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SF Software-Beratung

Worum geht es?

Die Evangelische Landeskirche in Baden hat für den Rechtsträger 01.0001.0001 im Laufe des Jahres 2018 beschlossen, dass die Organisationsstruktur rückwirkend ab 01.01.2018 geändert werden soll. Dabei werden Organisatorische Einheiten ganz oder teilweise in andere aufgehen, zusammengeführt oder aufgeteilt. Dadurch müssen - ebenfalls rückwirkend - Planansätze und auch bereits durchgeführte Buchungen aufgeteilt bzw. verlegt werden​. Für dieses Szenario bietet SF Buchungsplan ab Programmstand 03.08.2018 ein eigenes Feature, was im Folgenden beschrieben wird.

Überblick

Der grobe Ablauf einer solchen Aktion ist wie folgt:

  1. Der Umzug wird innerhalb von SF Buchungsplan geplant, d.h. die Umzüge der betreffenden Haushaltsstellen erfasst und vorab zur Kontrolle gesichtet.
    • Die neu verteilten Ansätze können vorab gesichtet werden.
    • Die Neuzuordnung bereits existierender Buchungen wird geplant. Für Buchungen mit mehreren potenziellen neuen Ziel-Unterkonten kann über einen Assistenten komfortabel entschieden werden, welche Buchung wo landen soll.
  2. Danach kann der Umzug durchgeführt werden. Dabei werden
    • Ansätze entsprechend der erfassten Planung rückwirkend geändert. Die so geänderten Ansätze können dann wie üblich zu KFM exportiert werden.
    • Die vom Umzug betroffenen Buchungen, die also schon seit 01.01.2018 auf andere Unterkonten gebucht hätten sein sollen, resultieren in einer Buchungsdatei für KFM, die die alten Buchungen storniert und die gleichen Buchungen mit neuem Unterkonto aufnimmt. Nach Einspielen dieser Datei in KFM würde SF Buchungsplan diese Buchungen in der nächsten Nacht turnusmäßig von KFM wieder abholen und normal einlesen.
Über den tatsächlichen Umzug führt SF Buchungsplan genau Protokoll, sodass die Planung, die Buchungszuweisung und der genaue Ablauf des tatsächlichen Umzugs jederzeit durch fix gespeicherte Berichte und Protokolle dokumentiert sowie durch Ad-hoc-Abfragen auswertbar ist.

Planung eines Umzugs

Voraussetzungen

Sie brauchen zur Planung eines OE-Umzugs folgende Berechtigungen innerhalb des Rechtsträgers:

  • Darf Haushaltsstruktur pflegen
  • Darf alle Ansätze pflegen (ansonsten würden Sie die Vorschau auf zu ändernde Ansätze nur für Sie sichtbare Planvarianten ausgeben können)
  • Darf Zeitbucheinträge sehen (ansonsten können keine Buchungsumzüge geplant werden)
  • Darf OE-Umzüge planen

Erfassen einer Planung

  1. Öffnen Sie die Datei OE-Umzug: Planung (die auch im Aufgabenblatt im neuen Kasten Umzug Organisatorischer Einheiten schnell erreichbar ist).
  2. Legen Sie eine neue Planung an. Sie müssen das Jahr angeben (für jedes Jahr kann es innerhalb eines Rechtsträgers nur eine einzige solche Planung geben) sowie eine Zwischen-Haushaltsstelle. Tatsächlich werden Ergebnisbuchungen nämlich storniert, auf diese Haushaltsstelle (z.B. eine im Sachbuch 51) gebucht, dort wieder storniert und dann erst mit dem neuen Unterkonto neu gebucht. Das erleichtert die Nachvollziehbarkeit, weil alle umgezogenen Buchungen auch auf der Zwischen-Haushaltsstelle ankamen und dort gesammelt auswertbar sind. Verwenden Sie die Bemerkungen-Felder zur Dokumentation.
  3. Erfassen Sie zur Planung beliebig viele Quellen. Eine Quelle ist nichts anderes als eine Sammlung von Kriterien, mit denen die umzuziehenden Haushaltsstellen gefiltert werden: Sie können nach im jeweiligen Jahr geltender verursachender Organisatorischer Einheit (mit und ohne Untereinheiten) und/oder nach allen Haushaltsstellennummern (Sachbuchteil, Gliederung, Objekt, Gruppierung, Unterkonto) in beliebiger Kombination mit beliebigen Mustern filtern.
    • Bringen Sie die Quellen in eine beliebige willkürliche Reihenfolge, um feine Ausnahmen (z.B. eine ganz bestimmte Haushaltsstelle) vor groben Regeln (z.B. alles vom UK 12????) zu positionieren. Eine Haushaltsstelle, die von einer Regel betroffen ist, wird nicht von darunter liegenden Regeln betrachtet werden. Legen Sie also die feinen Ausnahmen nach oben und die groben Regeln nach unten (genauso wie Sie es auch bei Haushaltssperren und bei unterjährigen Ansatzplanungen tun).
  4. Für jede Quelle erfassen Sie ein oder beliebig viele Ziele. Ein Ziel ist einfach nur ein Muster für die neu gewünschte Unterkontonummer.
    • Sie können vollständige Unterkontonummern (123456) erfassen oder auch Fragezeichen als Platzhalter verwenden (z.B. 123???). Jede Stelle, an der ein ? steht, wird mit der betreffenden Ziffer der Unterkontonummer der tatsächlich umzuziehenden Haushaltsstelle gefüllt. Beispiel: Quelle ist eine Haushaltsstelle mit Unterkonto 123456, Ziel ist Unterkonto 44?88?. Dann wird das tatsächliche Ziel für diesen Umzug das Unterkonto 443886.
    • Sie können entscheiden, die Ansätze und Buchungen dieser Quelle mit diesem Ziel gar nicht vollständig, sondern nur zum Teil umzuziehen. Erfassen Sie dazu im Feld Absoluter Prozentsatz einen Prozentsatz kleiner als 100%.
    • Wenn Sie für eine Quelle mehrere Ziele angeben, können Sie das Feld Relativer Anteil bei jedem Ziel verwenden, um die Ansätze und Buchungen z.B. im Verhältnis 2:5 aufzuteilen. Die relativen Anteile müssen in Summe nicht 100 ergeben; jede Zahl größer als 0 funktioniert. Das Feld Relativer Anteil hat keine Wirkung auf Quellen mit nur einem Ziel.
    • Sie können Absoluter Prozentsatz und Relativer Anteil auch kombiniert verwenden, wenn Sie möchten. Im Feld Tatsächlicher Anteil sehen Sie den letztlich resultierenden Prozentsatz.

Überblicksbericht über die Planung

Über den Bericht OE-Umzug: Planung (der auch im Aufgabenblatt als Planungs-Überblick sowie in der Datei OE-Umzug: Planung im Register Überblick verfügbar ist), können Sie die Planung als Ganzes betrachten. Darin können Sie auch die tatsächlich betroffenen Haushaltsstellen durch Aufklappen sehen.

Vorschau auf die Ansätze nach dem Umzug

Der Bericht OE-Umzug: Verteilte Ansätze (er auch im Aufgabenblatt und in der Extras-Schaltfläche der Datei OE-Umzug: Planung erreichbar ist) zeigt die neue Aufteilung der Ansätze an.

Hinweis: Dieser Bericht gibt keine Daten mehr aus, wenn bei der tatsächlichen Durchführung die Ansätze in echt umgezogen wurden, aber er wird als PDF- und als Excel-Datei im Register Protokolle der Umzugsplanung automatisch dauerhaft gespeichert.

Planung des Umzugs von Buchungen

Um den Umzug der Buchungen zu planen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Um für eine Planung (oder auch erneut nach Änderungen an der Planung) die tatsächlich betroffenen Buchungen zu sammeln, führen Sie den Befehl Buchungs-Umzug vorbereiten (im Aufgabenblatt, Extras-Menü oder der Extras-Schaltfläche der Planung) aus.
    • Dieser Befehl kann eine ganze Weile brauchen.
    • Er stellt laut der aktuell erfassten Planung zusammen, von welchen Quellen mit welchen Zielen welche Haushaltsstellen und einzelnen Buchungen betroffen sein werden. Er ändert aber noch nichts an tatsächlichen Buchungen, sondern erlaubt nur im nächsten Schritt die Zuordnung.
    • Sie können diesen Befehl nach Änderungen an Ihrer Planung beliebig oft wiederholen, verlieren dabei allerdings bereits getroffene Umzugsentscheidungen.
  2. In der Datei OE-Umzug: Planung im Register Buchungs-Umzug sehen Sie a) die Liste betroffener Haushaltsstellen (verwenden Sie die "..."-Schaltfläche, um die Haushaltsstelle aufzurufen), b) für die gerade markierte Haushaltsstelle die betroffenen Buchungen aus dem Zeitbuch dieser Haushaltsstelle sowie c) für die gerade markierte Buchung die Liste möglicher Ziel-Unterkonten.
    • Buchungen werden immer als Ganzes einem Zielunterkonto zugewiesen und niemals aufgeteilt.
    • Sie können das Ankreuzfeld Zu diesem Unterkonto verlegen aktivieren, um das jeweilige Unterkonto als Ziel festzulegen.
      • Buchungen mit nur einem einzigen potenziellen Ziel-Unterkonto werden dieses Feld automatisch aktiviert haben.
      • Wenn eine Buchung mehrere Ziel-Unterkonten hat, können Sie das Feld beim gewünschten Unterkonto aktivieren; bei den anderen Unterkonten derselben Buchung wird es dann automatisch deaktiviert.
      • Sie können eine bereits getroffene Zuordnung auch wieder als noch nicht getroffen festlegen, indem Sie das Ankreuzfeld deaktivieren.
    • Zur komfortableren Zuordnung verwenden Sie den Befehl Buchungen verteilen. Das ist ein Assistent, der Sie nur durch die noch nicht zugeordneten Haushaltsstellen und Buchungen führt.
      • Für jede in diesem Sinne offene Haushaltsstelle gibt es einen Schritt im Assistenten, der alle Buchungen der Haushaltsstelle anzeigt.
      • Für jede Buchung können Sie das gewünschte Ziel-Unterkonto einfach anklicken. Weiter speichert diese Zuordnung (nach Nachfrage) sofort ab (Sie könnten Sie aber manuell ja wieder zurücknehmen oder nochmal ändern).
      • Sie sehen auch jeweils die geplanten und tatsächlich erreichten Aufteilungs-Prozentsätze der Soll-Ergebnisse.
      • Wenn Sie eine Haushaltsstelle noch nicht entscheiden können, können Sie das Ankreuzfeld zum Überspringen dieser Haushaltsstelle aktivieren.
      • Sie können den Assistenten auch jederzeit abbrechen; der erneute Aufruf wird automatisch bei der ersten noch nicht zugeordneten Haushaltsstelle wieder aufsetzen.
  3. Der Bericht OE-Umzug: Umzutragende Buchungen zeigt alle konkret geplanten Umzüge von Buchungen an.
    • Er funktioniert auch, wenn einige Buchungen noch nicht zugeordnet wurden; er lässt sie in diesem Fall einfach aus, sodass er eben noch nicht das vollständige Bild widerspiegelt, bis alle Buchungen neuen Unterkonten zugeordnet sind.

Tatsächliche Ausführung eines geplanten Umzugs

Voraussetzungen

Sie brauchen zur Planung eines OE-Umzugs folgende Berechtigungen innerhalb des Rechtsträgers:

  • Darf Haushaltsstruktur pflegen
  • Darf alle Ansätze pflegen
  • Darf Zeitbucheinträge sehen
  • Darf OE-Umzüge ausführen
Außerdem müssen alle beteiligten Planvarianten mindestens für das betreffende Jahr als beplanbar gekennzeichnet werden.

Überblick

Die Ausführung eines fertig geplanten Umzugs besteht aus folgenden Teilen:

  • Sicherheitsmaßnahmen
    • Lassen Sie von der IT-Abteilung sicherheitshalber eine Datensicherung der SF Buchungsplan-Datenbank anfertigen und langfristig aufbewahren.
    • Möglicherweise sollte ein SF Buchungsplan-Administrator den betreffenden Rechtsträger mit dem entsprechenden Befehl in SF Buchungsplan duplizieren, um  eine weitere Kopie des Zustands vor dem Umzug zu haben.
  • Durchführung des Umzugs (in beliebiger Reihenfolge)
    • Tatsächliche Neuverteilung der Ansätze (probeweise beliebig oft, aber in echt nur ein einziges Mal möglich).
    • Export einer Buchungsdatei mit den Storno-, Zwischen- und Neubuchungen für KFM und Einspielen derselben in KFM (probeweise beliebig oft, in echt nur ein Mal in KFM einzuspielen).
  • Kontrollen und Nacharbeiten

Export der Buchungsdatei für KFM

Sie können den Befehl OE-Umzug: Ergebnis-Umbuchungen exportieren beliebig oft ausführen, auch wenn noch nicht alle Buchungen fertig zugeordnet sein sollten. Das Resultat ist eine Buchungsdatei zum Einlesen in KFM. Sie können Sie vorab - aber nur zur Probe! - in KFM einlesen lassen. Erst wenn Sie ganz fertig sind und alles geprüft haben, exportieren Sie eine Datei und spielen Sie tatsächlich in KFM ein.

Ggf. werden fehlende Unterkonten und Haushaltsstellen dabei automatisch in SF Buchungsplan angelegt. In KFM müssen Sie diese manuell anlegen.

Im Register Protokolle der Planung werden dabei automatisch folgende Dateien zur Dokumentation gespeichert:

  • Der Bericht OE-Umzug: Umzutragende Buchungen sowohl als PDF-Datei als auch als Excel-Tabelle.
  • Das beim Export erscheinende Ablaufprotokoll als Textdatei.
  • Die komplette exportierte Buchungsdatei im KFM-Schnittstellenformat.

Neuverteilung der Ansätze

Den Befehl OE-Umzug: Ansätze verteilen können Sie beliebig oft zur Probe, aber nur ein einziges Mal in echt ausführen. Der Probeumzug führt den Ansatz-Umzug vollständig durch und zeigt Ihnen das Protokoll, nimmt dann aber alle vorgenommen Änderungen in der Datenbank wieder zurück. Erst der Echt-Umzug, der also nur ein einziges Mal ausgeführt werden kann, ändert tatsächlich rückwirkend alle Ansätze, und zwar genau so, wie es der Bericht OE-Umzug: Verteilte Ansätze vorher angezeigt hat.

Ggf. werden fehlende Unterkonten und Haushaltsstellen dabei automatisch in SF Buchungsplan angelegt. In KFM müssen Sie diese manuell anlegen.

Im Register Protokolle der Planung werden dabei automatisch folgende Dateien zur Dokumentation gespeichert:

  • Der Bericht OE-Umzug: Verteilte Ansätze sowohl als PDF-Datei als auch als Excel-Tabelle (beachten Sie, dass der Bericht nach einem Echtumzug der Ansätze keine Daten mehr ausgeben würde; verwenden Sie nach dem Umzug ggf. die hier gespeicherten Fassungen).
  • Das beim Export erscheinende Ablaufprotokoll als Textdatei.

Arbeiten nach erfolgtem Umzug

Sie möchten sicherlich folgendes nach einem tatsächlich durchgeführten Umzug tun:

  • Spielen Sie die Buchungsdatei in KFM ein. Ab dem nächsten Tag sollten diese Buchungen dann auch wieder in SF Buchungsplan sichtbar sein. Kontrollieren Sie das.
  • Kontrollieren Sie nochmal die umgezogenen Ansätze.
  • Übergeben Sie ggf. gespeicherte Protokolle an die Rechnungsprüfung.
  • Nehmen Sie ggf. erteilte Berechtigungen wieder zurück, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Sie können Sie jederzeit wieder erteilen (lassen), falls Sie z.B. nochmal auf die gespeicherten Protokolle zugreifen müssen.

Damit sollte die Umzugsaktion abgeschlossen sein.