In SF Buchungsplan und Budgetierung 3 können Sie Jahresansätze auf die Monate eines Jahres verteilen. Das funktioniert ähnlich wie in Buchungsplan und Budgetierung 2, aber Sie haben in Version 3 noch weitere Möglichkeiten - und es geht noch einfacher.

Wozu dient die monatliche Ansatzplanung und was kann sie?

Der Sinn der Aufteilung der Jahresansätze auf Monate besteht darin, aussagekräftige unterjährige Plan/Ergebnis-Vergleiche anzustellen. Wenn Sie keinerlei Ansatzplanung erfassen, geht BPL 3 davon aus, dass Sie jeden Monat 1/12 des Jahresansatzes veranschlagen möchten (anders als in BPL 2 brauchen Sie die Zwölftelung nicht mehr in jedem Jahr zu erfassen!). Folgende Features stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Sie können Regeln angeben, welche Haushaltsstellen welchen unterjährigen Ansatzverlauf haben sollen, indem sie Muster für die Nummern angeben. Dadurch können Sie Mengen von Haushaltsstellen mit einer einzigen Regel definieren.
  • Bei der Regeldefinition brauchen Sie nur diejenigen Monate anzugeben, an dem eine Verlaufsänderung eintreten soll (in dem eine gedachte Liniengrafik über den Verlauf einen Knick hätte).
  • Neu gegenüber BPL 2: In den Regeln können Sie nicht nur Prozentwerte, sondern auch Brüche wie etwa 10/13 verwenden.
  • Neu gegenüber BPL 2: Haushaltsstellen, auf die keine der erfassten Regeln passt, werden automatisch mit der normalen Zwölftelung behandelt. (In BPL 2 mussten Sie die Zwölftelung als letzte Regel ausdrücklich erfassen.)
  • Neu gegenüber BPL 2: Solange Sie für ein Jahr keinerlei Regeln erfassen, gelten automatisch die jüngsten vor diesem Jahr definierten Regeln weiter. Sie brauchen also - anders als noch in BPL 2 - nicht jedes Jahr alle Regeln neu erfassen.
  • Neu gegenüber BPL 2: Sie können Regelsätze zwischen Jahren kopieren, um ab einem bestimmten Jahr den alten Regelsatz ändern zu können, ohne alle Regeln neu erfassen zu müssen.
  • Neu gegenüber BPL 2: Sie können eine grafische Dokumentation aller Regeln ausgeben lassen.
  • Neu gegenüber BPL 2: Die Regeln wirken sofort nach dem Speichern. Sie brauchen vor der nächsten Auswertung keine "Optimierung" mehr anzustoßen.

Wenn Sie keinerlei unterjährige Plan/Ergebnisvergleiche anstellen möchten, brauchen Sie keinerlei Ansatzplanungen zu erfassen (anders als noch in BPL 2, wo Sie in jedem Rechtsträger jedes Jahr mindestens die Zwölftelung erfassen mussten). Ohne Regeln wird in BPL 3 automatisch von der Zwölftelung ausgegangen.

Wie definiere ich Regeln?

Angenommen, wir wollten erfassen, dass Zuschüsse vom Land für Kindergärten zwei Mal im Jahr (jeweils mit dem hälftigen Jahresbetrag) eintreffen, und eben nicht jeden Monat zu einem Zwölftel. Das gelte ab 2005. Sie würden dann so vorgehen:

  1. Wählen Sie im Aufgabenblatt unter Ansätze den Eintrag Unterjährige Planung (oder wählen Sie Datei, Ansatzplanungen).
  2. Falls das gewünschte Jahr bereits angelegt wurde, markieren Sie es links oben. Falls nicht, wählen Sie dort Neu (bzw. das Sternchen, falls der Bildschirm zu klein für die Beschriftung Neu sein sollte) und geben Sie die Jahreszahl ein (in diesem Beispiel also 2005).
  3. Wählen Sie im rechten Bereich entweder Neu für die Erfassung einer Regel am Ende der Regeln dieses Jahres, oder markieren Sie einen Eintrag in der Liste und wählen Sie Einfügen, um vor der markierten Regel eine neue einzufügen.
  4. Definieren Sie, für welche Haushaltsstellen diese Regel gelten soll. Wenn die Regel also z. B. im Sachbuchteil 00 für die Gliederungen 211x (alle Kindergärten) und die Gruppierung 0520 (Zuschüsse vom Land) gelten soll, geben Sie folgendes ein:
    • 00 im Feld Muster Sachbuchteil,
    • 211 im Feld Muster Gliederung (das wird automatisch zu 211? ergänzt) und
    • 0520 im Feld Muster Gruppierung.
    • Die anderen Muster-Felder können Sie frei lassen. Damit gilt diese Regel für alle Zuschüsse vom Land an alle Kindergärten, egal welche Objektziffer und welches Unterkonto verwendet wurden.
  5. Angenommen, die Zuschüsse kommen zu je 50 % ein Mal im April und ein Mal im Oktober. Wann würden wir folgende Eingaben machen:
    • 0 im Feld Stützstelle für max. Anteil bis 03, um anzugeben, dass bis Ende März noch mit keinem Zuschuss gerechnet werden kann (Januar und Februar werden dadurch automatisch auch mit 0 bewertet),
    • 1/2, 50% oder einfach nur 50 im Feld Stützstelle für max. Anteil bis 04, um anzugeben, dass bis Ende April mit der Hälfte des Jahresansatzes gerechnet werden kann,
    • 1/2, 50% oder einfach nur 50 im Feld Stützstelle für max. Anteil bis 09, um anzugeben, dass bis Ende September immer noch nicht mehr als die Hälfte des Jahresansatzes eingehen wird, und schließlich
    • 100% oder einfach nur 100 im Feld Stützstelle für max. Anteil bis 10, um anzugeben, dass bis Ende Oktober der Jahresansatz eingegangen sein sollte.
  6. Optional können Sie ganz nach unten blättern und im Feld Bemerkungen zur Dokumentation etwa Kindergartenzuschüsse eingeben.
  7. Wenn Sie die grafische Darstellung Ihrer Regel sehen möchten, speichern Sie durch Klick auf die Leiste am linken Fensterrand.

So sollte das Fenster dann etwa aussehen:

Ansatzplanung

Beachten Sie, dass bei jedem Knick in der Verlaufslinie eine Stützstelle erfasst werden muss (außer 0 Anfang Januar und 100 % Ende Dezember). Die erfassten Stützstellen sind im Diagramm durch kleine Kreise kenntlich gemacht. Die dünne grüne Linie wäre die normale Zwölftelung. Leere Stützstellen werden automatisch durch eine gerade Linie zwischen den ausgefüllten verbunden. Die errechneten Anteile in jedem einzelnen Monat finden Sie in den Feldern Max. Anteil bis Ende Januar bis Max. Anteil bis Ende November (der maximale Anteil bis Ende Dezember ist immer 100 % des Jahresansatzes).

Wann ist die Reihenfolge von Regeln wichtig und wie kann ich sie ändern?

Wenn Sie mehrere Regeln in einem Jahr definiert haben, werden diese von BPL für jede zu berechnende Haushaltsstelle streng in der Reihenfolge von oben nach unten durchsucht, bis eine Regel auf die betreffende Haushaltsstellennummer passt. Nur die erste so gefundene Regel wird für die betrachtete Haushaltsstelle verwendet. Wenn für eine Haushaltsstelle gar keine Regel passt, wird automatisch die Zwölftelung angenommen.

Nun könnte es ja sein, dass auf ein und dieselbe konkrete Haushaltsstellennummer mehrere Regeln mit ihren Musterangaben passen. Dann und nur dann ist die Reihenfolge der Regeln wichtig, denn nur die oberste passende Regel wird ja für die Haushaltsstelle herangezogen. Um auch diese Situation steuern zu können, lassen sich die Regeln wie folgt in der Reihenfolge ändern:

  • Sie können eine Regel in der Liste markieren und mit den Pfeil-Schaltflächen die markierte Regel um eine Position nach oben (höhere Priorität) oder unten (geringere Priorität) verschieben. Wenn Sie die Schaltflächen gedrückt halten, wird automatisch um mehrere Positionen verschoben, bis Sie die Maustaste loslassen.
  • Noch einfacher können Sie in der Liste einfach auf eine Regel zeigen, die linke Maustaste drücken und gedrückt halten, und die Regel durch Ziehen der Maus nach oben oder unten positionieren.
Was muss ich tun, wenn in den Folgejahren derselbe Regelsatz weiterhin gelten soll?

Nichts! BPL 3 verwendet automatisch die jeweils jüngste definierte Regel weiterhin, bis Sie ein neues Jahr erfassen.

Wie kann ich einen Regelsatz ab einem späteren Jahr ändern?

Für die Erfassung eines neuen Regelsatzes ab einem Jahr müssen Sie ein weitere Jahr (links oben im Fenster Ansatzplanungen) erstellen. Wichtig: Ändern Sie nicht eine vorhandene Jahreszahl! Sie würden damit den Regelsatz in ein anderes Jahr verschieben (Sie würden eine entsprechende Warnmeldung beim Speichern bekommen). Erfassen Sie stattdessen ein neues Jahr mit der Neu-Schaltfläche.

Sie brauchen aber gar nicht alle Regeln nochmals zu erfassen, wenn Sie nur eine Kleinigkeit ändern möchten. Sie können einen kompletten Regelsatz ganz einfach in ein weiteres Jahr duplizieren und dort dann die gewünschten Änderungen vornehmen, ohne den alten Regelsatz zu verändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Ansatzplanungs-Fenster.
  2. Erfassen Sie nicht das neue Jahr manuell. Die Duplizierung legt es selbst an und kann nicht in ein bereits angelegtes Jahr duplizieren.
  3. Markieren Sie in der Liste das Jahr, dessen Regelsatz Sie duplizieren möchten.
  4. Wählen Sie Bearbeiten, Datensatz duplizieren... im Menü.
  5. Geben Sie im daraufhin erscheinenden Fenster Ansatzplanungsjahr duplizieren im Feld ab Jahr die gewünschte neue Jahreszahl ein.
  6. Klicken Sie auf Weiter: Wählen Sie die zu duplizierenden Dateien aus >> oder auf die Registerkarte Dateien.
  7. Wählen Sie Alle Markieren, damit sowohl ein neues Jahr angelegt als auch die Ansatzplanungen selbst (die Regeln) dupliziert werden.
  8. Wählen Sie OK.
  9. Der neue Regelsatz wird automatisch als Duplikat des alten erstellt und angezeigt. Sie können ihn nun nach Belieben ändern.

Hinweis: Wenn Sie beim Duplizieren eine Fehlermeldung über einen doppelten Wert in einem Index erhalten, existierte das Zieljahr bereits. Löschen Sie dann das Zieljahr (Achtung: Sie verlieren alle evtl. darin gespeicherten Regeln!) und duplizieren Sie erneut.