stattdessen erschien eine Fehlermeldung.
  • Neu: Über Datei, Alle Dateien, Mandant-Vorlagengruppe können nun globale Dokumentvorlagen für Mandanten hinterlegt werden, die für sämtliche Prozesse des Mandanten verfügbar sind und im Assistenten zur Anlage von Dokumenten angeboten werden.
  • Neu: Der Befehl Extras, Administration, Import von Active Directory-Benutzern... können alle Active Directory-Benutzer der aktuellen Domäne oder Mitglieder einer bestimmten Benutzergruppe automatisch in SF Ordnerplan importiert werden. Dabei werden auch Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse übernommen bzw. aktualisiert. Das ist auch dafür nützlich, nach der Installation von SF Ordnerplan vorab schon den Stellen Personen zuzuordnen.
  • ​Neu: Für mehrere komplett getrennte SF Ordnerplan-Installationen (anstatt nur mehreren Mandaten einer einzigen Installation) innerhalb einer Active Directory-Domäne gibt es in der Datei Mandant ein neues Feld Gruppennamen-Zusatz. Falls ausgefüllt, wird dieser Zusatz in den automatisch gebildeten Active Directory-Gruppennahmen aufgeführt.