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SF Software-Beratung

In diesem Artikel möchten wir Ihnen einige Beispiele für die Nutzung der Ad-hoc-Abfragen in SF Buchungsplan und Budgetierung 3 geben, die für Ihre tägliche Arbeit vielleicht nützlich sein könnten. Falls Sie noch nie mit den Ad-hoc-Abfragen gearbeitet haben, empfehlen wir, zunächst die Einführung zu lesen.

Wenn Sie bestimmte Abfragen hier sehen möchten oder selber eine erstellt haben, die auch für Andere nützlich sein könnte, sind wir Ihnen für eine E-Mail immer dankbar!

Haushaltsstellen ohne Bewirtschafter

Um alle Haushaltsstellen zu finden, die noch keinen Bewirtschafter haben, können Sie folgende Abfrage erstellen:

 Datei Feld Einstellung
Haushaltsstelle (als Startdatei) ID ausgeben
  Bewirtschafter Bedingung hinzufügen, Test auf Gleichheit

Insbesondere das direkte Ausführen dieser Abfrage in einem normalen Fenster ist nützlich, weil Sie über die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts die jeweils gewählte Haushaltsstelle mit einem Mausklick aufrufen und einfach einen Bewirtschafter nachtragen können.

Dokumentieren von Budgetlayouts

Die folgende Abfrage können Sie benutzen, um eine Dokumentation der Budgetlayouts zu erstellen:

 Datei Feld Einstellung
Budgetlayout (als Startdatei) Rechtsträger ausgeben
  Bezeichnung ausgeben,
aufsteigend sortiert
Bemerkungen ausgeben
Budgetabschnitt (unter Budgetlayout) Bezeichnung ausgeben
Reihenfolge aufsteigend sortiert
Abweichende Saldobezeichnung ausgeben
Budgetlayoutteil (unter Budgetabschnitt) Teil ausgeben,
aufsteigend sortiert
Budgettitel (unter Budgetlayoutteil) Reihenfolge aufsteigend sortiert
Bezeichnung ausgeben
Budgetzeile (unter Budgettitel) Reihenfolge aufsteigend sortiert
Bezeichnung ausgeben
Budgetgruppierung (unter Budgetzeile) Muster Gruppierung ausgeben,
aufsteigend sortiert
ausschließen ausgeben

Durch Kopieren des Abfrageergebnisses in ein Tabellenkalkulation- oder Textverarbeitungsprogramm können Sie diese Dokumentation sichern.

Bereitstellen von Ansatzplanungs-Details in einer Tabellenkalkulation

Die folgende Abfrage dient dazu, die monatlichen Anteile eines Jahresansatzes für eine separate Rechnung in eine Tabellenkalkulation zu exportieren:

 Datei Feld Einstellung
Ansatzplanungsjahr (als Startdatei) ab Jahr ausgeben,
aufsteigend sortiert
Ansatzplanung (unter Ansatzplanungsjahr) Reihenfolge aufsteigend sortiert
Muster Sachbuchteil ausgeben
Muster Gliederung ausgeben
Muster Objekt ausgeben
Muster Gruppierung ausgeben
Muster Unterkonto ausgeben
Verursachende OE ausgeben
Verantwortende OE ausgeben
Max. Anteil bis Ende Januar - Max. Anteil bis Ende November ausgeben
Bemerkungen ausgeben

Durch Kopieren des Abfrageergebnisses in ein Tabellenkalkulationsprogramm können Sie Berechnungen mit den Werten anstellen.

Export eines Haushalts in eine Tabellenkalkulation

Die folgende Abfrage gibt Haushaltsstellen aus, die in einem Jahr und einer Planvariante sowohl Ansätze als auch Ergebnisse haben:

 Datei Feld Einstellung
Haushaltsstelle (als Startdatei) ID ausgeben
  Bezeichnung ausgeben
Ansatz (unter Haushaltsstelle) Jahr Test auf Gleichheit mit dem gewünschten Jahr
Planvariante Test auf Gleichheit mit der gewünschten Planvariante
Ansatz/€ ausgeben
Ergebnis (unter Haushaltsstelle) Jahr Test auf Gleichheit mit dem gewünschten Jahr
Monat Test auf Gleichheit mit 12
Jahresergebnis (Ist/Soll)/€ ausgeben
Unterkonto (unter Haushaltsstelle) Bezeichnung ausgeben
Objekt (unter Unterkonto) Bezeichnung ausgeben
Gliederung (unter Objekt) Bezeichnung ausgeben
Gruppierung (unter Haushaltsstelle) Bezeichnung ausgeben

Beachten Sie dabei aber, dass nur solche Haushaltsstellen ausgegeben würden, die im betreffenden Jahr und der betreffenden Planvariante sowohl einen Ansatz als auch ein Ergebnis haben. Wenn eine Haushaltsstelle zwar einen Ansatz, aber kein Ergebnis haben sollte (oder umgekehrt), würde die Haushaltsstelle also nicht erscheinen!

Numerisch sortierte Liste der Unterkonten ohne verursachende organisatorische Einheit

Diese Abfrage erfüllt etwa denselben Zweck wie der Bericht Unterkonten ohne Organisatorische Einheit. Gegenüber dem Bericht hat die Verwendung einer Ad-hoc-Abfrage aber den Vorteil, dass Sie ein so gefundenes Unterkonto direkt aufrufen und darin die organisatorische Einheit nachtragen können.

Die Abfrage könnte so aussehen:

Datei Feld Einstellung
Sachbuchteil (als Startdatei) Nummer aufsteigend sortiert
Gliederung (unter Sachbuchteil) Nummer aufsteigend sortiert
Bezeichnung ausgeben
Objekt (unter Gliederung) Nummer aufsteigend sortiert
Bezeichnung ausgeben
Unterkonto (unter Objekt) Nummer aufsteigend sortiert
Bezeichnung ausgeben
Verursachende OE Test auf Gleichheit

Wenn Sie diese Abfrage in einem eigenen Fenster ausführen, können Sie die ID eines Unterkontos (die die vollständige Nummer enthält) markieren und mit der Schaltfläche mit den drei Punkten rechts oben dieses Unterkonto direkt aufrufen, um ihm eine Organisationseinheit zuzuweisen.

Darlehen mit ihren Haushaltsstellen

Mit folgender Abfrage können Sie Darlehen und deren Haushaltsstellen (nur des aktuellen Rechtsträgers) auswerten und an andere Anwendungen weitergeben:

 Datei Feld Einstellung
Darlehen (als Startdatei) ID ausgeben
  Darlehensnummer aufsteigend sortiert
Rechtsträger ausgeben
Bezeichnung

ausgeben

Darlehensnehmer ausgeben
Darlehensgruppe (unter Darlehen) Verwendung ausgeben,
aufsteigend sortiert
Buchungsschlüssel ausgeben
Darlehenshaushaltsstelle (unter Darlehensgruppe) Haushaltsstelle ausgeben
Zahlweg ausgeben
Buchungsbeleg erstellen ausgeben
Relativer Anteil ausgeben
Buchungsschlüssel (unter Darlehensgruppe) Nummer aufsteigend sortiert

Haushaltsstellen mit Haushaltsvermerken

Die folgende Abfrage liefert Haushaltsstellen, die einen Haushaltsvermerk tragen:

 Datei Feld Einstellung
Haushaltsstelle (als Startdatei) ID ausgeben
  Haushaltsvermerk ausgeben,
Test auf Gleichheit (Bedingung umgekehrt)

Überblick über Probleme beim nächtlichen Zeitbuchimport

Mit folgender Abfrage können z. B. Administratoren schnell einen Überblick bekommen, ob es beim nächtlichen Zeitbuchimport zu einem Problem gekommen sein sollte:

 Datei Feld Einstellung
Protokoll (als Startdatei) Bezeichnung ausgeben
  angelegt am ausgeben, absteigend sortiert
Protokolldetail (unter Protokoll) Reihenfolge aufsteigend sortiert
Eintragstyp

ausgeben,
Test auf Gleichheit mit Fehlermeldung,
Test auf Gleichheit mit Warnung,
eine erfüllen ("oder")

Nachricht ausgeben

Grafisch dargestellter zeitlicher Verlauf der geplanten Ausgaben im Sachbuchteil 00 über die Jahre hinweg

Dies ist eine umfangreichere Abfrage mit anschließender Analyse in Microsoft Excel. Endergebnis soll ein Diagramm sein, bei dem die geplanten Ausgaben im Sachbuchteil 0 je Jahr dargestellt werden.

Zunächst brauchen wir eine Abfrage, die uns die benötigten Daten liefert: Die Summen der Ansätze der Planvariante Endgültig mit Jahresangabe vom Sachbuchteil 00 und von Ausgabegruppierungen. Wir brauchen nur zwei Spalten ausgeben: Das Jahr und die Summe der Ansätze (die Haushaltsstellennummer interessiert hierbei nicht). Wir filtern aber:

  • Nur Ansätze ungleich Null (damit Jahre nur mit Null-Ansätzen gar nicht erscheinen),
  • nur Sachbuchteil 00,
  • nur Planvariante Endgültig,
  • nur Ausgabegruppierungen.

Die Filterung nach Ausgabegruppierungen ist hier vielleicht interessant: Da die Gruppierungsnummer ein Textfeld ist, bieten die Ad-hoc-Abfragen hier keinen von/bis-Vergleich an. Wir können dasselbe aber auch mit den Mustervergleichen anstellen: Entweder wir lassen alle Gruppierungsnummern wie 4*, 5*, 6*, 7*, 8* oder 9* ausgeben, oder alle, die nicht 0*, 1*, 2* oder 3* entsprechen. Da Letzteres weniger Arbeit ist, wählen wir diesen Weg.

So müsste die Abfrage definiert sein:

 Datei Feld Einstellung
Ansatz (als Startdatei) Jahr ausgeben,
aufsteigend sortiert
  Planvariante Test auf Gleichheit mit Endgültig
Ansatz/€ ausgeben,
Summe,
Test auf Gleichheit mit 0 (Bedingung umgekehrt)
Haushaltsstelle (unter Ansatz) (keines)
Unterkonto (unter Haushaltsstelle) (keines)
Objekt (unter Unterkonto) (keines)
Gliederung (unter Objekt) Sachbuchteil Test auf Gleichheit mit Sachbuchteil 00
Gruppierung (unter Haushaltsstelle) Nummer

Mustervergleich mit 0* (Bedingung umgekehrt),
Mustervergleich mit 1* (Bedingung umgekehrt),
Mustervergleich mit 2* (Bedingung umgekehrt),
Mustervergleich mit 3* (Bedingung umgekehrt),
alle erfüllen ("und")

Diese Abfrage liefert pro selektierter Haushaltsstelle das Jahr und die Summe der gefilterten Ansätze dieses Jahres. So etwa könnte das aussehen (vergessen Sie nicht, für das Feld Ansatz/€ der Datei Ansätze rechts oben die Option Summe zu wählen):

Abfrageergebnisse

Um hieraus ein Diagramm mit der jährlichen Summe zu erzeugen, verwenden wir Microsoft Excel und dessen Pivot-Diagramme:

  1. Kopieren Sie die Abfrageergebnisse in die Zwischenablage.
  2. Erstellen Sie in Microsoft Excel eine neues Arbeitsblatt.
  3. Fügen Sie die Ergebnisse ein.
  4. Markieren Sie genau eine Zelle der so entstandenen Tabelle.
  5. Fügen Sie ein neues Punktdiagramm ein (bei Excel-Versionen bis 2003 am einfachsten über das entsprechende Symbol in der Symbolleiste, bei Excel 2007 unter Einfügen beim Bereich Diagramme).
  6. Fügen Sie das Feld Jahr als Achsenbeschriftung und das Feld Ansatz als Wert ein. Dadurch werden automatisch die Ansätze je Jahr summiert und dargestellt.
  7. Passen Sie ggf. Überschriften oder Zahlenformatierungen nach Belieben an.

So etwa könnte das Ergebnis aussehen:

Grafischer Ansatzverlauf

Wenn Sie dasselbe mit den Ergebnissen machen möchten, geht das fast genauso. Zu beachten ist nur:

  • Die Datei Ergebnis enthält je Haushaltsstelle ein Ergebnis pro Monat und Jahr. Wir sind nur an den Jahreswerten interessiert, filtern also nach Monat = 12.
  • Wenn Sie Soll- und Ist-Ergebnisse in einer Abfrage auswerten möchten, dürfen wir zur Bedingung Monat = 12 nicht auch noch die Bedingungen für beide Beträge ungleich Null hinzufügen. Wir bekämen ja nur noch Ergebnisse, bei denen sowohl Soll als auch Ist ungleich Null wären. Falls einer von beiden Werten Null, der andere aber ungleich Null ist, würde dieser Datensatz gar nicht erscheinen. Wir können hier auch nicht nach eine erfüllen ("oder") umstellen, denn die Bedingung Monat = 12 muss ja immer erfüllt sein. Wir müssen also entweder nur Soll oder nur Ist ausgeben und können daran dann die Bedingung ungleich Null stellen, oder beide Felder ausgeben, dann aber ohne die Null-Bedingung (wir erhalten mehr Datensätze). In diesem Beispiel geben wir beide Felder ohne Bedingung aus.

Wir fangen hier mal mit der Haushaltsstelle als Startdatei an (Start beim Ergebnis oder bei der Gruppierung wäre genauso möglich):

 Datei Feld Einstellung
Haushaltsstelle (keines)  
Ergebnis (unter Haushaltsstelle) Jahr ausgeben,
aufsteigend sortiert
Monat Test auf Gleichheit mit 12
Jahresergebnis (Ist)/€ ausgeben,
Summe
Jahresergebnis (Soll)/€ ausgeben,
Summe
Gruppierung (unter Haushaltsstelle) Nummer

Mustervergleich mit 0* (Bedingung umgekehrt),
Mustervergleich mit 1* (Bedingung umgekehrt),
Mustervergleich mit 2* (Bedingung umgekehrt),
Mustervergleich mit 3* (Bedingung umgekehrt),
alle erfüllen ("und")

Die Diagrammerstellung in Excel läuft dann genauso wie bei den Ansätzen oben.

Gebäude aus SF Fundus und die ihnen zugeordneten Haushaltsstellen

Die folgende Abfrage liefert einen Überblick, welchem aus SF Fundus nach SF Buchungsplan exportierten Gebäude welche Haushaltsstellen zugeordnet wurden:

 Datei Feld Einstellung
Gebäude/Nutzungseinheit (als Startdatei) ID ausgeben (wenn Sie mit Doppelklick das Gebäude öffnen können möchten),
aufsteigend sortiert
Gebäude ausgeben
  Nutzungseinheit ausgeben
Gebäudebetrag (unter Gebäude/Nutzungseinheit) Gebäudebetragsart ausgeben,
aufsteigend sortiert
Wirksame Haushaltsstellen ausgeben
Wirksame Haushaltsstellen: Anteile ausgeben

Wählen Sie ggf. die Option Ignorieren: Aktueller Rechtsträger, um die Abfrage über alle Ihnen zugängliche Rechtsträger laufen zu lassen.

Verlauf der Energiekosten über die Jahre

Die folgende Abfrage sucht die Ausgaben für Energie über alle verfügbaren Jahre heraus, die anschließend wieder in Excel weiterverarbeitet werden:

 Datei Feld Einstellung
Haushaltsstelle (als Startdatei)  (keines)  
Ergebnis (unter Haushaltsstelle) Jahr ausgeben,
aufsteigend sortiert
Monat Test auf Gleichheit mit 12
Jahresergebnis (Ist)/€ ausgeben,
Summe,
Test auf Gleichheit mit 0 (Bedingung umgekehrt)
Unterkonto (unter Haushaltsstelle) (keines)
Objekt (unter Unterkonto) (keines)
Gliederung (unter Objekt) Sachbuchteil Test auf Gleichheit mit Sachbuchteil 00
Gruppierung (unter Haushaltsstelle) Nummer Test auf Gleichheit mit 5200

Um hieraus wieder ein Diagramm mit der jährlichen Summe zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Kopieren Sie die Abfrageergebnisse in die Zwischenablage.
  2. Erstellen Sie in Microsoft Excel eine neues Arbeitsblatt.
  3. Fügen Sie die Ergebnisse ein.
  4. Markieren Sie genau eine Zelle der so entstandenen Tabelle.
  5. Fügen Sie ein neues Diagramm ein (bei Excel-Versionen bis 2003 am einfachsten über das entsprechende Symbol in der Symbolleiste, bei Excel 2007 unter Einfügen beim Bereich Diagramme).
  6. Passen Sie ggf. Überschriften oder Zahlenformatierungen nach Belieben an.

Voilà!