SF Fundus und SF Buchungsplan

 

Einführung

SF Fundus und SF Buchungsplan und Budgetierung 3 können nahtlos zusammenarbeiten, um Ein- und Ausgaben von Gebäuden automatisch von SF Buchungsplan nach SF Fundus zu übertragen. Das läuft in drei Schritten ab:

1. In SF Fundus: Export der notwendigen Gebäudestammdaten von SF Fundus nach SF Buchungsplan.
2. In SF Buchungsplan: Zuordnen von Haushaltsstellen zu den einzelnen Kostenarten und Gebäuden.
3. In SF Fundus: Import der Ergebnisse von SF Buchungsplan direkt in die SF Fundus-Gebäude.

Der letzte Schritt kann beliebig oft wiederholt werden, um aktuelle Daten zu importieren. Die anderen Schritte können nach Bedarf ausgeführt werden, falls z. B. neue Gebäude hinzukamen.

So exportieren Sie Gebäudestammdaten von SF Fundus nach SF Buchungsplan

Um in SF Buchungsplan die Angaben über Gebäude aus SF Fundus zu speichern, gehen Sie bitte so vor:

1. Starten Sie SF Fundus.
2. Wählen Sie im Aufgabenblatt unter Extras den Eintrag Export der Gebäudestammdaten zu SF Buchungsplan (Sie finden diesen Befehl auch im Extras-Menü).
3. Wählen Sie OK.

Zur Ausführung dieses Befehls müssen Sie in SF Fundus die Rolle Administration innehaben.

So definieren Sie in SF Buchungsplan für alle Gebäude geltende Zuordnungen

Sobald die Gebäudestammdaten wie beschrieben von SF Fundus nach SF Buchungsplan exportiert wurden, können Sie in SF Buchungsplan Zuordnungen eintragen, die für alle Gebäude gelten sollen. So sind vielleicht in SF Buchungsplan die Kosten für Strom immer in Haushaltsstellen im Sachbuchteil 00 mit Gruppierungen 523x gespeichert. Damit man das nicht für jedes Gebäude und jede Nutzungseinheit neu angeben muss, gehen Sie so vor:

1. Starten Sie SF Buchungsplan und Budgetierung.
2. Wählen Sie im Aufgabenblatt unter Gebäudekosten den Eintrag Haushaltsstellen zuordnen nach Betragsart oder wählen Sie im Menü Datei, Gebäudebetragsart.
3. Wählen Sie links oben die gewünschte Gebäudebetragsart, im Beispiel also Kosten: Strom/€.
4. Erfassen Sie rechts die Muster von Haushaltsstellennummern, die für diese Kostenart immer gelten soll, hier also im Feld Muster Sachbuchteil 00 und im Feld Muster Gruppierung 523. Das wird automatisch zum vollständigen Muster 00.????.??.523?.?????? bis hinunter zum Unterkonto vervollständigt.
5. Falls weitere Muster (z. B. noch eine Gruppierung) allgemein für diese Kostenart gelten soll, erfassen Sie sie. Die Anzahl der Muster, die Sie erfassen können, ist nicht beschränkt.
6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für die restlichen Kostenarten.

So ordnen Sie in SF Buchungsplan den Gebäuden tatsächliche Haushaltsstellen zu

Sie können Gebäuden und Kostenarten Haushaltsstellen zuordnen, indem Sie die allgemeinen Zuordnungen der Kostenart je Gebäude genauer spezifizieren.

Das können Sie sowohl vom Fenster Gebäudebetragsart oder auch vom Fenster Gebäude/Nutzungseinheit aus tun (welches Sie auch im Aufgabenblatt unter Gebäudekosten unter Haushaltsstellen zuordnen nach Gebäude aufrufen können).

Im ersten Fall würden Sie Kostenart für Kostenart die Liste der Gebäude durchgehen und Zuordnungen treffen, also immer für eine gewählte Kostenart für alle Gebäude. Im zweiten Fall würden Sie Gebäude für Gebäude die Liste der Kostenarten durchgehen und Zuordnungen treffen, also immer für ein gewähltes Gebäude für alle Kostenarten. Das Fenster Gebäude/Nutzungseinheit können Sie entweder über das Aufgabenblatt über den Punkt Haushaltsstellen zuordnen nach Gebäude unter Gebäudekosten oder über das Menü Datei, Gebäude/Nutzungseinheit öffnen.

Gehen Sie dann so vor:

1. Falls Sie im Fenster Gebäude/Nutzungsart arbeiten, wählen Sie links oben das gewünschte Gebäude und dann rechts die gewünschte Gebäudebetragsart. Falls Sie im Fenster Gebäudebetragsart arbeiten, wählen Sie links oben die gewünschte Betragsart und darunter das gewünschte Gebäude.
2. Erfassen Sie im Kasten Gebäudebetrags-Zuordnung beliebig viele Muster für Haushaltsstellen, die für die gewählte Kombination aus Gebäude und Betragsart herangezogen werden sollen:
• Im ersten Feld, Zuordnung, wählen Sie zwischen In Ergänzung zu Mustern der Gebäudebetragsart (das Muster wird nur in Kombination mit den allgemeinen Mustern der Betragsart wirken) und Unabhängig von Mustern der Gebäudebetragsart (alle Haushaltsstellen, die dem zu erfassenden Muster entsprechen, werden herangezogen, auch wenn sie nicht zu einem Muster der Betragsart passen sollten).
• In den Muster-Feldern geben Sie die Muster der Haushaltsstellen ein, die herangezogen werden sollen.
• Im Feld Anteil geben Sie an, wieviel Prozent des Ergebnisses dieser Haushaltsstelle auf diesen Posten anfallen. Der Standardwert ist 100 %, aber Sie können auch einen anderen Betrag zwischen -200 % und +200 % eingeben. Auf diese Art können Sie nur Teile von Beträgen dieser Kostenart dieses Gebäudes zuordnen und sogar von mehreren Haushaltsstellen-Ergebnissen wieder etwas abziehen.
• Immer wenn Sie speichern, wird unten aufgelistet, welche Haushaltsstellen anhand dieser Musterdefinitionen tatsächlich für diese Kostenart dieses Gebäudes herangezogen werden.
3. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 für weitere Kostenarten und Gebäude.
4. Wenn Sie Gebäude weiterer Rechtsträger Haushaltsstellen zuordnen möchten, wechseln Sie in den gewünschten Rechtsträger und fahren wieder bei Schritt 2 fort.

Diese Zuordnung muss für jedes Gebäude nur ein Mal erfasst werden und bleibt auch bei erneutem Export von Gebäudestammdaten von SF Fundus nach SF Buchungsplan erhalten. Um die Zuordnung treffen zu können, müssen Sie in SF Buchungsplan im jeweiligen Rechtsträger das Recht darf Gebäudezuordnung pflegen haben.

Tipp: Durch Nutzung einer Ad-hoc-Abfrage können Sie leicht eine Übersicht über die Zuordnung erhalten, die Sie zur Dokumentation auch exportieren und drucken können. Hier finden Sie ein Beispiel für eine solche Abfrage.

So importieren Sie Gebäudekosten von SF Buchungsplan in SF Fundus

Sobald in SF Buchungsplan den Gebäuden Haushaltsstellen zugeordnet wurden, können Sie deren Werte in SF Fundus importieren:

1. Starten Sie SF Fundus.
2. Wählen Sie im Aufgabenblatt unter Extras den Eintrag Import der Gebäudekosten von SF Buchungsplan (Sie finden diesen Befehl auch im Extras-Menü).
3. Geben Sie das gewünschte Haushaltsjahr an, aus dem Sie Daten abziehen möchten.
4. Wählen Sie OK.

In SF Fundus müssen Sie hierzu die Rolle Administration innehaben.