In einigen Anwendungen, die auf dem SF Application Creator basieren, besteht die Möglichkeit, Berichte und Befehle aus dem Extras-Menü aufzeichnen und später automatisch ablaufen zu lassen. Sie können damit zum Beispiel bestimmte Berichte, die Sie immer wieder benötigen, zu einer Befehlsgruppe zusammenfassen und in einem Arbeitsgang ausdrucken.
So zeichen Sie einen Befehl auf
Gehen Sie zur Aufzeichnung eines Befehls so vor:
- Wählen Sie den betreffenden Bericht oder Befehl.
- Falls rechts eine Schaltfläche Aufzeichnen... erscheint, können Sie diesen Befehl aufzeichnen, andernfalls steht das Aufzeichnen für den gerade gewählten Befehl nicht zur Verfügung.
- Wenn es sich also um einen geeigneten Befehl handelt, wählen Sie die Schaltfläche Aufzeichnen... und rufen damit folgenden Assistenten auf (hier am Beispiel des Berichts Plan/Ergebnis-Vergleich nach organisatorischer Einheit dargestellt; das Verfahren ist aber immer gleich):
Klicken Sie auf Weiter.
- Sie können einen Befehl einfach nur aufzeichnen, um ihn mit gewählten Parametern ablaufen zu lassen. Sie können den aber sogar in einem Arbeitsgang mit verschiedenen Werten für die Parameter mehrfach ausführen lassen. Der Befehl wird dann später für jeden Wert, den Sie angeben, ein Mal ausgeführt. Im nächsten Schritt des Assistenten wählen Sie, ob Sie den Befehl nur einfach oder mehrfach aufzeichnen möchten:
- Wenn Sie nur ein Mal gewählt haben, gelangen Sie zur Eingabe der Parameter, mit denen der Befehl aufgezeichnet werden soll. Dabei werden die im ursprünglich gewählten Befehl gerade erfassten Parameter als Vorschlag übernommen:
Die Schaltfläche Weiter führt Sie dann zum Speichern der Aufzeichnung.
- Wenn Sie die Mehrfachausführung gewählt haben, wählen Sie diejenigen Parameter aus, für die Sie den Befehl mit mehreren Werten aufzeichnen möchten:
Kreuzen Sie alle Parameter an, die mit verschiedenen Werten abgearbeitet werden sollen.
- In den nächsten Schritte des Assistenten kreuzen Sie nun alle Werte an, für die der Befehl ausgeführt werden soll. Für jeden aktivierten Parameter von Schritt 6 erscheint eine eigene Seite im Assistenten:
Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie für alle Parameter die gewünschten Werte aktiviert haben. Wichtig: Der Befehl wird später für alle Kombinationen aller Werte ausgeführt. Im Beispiel haben wir drei Sachbuchteile und zwei Planvarianten aktiviert. Der Befehl würde also sechs Mal (jeder der drei Sachbuchteile kombiniert mit jeder der beiden Planvarianten) ausgeführt.
- Wenn Sie alle Parameter erfasst haben, für die Sie die Mehrfachausführung wünschten, gelangen Sie (falls noch Parameter übrig sind) zur Erfassung der restlichen Parameter:
Erfassen Sie die gewünschten Werte. Auch hier werden die Eingaben im ursprünglich gewählten Befehl vorgeschlagen.
- Schließlich müssen Sie angeben, in welcher Befehlsgruppe Sie diese Befehle speichern möchten. Befehlsgruppen haben eine Bezeichnung, und Sie können beliebig viele davon anlegen.
Falls Sie noch nie einen Befehl aufgezeichnet haben, geben Sie eine Bezeichnung für die neue Befehlsgruppe ein:
Falls Sie schon einmal einen Befehl aufgezeichnet haben, können Sie entweder eine neue Bezeichnung für eine neue Befehlsgruppe angeben, oder eine bereits vorhandene Befehlsgruppe wählen. Damit können Sie nach und nach eine Befehlsgruppe mit mehreren Befehlen füllen. Sie können beliebige Befehle mit beliebigen Einstellungen in derselben Befehlsgruppe mischen (z. B. verschiedene Berichte). Optional können Sie angeben, dass die existierende Befehlsgruppe gelöscht und neu angelegt werden soll. In diesem Fall verlieren Sie natürlich die bisher in der Befehlsgruppe enthaltenen Aufzeichnungen.
Anmerkung: Die Schrittnummer rechts oben richtet sich nach der Anzahl der vorher durchgeführten Schritte und variiert je nach Ihren Eingaben.
- Im nächsten Schritt können Sie, wenn Sie möchten, ausführlichere Erläuterungen zu der Befehlsgruppe angeben, die mit gespeichert werden:
- Im letzten Schritt wird die Befehlsgruppe gespeichert. Wenn Sie möchten, können Sie sie auch gleich ansehen:
Wenn Sie das Kontrollkästchen hier aktivieren, wird der ursprünglich gewählte Befehl geschlossen und die Befehlsgruppe angezeigt. Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, gelangen Sie nach Klick auf Fertigstellen wieder zurück zum ursprünglich gewählten Befehl.
So können Sie aufgezeichnete Befehle ansehen und ändern
Sie können direkt beim Fertigstellen des Assistenten, über den Befehl Datei, Alle Dateien, Befehlsgruppe oder über einen entsprechenden Eintrag im Aufgabenblatt der Anwendung die Befehlsgruppen aufrufen:
Darin können Sie folgendes tun:
- Befehlsgruppen suchen, löschen oder ihre Bezeichnung ändern,
- sehen, welche Befehle mit welchen Parametern aufgezeichnet wurden,
- einzelne Befehle aus Befehlsgruppen löschen oder
- die Reihenfolge der Befehle in der Befehlsgruppe ändern und schließlich
- über die Schaltfläche Aktion den Befehl Befehlsgruppe ausführen... wählen.
So führen Sie eine aufgezeichnete Befehlsgruppe aus
In Befehlsgruppen aufgezeichnete Befehle können Sie ausführen, in dem Sie
- in der Datei Befehlsgruppe die Schaltfläche Aktion und dann Befehlsgrupppe ausführen... wählen,
- im Menü Extras, Befehlsgruppe ausführen... wählen oder
- den entsprechenden Befehl im Aufgabenblatt Ihrer Anwendung wählen (sofern verfügbar).
Daraufhin erscheint folgendes Dialogfeld:
Wählen Sie im ersten Feld, welche Befehlsgruppe Sie ausführen möchten.
Im Feld Berichte müssen Sie eine der folgenden Auswahlen treffen (auch wenn tatsächlich gar kein Bericht in der Befehlsgruppe aufgezeichnet wurde; wählen Sie dann eine beliebige Option):
- Vorschau anzeigen öffnet die Berichte in der Druckvorschau.
- Drucken auf den Standarddrucker druckt Berichte auf Ihren aktuellen Standarddrucker.
- Exportieren in eine PDF-Datei speichert Berichte als PDF-Datei.
- Exportieren in eine Microsoft Excel-Datei speichert Berichte im Microsoft Excel-Format.
- Exportieren in eine TIFF-Datei speichert Berichte in einem Fax-ähnlichen Format.
Im Feld Anzahl der Exemplare beim Drucken geben Sie an, wie oft Berichte gedruckt werden sollen. Die Eingabe ist nur von Bedeutung, wenn Sie im vorhergehenden Feld die Option Drucken auf den Standarddrucker gewählt haben.
Im Feld Ordner für die Dateiausgabe wählen Sie mit der Öffnen-Schaltfläche rechts den Ordner, in dem Dateien erzeugt werden sollen (wenn Sie eine der Exportieren-Optionen im Feld Berichte gewählt haben). Standardmäßig wird Ihr Eigene Dateien-Ordner vorgeschlagen.
Wählen Sie OK, um die alle Befehle der gewählten Befehlsgruppe automatisch abarbeiten zu lassen:
Sie sehen dabei ein ausführliches Protokoll über die durchgeführten Aktionen, können die Ausführung abbrechen und auch das Protokoll zur Dokumentation in die Zwischenablage kopieren.
