Was ist neu in SF Ordnerplan?

Über den Befehl ?, Info... können Sie jederzeit den Programmstand von SF Ordnerplan sehen. Die folgende Aufstellung enthält, was wann verbessert wurde:

Das ist neu in SF Ordnerplan:

Programmstand	Neuerungen
30.11.2024	Verbessert: E-Mail ablegen: Wenn eine Mail eines bekannten Ansprechpartner-Objekts per Ablegen... abgelegt wird, wird es schon zu Beginn des Posteingangs-Assistenten in der Liste zuletzt verwendeter Objekte aufgenommen. Das erleichtert es z.B., diesen Ansprechpartner dem Zielvorgang zuzuordnen, weil er in der angebotenen Liste zuoberst erscheinen wird. Im Posteingang wird im Schritt mit den Dateinamen im ggf. angebotenen Feld E-Mails aus dem Outlook-Posteingang automatisch als gelesen markieren und in die gelöschten Elemente verschieben die mittlere Auswahl nun ausführlicher diesmal nicht (ich möchte sie nochmal ablegen) beschriftet. Wenn Sie diese Option wählen, wird die E-Mail nach der Ablage in E-Mail ablegen weiterhin zur (erneuten) Ablage (z.B. in einen weiteren Vorgang) angeboten. Während der Posteingangs-Assistent nach Wahl von Ablegen... aktiv ist, bleiben nun alle Befehlsschaltflächen bis auf Ablegen..., Ignorieren und Zurücksetzen aktiv und können also auch während der Ablage verwendet werden. Zwischen der Liste oben und der Vorschau unten konnten Sie bisher schon ziehen, um die Fensteraufteilung zu ändern. Jetzt können Sie zwischen den beiden Elementen (wie in den anderen Datenübersichten auch) doppelklicken, um wieder zur Standardaufteilung zurückzukehren. Aktivitäten: Wenn jemand anderes Ihnen eine Aktivität delegiert, während Sie SF Ordnerplan geöffnet haben, öffnete sich ggf. bisher schon ein Arbeitsplatz-Fenster in den Aktivitäten stehen. Zudem konnte bisher schon (über Extras, Optionen... einstellbar) ein Signalton erscheinen. Neu (und ebenfalls über Extras, Optionen... einstellbar) ist: Wenn das SF Ordnerplan-Fenster minimiert ist oder nicht im Vordergrund liegt, blinkt das SF Ordnerplan-Symbol in der Taskleiste. Falls ein geöffnetes Arbeitsplatz-Fenster in Aktivitäten steht und die ungefilterte Liste zeigt, wird diese automatisch aktualisiert. Falls ein geöffnetes Arbeitsplatz-Fenster in einem anderen Bereich als Aktivitäten steht, erscheint die Aktivitäten-Schaltfläche gelb, bis Sie dorthin wechseln. Dann wird die Aktivitätenliste, sofern sie ungefiltert war, automatisch aktualisiert. Der Assistent Aktivität vertagen zeigt nun verbesserte Icons für die Ablage innerhalb der nächsten Wochentage, Wochen, Monate und Jahre an. Administration: Zugriffsrechte umsetzen bzw. SetPermissions.exe geben ggf. eine Liste mit Ordnerpfaden im Ablagesystem aus, die von mehr als einem Vorgang verwendet werden. PowerShell-Schnittstelle: Get-SfoObjektData gibt nun auch die Eigenschaften InaktivAb und InaktivWeil (als Bezeichnung des Objekt-Inaktivitätsgrundes) aus. Get-SfoVorgangData bietet eine neue Option -IncludeCalculatedProperties, die auch berechnete Prozesseigenschaften ausgibt. Es gibt einen neuen Befehl Add-SfoVorgang zur einfachen automatisierten Anlage von Vorgängen incl. der Vorgangseigenschaften.
11.11.2024	Korrigiert: Neues Dokument anlegen: Bei bestimmten Vorlagen für Microsoft Excel konnte beim Ausfüllen der Platzhalter in einem neuen Dokument eine Fehlermeldung erscheinen. Kategoriezuordnung eines Objekts ändern: In folgendem Szenario erhielten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie nicht Mitglied der Rolle Administration waren: Sie haben eine Basiskategorie ohne Berechtigungen und zwei weitere Kategorien, deren Objekte per Hierarchie immer auch von der Basiskategorie sein sollen. Sie haben auf die beiden weiteren Kategorien durchaus Pflegerechte. Dennoch konnten Sie ein Objekt nicht via Objekt bearbeiten... mit Kategorieänderung in einem einzigen Schritt aus der einen Kategorie herausnehmen und in der anderen hinzufügen (weil das Objekt zunächst die zu entfernende Kategorie genommen bekam und Sie damit aber keine Rechte mehr am Objekt hatten, um die andere Kategorie hinzufügen). Ab diesem Programmstand wird intern automatisch erst die neue Kategorie hinzugefügt (sodass Sie die Rechte am Objekt behalten) und erst danach die andere Kategorie entfernt. Beispiel: Die Basiskategorie heißt Kontakt und hat selber keine Berechtigungen, die beiden Kategorien Kunde und Lieferant sind immer auch Kontakt, und Sie haben Pflegerechte auf beide Kategorien. Wenn Sie nun einen Objekt der Kategorie Kunde nicht mehr Kunde, sondern nur noch Lieferant sein lassen wollen, ging das bisher als nicht-Administrator nicht mit einem einzigen Aufruf von Objekt bearbeiten. E-Mail ablegen: Wenn Sie von einer E-Mail nur eine Anlage markierten und dann Nach Adresse markieren wählten, wurden zwar alle anderen E-Mails zur selben Adresse markiert, aber die mit der markierten Anlage blieb unmarkiert. Wenn Sie bestimmte Arten von Unzustellbarkeitsberichten in Ihrem Posteingang haben, konnte E-Mail ablegen nicht weiterarbeiten. In folgendem Szenario bekamen Sie unnötigerweise eine Fehlermeldung angezeigt: Mindestens zwei Mails sind empfangen und stehen zur Ablage bereit. Direkt in Outlook wird eine gelöscht/erledigt. Sie aktualisieren E-Mail ablegen in SF Ordnerplan nicht (per Zurücksetzen-Schaltfläche), sondern markieren beide Mails und Ignorieren sie. Die bereits gelöschte Mail wird dann in gelöschte Objekte kopiert (sie existiert dort zweimal; das ist ein Verhalten von Outlook), aber die nicht weiter nützliche Fehlermeldung in SF Ordnerplan darüber wird nun nicht mehr angezeigt. Verbessert: In vielen Fenstern wurden Alt-Tastenkürzel ergänzt (Alt und den unterstrichenen Buchstaben drücken, um in das betreffende Feld zu gelangen). Neuen Vorgang als Folge- oder Untervorgang eines existierenden anlegen: Bei aktivierter Option Ansprechpartner übernehmen werden jetzt nur noch die heute aktiven Ansprechpartner in den neuen Vorgang übernommen. Aktivitäten: Das Delegieren einer bereits fertiggestellten oder abgebrochenen Aktivität reaktiviert sie nun automatisch. Aktivität vertagen zeigt nun übersichtlich Icons für die verschiedenen verfügbaren Datumseinträge an. Objekte exportieren: Der Befehl Vorgangsobjekte exportieren... in der Extras-Schaltfläche bietet eine neue, standardmäßig aber deaktivierte Option Auch inaktive Objekte anbieten an. Standardmäßig werden inaktive Objekte jetzt also nicht mehr exportiert, sondern nur auf ausdrücklichen Wunsch. Außer Vorgangsobjekte exportieren... gibt es nun auch einen neuen Befehl Objekte exportieren... in allen Datenübersichten, die sich auf einen Vorgang beziehen. Damit können Sie nicht nur die einem Vorgang zugeordneten, sondern alle Objekte einer oder mehrerer Kategorien exportieren. Wenn Sie den Export in eine Datei (und nicht in die Windows-Zwischenablage) durchführen, wird die betreffende Datei im Vorgangsordner abgelegt. So können Sie z.B. in einem Vorgang über Rundschreiben eine Serienbrief-Steuerdatei mit allen aktiven Kunden incl. berechneter Merkmale erstellen. Der Export dieser Objekte erfolgt nun standardmäßig im Zeichensatz UTF-8 mit Byte-Order-Mark (BOM). Dieses Format wird z.B. von aktuellen Fassungen von Microsoft Excel 365 automatisch korrekt erkannt. Sie können alternativ auch als UTF-8 ohne BOM sowie im Windows-Standard-Zeichensatz exportieren. Posteingangsbuch: Wenn ein Posteingang markiert ist, der zu einem Vorgang gehört, steht Ihnen in Extras der Befehl Posteingangsbuch zum Vorgang zeigen zur Verfügung, der zu diesem Vorgang sämtliche Posteingänge anzeigt. Posteingangs-Assistent: Wenn im Schritt mit den Ziel-Dokumentnamen ein Dokumentname eingegeben wird, der im Zielvorgangsordner bereits existiert, wird nach der entsprechenden Fehlermeldung der bereits existierende Dateiname im Assistenten markiert, sodass Sie ihn gleich dort ändern können. Wenn im Schritt mit den Ziel-Dokumentnamen die Fehlermeldung über mehrfache gleiche Dokumentnamen erscheint, wird nun der zweite mehrfach vergebene Dokumentname im Assistenten markiert, sodass Sie ihn gleich dort ändern können. E-Mail ablegen: Es kann Vorkommen, dass Microsoft Outlook E-Mails, die via E-Mail ablegen abgelegt wurden und automatisch in die Gelöschten Elemente in Outlook verschoben werden sollen, nicht verschoben werden können (z.B. weil Outlook intern ausgelastet ist). In diesem Fall erhalten Sie nun eine entsprechende Meldung in SF Ordnerplan. Für Administratoren: Objekte haben ein zusätzliches berechnetes Feld Zuletzt verwendet am (bzw. in der PowerShell-Schnittstelle LastUsageDate), das angibt, wann genau dieses Objekt von einem beliebigen Benutzer verwendet wurde (angelegt, bearbeitet, geändert, einem Vorgang zugeordnet etc.). Für manche Export-Szenarien über die PowerShell-Schnittstelle ist das nützlich, wenn Sie z.B. bestimmte Objekte, aber höchstens eine bestimmte Anzahl davon, exportieren möchten. So können Sie nach diesem Feld sortieren und so die relevantesten (aktuell in Verwendung befindlichen) Objekte filtern.
30.07.2024	Verbessert: In den Datenübersichten wie Vorgang, Objekt etc. wirkt ein Unterstrich _ im Suchfeld jetzt wie ein Leerschritt, nachdem gesucht werden soll. Wenn Sie also zwei Wörter suchen, die durch einen Leerschritt getrennt sein sollen, können Sie nun etwas wie Wort1_Wort2 eingeben (als Wort1 Wort2 geschrieben wären es zwei getrennte Suchbegriffe). Wenn Sie einen Vorgang anlegen und es gab schon einen ähnlichen Vorgang, dann wird nun ggf. auch angezeigt, wann und warum der andere Vorgang abgeschlossen wurde. Beim Anlegen und Bearbeiten von Aktivitäten werden nun führende und überzählige nachfolgende Leerschritte in der Bezeichnung der Aktivität abgeschnitten. Wenn Sie in E-Mail ablegen den Befehl Extras, Objekt bearbeiten... wählen und etwas am Objekt ändern, aktualisiert sich E-Mail ablegen danach nun automatisch. In der Datenübersicht Aktivitäten wird nun als letzte Spalte ganz rechts auch das Feld Anzeigen erst ab aufgeführt. Wenn Sie per E-Mail ablegen E-Mails ablegen, wird für den Vorschlag für den Ablage-Dateinamen das Sender- bzw. Empfänger-Objekt nun im Schritt mit den Dateinamen erneut in der Datenbank gesucht. Das erleichtert folgendes Szenario: Sie empfangen eine Mail von einem als Objekt gespeicherten Absender (z.B. einer Firma), aber die E-Mail-Adresse ist noch nicht als E-Mail-Adresse oder Synonym hinterlegt. Deshalb sehen Sie in E-Mail ablegen als Absender nur die E-Mail-Adresse (z.B. newsletter@firma.de), aber eben nicht die Objektbezeichnung der Firma. Das wollen Sie ändern und wählen deshalb Extras, E-Mail-Adresse kopieren. Sie wählen Ablegen... und dann im Posteingangs-Assistenten den gewünschten Zielvorgang. Bevor Sie aber Weiter klicken, klicken Sie rechte Maustaste, Vorgang bearbeiten... und ändern den Ansprechpartner oder fügen ihn dem Vorgang hinzu. Dabei fügen Sie die eben kopierte E-Mail-Adresse in ein E-Mail-Adressenfeld oder als Synonym ins Stammdatenobjekt für die Firma ein. Dann erst klicken Sie Weiter. Mit dieser Neuerung greift der Schritt mit den Dateinamen die gerade gemachte Änderung auf und schlägt anstatt etwas wie EEMail newletter@firma.de... wie gewünscht EEMail Firma... als Dateiname vor. Im Aufgabenblatt finden Sie im Kasten Auswertungen nun auch die Befehle Befehlsgruppe ausführen und Befehlsgruppe öffnen (siehe Aufzeichnen von Befehlen).
20.06.2024	Verbessert: E-Mail ablegen: In der Mail-Übersicht wird nun auch angezeigt, wie viele Dateianlagen-Bilder nicht aufgelistet wurden, weil sie per Extras, Bild-Anlage ignorieren... bewusst ausgeblendet wurden (Firmenlogos etc.). E-Mail ablegen und Posteingang per Ziehen-und-Ablegen: Sie können im Posteingangs-Assistenten im Schritt mit den Ziel-Dateinamen nun Dateinamen einfach leer lassen, wenn Sie es sich für die eine oder andere Datei anders überlegt haben und sie doch nicht ablegen möchten. Die anderen Dateien werden wie gewohnt abgelegt. E-Mail ablegen markiert die nicht abgelegten Dateien nicht als bereits behandelt und wird sie weiterhin zur Ablage anbieten. Delegierte Posteingangs-Aktivitäten, in denen Sie einige von mehreren abzulegenden Dokumenten auf diese Weise nicht ablegen, bleiben einfach offen und können danach z.B. in einen anderen Vorgang abgelegt werden. Bei den Dateiauswahlen im jeweils ersten Schritt des Assistenten werden zu den Dateien auch die passenden Icons angezeigt. Neues Dokument: Beim Anlegen von Dokumenten in einem Vorgang über die Schaltfläche Neues Dokument... erscheinen die Dokumentvorlagen nun in einer filterbaren Liste. Auch ihre Bemerkungen werden ggf. aufgeführt. Außerdem sehen Sie auch hier je nach Dokumentart das entsprechende Icon (z.B. für E-Mails oder PDF-Dateien). Neu: E-Mail ablegen: Automatische Vorsätze wie EEMail Müller... oder AEMail Meier... vor den Dateinamen abzulegender E-Mails: Wenn Sie per E-Mail ablegen Mails ablegen, wird für die Dateinamen automatisch als Vorschlag EEMail {Nachname} für eingehende Mails bzw. AEMail {Nachname} für ausgehende Mails vorangestellt. Bei einer eingehenden Mail von Frau Müller also z.B. EEMail Müller... und bei einer ausgehenden Mail an Herrn Maier AEMail Maier... Das funktioniert, weil es in der Datei Mandant ein neues Feld Formel für Posteingangs-E-Mail-Dateinamen gibt. In der Standardeinstellung ist die hinterlegte Formel: Glätten({Posteingang_Richtung} & "EMail " & ErsterText({Posteingang_Ansprechpartner_Nachname}, {Posteingang_Ansprechpartner_Kuerzel}, {Posteingang_Adresse})) & " " Sofern Sender/Empfänger also Objekte sind, die ein Merkmal Nachname haben, wir das verwendet, ansonsten das Kürzel des Objekts, ersatzweise die Sender-/Empfänger-E-Mail-Adresse. Die Formel ist anpassbar und wir beim Ablegen ausgewertet. Dabei stehen alle Platzhalter des Ziel-Vorgangs, des Sender-/Empfänger-Objekts (sofern vorhanden, mit dem Präfix Posteingang_Ansprechpartner) sowie ein Platzhalter {Posteingang-Richtung} (mit E für eine eingehende und A für eine ausgehende Mail) zur Verfügung. Wenn also z.B. bei Vorgängen eines Teams mit privat in der Team-Bezeichnung und Ansprechpartnern einer Kategorie mit privat in der Kategorie-Bezeichnung der Vorname anstatt der Nachname verwendet werden soll, kann das eine Formel wie diese leisten - man kann also flexibel bestimmen, ob (bei ausgefüllter Formel) und wenn ja, wie ein Dateinamens-Vorsatz bestimmt werden soll: Glätten({Posteingang_Richtung} & "EMail " & ErsterText(Wenn(Klein({Team_Bezeichnung}) Wie "privat" Und Klein({Posteingang_Ansprechpartner_Kategorien}) Wie "privat", {Posteingang_Ansprechpartner_Vorname}, ""), {Posteingang_Ansprechpartner_Nachname}, {Posteingang_Ansprechpartner_Kuerzel}, {Posteingang_Adresse})) & " " Wenn Vorsätze verwendet werden und Sie beim Posteingang mit der Tab-Taste (anstatt mit der Maus) durch die Dateinamen gehen, wird automatisch nur der Teil hinter dem Vorsatz markiert. So können sie ihn (der typischerweise den als Dateiname nicht nützlichen Betreff enthält) äußerst effizient durch eine sinnvolle Inhaltsangabe als Dateinamen ersetzen. Dort steht also z.B. EEMail Schulze AW_ Angebot, der hier unterstrichene Teil ist markiert und kann so einfach mit Auftrag überschrieben werden, um EEMail Schulze Auftrag zu erhalten.
08.05.2024	Korrigiert: In den Assistenten Objekt anlegen und Objekt bearbeiten sollte für Gültigkeitsregeln auch der Platzhalter {Kategorien} verfügbar sein. Der wurde bei diesen Assistenten aber gar nicht bereitgestellt, sodass Gültigkeitsregeln, die sich darauf bezogen, nicht funktionierten. Jetzt bekommen Gültigkeitsregeln den Platzhalter {Kategorien} korrekt mit der Liste der gewählten bzw. ggf. geänderten Kategoriezuordnungen gefüllt. Verbessert: E-Mail ablegen: Es gibt eine neues Filter-Feld, in dem Sie einen oder mehrere Suchbegriffe oder Teile davon eingeben können. Sie sehen dann nur noch Mails bzw. Anlagen, bei denen diese Suchbegriffe im Sender/Absender, dessen E-Mail-Adresse bzw. im vorgeschlagenen Dateinamen (E-Mail-Betreff bzw. Dateinamen von Anlagen) enthalten sind. Anstelle der Schaltfläche Aktualisieren gibt es jetzt Zurücksetzen, das den Filter leert (neu) und dann Outlook frisch abfragt (wie bisher schon). Ein Statustext zeigt an, wie viele (von wie vielen) E-Mails und Dateianlagen gerade markiert sind und wie viele nicht markierte E-Mails vom/an den selben Sender/Empfänger noch existieren. Bild-Dateianlagen werden nun nicht nur beim Anklicken im Vorschaubereich, sondern auch verkleinert direkt in der Liste angezeigt. Um typischerweise unerwünschte Bildanlagen mit den Firmenlogos, Logos von sozialen Netzwerken u.ä. (wie sie sich in vielen E-Mail-Signaturen finden) nicht immer in der Liste zu sehen, gibt es in Extras einen neuen Befehl Bild-Anlage ignorieren.... Der zeigt die gewählten Bilder an und speichert sie so in der SF Ordnerplan-Datenbank, dass sie in E-Mail ablegen nicht mehr zur Ablage angezeigt werden. Die so gewählten Bilder können in Datei, Alle Dateien, Unerwünschte E-Mail-Bild-Dateianlagen gesichtet und ggf. auch wieder gelöscht werden. Als zu ignorieren gewählte Bilder gelten für alle Benutzer, sodass sie nicht jeder einzeln eintragen muss.
12.04.2024	Verbessert: In Objekt bearbeiten und Extras, Vorgangsobjekte bearbeiten... erscheint das Feld Eigenschaften nun über die volle Fensterhöhe, und sein Inhalt ist übersichtlicher formatiert. Von Memo-Feldern wird nun der vollständige Inhalt angezeigt (bisher nur ein gekürzter Text). In Extras, Landkarte anzeigen... werden nun bei Aufruf aus einem Vorgang oder einer Aktivität heraus außer direkt dem Vorgang zugeordneten Objekte auch dessen Ansprechpartner angeboten. Außerdem erscheinen nun auch hier die charakteristischen Bilder der Objekte, sofern solche existieren. Beim Ändern der Kategoriezuordnung eines Objekts via Objekt bearbeiten werden nun nur ererbte Kategorien automatisch entfernt, sofern keine erbenden Kategorien mehr aktiv sind. Dasselbe wird auch in Zugriffsrechte umsetzen bzw. SetPermissons.exe ggf. nachträglich gemacht. Beispiel: Sie haben eine Kategorie Hersteller (nur eine Bezeichnung) und eine Kategorie Dienstkontakt, welche per Kategorie-Hierarchie immer auch ein Kontakt (mit Anschriftsfeldern) ist. In Hersteller und Dienstkontakt haben Sie Pflegeberechtigung, Kontakt selbst hat aber keine Berechtigungen (ist nur eine Merkmalssammlung). Wenn Sie nun von einem Objekt in den Kategorien Hersteller und Dienstkontakt (was automatisch auch Kontakt einschließt) die Kategorie Dienstkontakt entfernen, wird nun auch automatisch Kontakt entfernt. (Bisher konnte man das nur über Objekt öffnen direkt in den Datenmasken tun.) In Zusammenhang-Diagrammen erscheinen nun die charakteristischen Bilder bei Objekten und Vorgängen oberhalb der Beschriftung anstatt links neben ihr, sofern das Seitenverhältnis des Bildes (Breite / Höhe) größer als 2, das Bild also sehr breit ist. Wenn Sie in E-Mail ablegen Mails ignoriert haben, aktualisierten sich danach alle anderen Bereiche des Arbeitsplatzfensters, obwohl das nicht nötig war. Jetzt findet die automatische Aktualisierung nur noch statt, wenn Sie E-Mails oder Anlagen abgelegt haben. Der Export von Ansprechpartner-Objekten als Kontakte in Microsoft Outlook kann nun beim Sammeln der zu exportierenden Objekte nach jedem Teilschritt abgebrochen werden anstatt nur nach der Fertigstellung der Sammlung.
18.03.2024	Korrigiert: In seltenen Fällen konnte im Arbeitsplatz-Fenster in Datenübersichten beim sehr schnellen Wechseln zwischen den Ansichten über die zuletzt verwendeten Elemente (ohne Filterkriterien) und gefilterten Ansichten eine Fehlermeldung erscheinen. Verbessert: Gespeicherte Bilder erscheinen jetzt überall: Als Bild wird verwendet: Bei Objekten: Merkmale vom Datentyp Bild, die in den Kategorieeigenschaften als charakteristisches Bild der Kategorie markiert sind, z.B. Firmen- und Produkt-Logos, Bilder von Ansprechpartnern, Fotos von Gebäuden, Produktbilder, Fotos von Inventar etc. Bei Kategorien konnten schon länger Icons hinterlegt werden. Ggf. wird ersatzweise das Icon einer Eltern-Kategorie über die Kategorie-Hierarchie verwendet. Bei Vorgängen gilt das Bild des ersten mit einem Bild versehenen Objekts in einer Vorgangseigenschaft. Diese Bilder werden nun überall angezeigt, sofern verfügbar: Im Arbeitsplatz-Fenster in den Datenübersichten Vorgänge, Aktivitäten (zu einem Vorgang mit Objekten), Objekte, Posteingangsbuch, E-Mail ablegen und Neues. In Zusammenhang-Diagrammen. Bei Starten eines Telefonanrufs via Anrufen... Beim wählen von Empfängern bei der Verwendung von Neues Dokument... in einem Vorgang. Beim Anlegen von Objekten via Neues Objekt... oder beim Ändern der Kategoriezuordnung in Objekt bearbeiten werden die Kategorie-Icons angezeigt. In Extras, Administration, Objektkategorien massenhaft ändern... werden die Kategorie-Icons angezeigt. In der Kategorie-Übersicht werden Kategorie-Icons angezeigt. Sie können die Bilder auch in Ad-hoc-Abfragen ausgeben über die angebotenen Felder Charakteristisches Bild (enthält nur das charakteristische Bild eines Objekts selbst) oder Bild für Datenübersicht. (enthält ersatzweise auch charakteristische Bilder von Elternobjekten (z.B. das Firmen-Logo des Arbeitgebers einer Person) bzw. ein Kategorie-Icon). In Strukturdiagrammen werden die Icons von Kategorien angezeigt. Beim Einfügen von Bildern in Bild-Objekteigenschaften aus der Windows-Zwischenablage konnten Sie bisher schon die Einfügen-Schaltfläche zusammen mit der Strg-Taste verwenden, um Bilder mit transparenten Teilen auf weißem (anstatt schwarzem) Hintergrund einzufügen. Jetzt können Sie auch die Großschreibungs-Taste (Shift) zusammen mit der Einfügen-Schaltfläche verwenden, um weißen Rand eines Bildes beim Einfügen automatisch abzuschneiden (Sie können Strg und Shift auch kombinieren). Das kann nützlich sein, um Bilder mit dem relevanten (nicht-weißen) Inhalt so groß wie möglich einzufügen, damit sie in Datenübersichten und Berichten möglichst groß erscheinen. Verbesserungen bei E-Mail ablegen: Dort gibt es einen neuen Befehl Extras, E-Mail-Adresse kopieren. Das ist nützlich, wenn Sie eine E-Mail mit einer in SF Ordnerplan bisher bei keinem Objekt hinterlegten E-Mail-Adresse empfangen oder an eine solche gesendet haben und diese Adresse bei einem Stammdatenobjekt einfach als E-Mail-Adresse oder Synonym eintragen möchten. Es gibt nun auch hier den Befehl Extras, Vorgänge zum Objekt als Bericht anzeigen... Die Empfänger/Absender wurden bisher ausschließlich nach Merkmalen vom Typ E-Mail-Adresse aufgefunden. Jetzt werden auch die Synonyme eines Objekts herangezogen. Das ist nützlich, wenn Sie ein Ansprechpartner-Objekt über eine E-Mail-Adresse auffindbar haben möchten, an die Sie nie senden, z.B. Adressen wie noreply@firma.de für die Absenderadressen von Newslettern, Ticket-Systemen o.ä. In solchen Fällen ist die Verwendung eines Synonyms zweckmäßiger, als die Adresse in einem E-Mail-Adressfeld einzutragen. In Zusammenhang-Diagrammen steht bei Vorgängen und Aktivitäten zu Vorgängen jetzt auch der Befehl Extras, Prozess öffnen zur Verfügung. Für Administratoren: Für Importe aus anderen SF-Datenbankanwendungen wie z.B. SF Fundus kann Import-SFApplicationDataIntoSFOrdnerplan.ps1 nun auch Bilder (genauer: solche in JpegBitmapAttachmentFields) als Bild-Objekteigenschaften in SF Ordnerplan importieren, sowohl direkt aus Datenbankdateien als auch aus berechneten Feldern für Ad-hoc-Abfragen. New-SFApplicationDataImportJson.ps1 erstellt nun auch Einträge für solche Bild-Felder.
20.02.2024	Korrigiert: Der Assistent Objekt bearbeiten konnte in folgendem Szenario zu einer Fehlermeldung führen: Ein Objekt ist in (mindestens) zwei Kategorien, von denen eine für den aktuellen Benutzer pflegbar und die andere nicht mal lesbar ist. Es wird ein Objekt bearbeitet, um es z.B. in weitere Kategorien aufzunehmen. Beim Fertigstellen versuchte der Assistent dann, die nicht-lesbare Kategorie vom Objekt zu entfernen (weil sie bei der Kategorieauswahl nicht angeboten und also auch nicht angekreuzt war). Mit diesem Update werden eventuell dem Objekt zusätzlich zugeordnete Kategorien, die der Benutzer aber nicht sehen durfte, unangetastet gelassen. PowerShell-Schnittstelle: Get-SfoObjektData mit der Option -BildAsRichType gab Fehlermeldungen aus, wenn bei einem Objekt ein Bild-Feld leer war. Import-SFApplicationDataIntoSFOrdnerplan.ps1: Es wurde ein Problem behoben, bei dem Felder mit der Option UseFormattedValue nicht korrekt verarbeitetet wurden. Ebenso wurde ein Problem behoben, bei dem in einen Transcript der Scriptausgabe die (ignorierbare) Meldung Die Pipeline wurde beendet erschien. Neu: Bilder in Objekt-Datenübersichten: Im Arbeitsplatz-Fenster in Objekte und E-Mail ablegen werden bei Objekten, sofern vorhanden, deren Bilder (klein) dargestellt. Diese Bilder sind die charakteristischen Bilder der Objekte, also Objekteigenschaften von einem Merkmal mit Datentyp Bild, deren Kategoriemerkmal das Feld Dieses Bild als charakteristisches Bild verwenden (nur bei Bild-Merkmalen) aktiviert haben - Fotos von Ansprechpartnern, Bilder von Gebäuden, Geräten, Fahrzeugen etc. Falls das Objekt nicht selbst ein charakteristisches Bild hat, wird ersatzweise, sofern vorhanden, das erste charakteristische Bild eines Eltern-Objekts ausgegeben - eines Objekts, auf das das anzuzeigende Objekt verweist, sodass z.B. bei fehlendem Foto eines Ansprechpartners das Logo seines Arbeitgebers erscheinen kann. Ist auch das nicht verfügbar, wird das erste ausgefüllte Icon der Kategorien des Objekts ausgegeben (etwa ein Haus-Symbol in einer Kategorie Gebäude). Die Bilder werden auch bei der Suche nach Objekten ausgegeben. Bei Bedarf kann die Anzeige der Bilder in den Datenübersichten in Extras, Optionen... bei Objekte im Feld In Übersichten zu Objekten deren charakteristische Bilder (klein) anzeigen ein- oder ausgeschaltet werden (standardmäßig sind sie eingeschaltet). Diese Bilder sind auch in Ad-hoc-Abfragen verfügbar. Bei Objekten gibt es folgende neue Ausgabefelder: Charakteristisches Bild gibt das Bild des betreffenden Objekts aus. Hat charakteristisches Bild gibt aus, ob ein Objekt ein solches Bild hat. Bild für Datenübersicht gibt das Bild laut obiger Beschreibung aus. Hat Bild für Datenübersicht gibt aus, ob ein Objekt ein solches Bild hat. Ebenso können Sie das Feld Icon der Datei Kategorie nun als Bild-Spalte in Ad-hoc-Abfragen ausgeben. Kombinierte Datums-/Uhrzeit-Felder: Merkmale vom Typ Datum können nun in einem neuen Feld Verwendung gesteuert werden: Datum ohne Uhrzeit ist die Standardeinstellungen, aber jetzt können Sie auch Datum mit Uhrzeit in Stunde und Minute sowie Datum und Uhrzeit in voller Genauigkeit einstellen. Damit können Sie jetzt kombinierte Datums-/Uhrzeit-Felder erstellen. Importe aus anderen SF-Datenbankanwendungen (über das PowerShell-Script Import-SFApplicationDataIntoSFOrdnerplan.ps1) verwenden diese Möglichkeit automatisch, um aus Feldern mit Datum und Uhrzeit jetzt auch die Uhrzeit anstatt nur das Datum zu übernehmen. Der Bericht Kategorie gibt diese Einstellung aus. Verbessert: Der Bericht Objekte bietet neue Filterfelder Nur zu diesem Objekt und Nur zu diesem Vorgang. Sie können nun z.B. alle Ansprechpartner einer Firma (wenn die Ansprechpartner z.B. ein Feld Gehört zu mit der Firma eingetragen haben) ausgeben, oder einen ausführlichen Bericht über alle Stammdatenobjekte, die mit einem Vorgang verknüpft sind. Im Arbeitsplatz-Fenster unter Extras stehen je nach Kontext die neuen Befehle Vorgangsobjekte als Bericht anzeigen... bzw. Vorgänge zum Objekt als Bericht anzeigen... und Objekte zum Objekt als Bericht anzeigen... verfügbar, die diese Filterfelder nutzen. So können also z.B. alle Vorgänge zu einem Objekt oder alle Objekte zu einem Vorgang (oder einem anderen Objekt) leicht mit einem Befehl als Bericht ausgegeben werden. Dieselben Befehle können Sie auch per rechter Maustaste in Datenübersichten bzw. Ad-hoc-Abfrageergebnissen ausführen, sowie in den Extras-Schaltflächen der Formulare Vorgang, Aktivität und Objekt. Im Bericht Objekte werden charakteristische Bilder von Objekten (also z.B. Fotos von Ansprechpartnern oder Bilder von Gebäuden oder Geräten) neben der Objektbezeichnung größer dargestellt. Im Bericht Vorgänge werden die Bezeichnungen von Folge- und Untervorgängen kursiv gesetzt, um sie besser von der Vorgangsnummer abzusetzen. Zusammenhang-Diagramme bieten im Feld Aktivitäten nun auch die Auswahl alle aktiven (bisher konnten maximal die aktiven bis in 90 Tagen gefiltert werden). In Ad-hoc-Abfragen gibt es zu Mehrfach-Feldern außer den Feldern [1] (das den ersten Eintrag ausgibt) und Anzahl (das die Anzahl der Einträge ausgibt) auch die Felder Liste (das die Semikolon-getrennte Liste aller Einträge ausgibt), Liste (zeilenweise) (das die Liste getrennt durch Microsoft-Word-Zeilenschaltungszeichen ausgibt) und Liste (Absatz) (das die Liste absatzweise ausgibt). Dasselbe gilt für Ansprechpartner eines Vorgangs, für die nun auch die Liste-Felder abfragbar sind. Falls in der Datenbank mehrere getrennte Mandanten geführt werden und man via Extras, Aktueller Mandant... zu einem anderen Mandanten wechselt, werden Arbeitsplatz-Fenster automatisch geschlossen. Für Administratoren: In Vorgangs- und Objekteigenschaften zu Merkmalen vom Datentyp Bild gibt es ein neues automatisch ausgefülltes und per Ad-hoc-Abfragen oder PowerShell auswertbares Feld Seitenverhältnis, das das Verhältnis von Breite zu Höhe des Bildes wiedergibt. Das Layout der Formulare Prozess, Merkmal und Aktivität wurde so geändert, sie weniger Höhe benötigen, sodass auf niedrigen Bildschirmen alle Felder sichtbar sind, ohne scrollen zu müssen. Wenn ein Administrator nachträglich in den Formularen Objekteigenschaft oder Vorgangseigenschaft eines der Felder Merkmal, Objekt, Prozesseigenschaft oder Vorgang ändert, erscheint eine Warnung, weil das vermutlich nicht absichtlich geschah. Beim Export von Ansprechpartnern nach Kontakten in Microsoft Outlook werden charakteristische Bilder (Kontaktfotos) nun auf max. 500 Pixel Größe skaliert, damit sie von allen Apple iPhones verarbeitet werden können. In Zugriffsrechte umsetzen gibt es ein neues Feld Aktionen durchführen mit den Optionen Alle und Keine. Dadurch können Sie z.B. durch Klick auf Keine und dann auf einzelne Aktionen leichter nur wenige der angebotenen Aktionen ausführen, ohne alle einzeln abwählen zu müssen. Zugriffsrechte umsetzen und SetPermissions.exe aktualisieren nun bei Bedarf auch über alle Objekte hinweg die internen Verweise auf die charakteristischen Bilder und die Bilder für die Datenübersichten. PowerShell-Schnittstelle: Set-SfoObjektEigenschaft und Set-SfoVorgangData arbeiten jetzt sehr viel schneller, wenn damit Daten geschrieben werden sollen, die bereits so in der Datenbank enthalten sind. Das tritt oft bei nächtlichen Importen aus, wenn sich jeweils nur ein kleiner Teil der Daten ändert oder neu hinzukommt. Dadurch laufen typische Importe aus Fachanwendungen also deutlich schneller. Set-SfoObjektEigenschaft und Set-SfoVorgangData akzeptieren jetzt als Wert einer Eigenschaft vom Datentyp Bild auch direkt .net-Objekte der Klasse System.Drawing.Bitmap.
11.01.2024	Korrigiert: Im letzten Update war leider ein Fehler enthalten, der z.B. bei Import-Scripten unter Benutzung des SF Ordnerplan-PowerShell-Moduls zu Fehlermeldung führen konnte. Dieses Update korrigiert das.
09.01.2024	Korrigiert: Wenn im Formular Prozess ein inaktiver Prozess angezeigt wird, wurde im Register Überblick der Überblicksbericht dazu nicht ausgegeben. In Zugriffsrechte umsetzen wurden überzählige Ordner im Ziel-Speichersystem nicht also solche erkannt und gelöscht bzw. im Protokoll aufgeführt, wenn die Bezeichnung des Ordners identisch zu einer entsprechenden Bezeichnung eines existierenden Prozesses ist, der aber für das jeweilige Team gar keine Vorgangs-Anlageberechtigung (mehr) enthält. Verbessert: Wenn beim Export von Ansprechpartnern als Kontakte nach Microsoft Outlook von Outlook ein Laufzeitfehler gemeldet wurde, erschien im Protokoll nur Mindestens ein Fehler ist aufgetreten. Jetzt wird die genaue Meldung von Outlook im Protokoll aufgeführt. In Berichten wird bei Feldern wie Angelegt am, Inaktiv ab, Abgeschlossen am jetzt auch der Wochentag mit ausgegeben. Für Administratoren/Skript-Entwickler: Das PowerShell-Modul SFSoftwareberatung.SFOrdnerplan.PowerShell.psm1 wurde stark erweitert und verbessert: In allen Funktionen, in denen Elemente wie Merkmale, Kategorien, Prozesse, Vorgänge, Objekte etc. als Parameter oder per Pipe übergeben werden können, können Sie nun nach Belieben folgendes übergeben, und es wird erkannt: Als die ID (den Primärschlüssel, eine GUID) des betreffenden Datensatzes Als ein DataGateRowBase-Objekt der gewünschten Datei (wie es die Get-Sfo... liefern, z.B. für Kategorien also Get-SfoKategorie) Als ein beliebiges DataGateRowBase-Objekt mit einem Verweisfeld auf den gewünschten Datensatz (z.B. Get-SfoObjektKategorie \| Get-SfoObjekt) Bei Dateien mit Felder wie Bezeichnung (z.B. Objekt) oder Vollständige Nummer (z.B. Prozess) eben diesen Inhalt (Get-SfoObjekt 'Mustermann Gerda' oder Get-SfoProzess '1.4.02') oder auch als ein beliebiges Objekt mit einer Property Bezeichnung. Bei Dateien mit einer Nummer die Nummer (z.B. 15, 17, 123 \| Get-SfoVorgang). Die Cmdlets Get-SfoObjektData, Get-SfoVorgangData, Get-SfoVorgangFolderPath sowie alle Dateizugriffsfunktionen Get-... (z.B. Get-SfoProzess) unterstützen jetzt das Pipen beliebig vieler Eingangsobjekte. Z.B. liefert Get-SfoVorgang \| Get-SfoVorgangFolderPath jetzt die Ordnerpfade im Ziel-Speichersystem für alle Vorgänge (vormals wurde nur der erste ausgegeben).
11.12.2023	Korrigiert: Mehrere identische Vorgangssynonyme oder Text-Mehrfacheigenschaften, die sich nur durch vorangestellte oder nachfolgende Leerschritte unterschieden, führten beim Speichern zu einer Fehlermeldung. Jetzt werden solche Duplikate automaisch nur einmal (ohne die Leerschritte) gespeichert. Verbessert: In Neues gibt es ein Ankreuzfeld Änderungen von System-Benutzerkonten anzeigen, dass standardmäßig inaktiv ist (die Standardeinstellung kann in Extras, Optionen... geändert werden). Administratoren können in der Datei Person das neue Feld Dies ist ein System-Benutzerkonto aktivieren, sodass dann Änderungen, die von diesem Konto ausgeführt wurden (z.B. nächtliche Importe von Konten wie Sys-SFOrdnerplan, wie es bei den meisten Kunden heißt), in Neues ausgeblendet werden können. Verbesserungen in Zusammenhang-Diagrammen: Sie können nun den Zusammenhang von Kategorien oder Prozessen darstellen, um alle Objekte einer bestimmten Kategorie oder alle Prozess eines bestimmten Vorgangs im Diagramm darzustellen. Das geht direkt aus einem Diagramm heraus bei markierter Kategorie oder markiertem Prozess oder auch in den Formularen Kategorie und Prozess über den Befehl Extras, Zusammenhang zeigen. Sie können in Diagrammen das neue Ankreuzfeld Startknoten deaktivieren, um das Element auszublenden, von dem aus das Diagramm erzeugt wurde. Damit können z.B. Diagramme über alle Objekte einer Kategorie übersichtlicher werden. Sie können das neue Ankreuzfeld Kürzel aktivieren, um bei Objekten anstatt der Objektbezeichnung nur das Objektkürzel im Diagramm darzustellen. Die Bezeichnung können Sie nach wie vor sehen, wenn Sie mit der Maus auf das Objekt zeigen. Wenn ein Diagramm zu groß ist, um per Kopieren als Bitmap-Grafik in die Windows-Zwischenablage kopiert zu werden, erscheint nun eine verständliche Fehlermeldung. Wenn beim Ziehen-und-Ablegen von Dateien über den Windows Explorer von Windows das Ablegen einer Datei gemeldet wird, dann aber doch keine übergeben wird, erscheint nun keine Fehlermeldung mehr. Das konnte passieren, wenn man aus Suchergebnissen im Explorer Dateien in SF Ordnerplan zog. Wenn in Neues über Stattdessen diese Abfrage ausführen eine Ad-hoc-Abfrage ausgeführt und dann in Extras einer der Befehle In Datenmaske öffnen oder Bericht anzeigen gewählt wurde, wurde bisher zunächst nach Aktivitäten, dann Vorgängen, dann Objekten in den ausgegebenen Spalten gesucht. Jetzt wählen auch diese Befehle den Datensatz, der von links nach rechts gesehen in der ersten Spalte steht. Bei Importen von Stammdaten aus beliebigen anderen SF-Datenbankanwendungen über das PowerShell-Script Import-SFApplicationDataIntoSFOrdnerplan.ps1 werden Merkmale vom Typ E-Mail-Adresse oder Website-URL automatisch von führenden oder nachfolgenden Leerschritten befreit übernommen, auch wenn sie in der Quellanwendung solche überzähligen Leerschritte enthielten.
20.11.2023	Korrigiert: Beim Anlegen oder Bearbeiten von Vorgängen erschien eine Fehlermeldung, wenn mehrere Vorgangssynonyme eingegeben wurde, die sich nur durch die Groß-/Kleinschreibung unterschieden. Die Vorgangs-Platzhalter {Vorgangsdatum_Wochentag_kurz} und {Vorgangsdatum_Wochentag_lang} wurden ohne Inhalt geliefert, wenn das Vorgangsdatum auf einen Sonntag fiel. Wenn beim Posteingangs-Assistenten bei der Ablage von Dokumenten in einen neuen Vorgang (warum auch immer) ein sehr selten vorkommender Fehler auftrat und gemeldet wurde, so konnte das dazu führen, dass man keine Vorgangseigenschaften mehr bearbeiten konnte, bis das Programm beendet und neu gestartet wurde. Für Administratoren: Im Protokoll von Zugriffsrechte umsetzen wurde die Einrücktiefe nicht korrekt behandelt, wenn die Umsetzung einer offenen Umbenennung fehlschlug. In der PowerShell-Schnittstelle lieferte Set-SfoObjektEigenschaft eine Fehlermeldung, wenn eine der Objekteigenschaften geleert (auf $null gesetzt werden) sollten. Verbessert: Für Vorgänge und Objekte stehen in Ad-hoc-Abfragen (wie es in Prozesse bereits war) neue berechnete Felder Synonyme (kommagetrennt) und Synonyme (mit \| getrennt) zur Verfügung. Wenn im Fenster Arbeitsplatz in Neues eine Ad-hoc-Abfrage im Feld Stattdessen diese Abfrage ausführen gewählt wurde, wirkte die Bearbeiten...-Schaltfläche vorrangig auf Aktivitäten, dann auf Objekte und zuletzt auf Vorgänge, auch wenn z.. in der Spaltenreihenfolge die ID eines Objekts links vor der ID eines Vorgangs stand. Mit diesem Update wird der von links nach rechts gesehen erste Bezug auf ein Objekt, einen Vorgang oder eine Aktivität bearbeitet. Falls also im Abfrageergebnis z.B. die ID eines Objekts links von der eines Vorgangs erschien, so wird Bearbeiten... nun das Objekt und nicht den Vorgang bearbeiten. In Zusammenhang zeigen wurde der Befehl Extras, Vorgangs-Objekteigenschaften sammeln... in Vorgangsobjekte exportieren... umbenannt, damit die Benennung mit dem gleichnamigen Befehl in Vorgänge und Aktivitäten übereinstimmt. Die Meldung, die SF Ordnerplan anzeigt, wenn eine per Neues Dokument... erzeugte E-Mail manuell aus dem Vorgangsordner gelöscht wurde, bevor sie in der tatsächlich gesendeten Fassung automatisch abgelegt werden konnte, wurde um die Vorgangsnummer und die kompletten Vorgangsangaben incl. Team und Prozess ergänzt. Für Administratoren: Die Prüfung auf Eindeutigkeit von Objekteigenschaften bei Zugriffsrechte umsetzen wurde um ca. das Zehnfache beschleunigt. Mitglieder der Rolle Administration können nun für Ausnahmefälle offene Umbenennungen löschen. Wichtig: Das sollte nur von erfahrenen Administratoren bzw. mit Unterstützung von uns geschehen, damit Vorgangsbezeichnungen in der SF Ordnerplan-Datenbank und die Namen von Vorgangsordnern synchron bleiben.
25.09.2023	Korrigiert: Der Befehl Extras, Berechnete Objekteigenschaften testen... bei einem Objekt zeigte für das Objekt-Kürzel nicht nur die Dokumentation über die Berechnung der jeweiligen Kürzel-Formel, sondern unnötigerweise auch die der vorher ausgegebenen Objektbezeichnung an. Verbessert: In Extras/Optionen... haben zwei Felder neue Standardwerte (das hat nur Einfluss auf neue Benutzer sowie auf Benutzer, die noch nie Änderungen in Extras/Optionen... vorgenommen haben; alle manuell gewählten Optionen bleiben erhalten): Die Option Aktivitäts-Delegierung standardmäßig filtern nach hat nun den Standardwert nicht von mir an andere delegiert anstatt wie bisher egal. Damit werden im Arbeitsplatz-Fenster in Aktivitäten Aktivitäten, die an andere delegiert wurden, standardmäßig (aber natürlich weiterhin einstellbar) nicht mehr angezeigt. Die Kontrolle, ob eine delegierte Aktivität erledigt oder noch offen ist, geschieht zweckmäßigerweise in Neues. Die Option Aktivitätsstatus standardmäßig filtern nach hat nun den Standardwert Nur aktive für heute anstatt wie bisher Nur aktive. Damit entfaltet das Feld Anzeigen erst ab von Aktivitäten standardmäßig seine Wirkung. Neu: Telefonanrufe optional per tel:-Link anstatt per Windows-TAPI Administratoren können in Extras/Optionen... die neue Option Wählen von Telefonnummern über einstellen: TAPI (Windows Telefonie-API) ist die Standardeinstellung, sodass das standardmäßige Verhalten nicht verändert wird. Telefonnummern werden mit dieser Einstellung via Windows-TAPI 2.0 gewählt. Das setzt die Installation und Konfiguration eines entsprechenden TAPI-Treibers für Ihre Telefonanlage voraus. tel:-Link ist die neue Möglichkeit. Telefonnummern werden hierbei durch Ausführen eines Links wie tel:+49123456789 gewählt. Das setzt die Installation und Konfiguration einer Software voraus, die tel-Links für Ihre Telefonanlage verarbeitet. Damit können über Anrufen... auch dann Telefonanrufe getätigt werden, wenn keine TAPI verfügbar ist, solange nur eine Software für Ihre Telefonanlage installiert ist, die tel:-Links verarbeitet. Diese Erweiterung gilt für alle SF-Anwendungen mit Telefonnummer-Feldern und "Hörer"-Symbol zum Anrufen ab Programmstand 22.09.2023, sie wurde aber anlässlich SF Ordnerplan eingeführt.
06.09.2023	Korrigiert: Wenn die Ablage von Dokumenten über den Posteingangs-Assistenten an jemand anderes delegiert wurde, und der/die die Ablage endgültig abbrach (mit Entfernen der abzulegenden Dokumente), wurde diese abgebrochene Ablage-Aktivität korrekterweise im Posteingangsbuch ohne einen zugeordneten Vorgang angezeigt. Falscherweise war dann aber der Befehl Extras, Vorgangsobjekte exportieren... wählbar und endete mangels Vorgang mit einer Fehlermeldung. Jetzt wird dieser Befehl in dieser Situation korrekt deaktiviert (nicht wählbar) dargestellt. Wenn ein Prozess mindestens ein Feld hat, welches zur Vorgangsbezeichnung beiträgt und kein Pflichtfeld ist, und wenn ein Vorgang existiert, der dieses Feld nicht ausgefüllt hat, konnte ein neuer Vorgang per Assistent mit diesem Feld ausgefüllt nicht angelegt werden, wenn er alle anderen zur Vorgangsbezeichnung beitragenden Feldinhalte identisch wie der bereits existiere Vorgang mit leerem Feld hatte. Verbessert: Wenn Sie Dokumente per Posteingang ablegen möchten, und mindestens ein Dokument nicht ablegbar ist (entweder weil es eine nicht erlaubte Dateiendung hat oder weil es nicht geöffnet werden kann, weil es z.B. gerade in Benutzung ist), enthielt der beschreibende Text im ersten Schritt des Posteingangs-Assistenten einen entsprechenden Hinweis. Allerdings konnte dieser Hinweis auch leicht übersehen werden. Deshalb wird der Hinweis jetzt deutlich in einer entsprechenden Fehlermeldung angezeigt.
24.08.2023	Korrigiert: Wenn von einer Prozess-Eigenschaft mit Maximale Anzahl größer als 1 (also einer Mehrfach-Eigenschaft) die Bezeichnung anders lautete als die Bezeichnung des hinterlegten Merkmals (z.B. die Mehrzahl davon), so wurden die Liste-Platzhalter dieser Prozesseigenschaft zum Ausfüllen von Dokumenten zu Vorgängen des Prozesses nicht korrekt gefüllt. Der Befehl Extras, Berechnete Objekteigenschaften testen... bei einem Objekt zeigte für berechnete Eigenschaften nicht nur die Dokumentation über die Berechnung der jeweiligen Formel, sondern unnötigerweise auch der vorher schon dokumentierten Formeln an. Der Befehl Vorgänge des Prozesses als Bericht anzeigen (in Extras in der der Prozessübersicht oder bei einem im Formular geöffneten Prozess) konnte beim Aufrufen mit einer Fehlermeldung abbrechen. Verbessert: Die Berichte Prozesse, Vorgänge, Kategorien und Objekte werden jetzt schneller erzeugt in den Fällen, in denen Sie die Historie gar nicht ausgeben lassen, und in den Fällen, in denen Sie (bei Vorgänge und Objekte) die In Eigenschaftenübersichten auszublendende Eigenschaften mit ausgeben lassen. Wenn Sie Bilder wie z.B. Logos von einer Website kopieren und in ein Bild-Feld eines Objekts oder Vorgangs einfügen, so können Sie nun die Strg-Taste gedrückt halten, wenn Sie auf die Schaltfläche Einfügen klicken. SF Ordnerplan wird dann je nach Typ des kopierten Bildes versuchen, transparenten Hintergrund des Bildes als weißen Hintergrund ins Bild einzufügen. (Diese Erweiterung gilt für alle SF-Anwendungen ab Programmstand 07.08.2023). Bei berechneten Kategorie-Eigenschaften gibt es ein neues Ankreuzfeld Beim Bearbeiten von Objekten anzeigen. Wenn das aktiviert wird, wird beim Aufrufen des Assistenten Objekt bearbeiten die Formel des berechneten Merkmals berechnet und das Ergebnis im ersten Schritt im Übersichtsfeld Eigenschaften mit aufgeführt. Auf diese Weise können Sie häufig verwendete berechnete Eigenschaften von Objekten leicht für Anwender sichtbar machen. Die Formel-Funktion EntsprechungWechseln akzeptiert jetzt (wie es Wechseln bereits tat) beliebig viele Paare von Suchmustern und Ersatztext als Parameter. Auf diese Weise können Administratoren mehrfach verschachtelte EntsprechungWechseln-Funktionen jetzt einfacher schreiben. Wenn zu einem Prozess bereits Vorgänge mit Daten existieren und eine seiner Prozesseigenschaften nachträglich zu einer Mehrfach-Eigenschaft geändert wird (in dem die Maximale Anzahl auf etwas Größeres als 1 eingestellt wird), werden die dann ungültig gewordenen leeren Vorgangseigenschaften zu dieser Prozesseigenschaft automatisch entfernt, und Vorgang bearbeiten erkennt und behandelt diese Situation korrekt. Im Befehl Zugriffsrechte prüfen bzw. in SetPermissions.exe ist die maximale Dauer der internen Datenbankabfrage für die Prüfung auf Eindeutigkeit von Merkmalswerten von Objekten von 5 auf 15 min erhöht, um auch sehr große Datenbestände prüfen zu können.
06.08.2023	Korrigiert: Unter sehr seltenen Umständen konnte bei einem Vorgang mit zwei Mehrfacheigenschaften (z.B. Verteilerlisten) und einer weiteren Eigenschaft, die sich alle auf Stammdatenobjekte beziehen, Platzhalter für berechnete Merkmale der zweiten Verteilerliste nicht (zum Ausfüllen eines neuen Dokuments) gebildet werden, wenn in beiden Verteilerlisten dasselbe Objekt enthalten war. Wenn Aktivitäten an eine Stelle delegiert waren, konnte man diese Stelle in der Datei Stelle nicht über den Menü-Befehl Bearbeiten, Datensatz zusammenführen... mit einer anderen Stelle zusammenführen, um aus zwei Stellen eine zu machen. Neu: In Objekte, Zusammenhang (wenn ein Objekt markiert ist), E-Mail ablegen (wenn eine E-Mail von oder an ein bekanntes Stammdatenobjekt markiert ist) und Neues (wenn Angaben zu einem Objekt markiert sind) können Sie nun den neuen Befehl Extras, Verwandte Objekte zu diesem Objekt anzeigen wählen. Der führt Sie zu Objekte und zeigt a) das betreffende Objekt, b) Objekte, auf die das gewählte Objekt verweist (z.B. Arbeitgeber eines Arbeitnehmers, Grundstück eines Gebäudes o.ä.) und c) Objekte, die auf das gewählte Objekt verweisen (z.B. Arbeitnehmer eines Arbeitgebers, Gebäude auf einem Grundstück o.ä.) an. Das sind die Objekte, die auch in Zusammenhang zeigen mit Ausblenden von Vorgängen und maximaler Tiefe 1 angezeigt würden, also die, die direkt mit dem jeweils gewählten Objekt zusammenhängen. Passend dazu gibt es in der Suche nach Objekten über Datei, Objekt... und in Ad-hoc-Abfragen ein neues Filterfeld Nur zu diesem Objekt. Es gibt vier neue Funktionen, die in Formeln für Objektbezeichnungen und -kürzel, berechneten Eigenschaften und Gültigkeitsregeln verwendet werden können. Damit können auch sehr komplexe Anforderungen abgedeckt werden. Beispiele dazu finden Sie in den aktualisierten Trainingsunterlagen. Mit erlaubt es, temporäre Platzhalter einzuführen, um Formeln, in denen derselbe Teilausdruck mehrfach verwendet wird, einfacher und kürzer schreiben zu können. Solange erlaubt es, Formeln wiederholt anzuwenden, solange eine Bedingung erfüllt ist. Entsprechung kann aus Texten komplex (durch reguläre Ausdrücke) definierte Teile extrahieren. EntsprechungWechseln kann komplex (durch reguläre Ausdrücke) definierte Teile eines Textes durch anderen Text ersetzen.
14.07.2023	Korrigiert: Im Fenster Prozessübersicht endete der Befehl Extras, Vorgänge des Prozesses als Bericht anzeigen... mit einer Fehlermeldung, seit in diesem Bericht nach der Vorgangsbezeichnung gefiltert werden konnte. Wenn man im Arbeitsplatz-Fenster ausschließlich mit der Tastatur (Tab- und Pfeiltasten) zwischen den Bereichen wechselte (z.B. von Objekte zu Aktivitäten), und der neu gewählte Bereich seine Abfrage automatisch aktualisierte (weil zwischenzeitlich Änderungen am Datenbestand vorgenommen wurden), hängte sich das Programm auf. Wenn für Neues eine Ad-hoc-Abfrage als Abfrage-Angebot für Teams freigegeben war und diese Abfrage das Feld ID einer Datei oder ein Feld, das auf eine Datei verweist, nur zählte (indem die Anzahl anstatt der Feldinhalt ausgegeben wurde), konnte beim Wählen dieser Abfrage in Neues eine Fehlermeldung erscheinen. Verbessert: Bei Synonymen für Vorgänge, Objekte und Prozesse werden nun führende und nachfolgende Leerschritte automatisch abgeschnitten. Bei der Installation dieses Updates wird das auch automatisch rückwirkend für bereits erfasste Synonyme gemacht. Wenn Text- oder Memo-Felder von Objekten oder Vorgängen Steuerzeichen enthalten (z.B. durch Kopieren und Einfügen eines Absatzes eines in Microsoft Edge geöffneten PDF-Dokuments, dass mit Microsoft Word erstellt wurde und Silbentrennstriche enthielt), werden diese Steuerzeichen von Zugriffsrechte umsetzen bzw. dem nächtlichen Lauf von SetPermissions.exe automatisch korrekt umformatiert. In Vorgängen stehen zum automatischen Ausfüllen von Dokumentvorlagen zwei neue Platzhalter {Vorgangsdatum_Wochentag_kurz} (Mo, Di, ...) und {Vorgangsdatum_Wochentag_lang} (Montag, Dienstag, ...) zur Verfügung, sofern der Vorgang ein vollständiges Datum aus Jahr, Monat und Tag trägt. In Ad-hoc-Abfragen über die Datei Vorgang stehen neue berechnete Felder Vorgangsdatum-Wochentag (enthält einen Wochentag geeignet zum Sortieren), Vorgangsdatum-Wochentag (kurz) (Mo, Di, ...) und Vorgangsdatum-Wochentag (lang) (Montag, Dienstag, ...) zur Verfügung. Zugriffsrechte umsetzen und SetPermissions.exe tolerieren jetzt einen Fehler beim Umsetzen offener Umbenennungen. Darüber gibt es nach wie vor einen Protokolleintrag, aber nun wird dennoch mit dem Setzen von Zugriffsrechten auf Vorgangsordner fortgefahren, selbst wenn eine Umbenennung nicht ausgeführt werden konnte (weil z.B. im umzubenennenden Ordner noch ein Dokument geöffnet war). Geändert: Beim Ausfüllen von Microsoft-Word-Dokumentvorlagen mit Vorgangsdaten wurde die ältere, mittlerweile nicht mehr verwendete Variante Suchen und Ersetzen je Wert entfernt. Die neuere, schnellere und mächtigere Variante Suchen und Ausfüllen je Platzhalter, die bisher schon die Standardeinstellung war, wird jetzt grundsätzlich verwendet. In Extras, Optionen... entfällt damit das Auswahlfeld Microsoft Office Word-Platzhalter ausfüllen, mit dem man zwischen den beiden Varianten wählen konnte. Neu: Automatisches Ausfüllen von Vorgangs-Platzhaltern in Microsoft PowerPoint-Dateien Microsoft PowerPoint-Dateien (.ppt und .pptx), die als Dokumentvorlagen verwendet werden, bekommen beim Erstellen eines Dokuments in einem Vorgang nun auch die {}-Platzhalter automatisch mit den Vorgangsdaten ausgefüllt. Das gilt sowohl für normalen Folientext als auch für Text in SmartArt-Grafiken. Damit können Platzhalter nun automatisch in Dokumentvorlagen aus unformatierten Textdateien (.txt), Microsoft Word-Dokumenten (.doc/.docx etc.), Microsoft Excel-Tabellen (.xls/.xlsx etc.) und Microsoft Outlook-E-Mails (.msg) und Microsoft-PowerPoint-Folien (.ppt/.pptx) als Vorlage ausgefüllt werden.
29.06.2023	Korrigiert: In den Berichten Vorgänge und Objekte konnte der Abschnitt Historie eine falsche Angabe liefern, wenn ein Vorgang bzw. Objekt zunächst mit einer nicht ausgefüllten Eigenschaft angelegt wird, die erst später in einer Änderung einen Wert erhält. Dann zeigte die Historie den später hinzugefügten Wert auch schon bei der Anlage des Vorgangs bzw. Objekts, wie wenn die Eigenschaft von vornherein ausgefüllt gewesen wäre. Wenn Sie im Arbeitsplatz-Fenster sehr schnell mehrfach zwischen Vorgänge und E-Mail ablegen hin und her schalteten, konnte eine Fehlermeldung erscheinen. Das Zusammenstellen von Platzhaltern für Objekte endete mit einer Fehlermeldung, wenn das Objekt ein Merkmal namens Bemerkungen enthielt, weil es in Konflikt mit dem Feld Bemerkungen des Objekts selbst stand. Jetzt hat das Merkmal Vorrang vor den Objektbemerkungen und bestimmt den Inhalt des Platzhalters. Das folgende selten vorkommende Szenario führte zu einer Fehlermeldung: Sie haben einen Vorgang mit einem mehrzeiligen Text- oder Memo-Merkmal. Sie Speichern ein Microsoft-Word-Dokument als PDF-Datei. Im Dokument kommt ein Absatz mit einem Silbentrennzeichen (Strg+"-" bzw. über die Trennhilfe) vor. Sie öffnen die PDF-Datei mit Microsoft Edge (Chromium). Sie markieren in der geöffneten PDF-Datei den Absatz mit der Silbentrennung und kopieren den Inhalt in das Text- bzw. Memo-Feld in SF Ordnerplan. Dabei wird das Silbentrennzeichen von Microsoft Edge nicht als Bindestrich kopiert, sondern als ein Steuerzeichen. Das führte beim Speichern des Vorgangs zu einer Fehlermeldung, weil die Vorgangshistorie nicht korrekt gespeichert werden konnte. Verbessert: Beim Ändern von Ansprechpartnern und Mehrfach-Eigenschaften von Vorgängen wurden bisher immer alle Elemente entfernt und die gewünschten in alphabetischer Reihenfolge frisch hinzugefügt. Jetzt werden solche Änderungen mit einer minimalen Anzahl von Datenbankzugriffen in die vorhandenen Listen eingepflegt. Das geht schneller und führt außerdem dazu, dass im Bericht Vorgänge im Abschnitt Historie wirklich nur die Änderungen, Hinzufügungen und Löschungen ausgegeben werden, anstatt auszugeben, dass alle bisherigen Elemente entfernt und alle aktuellen frisch hinzugefügt wurden. Wenn Sie einen Vorgang bearbeiten, werden jetzt nur noch diejenigen Stammdatenobjekte, auf die der Vorgang verweist, als "zuletzt verwendet" markiert (und erscheinen also in Objekte standardmäßig zuerst), die auch tatsächlich neu im Vorgang angesprochen werden. Vormals wurden auch solche Objekte als zuletzt verwendet markiert, die in den Vorgangseigenschaften gar nicht geändert wurden. Im Bericht Vorgänge zeigt der Abschnitt Historie bei Ansprechpartnern jetzt klarer hinzugefügt bzw. entfernt anstatt Pfeile wie bei Änderungen von Vorgangseigenschaften. Im Bericht Vorgänge können Sie die Historie von Vorgangseigenschaften und Ansprechpartnern separat ein- oder ausschalten. Beim vollständigen Export von Ansprechpartnern zu Outlook-Kontakten werden die exportierten Objekte nicht mehr als "zuletzt verwendet" markiert (sodass sie in Objekte zuerst erscheinen). Das geschieht jetzt nur noch beim inkrementellen Export (manuell über Nach Outlook exportieren... oder im Hintergrund bei gesetzter Extras-Option Outlook-Schnellergänzung automatisch durchführen, sofern Outlook läuft). Strukturdiagramme zeigen zu Prozessen nun auch berechnete Prozesseigenschaften an. In Ad-hoc-Abfragen über das Posteingangsbuch stehen zwei neue Felder Original-Dateinamen - Anzahl der Einträge und Ziel-Dateinamen - Anzahl der Einträge zur Verfügung. Beide geben die Anzahl der gleichzeitig abgelegten Dateien bzw. Dokumente an. (Das betrifft alle SF-Datenbankanwendungen ab Programmstand 29.06.2023:) In Ad-hoc-Abfragen können Sie nun, wenn Sie von einem Feld anstatt den Feldinhalt die Anzahl, Summe, den Mittelwert oder Maximum/Minimum ausgeben, nicht nur Bedingungen an die jeweiligen Datensätze stellen, sondern auch an den berechneten Wert (also die Anzahl, Summe, etc.). Beispiel: Wenn Sie eine Abfrage über Ansprechpartner erstellen, darin Vor- und Nachname ausgeben und die Anzahl der Objekt-IDs, erhalten Sie eine Aufstellung, welche Kombinationen von Vor- und Nachnamen mehrfach vorkommen (sprich: eine Doublettenprüfung). Sie können jetzt filtern, dass die Anzahl größer als 1 sein soll, um nur diejenigen Namen zu sehen, die tatsächlich mehrfach vorkommen. Für Administratoren: Zugriffsrechte umsetzen protokolliert nun die Vorgangsordner, die bei der Schnellprüfung der Ordnerrechte Rechte gesetzt bekamen, weil sie noch nicht die richtigen hatten. In der Datei SFOrdnerplan.exe.config können Sie im Abschnitt <applicationSettings> einen neuen Eintrag setzen, der in der Titelzeile des SF Ordnerplan-Fenster angezeigt wird. Beispiel: <setting name="InstallationName" serializeAs="String"> <value>TESTSYSTEM</value> </setting> Der PowerShell-Befehl Add-SfoKategorie bietet einen neuen Schalter -StehtFuerAnsprechpartner, der beim Anlegen einer neuen Kategorie das Feld Steht für Ansprechpartner gleich aktiviert. Der PowerShell-Befehl Get-SfoKategorieExportScript erzeugt nun PowerShell-Code, der für alle anzulegenden Datensätze zunächst prüft, ob solche schon existieren.
02.06.2023	Korrigiert: In den Platzhaltern von Vorgängen, die zum automatischen Ausfüllen von Dokumenten dienen, konnten überzählige Platzhalter ausgegeben werden, wenn Vorgänge in ihren Vorgangseigenschaften auf Objekte verwiesen, die selber wieder auf andere Objekte verwiesen. Ein Platzhalter aus einem prozessbezogenen berechneten Merkmal konnte falscherweise nicht berechnet werden, wenn der Prozess des Vorgangs und dessen übergeordneter Prozess nicht, sondern erst der noch eine Ebene übergeordnete Prozess eine Formel für das berechnete Merkmal enthielt. Verbessert: Im Befehl Neues Dokument werden nun standardmäßig nur noch aktive Vorgangsobjekte als anzuschreibende Ansprechpartner angeboten. Durch Ankreuzen des neuen Feldes Auch inaktive Objekte aus Vorgangseigenschaften verwenden können Sie bei Bedarf aber auch inaktive Objekte verwenden. Merkmale vom Typ Website-URL können nun bis zu 432 Zeichen aufnehmen. Die Assistenten Objekt anlegen bzw. Objekt bearbeiten prüfen nun ggf. schon im Schritt Objekteigenschaften auf Weiter hin, ob eine zwangsweise Formel für die Objektbezeichnung aus den erfassten Merkmalen zu einer bereits existierenden Objektbezeichnung eines anderen Objekts führen würde. So bekommen Sie das frühzeitig mit und können entweder Merkmale ändern oder sich entscheiden, abzubrechen und das bereits existierende Objekt zu benutzen. Wenn Sie im Arbeitsplatz-Fenster in Objekte auch inaktive Objekte anzeigen lassen, in einem anderen Bereich etwas ändern und dann zum Bereich Objekte zurück wechseln, wird das Ankreuzfeld Inaktive Objekte anzeigen nicht mehr automatisch zurückgesetzt und die Ansicht aktualisiert. Die Objektliste incl. inaktiver Objekte bleibt also sichtbar. Zu einem Vorgang bietet der Extras-Befehl Landkarte anzeigen... nun auch die Anschriften von Ansprechpartnern des Vorgangs an. Neue E-Mail erzeugen, es sich dann aber doch anders überlegen: Wenn Sie in einem Vorgang mit dem Befehl Neues Dokument... eine E-Mail erzeugen, überwacht SF Ordnerplan wie gewohnt alle 5 Sekunden, ob die E-Mail schon gesendet wurde, und legt die tatsächlich gesendete Fassung dann automatisch aktualisiert im Vorgangsordner ab. Wenn Sie es sich aber nach dem Erzeugen der E-Mail anders überlegten und die im Vorgangsordner erzeugte E-Mail-Datei einfach löschten, hörte SF Ordnerplan nicht auf (auch am nächsten Tag oder nach Wochen nicht), darauf zu warten, dass die E-Mail in den Gesendeten Objekten von Outlook landet. Dort landet sie aber nie, weil Sie sie nie absendeten, sondern sie ja aus dem Vorgangsordner löschten. Das wird nun von SF Ordnerplan erkannt: Sie erhalten dann sicherheitshalber eine Meldung darüber, dass SF Ordnerplan nicht weiter versuchen wird, diese Mail aus Outlooks Gesendeten Objekten zurück in den Vorgangsordner zu legen. Zu einem Vorgang listet der Extras-Befehl Platzhalter anzeigen/kopieren... nun auch die verfügbaren Platzhalter aller Ansprechpartner des Vorgangs auf. Das Menü Extras in der Menüleiste ist praktischer strukturiert: Die Befehle des vorherigen Untermenüs Betrieb sind nun direkt in Extras erreichbar. So können Sie z.B. leichter ein weiteres Arbeitsplatz-Fenster öffnen, auch wenn das Aufgabenblatt ausgeblendet oder von anderen Fenster verdeckt sein sollte. Erweiterter Abschnitt Historie in Berichten: Außer in den Berichten Vorgängen und Objekten bieten jetzt auch die Berichte Prozesse und Kategorien die Ausgabe der Änderungshistorie einheitlich an. Die Historie in diesen Berichten ist außerdem erweitert: Die Historie kann grundsätzlich zeitlich absteigend (Vorgabe, "jüngste zuerst"), aufsteigend ("älteste zuerst") oder gar nicht ausgegeben werden. Standardmäßig wird nur die Historie der letzten 30 Tage ausgegeben. Durch Deaktivieren des Feldes Historie: Nur die letzten 30 Tage ausgeben kann die vollständige Historie ausgegeben werden. Außer Datum und Uhrzeit wird nun auch der Wochentag einer Änderung ausgegeben. Sie können einzeln wählen, für welche Teile (z.B. Vorgangseigenschaften, Berechtigungen etc.) die Historie ausgegeben werden soll. Icons erleichtern die Durchsicht eines Historieberichts: Für jeden Teil (wie Eigenschaften, Ansprechpartner, Synonyme, Berechtigungen etc.) wird ein anderes Symbol ausgegeben. Im Bericht Vorgänge kann nun auch das Posteingangsbuch als Teil der Historie ausgegeben werden. Die Historie ist einheitlich vollständiger. So wird z.B. auch die Historie mittlerweile gelöschter Daten wie Berechtigungen oder Eigenschaften ausgegeben. Beim Bericht Prozesse geht die Historie auch über die Dokumentvorlagen, zusätzlichen Prozessberechtigungen und Papierordner-Schlagworte. Für Administratoren: Falls kein Arbeitsplatz-Fenster geöffnet ist, öffnet sich keines automatisch, solange gerade Zugriffsrechte umsetzen läuft. Während Zugriffsrechte umsetzen gerade läuft, wird der automatische Hintergrund-Export geänderter Ansprechpartner-Objekte in Microsoft Outlook-Kontakte nicht mehr starten, sondern erst danach wieder. PowerShell-Schnittstelle: Kategoriestrukturen können nun mit dem Befehl Get-SfoKategorieExportScript als PowerShell-Script exportiert werden. So erzeugt z.B. der folgende Befehl ein PowerShell-Script, das in einer anderen Installation oder einem anderen Mandanten von SF Ordnerplan zum Anlegen derselben Kategoriestrukturen verwendet werden kann: Get-SfoKategorieExportScript -KategorieFilterPatterns kontakt, geschlecht \| Out-File 'Import-Kategorie.ps1'* Im PowerShell-Befehl New-SFApplicationDataImportJson ist der Parameter -NamePrefix nun optional. Sie können beim Import von Daten aus anderen SF-Datenbankanwendungen nach SF Ordnerplan die Kategorien nun also genau so benennen, wie die Dateien in der Quellanwendung heißen, ohne das zwingend ein Präfix vor den Namen gesetzt werden muss. Der dazu gehörende Befehl Import-SFApplicationDataIntoSFOrdnerplan markiert importierte ID-Felder (die die Primärschlüssel der Quelldatensätze in Form einer GUID tragen) mit In Eigenschaftsübersichten ausblenden. Diese Felder sind nur für das Wiedererkennen bereits existierender Datensätze beim Import gedacht, enthalten aber keine für Anwender nützlichen, lesbaren Informationen.
24.02.2023	Korrigiert: Die Funktion E-Mail ablegen konnte eine Fehlermeldung liefern, wenn sich unter den ablegbaren Elementen eine Unzustellbarkeitsnachricht auf eine nicht zustellbare gesendete E-Mail befand und Outlook keinen Empfangszeitpunkt für die Unzustellbarkeitsnachricht gespeichert hatte. Außerdem konnte dort eine Fehlermeldung erscheinen, wenn das als Gelesen Markieren und in die gelöschten Elemente Verschieben durch schnelles Klicken gleichzeitig mit der Hintergrund-Abfrage von Outlook ausgeführt wurde. In Neues konnte eine Fehlermeldung erscheinen, wenn man im Feld Änderungen von einen anderen Eintrag wählt, während eine vorherige (lang laufende) Abfrage noch verarbeitet wird. Verbessert: Bei E-Mail ablegen gab es bisher nur die Auswahl, ob oder ob nicht die abgelegten empfangenen E-Mails anschließend als gelesen markiert und in die gelöschten Elemente verschoben werden sollen. Die gewählte Einstellung wurde immer gemerkt und in Extras, Optionen... gespeichert. Nun gibt es die Auswahl ja, diesmal nicht, nein. Sie können jetzt also diesmal nicht wählen, um nur dieses eine Mal die Mails nicht in die gelöschten Elemente zu verschieben, die grundsätzliche Voreinstellung dadurch aber nicht zu ändern. Beim nächsten Mal könnte wieder ja vorgeschlagen werden. Der Assistent Aktivität vertagen bietet nun an, auf Weiter in einem zweiten Schritt doch ein konkretes Datum für Anzeigen erst ab anzugeben (oder es zu leeren), anstatt eine der vorgeschlagenen Schnellauswahlen zu verwenden. In den Berichten Vorgänge und Objekte werden inaktive Objekte in den Vorgangs- bzw. Objekt-Eigenschaften, in den Vorgangs-Ansprechpartnern sowie inaktive Vorgänge bei den verbundenen Vorgängen nun in grauer Schrift dargestellt, um die Inaktivität deutlich zu machen. Bei Datums-Merkmalen wurde der zulässige Wertebereich von bisher 01.01.1900 - 31.12.2099 nun auf 01.01.1900 - 31.12.2199 erweitert (das ist z.B. wichtig bei Ablaufdaten von Erbbauverträgen, die typischerweise 99 Jahre laufen). Bei Zahl-Merkmalen wurde der zulässige Wertebereich von bisher -9.999.999.999 bis +9.999.999.999 nun auf -99.999.999.999.999 bis +99.999.999.999.999 erweitert. Wenn Sie SF Ordnerplan über Nacht geöffnet lassen, werden am nächsten Tag die Ansichten in Arbeitsplatz auf jeden Fall aktualisiert, sobald Sie zu einer der Ansichten (Vorgang, Aktivitäten, etc.) wechseln. So verpassen Sie nicht etwa Aktivitäten, die für den neuen Tag fällig sind. Der Befehl Extras, Live-Verknüpfung... in der Extras-Schaltfläche, der bisher in Neues verfügbar war (anlässlich des Feldes Stattdessen diese Abfrage ausführen), ist jetzt in allen Datenübersichten, also in Vorgänge, Aktivitäten, Objekte, Posteingang auch verfügbar. Damit können Sie die gerade getroffene Filterung mit wenigen Mausklicks z.B. nach Microsoft Excel bringen, wo sie sich selbstständig aktualisieren kann. Neu für Administratoren: Besonders einfacher automatisierter Import komplexer Daten aus beliebigen anderen SF-Datenbankanwendungen SF Ordnerplan kann über die Microsoft-PowerShell-Schnittstelle Daten mit Fachanwendungen durch Import und/oder Export austauschen. Dadurch können z.B. Vorgänge zu Stammdatenobjekten anderer Anwendungen angelegt und Kontakte daraus in SF Ordnerplan als Ansprechpartner verwendet werden. Für den Import aus SF-Datenbank-Anwendungen ist es nun aber besonders einfach, auch komplexe Datenbankstrukturen nach SF Ordnerplan zu importieren und synchron zu halten. Für z.B. nächtlich automatisch ausgeführte Importe werden mächtige neue PowerShell-Skripte mit ausgeliefert, die aus einer beliebigen (!) anderen SF-Anwendung leicht definierbar Daten mitsamt der Datenbankstruktur als Stammdaten-Kategorien und -Objekte in SF Ordnerplan importieren können. Das funktioniert für alle Anwendungen, die auf dem SF Application Creator basieren und für die das angemeldete Benutzerkonto mindestens Leserechte auf die zu importierende Quellanwendung und Administrationsrechte in SF Ordnerplan hat. Die Skripte müssen also unter einem geeigneten Benutzerkonto ausgeführt werden. Das Skript New-SFApplicationDataImportJson.ps1 erstellt eine Beispiel-JSON-Datei, die beschreibt, dass alle Datenbankdateien (außer Systemdateien) mit sämtlichen Feldern und mit sämtlichen berechneten Feldern (die in Ad-hoc-Abfragen angeboten werden) ohne weitere Filterung importiert werden. Mit importiert werden auch die Primärschlüssel aus der Quelldatenbank, sodass vorhandene Datensätze daran wiedererkannt und beim nächsten Importlauf ggf. aktualisiert werden können (anstatt dass neue Objekte angelegt werden). Durch manuelle Pflege der JSON-Datei kann der Import auf die gewünschten Dateien, Felder und berechneten Felder beschränkt, Filterkriterien für die Quelldatensätze angegeben, die Zuordnung von Feldern zu SF Ordnerplan-Merkmalen gesteuert und die Wiedererkennung vorhandener Datensätze auch an beliebige andere Merkmale gebunden werden. In einer JSON-Datei können mehrere Importe aus beliebig vielen SF-Anwendungen definiert werden. Das Skript Import-SFApplicationDataIntoSFOrdnerplan.ps1 führt den Import unter Angabe der jeweiligen JSON-Datei tatsächlich aus, z.B. nächtlich. Sprechen Sie uns an, wenn Sie aus anderen SF-Anwendungen Daten in SF Ordnerplan importieren möchten, um sie z.B. in Vorgangseigenschaften zu verwenden und die Daten in automatisch ausgefüllten Platzhaltern in Dokumentvorlagen zu verwenden.
10.12.2022	Verbessert: In der Prozessübersicht setzt die Schaltfläche Zurücksetzen das Feld Suchbegriffe nun auf * zurück, anstatt es zu leeren. Damit wird auch nach Zurücksetzen die Prozesshierarchie sichtbar, wie beim Einstieg in die Prozessübersicht. Beim Wechsel in Neues im Arbeitsplatz-Fenster wird die Ansicht auch nach Änderungen an Daten nicht mehr zum automatischen Aktualisieren zurückgesetzt, wenn in Stattdessen diese Abfrage ausführen ausgefüllt ist. Somit bleiben die eingestellte Abfrage und die Abfrageergebnisse erhalten.
02.12.2022	Korrigiert: Wenn Sie in Datenübersichten (z.B. in Vorgänge) eine andere Zeile als die gerade aktive mit der rechten Maustaste anklicken, erscheint dort das jeweilige Kontextmenü und die Zeile ist markiert. Sie war aber dadurch nicht zur "aktiven" Zeile geworden (sichtbar am immer noch links neben dem vorher markierten Vorgang angezeigten Dreieck). Befehle wie Neues Dokument bezogen sich dann aber auf die in diesem Sinne aktive, und nicht auf die gut sichtbar markierte Zeile, was zu Verwechslungen führen konnte. Posteingang: Wenn Sie eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage ablegen wollten, erschien eine Fehlermeldung (weil Besprechungsanfragen die erwartete interne ID, wie sie normale E-Mails in Microsoft Outlook haben, gar nicht besitzen). Der Befehl Vorgang in anderen Prozess verschieben konnte fehlschlagen, wenn der Zielprozess keinerlei Datumsangabe verlangt und der Vorgang keine Zusatzbezeichnung trägt. Bericht Vorgänge: Die Historie von Aktivitäten konnte falsch ausgegeben werden, wenn innerhalb derselben Minute in einem Vorgang eine Aktivität abgeschlossen und eine neue angelegt wurde. Dann erschien nur die neu angelegte Aktivität, wie wenn diese fertiggestellt worden wäre.
14.11.2022	Korrigiert: Beim Posteingang konnte beim Ablegen von Dokumenten eine Fehlermeldung erscheinen, wenn der Ziel-Dateiname insgesamt länger als 255 Zeichen war. Das konnte z.B. bei einem Fileserver als Ablage geschehen, wenn der Dateipfad zwischen 256 und 260 Zeichen lang war, denn die Grenze laut Dateisystem sind 260 Zeichen. Der Posteingang unterstützt nun je nach Ablage-Provider Dateipfade bis zu 1024 Zeichen Länge. Die Berichte Vorgänge und Objekte konnten beim Ausgeben der Historie eine geänderte Eigenschaft doppelt ausgeben: Wenn die Eigenschaft leer angelegt und erst später in etwas nicht-Leeres geändert wurde, erschien der nicht-leere Wert schon bei dem Historie-Eintrag der leeren Neuanlage. Verbessert: Im Arbeitsplatz-Fenster werden nun In Neues die Befehle Aktivitäten zum Vorgang und Vorgänge zum Objekt direkt als Schaltflächen angeboten. Die Befehle Bericht anzeigen und Zusammenhang zeigen sind nun - wie in den anderen Bereichen des Arbeitsplatz-Fenster auch - unter Extras zu finden. In Berichten über Vorgänge und Objekte werden Eigenschaften vom Datentyp Website-URL als anklickbarer Link dargestellt. So können Sie also von einem der Berichte direkt die Website z.B. eines Kunden oder Produkts aufrufen. Inaktive bzw. nicht mehr abzufragende Prozesse, Prozesseigenschaften, Vorgänge, Kategorien und Objekte geben ihre Bezeichnung in den jeweiligen Berichten zum schnellen Überblick in grau anstatt schwarz aus. Standardmäßig werden nun beim Befehl Datei, Alles schließen geöffnete Arbeitsplatz-Fenster nicht mit geschlossen (so wie das Aufgabenblatt-Fenster). Sie können das bei Bedarf in Extras, Optionen... im Abschnitt Sonstiges über die neue Option Arbeitsplatz-Fenster von Datei/Alles schließen ausnehmen steuern. Bei Merkmalen gibt es im Feld Text: Sonderbehandlung für Text- und Memo-Felder nun zusätzlich zur bestehenden Option Normalisierung von Straßennamen eine neue Option Zu einem einzigen Absatz normalisieren. In Feldern mit dieser Sonderbehandlung werden Absatzenden im Text durch Leerschritte und mehrere Leerschritte durch nur einen ersetzt. Das ist nützlich für aus PDF-Dateien kopierte und in SF Ordnerplan eingefügte Absätze, wenn der kopierte Text von Ihrem PDF-Reader mit Absatzenden am Zeilenende kopiert wurde. In Memo-Eigenschaften werden nun Steuerungszeichen mit ASCII-Code 2 durch Bindestriche ersetzt. Solche Zeichen konnten durch Kopieren einer in Microsoft Edge angezeigten PDF-Datei und Einfügen in Memo-Felder in SF Ordnerplan entstehen, wenn die PDF-Datei von Microsoft Word gebildet wurde und bedingte Trennstriche enthielt. Außerdem werden beim Einfügen von Inhalten in solche Felder nun einzeln stehende Steuerzeichen für CR (Carriage Return) und LF (Zeilenvorschub) durch die unter Windows gültige Kombination CR/LF ersetzt. Auch das dient dem konsistenten Einfügen von kopierten PDF-Inhalten z.B. aus Microsoft Edge. Neu: Neues kann häufig benutzte Ad-hoc-Abfragen zur schnellen Ausführung anbieten Mittels Ad-hoc-Abfragen können versierte Benutzer (oder wir für Sie) nahezu beliebige Abfragen über den Datenbestand definieren. Zu jeder Ad-hoc-Abfrage können Sie nun beliebig viele Teams benennen, denen diese Abfrage prominent angeboten werden soll, weil sie für das Team nützlich ist und häufig eingesetzt werden kann. Ggf. muss bei der jeweiligen Abfrage dazu das Feld für Andere sicherbar aktiviert sein. Mitglieder dieser Teams bekommen die so zugewiesenen Abfragen direkt im Arbeitsplatz-Fenster in Neues im neuen Feld Stattdessen diese Abfrage ausführen angeboten. Die Abfrage wird dann direkt in Neues ausgeführt und Sie können das Ergebnis sehen, ohne erst in die Datei Ad-hoc-Abfrage wechseln zu müssen. Sollte die Abfrage IDs oder Verweise auf Vorgänge, Aktivitäten oder Objekte als Ergebnis liefern, stehen zu einer markierten Zeile sogar die betreffenden Befehle wie Vorgangsordner öffnen, Neues Dokument..., Anrufen..., Bearbeiten... zur Verfügung. Der Extras-Befehl Daten kopieren kopiert die Inhalte der markierten Zeile(n) in die Windows-Zwischenablage. Drücken Sie Strg+A oder klicken Sie ins kleine Feld links neben den Tabellenüberschriften, um alle Zeilen zu markieren. Der Extras-Befehl Live-Verknüpfung... startet den Assistenten zur Erstellung einer Live-Verknüpfung zu Microsoft Excel oder Microsoft Word für die betreffende Abfrage. So können Sie die Abfrageergebnisse rasch z.B. in einer Excel-Tabelle oder einem Diagramm darstellen. Das konnten Ad-hoc-Abfragen bisher schon, aber es ist nun auch in Neues direkt aufrufbar (sowohl für eigene Abfragen als auch für die normale Neues-Ansicht). Sobald Sie eine Abfrage wählen, haben die anderen Filter-Felder in Neues keine Bedeutung mehr. Sobald Sie in einem Filter-Feld etwas eintragen oder Zurücksetzen wählen, wird Stattdessen diese Abfrage ausführen geleert und Sie erhalten die gewohnte Neues-Ansicht. Sie können dieses vielleicht anfangs unterschätzte Feature vielfältig einsetzen. Häufige selbst (oder von jemandem mit Kenntnissen in Ad-hoc-Abfragen für Sie) erstellte Datenübersichten können Sie nun jederzeit und vor allem einfach aufrufen. Komplexe Abfragen z.B. über Stammdatenobjekte, bei denen Sie noch etwas nacharbeiten müssen und die genau die richtigen Objekte filtern, können zum Abarbeiten dieser Objekt leicht verwendet werden, weil Befehle wie Objekt Bearbeiten... direkt zur Verfügung stehen. Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie Bedarf an solchen Abfragen haben und wir sie für Sie erstellen sollen.
01.10.2022	Korrigiert: Wenn in einem Objekt ein Merkmal vom Typ Website-URL mit einem führenden Leerschritt vor http bzw. https eingegeben wurde, erschien beim Speichern eine unerwartete Datenbank-Fehlermeldung. Neu: Zu Vorgängen gibt es einen neuen Extras-Befehl Vorgangsobjekte exportieren...., insbesondere gedacht für Vorgänge mit Mehrfach-Eigenschaften wie z.B. Verteilerlisten. Ein Assistent fragt ab, welche Vorgangseigenschaften exportiert werden sollen (incl. Ansprechpartner), bietet dann die einzelnen Objekte zur Auswahl an und lässt schließlich alle Merkmale incl. berechneter Merkmale auswählen, die exportiert werden sollen. Sie können die so gewählten Daten dann als CSV-Datei z.B. für Microsoft Excel oder Serienbrief-Steuerdatei für Microsoft Word in den Vorgangsordner exportieren, oder die Daten in die Zwischenablage kopieren. Letzteres ist z.B. nützlich, wenn Sie eine E-Mail an die Adressen eines Verteilers in einem Vorgang schicken wollen, zu dem nicht schon eine passende E-Mail-Dokumentvorlage existiert - sie können sie dann einfach ins An-, CC- oder BCC-Feld einer E-Mail einfügen. Insbesondere kann dieser Befehl (anders als Ad-hoc-Abfragen) auch berechnete Eigenschaften ausgeben.
28.08.2022	Korrigiert: Im Arbeitsplatz-Fenster in Vorgänge musste man im Feld Nur zu diesem Objekt, wenn man einen Eintrag gewählt und das Feld dann mit der Ø-Schaltfläche wieder geleert hatte, erst einen anderen Eintrag wählen, bevor man den ursprünglich gewählten wieder wählen konnte. Wenn eine Prozesseigenschaft, die zur Vorgangsbezeichnung beiträgt, nicht direkt auf eine Kategorie, sondern auf ein Merkmal vom Typ Verweis auf ein Objekt lautete, enthielt die Vorgangsbezeichnung die (ggf. lange) Objektbezeichnung anstatt wie erwartet das Kürzel des Objekts. Verbessert: Der Assistent E-Mail ablegen merkte sich bisher schon die Einstellung in seinem Feld E-Mails aus dem Outlook-Posteingang automatisch als gelesen markieren und in die gelöschten Elemente verschieben. Damit man diese Einstellung auch außerhalb des Assistenten festlegen kann, ist das eine neue, gleichnamige Option in Extras, Optionen... im Abschnitt Posteingang/E-Mail ablegen geworden. Das kann z.B. nützlich sein, wenn man eine eingehende abgelegte Mail ausnahmsweise nicht in die gelöschten Elemente von Outlook verschieben wollte (weil man sie vielleicht noch ein zweites Mal ablegen möchte). Dann kann man diese Option nun auch gleich danach in Extras, Optionen... wieder aktivieren und riskiert nicht, das beim nächsten E-Mail ablegen zu vergessen. Neu: Empfohlene oder erzwungene Eindeutigkeit von Objekteigenschaften Bei Kategorien im Register Merkmale gibt es für die Kategoriemerkmale folgende neuen Felder: Eindeutigkeit mit folgenden Auswahlmöglichkeiten: Nicht erforderlich: Mehrere Objekte dürfen denselben Wert haben ist die Standardeinstellung und bewirkt das Verhalten wie vor diesem Update. Es wird beim Anlegen oder Bearbeiten eines Objekts dieser Kategorie nicht geprüft, ob andere Objekte in diesem oder einem anderen Merkmal denselben Wert eingetragen haben. Empfohlen: Warnung bei mehreren Objekten mit demselben Wert prüft beim Anlegen oder Bearbeiten eines Objekts, ob andere Objekte derselben Kategorie denselben Wert in diesem Merkmal haben. Wenn das der Fall ist, erhalten Sie beim Anlegen oder Bearbeiten des Objekts eine entsprechende Warnung, die Sie aber mit OK akzeptieren können. Diese Einstellung ist nützlich für Kategoriemerkmale, die zwar eindeutig sein sollten, aber nicht zwingend eindeutig sein müssen. Z.B. ist es selten, dass zwei Personen dieselbe dienstliche Telefonnummer haben, aber unmöglich ist es nicht - sie könnten sich ein Telefon jeweils halbtags teilen. Pflicht: Fehlermeldung bei mehreren Objekten mit demselben Wert wirkt wie die vorherige Empfehlungs-Einstellung. Sie gibt aber ggf. eine Fehlermeldung aus und lässt die Speicherung des Objekts nicht zu. Diese Einstellung ist richtig für Kategoriemerkmale, die zwingend eindeutig sein müssen. Denken Sie etwa an Bezeichnungen oder KFZ-Kennungen von Staaten, Umsatzsteuer-Ident-Nummern, Steuernummern oder Steuer-IDs, Betriebsnummern bei der Bundesagentur für Arbeit, die BIC einer Bank, die IBAN eines Bankkontos, den Namen von Produkten, Fahrgestellnummern von Kraftfahrzeugen, Inventarnummern, die vollständigen Nummern von Kassengemeinschaften und Rechtsträgern, die Ausgabenummern von Zeitschriften, Bitlocker-Verschlüsselungsschlüssel von Computern, etc. Eindeutigkeits-Umfang steuert, wie weitgehend die Prüfung auf Eindeutigkeit geschieht: Nur Objekteigenschaften desselben Merkmals prüfen beschränkt die Suche nach doppelten Einträgen auf andere Objekte derselben Kategorie und auf Werte in genau demselben Merkmal. Dies ist die Standardeinstellung und gut geeignet für alle Merkmale, die es eh nur ein Mal gibt: Die BIC einer Bank, IBANs, etc. Alle Objekteigenschaften desselben Merkmals-Datentyps prüfen bewirkt eine erweiterte Prüfung, die alle Eigenschaften anderer Objekte derselben Kategorie umfassen, solange sie nur Merkmale desselben Datentyps betreffen. Das ist eine nützliche Einstellung z.B. bei Merkmalen vom Typ E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Website-URL. Wenn Sie z.B. bei Personen eine dienstliche und eine private E-Mail-Adresse führen, dann soll vielleicht eine Warnung erscheinen, wenn Sie ein Objekt mit einer bestehenden Telefonnummer erfassen, egal, ob diese Telefonnummer als dienstliche oder private Nummer einer anderen Person eingetragen ist. Zur Eindeutigkeitsprüfung auch inaktive Objekte betrachten steuert, ob beim Anlegen oder Bearbeiten eines Objekts nur aktive andere Objekte betrachtet werden oder auch inaktive . Beispiele: Ein neues Fahrzeug kann nicht dieselbe Fahrgestellnummer wie ein anderes Fahrzeug haben, auch wenn das andere Fahrzeug bereits verkauft und inaktiv gestellt wurde - hier sollte diese Option also aktiviert sein. Ein neues Fahrzeug könnte aber dasselbe (Liebhaber-)KFZ-Kennzeichen tragen wie sein inaktiver Vorgänger - hier sollte die Option also vielleicht deaktiviert sein. Die Assistenten zum Anlegen oder Bearbeiten eines Objekts beachten diese Einstellungen geben ggf. Warnungen oder Fehlermeldungen aus. Der für Administratoren nutzbare Befehl Zugriffsrechte umsetzen hat die beiden neuen Optionen Eindeutigkeit von Objekteigenschaften prüfen und Eindeutigkeit auch auf Empfehlungen prüfen (die die Prüfung für empfohlene Eindeutigkeit einbezieht anstatt nur die für erzwungene) standardmäßig aktiviert. Genauso wie die typischerweise nächtliche Ausführung von SetPermissions.exe werden so die Eindeutigkeiten insbesondere für bereits bestehende Objekte geprüft und ggf. im Protokoll entsprechende Meldungen ausgegeben.
30.06.2022	Korrigiert: Wenn Sie Bilder in den Posteingang ablegten oder dafür E-Mail ablegen verwendeten, konnte Arbeitsspeicher belegt werden, der bis zum Beenden des Programms nicht wieder freigegeben wurde. Verbessert: Auch das Ändern von Synonymen und zugewiesenen Kategorien von Ansprechpartner-Objekten bewirkt nun den automatischen Export in den Kontakte-Ordner von Microsoft Outlook (sofern der aktiviert war). Wenn Sie also die Synonyme oder Kategorien im Feld Info des Kontakt exportieren lassen, wird das nun auch automatisch aktualisiert. In Extras, Optionen... gibt es im Abschnitt Posteingang/E-Mail ablegen ein neues Feld Posteingang: Maximale Vorschau-Bilder. Dieses Feld gibt an, für wie viele per Posteingang oder E-Mail ablegen geholten Bilder im Posteingangs-Assistenten eine Vorschau (mit der Möglichkeit zur Drehung etc.) angezeigt wird. Der Standardwert ist 50. Ein Wert von 0 bewirkt, dass keine Bildvorschau angezeigt wird.
19.05.2022	Korrigiert: Wenn man im Arbeitsplatzfenster mit der Tastatur in die Leiste der Navigationsschaltflächen wechselt (z.B. mit Shift+Tab im Feld Suchbegriffe) und dann mit den Pfeiltasten nach links oder rechts eine der anderen Schaltflächen wählt, reagierte das Programm nicht mehr, weil eine Routine im .net Framework (nicht in SF Ordnerplan selbst) in einer Endlosschleife hing. Verbessert: In Extras, Optionen... gibt es unter Objekte nun ähnlich wie unter Vorgänge ein Feld Objektsuche: Begriffe standardmäßig auch in der Mitte suchen. Damit können Sie das entsprechende Ankreuzfeld in Objekte des Arbeitsplatz-Fenster auf Wunsch vorbelegen.
28.04.2022	Verbessert: Die Funktionen Anrufen... und Neues Dokument... bieten als anrufbare Teilnehmer bzw. Adressaten von Dokumenten nur noch aktive Objekte an; inaktive werden nicht mehr angeboten. Wenn in Zusammenhang-Diagrammen kein Element markiert ist, sind die Befehle des Start-Elements (von dem aus Sie das Diagramm erzeugt haben) wählbar und wirken auf dieses, ohne dass Sie es erst markieren müssen. Für ein übersichtlicheres Layout werden in den Berichten Vorgänge und Objekte bei den Eigenschaften Texte von Elementen mit charakteristischen Bildern oben anstatt vertikal zentriert ausgegeben (also z.B. der Name eines Ansprechpartners neben dessen Foto). Wenn Sie im Posteingang-Assistenten einen neuen Vorgang aus einem bereits abgeschlossenen Vorgang erzeugten, wurde angeboten, den abgeschlossenen Vorgänger-Vorgang zu reaktivieren. Da das eher unerwartet war, wurde diese Option in diesem Szenario entfernt. Neu: Funktion Landkarte anzeigen... Zu jedem Vorgang, Objekt und jeder Aktivität steht nun (auch in Posteingangsbuch, E-Mail-Ablegen und Neues) ein neuer Befehl Extras, Landkarte anzeigen... zur Verfügung. Damit können Sie zu Adressen direkt Landkarten im Internet aufrufen und z.B. Routen planen. Zu Vorgängen (incl. denen von Aktivitäten) und Objekten werden Objektverweise über bis zu zwei Stufen nachverfolgt. So kann z.B. eine Person auch die Anschrift ihres Arbeitgebers anbieten. Wenn zum gewählten Vorgang bzw. Objekt mehrere Anschriften verfügbar sind, bekommen Sie diese zur Auswahl angeboten. Ist nur eine verfügbar, wird die Landkarte dafür sofort angezeigt. Dazu muss ein Administrator (einmalig) für Ihre Stammdaten-Kategorien und/oder Prozesse ein oder mehrere berechnete Merkmale anlegen, in denen das neue Feld Liefert kommagetrennte Werte für 'Landkarte anzeigen' aktiviert ist. Die hinterlegte Formel muss die Anschriftsfelder kommagetrennt zurückliefern, z.B. {Straße} & "," & {Ort} Sie können die Formeln für Objektkategorien (wie z.B. Kontakt, Person, Kunde etc.) als auch für Prozesse (in denen z.B. direkt ein Feld Ort abgefragt wird) hinterlegen. Weitere Beispiele für solche Formeln finden Sie in den aktualisierten Trainingsunterlagen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn wir in Ihrer Installation geeignete berechnete Merkmale für Sie anlegen sollen - das geht schnell!
07.04.2022	Verbessert: Vereinfachtes Abschließen eines Vorgangs mit offenen Aktivitäten: Wenn Sie Vorgang bearbeiten mit einem Vorgang benutzten, der noch offene Aktivitäten hat, und den Vorgang abschließen wollten, erschien auf Fertigstellen hin eine Fehlermeldung, weil ein Vorgang mit offenen Aktivitäten nicht abgeschlossen werden kann. Ab diesem Programmstand wird das Abschließen des Vorgangs und seiner noch offenen Aktivitäten vereinfacht: Im beschreibenden Text in Vorgang bearbeiten wird die Anzahl offener Aktivitäten genannt. Falls der Vorgang mindestens eine offene Aktivität hat und Sie ihn abschließen wollen, wird anstatt Fertigstellen nur Weiter wählbar. Auf Weiter hin erscheint eine Übersicht über alle noch offenen Aktivitäten des Vorgangs. Zu jeder Aktivität können Sie Bezeichnung und Bemerkungen ändern sowie die Aktivität offen lassen, fertigstellen oder abbrechen. Sie können auch durch entsprechende Schaltflächen auch alle offenen Aktivitäten auf einmal fertigstellen oder abbrechen. Fertigstellen schließt dann die Aktivitäten und den Vorgang in einem Arbeitsgang ab. Falls Sie nicht alle Aktivitäten schließen möchten, erscheint auf Fertigstellen hin die Warnung, dass dann der Vorgang auch nicht abgeschlossen wird. Die betreffenden Aktivitäten werden wie gewünscht geschlossen, aber der Vorgang und die offen gelassenen Aktivitäten bleiben dann offen. Zusammenhang zeigen initialisiert nun das Auswahlfeld Aktivitäten so, wie die Standardeinstellung in Extras, Optionen... es vorgibt. Damit zeigen Zusammenhang-Diagramme initial standardmäßig dieselben Aktivitäten an, wie Aktivitäten im Arbeitsplatzfenster auch. Das Layout des Formulars Merkmal wurde durch Einrückungen und Zwischenüberschriften übersichtlicher. Im PowerShell-Modul liefert Get-SfoObjektData nun Merkmale, die wie Felder der Datei Objekt selbst heißen, mit einer Tilde vor dem Eigenschaftsnamen. Bisher gab es in diesem Fall eine Konflikt-Fehlermeldung. Wenn ein Objekt z.B. ein Merkmal Bezeichnung hat, liefert Get-SfoObjektData für dieses Objekt die Objektbezeichnung in der Eigenschaft Bezeichnung, den Inhalt des Merkmals aber in einer Eigenschaft namens ~Bezeichnung.
12.03.2022	Korrigiert: Berechnete Merkmale von Objekten, die in einer Mehrfacheigenschaft eines Vorgangs enthalten sind, wurden in den zugehörigen Liste-Platzhaltern unter bestimmten Bedingungen nicht ausgegeben. Beispiel: Ein Vorgang hat eine Eigenschaft Teilnehmer mit mehreren Teilnehmern. Für die zugehörigen Objekte ist ein berechnetes Merkmal Teilnehmerbezeichnung definiert. Ein alphabetisch erstes Objekt dieser Liste verweist direkt oder indirekt selbst auf ein Objekt, das alphabetisch später in der Liste auftritt. In diesem Fall wurde der Platzhalter Teilnehmer_Liste_Teilnehmerbezeichnung ohne das zweite Objekt ausgegeben. Bei 10 oder mehr Elementen in der Liste konnte auch die Reihenfolge der Einträge im Liste-Platzhalter von der Reihenfolge in der Liste abweichen. Beides ist mit dieser Version korrigiert. Beim Export von Ansprechpartnern als Kontakte nach Microsoft Outlook konnte beim Erkennen bereits existierender Kontakte anhand von deren Eigenschaften die Fehlermeldung Ein COM-Objekt, das vom zugrunde liegenden RCW getrennt wurde, kann nicht verwendet werden. auftreten. Verbessert: Befehl Extras, Platzhalter anzeigen/kopieren... zu Vorgängen: Das Fenster zu diesem Befehl kann nun neben anderen Fenstern gleichzeitig verwendet werden. Sie können also beliebig zwischen den Platzhaltern und anderen Fenstern in SF Ordnerplan wechseln. Platzhalter anzeigen/kopieren... kopiert den bzw. die markierten Platzhalter nun nicht auf Fertigstellen hin, sondern auf Weiter, und lässt das Fenster geöffnet. Dadurch ist es leichter, nach und nach verschiedene Platzhalter zum Einfügen in eine Dokumentvorlage einzufügen. Die Filterung nach Text arbeitet flüssiger, wenn sehr viele (mehrere tausend) Platzhalter in der Liste auftauchen. Beim Export von Ansprechpartnern als Kontakte nach Microsoft Outlook skaliert SF Ordnerplan nun sehr große charakteristische Bilder ggf. automatisch so, dass sie nicht mehr als die von Apple iPhones unterstützten 224 KB Speicherplatz für ein Kontaktfoto benötigen. Die Bilder in SF Ordnerplan bleiben unangetastet; die Skalierung erfolgt nur für den Export nach Microsoft Outlook.
23.02.2022	In Platzhalter anzeigen/kopieren... bei einem Vorgang (unter Extras) können Sie nun wieder mehrere Einträge gleichzeitig markieren und mit Fertigstellen in die Zwischenablage kopieren. Außerdem wurde der Hinweis eingebaut, dass Sie mit Strg+C den Inhalt der markierten Zeilen (incl. Werten) in die Zwischenablage kopieren können, ohne den Assistenten zu schließen. Wenn Sie in Strukturdiagrammen nach Merkmals-Datentyp filtern, bewirkt das nur das Ein- bzw. Ausblenden der betreffenden Merkmale, nicht aber mehr auch der Prozesse oder Kategorien, die Merkmale mit dem gewählten Typ nicht haben. Die Funktion E-Mail ablegen konnte falscherweise eine via Neues Dokument bereits versandte E-Mail während der max. 5 Sekunden, in denen sie noch nicht wieder von SF Ordnerplan in den Vorgangsordner zurückgeholt wurde, als abzulegen anbieten.
14.02.2022	Korrigiert: Wenn Sie in der Funktion Anrufen einen Ansprechpartner angeklickt hatten, führte jeder weitere Klick (seit Programmstand 08.02.2022) zum Markieren des ersten Ansprechpartners in der Liste.
08.02.2022	Korrigiert: Strukturdiagramme (über Prozesse, Kategorien, Merkmale etc.) lieferten in folgendem Szenario eine Fehlermeldung: Sie lassen ein Strukturdiagramm anzeigen. Sie geben im Feld Finden Text ein, der das Blinken von Diagrammelementen aktiviert, die diesen Text enthalten. Ein Administrator löscht etwas (z.B. ein Merkmal), dass in Ihrem Diagramm blinkt. Sie lassen das Diagramm mit Ansicht, Aktualisieren aktualisieren. Dabei erschien eine Fehlermeldung. Verbessert: In den Assistenten Aktivität anlegen bzw. Aktivität bearbeiten zeigt das Feld Anzeigen erst ab Schnellauswahl neben dem Text (wie Mittwoch nächster Woche) auch das konkrete Datum an. Im Assistenten Dokument anlegen sehen Sie bei der Auswahl der Empfänger nun auch deren Bemerkungen und Kategorien. Sie können nach diesen Inhalten auch filtern. Wenn Sie in Strukturdiagrammen nach Merkmalstyp filtern (also z.B. nur Merkmale vom Datentyp Verweis auf ein Objekt anzeigen lassen), wurden bisher nur noch Kategorien angezeigt, die mindestens ein solches Merkmal tragen. Ab diesem Programmstand werden alle Kategorien angezeigt, aber eben nur noch deren Merkmale von diesem Datentyp. Neu: Neuer Merkmals-Datentyp Bild Merkmale können einen neuen Datentyp Bild haben, zusammen mit der Angabe, wie viele Bildpunkte (Pixel) ein Bild maximal breit und hoch sein darf. Objekte mit einem solchen Merkmal können dadurch direkt ein (oder mehrere) Bilder tragen. Im entsprechenden Feld können Sie Bilder mittels einer Schaltfläche importieren (wie Datei öffnen), aus der Zwischenablage einfügen oder per Ziehen-und-Ablegen einer Bilddatei aus dem Windows Explorer einbringen. Ebenso können Vorgänge in Prozesseigenschaften mit Bild-Merkmalen direkt Bilder in den Vorgangsdaten speichern. Dadurch können Sie z.B. Fotos von Artikeln, Inventargegenständen, Fahrzeugen, Gebäuden oder Personen direkt beim jeweiligen Objekt bzw. Vorgang als Daten (im Gegensatz zu Dokumenten in Vorgangsordnern) hinterlegen. Die so aufgenommenen Bilder stehen nicht in Form von Dateien in Vorgangsordnern, sondern sind wie Text, Zahl, Datum etc. einfach Merkmale, die in der SF Ordnerplan-Datenbank stehen. Sie können Bilder über die Schaltflächen beim Bild außerdem in voller Größe anzeigen, in eine Datei speichern, mit einem ggf. installierten Bildbearbeitungsprogramm editieren, in die Zwischenablage kopieren und in 90°-Schritten drehen. Kategoriemerkmale können als "charakteristisches Bild" gekennzeichnet werden: Bei Kategoriemerkmalen für Bild-Merkmale können Sie das neue Feld Dieses Bild als charakteristisches Bild verwenden (nur bei Bild-Merkmalen) aktivieren. So markierte Kategoriemerkmale führen dazu, dass im Assistent Objekt bearbeiten im ersten Schritt dieses Bild angezeigt wird, dass dieses Bild im Bericht Objekte links neben der Objektbezeichnung anstelle des Kategoriesymbols erscheint und dass in den Berichten Objekte und Vorgänge in der Auflistung der Objekt- bzw. Vorgangseigenschaften sowie der Vorgangs-Ansprechpartner ggf. das Bild des jeweils verwiesenen Objektes ausgegeben wird. Falls bei einem Ansprechpartner oder sonstigen Objekt also ein charakteristisches Bild - ein Foto nämlich - hinterlegt ist, erscheint dieses Bild in der Ansprechpartner- bzw. Eigenschaftenliste des Berichts Vorgänge. Charakteristische Bilder können als Kontakt-Fotos nach Microsoft Outlook exportiert werden: Im Assistenten Ansprechpartner nach Microsoft Outlook exportieren können Sie im Schritt Optionen im neuen Feld Charakteristische Bilder als Kontaktbilder exportieren wählen, ob das charakteristische Bild von Objekten in Outlook als Kontakt-Foto erscheinen soll. Diese Option ist standardmäßig aktiviert, merkt sich aber die von Ihnen ggf. gewählte Einstellung. Sie wirkt auch auf den evtl. aktivieren automatischen Hintergrund-Export von Ansprechpartnern nach Outlook-Kontakten. Dadurch können Sie neben den reinen Adress- und Kontaktdaten nun auch Fotos von Ansprechpartnern (unter Beachtung einschlägiger Datenschutzregeln) zentral pflegen und in die Outlook-Kontakte und Smartphones der Anwender/innen bringen. Die PowerShell-Schnittstelle wurde ebenfalls entsprechend erweitert, sodass Bilder zu Objekten und Vorgängen auch massenhaft automatisiert gespeichert oder gelesen werden können. Bei Kategorien gibt es ein neues Feld Icon, in dem Sie ebenfalls ein Bild speichern können. Dieses Bild wird dann im Bericht Kategorien anstatt des Standard Icons links neben der Kategoriebezeichnung ausgegeben.
31.01.2022	Verbessert: In den Assistenten Aktivität anlegen und Aktivität bearbeiten finden Sie über dem Datumsfeld Anzeigen erst ab jetzt auch ein Auswahlfeld Anzeigen erst ab Schnellauswahl mit Einträgen wie Morgen, Montag nächster Woche, in 2 Wochen, in 3 Monaten etc. Das erlaubt dieselbe Schnellwahl wie in Aktivität vertagen nun auch beim Anlegen oder Bearbeiten einer Aktivität. Der Befehl Ansprechpartner anrufen zeigt nun in einer weiteren Spalte auch die Kategorien der angebotenen Objekte. Dadurch können Sie im Feld Filter auch z.B. durch Eingabe von kunde oder person nach Kategorien filtern. Der Befehl Objekte zusammenführen zeigt nun während der eigentlichen Zusammenführung Statusmeldungen an. Damit sieht man insbesondere bei stark vernetzten Objekten (mit vielen Vorgängen oder Unterobjekten) besser, dass die Zusammenführung noch arbeitet. So wie es Objekte zusammenführen schon tat, werden nun auch bei Zugriffsrechte umsetzen bzw. dem Befehl SetPermissions.exe die Bemerkungen zweier automatisch zusammengeführter Objekte im Zielobjekt kombiniert (anstatt dass die Bemerkungen des Quellobjekts verloren gehen). Das betrifft Objekte in Kategorien, deren Feld Automatisches Zusammenführen erlaubt aktiviert ist und für die Formeln für die Objektbezeichnungen zum selben Ergebnis kommen.
07.01.2022	Korrigiert: Wenn Sie in E-Mail ablegen eine Mail ablegen, die sowohl digital signiert als auch verschlüsselt ist, und die Option zum Entschlüsseln der Mail vor der Ablage im Vorgangsordner wählen, fragten aktuelle Versionen von Microsoft Outlook in einem Dialogfeld nochmal nach, weil die Mail durchs dauerhafte Entschlüsseln auch ihre digitale Signatur verliert (was durchaus korrekt ist). Diese Frage erschien sogar zweimal. Mit diesem Update stellt SF Ordnerplan wieder sicher, dass Outlook die digitale Signatur beim Entschlüsseln ohne weitere Rückfrage entfernt, wenn Sie die Option zum Entschlüsseln der Mail gewählt hatten. Verbessert: Vorgangsplatzhalter für Mehrfach-Eigenschaften und Vorgangs-Ansprechpartner wurden bisher schon ergänzt durch einen Liste-Platzhalter, z.B. Ansprechpartner_Liste. In den Liste-Platzhaltern waren mehrere Einträge immer durch Semikolon und Leerzeichen getrennt. Nun steht jeder Liste-Platzhalter in zwei weiteren Varianten zur Verfügung: ListeAbsatz enthält die Einträge durch ein Absatzende (Return-Taste in Microsoft Word) getrennt, ListeZeile enthält die Einträge durch eine Zeilenschaltung innerhalb eines Absatzes (Shift+Return in Microsoft Word) getrennt. Beispielsweise kann ein Vorgang nun also Platzhalter haben wie Ansprechpartner_ListeAbsatz oder Ansprechpartner_ListeZeile_Ort. In Objekt bearbeiten können Sie beim Ändern der Kategoriezuordnung nun nicht nur nach Text filtern, sondern auch durch das Ankreuzfeld nur aktiver nur aktive Kategorien anzeigen lassen (das gilt genauer gesagt für alle Assistenten-Schritte, die eine ankreuzbare oder wählbare Liste von Einträgen anbieten, aber hier ist es besonders nützlich). Die Funktion Platzhalter anzeigen bei Vorgängen wurde umbenannt in Platzhalter anzeigen/kopieren. Die Übersicht der Platzhalter und ihrer Werte ist nun tabellarisch dargestellt und nach beliebigem Text filterbar. Durch Fertigstellen werden die markierten Platzhalternamen einschließlich der geschweiften Klammern in die Zwischenablage kopiert. So können Sie sie leicht in eine Dokumentvorlage einfügen. Auch in Neues im Arbeitsplatz-Fenster bewirkt ein Doppelklick nun das Öffnen des Vorgangsordners, sofern ein Vorgang oder eine Aktivität markiert war. In Zusammenhang-Diagrammen konnten Sie bisher schon Kategorien von Objekten und optional Kategoriehierarchien ins Diagramm aufnehmen. Nun können Sie beides wie bisher, aber zusätzlich auch nur für Ansprechpartner bzw. nicht-Ansprechpartner getrennt. Verbessert beim Befehl Zusammenführen mit einem anderen Objekt bei Objekten: Im ersten Schritt zur Wahl des Zielobjekts wird das Quellobjekt nun gar nicht mehr angeboten (Sie können nicht ein Objekt mit sich selbst zusammenführen). Im Schritt Objekteigenschaften werden die Felder mit unterschiedlichem Inhalt zwischen Quell- und Zielobjekt nun als anklickbare Einträge anstatt als Aufklappfeld dargestellt. Dadurch sieht man leichter, welche Felder unterschiedliche Inhalte hatten, und sieht sowohl die Werte des Quell- als auch des Zielobjekts auf einen Blick. Im Schritt Bestätigung entfällt das Ankreuzfeld Ich möchte das verbleibende Objekt danach bearbeiten. Fertigstellen führt die Objekte zusammen wie bisher, Weiter führt die Objekte zusammen und lässt das Zielobjekt bearbeiten. Zur Bearbeitung des Zielobjekts erscheint auch nicht mehr ein eigener Assistent Objekt bearbeiten, sondern dieser wurde in den Assistenten Objekte zusammenführen integriert. Für Administratoren: Der Befehl Zugriffsrechte umsetzen hat einen neuen Parameter Maximal genutzte Prozessoren (leer = alle). Sofern Sie ihn leer lassen, werden wie bisher alle verfügbaren CPUs genutzt. Sie können nun aber eine Obergrenze an zu nutzenden Prozessoren angeben. Das kann sinnvoll sein, wenn der Datenbankserver ansonsten überlastet wäre und Fehlermeldungen liefert. Passend dazu können Sie bei SetPermissions.exe nun den Kommandozeilenparameter /MaxProcessorCount:N angeben, wobei N die Anzahl zu nutzender Prozessoren ist.
20.12.2021	Korrigiert: Wenn ein Benutzer A eine Aktivität erstellte, an einen Benutzer B delegierte, und B die Delegierung akzeptierte, konnte B die Aktivität nicht mehr zurück zu A delegieren. Es erschien unerwartet die Fehlermeldung Sie können die Delegierung einer Aktivität nicht im Namen anderer akzeptieren oder ablehnen. Verbessert: E-Mail ablegen leert die angezeigte Liste nun automatisch, wenn die angezeigten E-Mails zwischenzeitlich manuell aus Outlook gelöscht wurden. Zusammenhang-Diagramme: Aktivitäten, die für Anzeigen erst ab in der Zukunft eingestellt sind, werden in einer etwas helleren Farbe dargestellt. Die aktuelle, dunklere Farbe bleibt für Aktivitäten, die heute fällig sind. Wenn bei Zusammenhang zeigen das Nachverfolgen und Sammeln der Beziehungen zwischen Vorgängen, Aktivitäten und Objekten länger als eine Sekunde dauert, wird eine Fortschrittsanzeige eingeblendet, und Sie können die Operation abbrechen. Das ist nützlich, wenn Sie ein Diagramm mit hunderten oder tausenden von Elementen angefordert hatten, oder wenn Sie Diagramme über langsame Verbindungen zum Datenbankserver erzeugen (z.B. durch ein VPN aus dem Home Office mit lokal laufendem SF Ordnerplan). Sie können auch während des Sammelns in andere Bereiche (z.B. Vorgänge) wechseln; das Sammeln läuft im Hintergrund weiter, solange Sie es nicht abbrechen.
07.12.2021	Verbessert: Das Arbeitsplatz-Fenster ist nun auf Bildschirmen mit wenig Höhe (wie z.B. bei manchen Tablet-Computern) besser benutzbar. Der Bereich mit den Suchkriterien nimmt in solchen Fällen nur einen begrenzten Platz ein, sodass mehr von der Trefferliste sichtbar ist.
05.12.2021	Korrigiert: Wenn die automatischen Vorgangsvorschläge im Posteingang zwar abgeschlossene, aber keine nicht abgeschlossenen Vorgänge fanden, und die Liste der Vorschläge zunächst also leer ist, konnte man Weiter wählen, ohne dass die Meldung erschien, dass man einen Vorgang wählen (oder neu anlegen) muss. Verbessert: Erweiterte Filterung in Berichten: Die Berichte Prozesse, Kategorien, Vorgänge und Objekte können nun auch danach gefiltert werden, welche Teams oder Stellen Pflegerecht oder (mindestens) Leserecht darauf haben. Damit kann man diejenigen Einträge auflisten, die für bestimmte Teams oder Stellen (die ja in mehreren Teams sein können) interessant sind. Die Funktion E-Mail ablegen zeigt im Vorschaubereich nun auch Bilder an, wenn solche als Anlagen zu E-Mails aufgelistet und markiert sind. Bisher wurde nur bei E-Mails selbst der Text der markierten Mail angezeigt. Neu: Vorschau, Drehung und Verkleinerung von Bildern im Posteingang Wenn Sie durch Ziehen und Ablegen oder durch Auswahl von Bild-Dateianlagen in E-Mail ablegen Bilder in den Posteingang übernehmen, bekommen Sie im Schritt mit den Dateinamen diese Bilder in einer kleinen Vorschau angezeigt. Das erleichtert es, bei Bildern mit typischen Dateinamen von Digitalkameras wie z.B. IMG59458994.JPG sinnvolle Dateinamen für die Bilder einzutragen. Zudem können Sie über die Schaltflächen bei den Bildern ein großes Vorschaufenster öffnen und die Bilder in 90°-Schritten nach links oder rechts drehen (wenn sie verdreht aufgenommen wurden). Für alle (ggf. mehrere) Bilder, die auf ein Mal in den Posteingang gelangen, können Sie zudem bestimmen, ob sie in Originalgröße oder gleich auf max. 1.536 Pixel (sehr groß), 1.280 (groß), 1.024 (mittel), 800 (klein) oder 640 Pixel (sehr klein) herunterskaliert werden sollen. Die Bilder im Vorgangsordner sind dann automatisch wie gewünscht gedreht und verkleinert abgelegt. Die Verkleinerung spart Speicherplatz und erleichtert den Versand der Bilder in E-Mails. Die ursprünglichen Originalbilder werden durch diesen Vorgang nicht verändert, sondern lediglich die Fassungen, die im Vorgangsordner landen. Das erleichtert viele Bildablagen für Vorgänge in Prozessen z.B. für Schadensfälle (mit Fotos des Schadens), Inventarübersichten (Fotos von Geräten) oder über Grundstücke und Gebäude (mit Bildern derselben).
22.11.2021	Verbessert: Im Arbeitsplatz-Fenster können Sie Aktivitäten nun im Feld Delegierung nach einer weiteren Option alle außer von mir oder einem meiner Teams abgelehnte filtern. Damit sehen Sie keine Aktivitäten, die an Sie delegiert wurden, die Sie aber abgelehnt hatten. In Extras, Optionen... kann diese Option im Feld Aktivitäts-Delegierung standardmäßig filtern nach auch so voreingestellt werden, wenn Sie das möchten. In der Funktion E-Mail ablegen steht in der Extras-Schaltfläche nun auch der Befehl Anrufen... für einen Telefonanruf zur Verfügung, wenn SF Ordnerplan den Sender bzw. Empfänger einer E-Mail als bereits angelegtes Stammdatenobjekt erkannt hat. Neu: Merkmale haben ein neues Feld Sonderformat. Damit können Administratoren steuern, wie Werte bei Merkmalen mit den Datentypen Zahl oder Datum in die Textdarstellung überführt werden. Bisher richteten sich Zahlen ausschließlich nach den beiden Feldern Zahl: Tausenderpunkte und Zahl: Nachkommastellen, und Datumsangaben wurden immer wie vom Betriebssystem in der Systemsteuerung vorgegeben (in Deutschland also wie 23.11.2021) formatiert. Das neue Feld Sonderformat kann nun einen .net-Formatierungstext enthalten wie z.B. bei Zahlen 000000 (für eine Zahl mit sechs Vornullen) oder bei Datumsangaben wie yyyy-MM-dd für die ISO-Darstellung (2021-11-23) oder dddd, d. MMMM yyyy für die ganz lange Darstellung Dienstag, 23. November 2021. Durch geeignete Sonderformate für Zahl- und Datums-Merkmale, die Teil der Objekt- oder Vorgangsbezeichnung werden, können die Objekte und Vorgänge, wenn sie wie im Arbeitsplatz-Fenster alphabetisch nach Bezeichnung angezeigt werden, auch nach diesen Werten sortiert erscheinen. Beispielsweise könnte ein wie 2021-11-23 dargestelltes Datum in einer Objekt- oder Vorgangsbezeichnung dazu führen, dass die alphabetische Darstellung gleichzeitig auch eine nach Datum ist. Das Feld ist für erfahrene Administratoren gedacht; eine Aufstellung aller Formatierungsmöglichkeiten findet sich z.B. unter Formatieren von Typen in .NET \| Microsoft Docs. Geändert: Das Feld Zusatzinfo der Vorgänge wurde entfernt. Das Feld wurde nur selten benutzt. Eventuelle Inhalte in diesem Feld werden bei der Installation dieses Updates automatisch in die Bemerkungen der Vorgänge übertragen. Die Erfassungsmaske beim Anlegen und Bearbeiten von Vorgängen wird dadurch übersichtlicher.
22.10.2021	Korrigiert: Wenn in einem Prozess mindestens zwei Mehrfach-Eigenschaften definiert sind und ein Vorgang in beiden Feldern Verweise auf dasselbe Objekt enthält, erschienen in den Platzhaltern für die gesamte Liste der berechneten Eigenschaften beim zweiten Feld nur Objekte, die nicht schon im ersten Feld angesprochen waren. Beispiel: In einem Prozess Schulungen abhalten existieren zwei Mehrfach-Eigenschaften für Verweise auf Personen namens Verteiler für Einladungen und Schulungsteilnehmer. Wenn Peter Müller in beiden Verteilern, Maria Meier aber nur im zweiten enthalten und für die Ansprechpartner eine berechnete Eigenschaft Dienst-E-Mail definiert ist, enthielt der Platzhalter Schulungsteilnehmer_Liste_Dienst-E-Mail nur die E-Mail von Maria Meier, nicht aber die von Peter Müller. In Zusammenhang-Diagrammen konnten Linien zu Objekten unerwartet mehrfach erscheinen. Der Export von Ansprechpartner-Objekten als Kontakte nach Microsoft Outlook konnte mit einer Fehlermeldung abbrechen, wenn eine oder beide der Optionen Referenzierte Ansprechpartner ebenfalls exportieren ('Arbeitgeber von Personen') oder Referenzierende Ansprechpartner ebenfalls exportieren ('Mitarbeitende von Arbeitgebern') aktiviert wurde und die so zu ergänzende Basis mehr als 2.097 Ansprechpartner enthielt. In der SF Ordnerplan-PowerShell-Schnittstelle konnte man mit der Funktion Set-SfoObjektEigenschaft nicht eine Eigenschaft auf "leer" ($null) oder einen leeren Text ('') oder DBNull.Value setzen (der Versuch lieferte eine Fehlermeldung). Verbessert: Ähnlich wie es bei Aktivitäten bereits der Fall war, zeigen jetzt auch die Übersichten Vorgänge und Objekte die (ggf. auf max. 100 Zeichen gekürzten) Bemerkungen zum Vorgang bzw. zum Objekt in der Trefferliste an. Dazu gibt es in Ad-hoc-Abfragen zu den Dateien Vorgang und Objekt ähnlich wie schon für Aktivität je ein neues berechnetes Feld Bemerkungen (gekürzt), dass sie auswerten können. In E-Mail-Ablegen können Sie nun in der E-Mail-Vorschau Text markieren und mit Strg+C oder Bearbeiten, Kopieren oder Extras (die Schaltfläche rechts unten), Kopieren den markierten Text in die Zwischenablage kopieren. In Zusammenhang-Diagrammen gibt es ein neues Ankreuzfeld Merkmalsbezeichnungen, das auf Wunsch die Linien von Vorgängen (oder anderen Objekten) zu Objekten hin mit den Bezeichnungen der Prozess-Eigenschaften bzw. Objektmerkmalen beschriftet. Wenn Sie in Zusammenhang- und Struktur-Diagrammen Elemente durch Eingabe von Text im Feld Finden blinken lassen, so blinken nun auch die von den gewählten Elementen ausgehenden Linien. Das erleichtert, zu sehen, mit was die gewählten Elemente direkt zusammenhängen. Der Bericht Vorgänge zeigt bei Mehrfacheigenschaften nun die Anzahl darin gewählter Einträge in Klammern hinter der Bezeichnung der Eigenschaft. Die Berichte Vorgänge und Objekte zeigen im Abschnitt Historie nun auch Hinzufügungen und Löschungen von Vorgangs- bzw. Objekt-Eigenschaften. Geändert: Für Administratoren: Der Befehl Zugriffsrechte umsetzen läuft jetzt in einem "modalen" Dialogfenster. Sie können während des Laufs nicht in derselben Instanz von SF Ordnerplan andere Dinge tun, weil das in Konflikt mit Zugriffsrechte umsetzen kommen könnte. Sie können aber während des Laufs eine zweite Instanz von SF Ordnerplan starten und darin arbeiten.
30.09.2021	Verbessert: Der Assistent Dokument anlegen bildet die Platzhalter zum Ausfüllen der Dokumente nun schneller, weil dem Vorgang zugeordneten Objekte, die auf sich selbst verweisen, genauso optimiert wie an anderen Stellen im Programm nachverfolgt werden. Bisher standen in Vorgängen berechnete Merkmale für Vorgangsobjekte nur für die Objekte zur Verfügung, die direkt dem Vorgang zugewiesen sind. Jetzt stehen die Platzhalter für berechnete Merkmale auch für Objekte zur Verfügung, die dem Vorgang nur indirekt zugeordnet sind. Beispiel: Ein Vorgang verweist auf ein Gebäude, das auf eine Gemeinde verweist. Bisher standen berechnete Merkmale nur für das Gebäude selbst zur Verfügung, nun auch für die Gemeinde und weitere Objekte, auf die davon verwiesen wird. In Formeln akzeptiert die Wechseln-Funktion nun auch einen leeren Such-Text und ersetzt dann einfach nichts (vormals würde eine Fehlermeldung erscheinen). Dadurch können Sie z.B. Wechseln({Text}, {Platzhalter}, {Neuer Text}) verwenden, selbst wenn {Platzhalter} leer sein sollte.
25.09.2021	Verbessert: Im Assistenten Objekt anlegen/bearbeiten laufen die Auswertungen von hinterlegten Formeln für Gültigkeitsregeln und Objektbezeichnung/-kürzel deutlich schneller, weil Platzhalter nur noch ein Mal (anstatt vormals drei Mal) gesammelt werden, und weil sich selbst referenzierende rekursive Objektstrukturen (Objekte, die in einem Objektverweis-Merkmal auf sich selbst verweisen) nur noch über maximal zwei Stufen nachverfolgt werden. Im Bericht Vorgänge wird für zusätzliche Prozess- und Vorgangsberechtigungen für Stellen nun auch das aktuelle Format Nachname, Vorname (System-Anmeldename) [Stellenbezeichnung] verwendet, sodass die Namen der Personen, die auf den Stellen sitzen, aufgeführt werden. Im Bericht Vorgänge wird die Historie von Ansprechpartnern, deren Objektbezeichnung sich geändert hat, klarer dargestellt. In Ad-hoc-Abfragen steht für die Datei Objekt das neue berechnete Feld Synonyme zur Verfügung, das eine mit \| getrennte Liste aller Synonyme des Objekts als Text liefert. In Formeln für berechnete Eigenschaften von Objekten steht der neue Platzhalter Synonyme zur Verfügung, der dieselbe Liste enthält. Das ermöglicht es z.B., beim Export von Ansprechpartnern von SF Ordnerplan nach Kontakten in Microsoft Outlook im Outlook-Feld Notizen auch die Synonyme der Objekte auszugeben. Dadurch werden Objekte auch in Outlook und typischerweise auch auf Smartphones nach ihren Synonymen suchbar. Das Formular Berechnetes Merkmal stellt die Formeln für Kategorie- und Prozess-Eigenschaften nun in Tab-Registern anstatt nebeneinander dar. Dadurch steht mehr Platz für die beiden Formel-Felder zur Verfügung.
11.09.2021	Korrigiert: Wenn Sie im Bericht Vorgänge die Historie mit ausgaben, erschienen Einträge über geänderte Vorgangseigenschaften, die nicht nur Text waren (sondern z.B. eine Zahl), doppelt auf dem Bericht (einmal für den Wert selbst und einmal für dessen Textdarstellung nämlich). Verbessert: In Assistenten-Schritten wie beim Anrufen eines Ansprechpartners oder bei der Kateogrieauswahl eines Objekts können Sie nun über die Tasten Strg+nach oben bzw. Strg+nach unten sowie Strg+Bild nach oben und Strg+Bild nach unten durch die Liste blättern, während der Cursor im Feld Filter steht. In Listen mit Ankreuzfeldern können Sie, ebenfalls auch im Feld Filter stehend, mit Strg+Leertaste den markierten Eintrag ankreuzen. In den Berichten Objekte und Vorgänge wird die Historie, wenn Sie sie ausgeben, nun standardmäßig so sortiert, dass die jüngsten Änderungen zuerst anstatt zuletzt erscheinen. Sie können die Sortierreihenfolge aber wie gewünscht einstellen. Im Bericht Vorgänge werden nun standardmäßig (abwählbar) in der Historie auch Änderungen der Ansprechpartner des Vorgangs wiedergegeben. Der Befehl Zugriffsrechte umsetzen sowie bestimmte Ad-hoc-Abfragen laufen bei extrem komplexen rekursiven Kategoriestrukturen (bei denen Kategorien Merkmale enthalten, die direkt oder indirekt auf sich selbst verweisen) drastisch schneller. Neu: Im Befehl Neues Dokument... gibt es ein neues Ankreuzfeld Nur zum Test, nicht im Vorgangsordner anlegen. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden keine Ziel-Dateinamen und -Ordner abgefragt, sondern das Dokument im temp-Verzeichnis und nicht im Vorgangsordner erzeugt. Das erleichtert die Entwicklung und Tests von neuen Dokumentvorlagen, weil man nicht daran denken muss, die nur zum Test angelegten Dokumente aus dem Vorgangsordner zu löschen. Die auf diese Weise testweise angelegten Dokumente werden beim Beenden von SF Ordnerplan automatisch gelöscht (es sei denn, sie sind zu diesem Zeitpunkt noch geöffnet).
04.08.2021	Korrigiert: Das letzte Update ließ sich nicht als Erstinstallation in eine leere Datenbank installieren. In Strukturdiagrammen werden Kategorien mit deaktiviertem Feld Viele Objekte erwartet mit etwas aufgehellter Schrift dargestellt. Nach dem Darüberfahren mit der Maus erschien die Schrift aber falscherweise nicht mehr aufgehellt. In der PowerShell-Schnittstelle konnte die Funktion Get-SfoVorgangData eine Fehlermeldung liefern. Neu: In Assistenten, die einen oder mehrere Datensätze aus einer Liste auswählen lassen (z.B. die Liste der Kategorien beim Anlegen eines neuen Objekts oder bei der Änderung der Kategoriezuordnung von Objekten sowie die Liste der Telefonnummern in der Funktion Anrufen...) kann nun komfortabel gefiltert werden, indem im neuen Textfeld Filter ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben werden. Das erleichtert z.B. das Anlegen neuer Objekte, wenn sehr viele Kategorien mit Schreibrechten angeboten werden. Sie können mehrere Filterbegriffe wie in den Datenübersichten kombinieren (es wird hier immer auch in der Mitte gesucht). Die Platzhalter ? und * stehen ebenfalls zur Verfügung. Verbessert: SF Ordnerplan schreibt nicht mehr alle fünf Sekunden einen Eintrag ins Windows-Ereignisprotokoll, wenn in Extras/Optionen... die Option E-Mail ablegen: Outlook periodisch auf neue Mails zum Ablegen prüfen aktiviert ist, Outlook aber nicht gestartet wurde. In Extras/Optionen hat die Einstellung Automatische Hintergrund-Umsetzung offener Umbenennungen nun einen Standardwert von 600 Sekunden (10 Minuten). Vormals musste diese Option manuell von einem Administrator ausgefüllt werden, damit offene Umbenennungen auch im laufenden Betrieb vorgenommen wurden. Das betrifft also Neuinstallationen, bei denen diese Option nicht manuell ausgefüllt war. Die Datei Outlook-Schnellablage: Behandelte E-Mails, in der SF Ordnerplan bereits von E-Mail ablegen oder vom Posteingangs-Assistenten behandelte E-Mails vermerkt, wird nun automatisch bereinigt, sodass sie nur noch zeitlich relevante Einträge behält. Die Kommunikation zwischen SF Ordnerplan und Microsoft Outlook wurde intern robuster.
22.07.2021	Verbessert: Im Arbeitsplatz-Fenster erscheinen in Aktivitäten nun von anderen an Stellen von einem selbst delegierte, aber noch nicht akzeptierte oder abgelehnte Aktivitäten zuoberst und mit einem ? markiert, bis sie akzeptiert, abgelehnt oder geschlossen werden. An Teams angefragte Delegierungen erscheinen ebenfalls mit einem ? markiert, aber wie üblich nach In wenigen Minuten zu erledigen und Dringend sortiert. Beim Zusammenführen zweier Stammdaten-Objekte zu einem einzigen werden die Bemerkungen der Objekte, falls sie in beiden ausgefüllt sind, beide ins Zielobjekt übertragen (vormals gingen die Bemerkungen des Quellobjekts verloren). Für Objekte steht bei Objekten und bei Vorgängen ein neuer Platzhalter Kategorien mit einer kommagetrennten Liste aller dem jeweiligen Objekt zugewiesenen Kategorien zur Verfügung. Damit können Sie die Kategorien der Objekte in berechneten Eigenschaften, Dokumentvorlagen sowie beim Export von Ansprechpartnern nach Outlook (z.B. um die Kategorien im Outlook-Feld Notizen auszugeben) benutzen. Geändert: Der laufende automatische Export von Ansprechpartnern in Outlook-Kontakte startet jetzt nur noch, wenn Outlook bereits gestartet ist, und versucht nicht mehr, Outlook selber zu starten.
02.07.2021	Verbessert: Verbesserungen in E-Mail ablegen: Außer Nach Adresse markieren und Alles markieren können Sie nun auch Alle E-Mails (aber nicht die Dateianlagen dazu) zur Ablage markieren. Wenn die erste Sender- bzw. Empfängeradresse einem Stammdatenobjekt entspricht, sind weitere Befehle (zu diesem Objekt) wählbar: Vorgänge zum Objekt anzeigen sowie unter Extras die Befehle Zusammenhang zeigen, Objekt bearbeiten..., Objekt öffnen, Objekt in Bericht anzeigen... Wenn mehrere Stammdatenobjekte die E-Mail-Adresse des ersten Senders bzw. Empfängers tragen, wird nun der Name des zuletzt geänderten Objekts angezeigt anstatt wie vormals die des alphabetisch ersten. Das ist wahrscheinlich das richtige Objekt, wenn jemand eine allgemeine E-Mail-Adresse eines Vorgängers übernimmt. Bei neuen Benutzern ist in Extras, Optionen... das Feld Vorgangssuche: Wissensordner standardmäßig anzeigen jetzt in der Grundeinstellung schon aktiv. Bei Objekten, die sich über ein Objektverweis-Merkmal auf sich selbst beziehen, geht das Sammeln von Platzhaltern für die Objekteigenschaften dieses Objektes schneller, weil nur noch eine Rekursionsebene verfolgt wird (die Eigenschaften des Objekts werden gesammelt, dann die desselben Objekts durch den Verweis, aber dann nicht weiter). Neu für Administratoren: Automatisches Zusammenführen von Objekten über Formeln für die Objektbezeichnung Bei Kategorien gibt es ein neues Ankreuzfeld Automatisches Zusammenführen erlaubt, das Administratoren aktivieren können. Das Feld zeigt Wirkung, wenn mehrere Objekte zu jeweils mindestens einer Kategorie mit aktivierter automatischer Zusammenführung und mit Formeln für die Objektbezeichnung gehören. Der Teil Kategorieformeln für Bezeichnung und Kürzel anwenden des Befehls Zugriffsrechte umsetzen (bzw. die Ausführung von SetPermissions.exe) wird dann alle Objekte, deren Objektbezeichnungs-Formel denselben Text berechnen und die zu automatisch zusammenführbaren Kategorien gehören, automatisch zu einem einzigen Objekt vereinen. Wenn ein Objekt eine bestimmte Eigenschaft ausgefüllt hat und das andere nicht, wird der ausgefüllte Wert übernommen. Damit können z.B. Objekte, die von verschiedenen Fachanwendungen in separate Kategorien importiert werden, die aber für dasselbe stehen, automatisch zu einem Objekt zusammengefasst werden, das zu beiden Kategorien gehört. Beispiel: Sie haben zwei Fachanwendungen. In beiden befinden sich Daten zu Dienstfahrzeugen. Beide Fachanwendungen haben aber Informationen, die die jeweils andere nicht hat: Eine hat das Fahrzeugmodell und die andere den für die Wartung zuständigen Händler. Wir importieren nächtlich die aktuellen Daten aus beiden Fachanwendung und möchten für jedes Fahrzeug nur ein einiges Objekt in SF Ordnerplan, das die Daten beider Fachanwendungen trägt. Dazu kann man in beiden Kategorien das automatische Zusammenführen aktivieren und eine Formel für die Objektbezeichnung eintragen, die für dasselbe Fahrzeug in beiden Kategorien dieselbe Bezeichnung liefert (im Beispiel etwa das KFZ-Kennzeichen). Nach dem Import wird nächtlich SetPermissions.exe ausgeführt, sodass ein neues Fahrzeug, das aus beiden Fachanwendungen importiert wird, automatisch als ein einziges Objekt mit allen Daten beider Fachanwendungen in SF Ordnerplan zur Verfügung steht (ohne die automatische Zusammenführung würde eine Fehlermeldung im Protokoll erscheinen, weil zwei Objekte nicht dieselbe Bezeichnung tragen können). Damit stehen als Suchbegriffe sowie als Platzhalter für Dokumente zu einem Fahrzeug auf elegante Weise sämtliche Informationen aus beiden Fachanwendungen zur Verfügung. Das automatische Zusammenführen sollte nur von erfahrenen Administratoren aktiviert, wohlüberlegt und gut getestet werden (z.B. in einer Testinstallation von SF Ordnerplan). Falls die Formeln zu viele Objekte auf dieselbe Objektbezeichnung abbilden, würden unerwünscht viele Objekte zu einem einzigen zusammengefasst werden. Vermutlich wäre dann eine Wiederherstellung der Datenbank aus einer Datensicherung notwendig. Falls Sie dieses fortgeschrittene Feature nutzen möchten, sprechen Sie sich sinnvollerweise bitte vorher mit uns ab.
22.06.2021	Korrigiert: Wenn jemand eine Aktivität delegiert bekam, diese per Aktivität bearbeiten akzeptierte und gleichzeitig eine andere Stelle als Delegierungs-Ziel eintrug, erschien die Aktivität bei dieser anderen Stelle als bereits akzeptiert anstatt als angefragt. Über die Datenmaske Aktivität konnten auf die Aktivität Berechtigte (z.B. weil sie im selben Vorgangs-Team Mitglied sind) Aktivitäten im Namen anderer Team-Mitglieder akzeptieren oder ablehnen. Wenn ein Administrator in einem Feld mit einer Formel mit Syntax-Einfärbung zwar keine Änderungen vornahm, aber mit dem Cursor ins Feld klickte und dann in ein anderes Feld wechselte, konnte der Datensatz falscherweise als geändert geführt werden. Man bekam dann beim Schließen des Formulars die Frage, ob gespeichert werden sollte, obwohl gar nichts geändert wurde.
15.06.2021	Korrigiert: Wenn zwei Ansprechpartner dieselbe E-Mail-Adresse haben, konnte bei E-Mail ablegen eine Fehlermeldung erscheinen oder die Liste abzulegender Mails leer bleiben.
12.06.2021	Korrigiert: Wenn Sie in der Formel einer Kategorie für Bezeichnung oder Kürzel, eines berechneten Merkmals oder einer Gültigkeitsregel die Formel änderten, ohne das Feld zu verlassen, und dann Ansicht, Aktualisieren wählten, wurde nicht gefragt, ob Sie die Änderungen speichern wollen. Unter speziellen Bedingungen konnte es im Assistenten zum Suchen eines Objektes in einer bestimmten Kategorie (z.B. aus einer Vorgangseigenschaft heraus) zu einem Fehlverhalten kommen. Die Bedingung ist, dass die geforderte Kategorie selber gar keine Berechtigungen hat (also nur als Merkmalssammlung dient), aber der Benutzer eine laut Kategorie-Hierarchie darauf aufbauende Kategorie pflegen darf und die Objektkategorie eines vorhandenen Objekts, das nicht in der verlangten Kategorie ist, um die verlangte ergänzen wollte. (Uns liegt kein Bericht vor, nachdem das bei einem unserer Kunden tatsächlich vorgekommen wäre.) Verbessert: In Aktivität bearbeiten ist in der Beschreibung klarer formuliert, was bei einer Aktivität zu einem Vorgang Fertigstellen bewirkt (nämlich das Speichern der Änderungen an der Aktivität) und was Weiter bewirkt (zusätzlich Änderung der Vorgangseigenschaften). Der Bericht Prozesse gibt bei den Dokumentvorlagen nun auch deren Dateiendung in Klammern mit aus, sodass man sieht, ob das z.B. eine Word- oder eine Excel-Vorlage ist. In Strukturdiagrammen können Sie nicht nur nach jeweils einem, sondern nach beliebig vielen Einträgen in Kategorien, Merkmale, Berechnete Merkmale, Teams und Stellen filtern. In Struktur- und Zusammenhang-Diagrammen wird bei blinkenden Kästchen (nach Finden) deren Textfarbe auf orange gesetzt, während das Kästchen schwarz markiert wurde, um den Text lesbar zu halten. Die Hintergrund-Kommunikation mit Microsoft Outlook (automatischer Export von Kontakt-Änderungen, Überwachung für E-Mail ablegen) wurde robuster gemacht und kommt nun nicht mehr in Konflikt mit im Vordergrund manuell angestoßenen Aktionen (manueller Export von Kontakten, Posteingang). In Formeln gibt es eine neue Funktion Kombinieren. Die erwartet als erstes Argument einen Trenn-Text (z.B. Komma und Leerschritt) und daran anschließend eine beliebig lange Liste von Textausdrücken. Das Ergebnis der Funktion ist das Aneinanderhängen aller nicht-leeren Textausdrücken, jeweils getrennt durch einmalig und nur einmalig den Trenn-Text. Der Ausdruck Kombinieren(", ", "abc", "", "", "xyz", "") ergäbe also "abc, xyz".
24.05.2021	Verbessert: In E-Mail ablegen werden Schaltflächen nun deaktiviert, wenn sie nichts tun würden (z.B. wird Nichts markieren deaktiviert, wenn die Liste leer ist). Für Administratoren: Syntax-Einfärbung (syntax coloring) und automatisches Einrücken von Klammerebenen in Formeln: Wenn Sie Formeln für Bezeichnung oder Kürzel von Kategorien, berechnete Eigenschaften oder Gültigkeitsregeln von Kategorien oder Prozessen eingeben, werden die verschiedenen Elemente (Funktionsnamen, Merkmals-Platzhalter, Operatoren, Konstanten etc.) nun verschiedenfarbig dargestellt und Klammerebenen automatisch hierarchisch eingerückt. Das erleichtert das Lesen und Schreiben längerer Formeln erheblich. Bei Bedarf kann die Einrückung der Klammerebenen über ein Kontextmenü in der Formel (auf rechte Maustaste hin) aus- oder eingeschaltet werden. Die Wechseln-Funktion akzeptiert nun beliebig viele Paare aus Such- und Ersatztext. Anstatt z.B. Wechseln(Wechseln(Wechseln({Name}, " GmbH", ""), " AG", ""), " Inc.", "") zu schreiben, genügt jetzt Wechseln({Name}, " GmbH", "", " AG", "", " Inc.", "") Die Trainingsunterlagen wurden an den jüngsten Programmstand angepasst.
20.05.2021	Korrigiert: Benutzer von Microsoft Outlook 2007 bekamen bei der E-Mail-Ablage eine Fehlermeldung, weil Outlook 2007 die Eigenschaft RtfBody eines Mail Item (sprich: die formatierte Darstellung im Rich-Text-Format einer E-Mail) noch nicht besaß. Eine für nicht-Administratoren bei der E-Mail-Ablage erforderliche Berechtigung innerhalb der Datenbank wurde ergänzt. Dokumente aus manchen Microsoft-Excel-Dokumentvorlagen konnten zwar von SF Ordnerplan im Vorgangsordner erzeugt werden, das Excel-Fenster war danach aber verborgen (unsichtbar). Systemweite Optionen in Extras, Optionen... (alle Felder der Bereiche Dateianlagen, Automatische Arbeiten im Hintergrund und Berichtsdienste) durften bisher von allen Benutzern verändert werden. Da das normalerweise nicht nötig ist, dürfen das jetzt nur noch Mitglieder der Rolle Administration. Verbessert: Wenn Sie im Arbeitsplatz-Fenster den Bereich E-Mail ablegen geöffnet haben, dort gerade keine E-Mails vorhanden sind, dann eine neue Mail eintrifft und die Schaltfläche E-Mail ablegen aktiviert wird, wird die E-Mail-Liste auch automatisch aktualisiert. Beim Assistenten Neues Dokument ist jetzt die oberste angebotene Dokumentvorlage vormarkiert. Das erleichtert die Auswahl der gewünschten Vorlage mit den Pfeiltasten der Tastatur. Wichtiger Hinweis für Administratoren: Wenn Sie Terminalserver einsetzen, beachten Sie bitte die Hinweise in Korrektes Behandeln von Sicherheitsabfragen in Microsoft Outlook.
17.05.2021	Verbessert: Die Funktion E-Mail ablegen behandelt nun Sonderzeichen wie Anführungszeichen und Doppelpunkte in Betreffs von E-Mails besser. Sowohl der Posteingang über Ziehen-und-Ablegen aus Microsoft Outlook als auch über die Funktion E-Mail ablegen verwendet die jeweils eigene E-Mail-Adresse nicht mehr als Schlüsselwort für die automatische Bildung von Vorschlägen für die Zielvorgänge, auch wenn diese als Sender oder Empfänger in der abzulegenden E-Mail auftritt. Die eigene E-Mail-Adresse wird durch eine Abfrage an Ihre Active Directory bestimmt. Dadurch verbessern sich die Vorgangs-Vorschläge, weil ein vermutlich nicht nützlicher Suchbegriff nicht mehr in die Vorschlagsfindung eingeht. In E-Mail ablegen werden nun beim Markieren einer E-Mail oder einer E-Mail-Anlage automatisch alle E-Mails mit der selben ersten angezeigten E-Mail-Adresse farblich markiert. Dadurch können Sie ggf. mehrere Mails aus einer Unterhaltung, die Sie gemeinsam ablegen möchten, schneller auch in größeren Listen von E-Mails auffinden. Außerdem gibt es in E-Mail ablegen eine neue Schaltfläche Nach Adresse markieren, die alle E-Mails mit derselben ersten Adresse (die also bereits farblich hinterlegt angezeigt werden), mit einem Klick alle markiert. Damit können Sie sie noch leichter gemeinsam ablegen. Neu: Berechnete Eigenschaften auf Prozess-Ebene: Analog zu berechneten Eigenschaften zu Kategorien können Sie nun auch solche für Prozesse definieren. Administratoren können also Formeln für berechnete Platzhalter in Dokumenten definieren, die sich auf alle Vorgangseigenschaften und Ansprechpartner von Vorgängen beziehen, ähnlich wie sie es für Kategorien bereits für berechnete Objekteigenschaften konnten. Sie finden die berechneten Prozess-Eigenschaften in den Datenmasken Prozess und Berechnetes Merkmal und können Formeln wie gewohnt eingeben. Dabei stehen den Formeln für berechnete Prozess-Eigenschaften sämtliche Platzhalter als Grundlage zur Verfügung, die bisher schon bei Vorgängen zur Verfügung standen. Aus diesen Platzhaltern lassen sich nun also neue berechnete Platzhalter definieren, die ebenfalls in Dokumentvorlagen verwendet und automatisch ausgefüllt werden können. Sie können berechnete Prozess-Eigenschaften auf jeder Prozessebene definieren. Berechnete Eigenschaften von übergeordneten Prozessen sind automatisch auch in allen Unterprozessen verfügbar, können von diesen aber als Ausnahme überschrieben werden. Beispiel: Sie haben die Prozesse 1 und darunter 1.1, 1.2, 1.3. In Prozess 1 definieren Sie eine berechnete Prozesseigenschaft mit einer Formel für das berechnete Merkmal M. Diese ist dann automatisch auch in allen Prozessen 1.1, 1.2 und 1.3 verfügbar. In Prozess 1.3 soll berechnete Eigenschaften zum selben (!) berechneten Merkmal M aber mit einer anderen Formel berechnet werden. Dann definieren Sie die berechnete Eigenschaft auch in Prozess 1.3, wählen dasselbe Merkmal M aus und geben die gewünschte Formel ein. In diesem Prozess hat dann die Formel der Eigenschaft aus Prozess 1.3 Vorrang vor der aus Prozess 1 und wird an deren Stelle verwendet werden. Konsequenterweise wurde die bisherige Datei Berechnete Eigenschaft zur besseren Unterscheidung in Berechnete Kategorie-Eigenschaft umbenannt. Der Bericht Prozesse kann nun auch nach Prozessen Nur mit berechneten Eigenschaften gefiltert werden und gibt diese (über das Feld Berechnete Eigenschaften ausgeben abschaltbar) auch aus. Strukturdiagramme zeigen berechnete Prozess-Eigenschaften ebenfalls an. Beispiele für die gewinnbringende Nutzung von berechneten Prozess-Eigenschaften: Ein Prozess hat eine Eigenschaft Zuständig, in dem Sie eine Person erfassen können, aber nicht müssen. Sie könnten nun im jeweiligen Prozess eine berechnete Eigenschaft mit folgender Formel erstellen, um die Zuständigkeit in einem Dokument im ganzen Satz einzufügen: Wenn({Zuständig} = "", "Bisher ist niemand als zuständig eingetragen.", "Zuständig ist: " & {Zuständig} & ".") Ein Prozess Reparaturen durchführen hat zwei Eigenschaften Gerät und Fahrzeug, von denen immer genau eines ausgefüllt werden muss (das kann durch eine Gültigkeitsregel sichergestellt werden). Durch ein berechnetes Prozess-Merkmal können Sie nun einen Platzhalter dafür erstellen, egal, welches der beiden Felder ausgefüllt wurde: Wenn({Gerät} # "", "Das zu reparierende Gerät ist " & {Gerät}, "Das zu reparierende Fahrzeug ist " & {Fahrzeug}) & "."
15.05.2021	Korrigiert: Seit Programmstand 24.04.2021 funktionierten zusätzliche Prozessberechtigungen nicht mehr: Personen, die darüber Lese- oder Änderungsrechte an Vorgängen erhielten, konnten diese Vorgänge nicht mehr sehen. Wenn in Zusammenhang-Diagrammen ein Kästchen markiert war, über Finden aufblinkte und das Finden beendet wurde, wurde es in weißer (unmarkierter) anstatt gelblicher Farbe (markiert) dargestellt. Wenn in Zusammenhang-Diagrammen kein Kästchen markiert war und Sie über Finden Kästchen aufblinken lassen, konnte eine Fehlermeldung erscheinen. Verbessert: Der Assistent Neues Dokument... in einem Vorgang zeigt zu den verfügbaren Dokumentvorlagen nun Icons an. Damit können Sie Vorlagen z.B. für E-Mails, Text, Word-Dokumente und Excel-Tabellen leichter erkennen. In Zusammenhang-Diagrammen bewirkt Ansicht, Aktualisieren nun auch ein Aktualisieren der Auswahlfelder über Prozesse, Kategorien etc., sodass zwischenzeitlich von anderen vorgenommene Änderungen berücksichtigt werden. Das Ziehen-und-Ablegen von E-Mails aus Microsoft Outlook, die alle denselben Betreff tragen, übernimmt nun alle gezogenen E-Mails. Vormals wurde nur eine E-Mail je Betreff akzeptiert. Neu: In Strukturdiagrammen können Sie Merkmale nun auch nach ihrem Datentyp (z.B. nur Objektverweis-Merkmale) filtern. Merkmale vom Datentyp Text haben ein neues Ankreuzfeld Text: Führende und nachfolgende Leerzeichen abschneiden, welches standardmäßig aktiv, aber von Administratoren für einzelne Merkmale abschaltbar ist. Damit werden in allen Textfeldern in Stammdaten-Objekten und Vorgangseigenschaften überzählige Leerschritte am Anfang und am Ende automatisch entfernt. Neuer Bereich E-Mail ablegen im Arbeitsplatz-Fenster: Wie bisher können Sie mit der Maus Dateien aus dem Windows Explorer sowie E-Mails oder Dateianlagen aus Microsoft Outlook ins Fenster von SF Ordnerplan ziehen, um den Posteingangs-Assistenten zu starten. Mit diesem Update wird zusätzlich die Funktion E-Mail ablegen im Arbeitsplatz-Fenster angeboten, sofern Microsoft Outlook gestartet ist. E-Mail ablegen bietet eine vereinfachte Übernahme von empfangenen und direkt in Outlook gesendeten E-Mails in Vorgänge. Die Funktion wird angeboten, wenn im Posteingang oder in den gesendeten Elementen von Outlook neue, noch nicht abgelegte E-Mails vorhanden sind. E-Mails, die Sie nicht ablegen möchten, können Sie markieren und mit einem Klick dauerhaft Ignorieren.... SF Ordnerplan wird diese E-Mails dann nicht mehr in E-Mail ablegen anbieten (Sie können sie aber immer noch mit Ziehen-und-Ablegen in den Posteingang bringen). Beispiele: Sie senden eine E-Mail direkt aus Outlook. Sie konnten und können in Outlook die gesendeten Elemente wählen, die gesendete E-Mail per Maus ins SF Ordnerplan-Fenster ziehen, dort über den Posteingangs-Assistenten ablegen, und dann in Outlook wieder auf den Posteingang schalten. Über die Funktion E-Mail ablegen können Sie das tun, ohne in Outlook zwischen verschiedenen Ordnern wechseln zu müssen. Sie empfangen eine E-Mail in Outlook und antworten darauf. Über Ziehen-und-Ablegen müssten sie die Mail aus dem Posteingang in SF Ordnerplan ziehen und sie ablegen, in Outlook in die gesendeten Elemente wechseln und über erneutes Ziehen-und-Ablegen die gesendete Antwort in SF Ordnerplan ablegen. Über E-Mail ablegen bekommen Sie sowohl die empfangene als auch die gesendete E-Mail in einer Liste chronologisch sortiert angeboten (also erst die empfangene, dann die gesendete) beide markieren und mit einem Klick auf Ablegen... im selben Vorgang ablegen. Dabei erscheint der Posteingangs-Assistent nur ein Mal für sowohl für die empfangene als auch die gesendete E-Mail. Gegen über dem Ziehen-und-Ablegen von E-Mails oder Dateianlagen bietet E-Mail ablegen folgende zusätzliche Möglichkeiten: Sie können E-Mails und Dateianlage(n) gleichzeitig in einem Vorgang ablegen. Sie bekommen E-Mails und ihre Dateianlagen als eigene Einträge angeboten, die sie gleichzeitig markieren können. Das ist sinnvoll, wenn sowohl die E-Mail wichtige Informationen enthält und außerdem die Dateianlage zur weiteren Bearbeitung auch als Datei im Vorgangsordner benötigt wird., und es erspart das zweimalige Ziehen-und-Ablegen (einmal für die E-Mail und ein zweites Mal für die Dateianlage). Verschlüsselte E-Mails können vor dem Ablegen entschlüsselt werden, sodass sie auch vom ganzen Vorgangs-Team gelesen werden können. E-Mail ablegen zeigt Ihnen verschlüsselte E-Mails mit einem Schloss-Symbol an. Beim Ablegen einer verschlüsselten Mail werden Sie gefragt, ob Sie die E-Mail vor dem Ablegen dauerhaft (!) in Outlook entschlüsseln möchten. Wenn Sie verschlüsselte E-Mails nicht entschlüsseln, würden nach wie vor nur Sie persönlich, nicht aber Ihr Team, die abgelegte E-Mail lesen können. Beachten Sie, dass die verschlüsselte Mail bereits in Outlook entschlüsselt wird, danach also auch dort in unverschlüsselter Form vorliegt und nicht wieder verschlüsselt werden kann. Sie können ganze Unterhaltungen aus mehreren empfangenen und gesendeten E-Mails in einem Zug ablegen. Sie bekommen alle noch nicht abgelegten Mails aus beiden Outlook-Ordnern für Posteingang und gesendete Elemente in einer zeitlich sortierten Ansicht zum Markieren angeboten. Die markierten Elemente - gesendete und empfangene E-Mails sowie Dateianlagen - können mit einem einzigen Lauf des Posteingangs-Assistenten in einem Zug abgelegt werden. Sender und Empfänger werden in der Liste mit Ansprechpartner-Objektbezeichnungen anstatt E-Mail-Adressen angezeigt. Bei empfangenen E-Mails betrifft das den Absender, bei gesendeten E-Mails den (ersten) Empfänger. Sofern ein Ansprechpartner-Objekt mit dieser E-Mail-Adresse im SF Ordnerplan-Datenbestand enthalten ist, wird dessen Objektbezeichnung angezeigt (etwa Meier, Andrea (Firma XY/Buchhaltung) anstatt andrea.meier@firmaxy.de). Sender/Empfänger und Nachrichtentext werden im Posteingangs-Schritt Ordner und Dateinamen zu jeder E-Mail angezeigt. Sie finden dort unterhalb der Felder für die Ziel-Dateinamen je ein weiteres Feld wie z.B. von Meier, Andrea (Firma XY/Buchhaltung) mit einer Kurzdarstellung des E-Mail-Textes. Das erleichtert es oftmals, einen guten Dateinamen (der ja eine Inhaltsangabe sein soll) zu bilden. Empfangene E-Mails können nach der Ablage automatisch als gelesen markiert und in die gelöschten Elemente verschoben werden. Dazu gibt es bei empfangene E-Mails (die im Outlook-Posteingang liegen) sowohl beim Ignorieren... als auch beim Ablegen... (im Schritt Ordner und Dateinamen) ein Ankreuzfeld E-Mails aus dem Outlook-Posteingang automatisch als gelesen markieren und in die gelöschten Elemente verschieben. Beide Assistenten merken sich Ihre Wahl unabhängig voneinander. Die Schaltfläche E-Mail ablegen im Arbeitsplatz-Fenster ist automatisch nur dann aktiv, wenn Microsoft Outlook gestartet ist und es tatsächlich etwas Neues zum Ablegen gibt. Sie können also auch in SF Ordnerplan schon sehen, ob neue E-Mails angekommen sind. Sie können die Funktion E-Mail ablegen auf Wunsch in Extras, Optionen... im Abschnitt Posteingang/E-Mail ablegen über das Ankreuzfeld E-Mail ablegen: Outlook periodisch auf neue Mails zum Ablegen prüfen deaktivieren. Dort können Sie auch die Einstellungen zur Entschlüsselung verschlüsselter Mails über die Ankreuzfelder Verschlüsselte E-Mails vor dem Ablegen dauerhaft entschlüsseln und Beim Ablegen verschlüsselter E-Mails immer nach der Entschlüsselung fragen jederzeit ändern (Beachten Sie, dass das Entschlüsseln verschlüsselter Mails nur über die Funktion E-Mail ablegen, nicht aber über Ziehen-und-Ablegen möglich ist).
24.04.2021	Korrigiert: Die Ablage eines Dokuments per Posteingang in einen vorhandenen Unterordner, dessen Name mehrere direkt aufeinanderfolgende Leerschritte enthält, führte zur Ablage in einem neuen Unterordner mit jeweils nur einem Leerschritt anstatt mehreren. Man konnte eine Aktivität zu einem Vorgang an eine Stelle delegieren, die den betreffenden Vorgang gar nicht sehen darf und deshalb auch die Aktivität nie sehen würde. Das wird nun geprüft und ggf. mit einer entsprechenden Meldung abgelehnt. Verbessert: In Struktur- und Zusammenhang-Diagrammen können Sie neben dem Eingabetext Finden die neue Schaltfläche Ø verwenden, um den Suchtext zu leeren. Der Bericht Vorgänge listet nun auch Unter- und Folgevorgänge aus. Außerdem werden dabei und beim ggf. übergeordneten Vorgang neben der Vorgangsbezeichnung auch explizit der jeweilige Prozess und die Vorgangsnummer genannt. Der Bericht Objekte gibt nun auch die Berechtigungen auf das Objekt, gruppiert nach den Kategorien des Objekts, aus. Die Änderungshistorie in den Berichten Vorgänge und Objekte wurde übersichtlicher gestaltet. Außer dem jeweils in Extras verfügbaren Befehl Ordnerpfad kopieren gibt es nun auch einen Befehl Vorgangsbezeichnung kopieren. Der kopiert die vollständige Bezeichnung des Vorgangs in die Windows-Zwischenablage, um sie z.B. in den Betreff einer neuen E-Mail einfügen zu können. Der Abschnitt Neues im Arbeitsplatz-Fenster zeigt bei den Vorgangsbezeichnungen nun die vollständige Bezeichnung, ggf. also incl. der Zusatzbezeichnung, an. Der Assistent Aktivität bearbeiten zeigt nun in der Beschreibung auch das Datum an, an dem die Aktivität angelegt wurde. In Datenformularen (unter Extras), in der Übersichtsleiste und in Ad-hoc-Abfragen (via rechter Maustaste) können Sie zu Prozessen und Kategorien nun den Bericht Prozesse bzw. Kategorien zum jeweiligen Prozess bzw. zur jeweiligen Kategorie aufrufen.
14.04.2021	Korrigiert: Seit dem letzten Update konnte man im Assistenten Aktivität bearbeiten nicht mehr in einem Arbeitsgang sowohl die Aktivität als auch den Vorgang abschließen. Wenn der Posteingang Vorschläge lieferte und man in dieser Ansicht bestimmte Filterungen vornahm, konnte eine Fehlermeldung erscheinen.
09.04.2021	Korrigiert: Der Posteingangs-Assistent zeigte bei der Anlage eines Unter- oder Folgevorgangs zu einem existierenden Vorgang im Schritt mit den Dateinamen den Namen des ursprünglichen anstatt des neuen Vorgangs an. In Zusammenhang-Diagrammen wurden, ausgehend von einem Ansprechpartner, Untervorgänge ohne aktivierte Ansicht von Ansprechpartner-Objekten mitunter nur angezeigt, wenn der Untervorgang selbst eine direkte Beziehung zum Ansprechpartner hatte. Bei der standardmäßig alle 10 Minuten im Hintergrund laufenden Umsetzung offener Umbenennungen konnte es zu einem Konflikt kommen, wenn zwei Instanzen von SF Ordnerplan (z. B. von zwei Benutzern) zufällig in derselben Sekunde mit der Umsetzung begannen. Verbessert: Objekte können nun nicht nur nach "Ansprechpartner", sondern auch explizit nach "nicht Ansprechpartner" gefiltert werden. Im Assistenten Aktivität bearbeiten wurde das Ankreuzfeld Danach die Vorgangseigenschaften bearbeiten entfernt. Klicken Sie stattdessen einfach auf Weiter, wenn Sie nach der Aktivität auch die Vorgangseigenschaften bearbeiten möchten. Im Arbeitsplatz-Fenster steht nun überall, wo ein Bezug zu einem Vorgang besteht (Vorgänge, Aktivitäten, Zusammenhang-Diagramme, Posteingangsbuch und Neues) in der Extras-Schaltfläche ein Befehl Neue Aktivität zum Vorgang anlegen... zur Verfügung, um zum markierten Vorgang rasch eine Aktivität zu erfassen. Der Befehl ist ebenso in der Übersichtsleiste und in Ad-hoc-Abfragen beim Rechtsklick auf einen Vorgang verfügbar, sowie in der Datenmaske Vorgang in der Extras-Schaltfläche. Verbessert in Diagrammen: Zusammenhang- und Strukturdiagramme: Die Farbmarkierungen und Steuerelemente im Kopf werden nun je nach Fensterbreite übersichtlicher auf mehrere Zeilen verteilt. In das neue Eingabefeld Finden können Sie Text eingeben. Alle Kästchen im Diagramm, die diesen Text enthalten, blinken daraufhin deutlich sichtbar. Zusammenhang-Diagramme: Sie können nun für allgemeine und Ansprechpartner-Objekte getrennt nach Kategorie filtern, welche Objekte angezeigt werden sollen. Strukturdiagramme: Die Filterung nach nur nicht-Ansprechpartner-Kategorien ist nun möglich. Allgemeine und Ansprechpartner-Kategorien werden in verschiedenen Blautönen dargestellt (wie schon in Zusammenhang-Diagrammen).
22.02.2021	Neu: Der Bereich "Neues" hält Sie auf dem aktuellen Stand Im Arbeitsplatz-Fenster ist der Abschnitt Prozesse durch Neues ersetzt worden (die Datenübersicht Prozesse ist weiterhin im Aufgabenblatt und im Extras-Menü erreichbar). "Neues" zeigt Ihnen standardmäßig Änderungen der max. letzten 30 Tage, die von anderen als Ihnen selbst vorgenommen wurden: Angelegte oder geänderte Vorgänge oder Objekte sowie angelegte, geänderte, erledigte oder delegierte Aktivitäten. Damit sehen Sie auf einen Blick a) ob die von Ihnen an andere delegierten Aktivitäten schon erledigt wurden (als oberstes) und b) darunter, nach Zeitpunkt sortiert, beliebige Änderungen von anderen an Vorgängen oder Objekten, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen. Sie können wie gewohnt filtern und Sie können einschränken, ob Sie nur Änderungen an Vorgängen, Aktivitäten und/oder Objekten sehen möchten. Wahlweise können Sie auch ihre eigenen Änderungen sehen ("Habe ich das schon erledigt?"). Tipp: Markieren Sie eine Zeile und wählen Sie Bericht anzeigen..., um den Bericht über den betreffenden Vorgang bzw. das betreffende Objekt mitsamt der Änderungshistorie in allen Details zu sehen. In Extras, Optionen... können Sie die max. Trefferanzahl (standardmäßig 100) und weitere Einzelheiten einstellen. Verbessert: Im Posteingangs-Assistenten werden die Felder für die Ziel-Dateinamen nun anstatt nur Dateiname 1, 2, 3... stärker mit Dateiname bzw. Inhaltsangabe 1, 2, 3... bezeichnet. Das sollte daran erinnern, dass Dateinamen z.B. von E-Mails eine Inhaltsangabe zeigen sollten und nicht den oftmals völlig ungeeigneten Betreff einer Mail. In allen Berichten (Prozesse, Vorgänge, Kategorien und Objekte) können Sie nun auch nach einem Muster der jeweiligen Bezeichnung (mit ? und * als Platzhaltern) filtern. Im Befehl Vorgangsobjekte bearbeiten... werden die dem Vorgang als Stammdaten bzw. Ansprechpartner zugeordneten Objekte nun praktischer sortiert: Zunächst sehen Sie alle Ansprechpartner, danach alle Objekte aus nicht-Ansprechpartner-Kategorien. Innerhalb der beiden Gruppen erscheinen die Objekte alphabetisch nach der Objektbezeichnung sortiert. Falls ein Objekt vielen Kategorien zugeordnet ist, wird die Liste seiner Kategorien nach 50 Zeichen gekürzt und das mit "..." kenntlich gemacht, damit die Einträge besser leserlich bleiben. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Kategorie klicken oder im Formular Kategorie die Schaltfläche Extras wählen, wird jetzt auch dort angeboten, alle Objekte der jeweiligen Kategorie anzuzeigen. Die Übersicht Prozessübersicht ist im Aufgabenblatt und im Extras-Menü ergänzt worden durch eine Übersicht Kategorieübersicht, die eine ähnlich leicht filterbare Ansicht aller Stammdaten-Kategorien bietet. Die Prozessübersicht kann nun nach allen Prozessen, nur Wissens-Prozessen oder nur nicht-Wissens-Prozessen filtern. Bei Merkmalen mit dem Datentyp Objektverweis steht Administratoren ein neues Ankreuzfeld In Zusammenhang-Diagrammen nicht folgen zur Verfügung. Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden andere Objekte, die in Objekteigenschaften dieses Merkmals eingetragen sind, in Zusammenhang-Diagrammen nicht dargestellt. In Formeln z. B. für Gültigkeitsregeln gibt es eine neue Funktion ErstesDuplikat(Text, ...). Die Funktion liefert von einer beliebig langen Liste mit Texten den ersten, der (unter Ignorieren der Groß-/Kleinschreibung) mehr als ein Mal in der Liste vorkommt. Leere Texte werden dabei ignoriert. Falls kein Duplikat gefunden wurde, wir der leere Text zurückgegeben. Diese Funktion kann z.B. Formeln für Gültigkeitsregeln erheblich vereinfachen. Wenn Sie z.B. sicherstellen möchten, dass nirgends in Telefon, Mobiltelefon und Fax weder von einer Person noch von ihrem (per Objektverweis-Merkmal eingetragenen) Arbeitgeber dieselbe Nummer eingegeben wurde, so könnten Sie folgende Gültigkeitsregel schreiben: Wenn(ErstesDuplikat({Telefon}, {Mobiltelefon}, {Telefax}, {Arbeitgeber_Telefon}, {Arbeitgeber_Mobiltelefon}, {Arbeitgeber_Telefax}) = "", "", "Bitte geben Sie keine Telefonnummern mehrfach an.")
04.12.2020	Verbessert: Im Posteingangs-Assistenten hat das Feld Vorgangsnummer auch dann Priorität, wenn die automatischen Vorschläge angezeigt werden. Wenn Sie also die automatischen Vorschläge sehen und das Feld Vorgangsnummer ausfüllen, wird dieser Vorgang angezeigt, unabhängig davon, ob er in der Liste der automatischen Vorgänge vorkommt oder nicht.
02.12.2020	Fenster werden auf die maximale Größe des aktuellen Bildschirms begrenzt. Das hilft auch bei Fenstern, die auf einem Arbeitsplatz mit mehreren Monitoren auf einen sekundären Bildschirm geschoben wurden, sich diese Position merkten und dann auf einem System (z.B. im Home Office) mit nur einem Monitor geöffnet werden. Bisher lag das Fenster dann unsichtbar rechts neben dem aktuellen Monitor und musste per Strg+Leertaste per Tastatur auf den aktiven Monitor gezogen werden. Dies geschieht nun automatisch. Wenn im Arbeitsplatz-Fenster in Objekte nichts gefiltert wurde, aber die Option Nur Ansprechpartner aktiviert ist, erscheinen nun die zuletzt verwendeten Ansprechpartner nach Zeitpunkt der letzten Verwendung sortiert, anstatt dass sie in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt werden. Das Speichern von Objekten in Objekt bearbeiten geht nun erheblich schneller, insbesondere bei Objekten mit Verweisen auf andere Objekte.
18.11.2020	Erweiterte Filterung von Aktivitäten nach Delegierung: Im Arbeitsplatz-Fenster steht im Feld Delegierung nun eine zusätzliche Option von anderen an mich persönlich (an meine Stelle) delegiert zur Verfügung. Damit können Sie nicht nur an Ihre Teams, sondern auch explizit nur an Sie selbst delegierte Aktivitäten filtern. In Extras, Optionen... bietet das Feld Aktivitäts-Delegierung standardmäßig filtern nach dieselbe zusätzliche Option. In Ad-hoc-Abfragen steht in der Datei Aktivität analog dazu ein neues Feld Ist von anderen an meine Stelle delegiert für Auswertungen zur Verfügung. Erweiterte Filterung von Ansprechpartnern beim Export nach Microsoft Outlook: Beim Export von Ansprechpartnern nach Outlook steht im Schritt Kategorien wählen nun für jede Kategorie im Auswahlfeld eine neue Option Verwendet nicht-abgelaufen (mit aktiven oder inaktiven, aber noch nicht abgelaufenen Vorgängen) zur Verfügung. Damit werden auch Ansprechpartner von bereits abgeschlossenen Vorgängen noch für die Zeit weiterhin exportiert werden, die der Vorgang laut seiner Prozessdefinition (oder davon abweichenden Angaben direkt beim Vorgang) noch innerhalb der Aufbewahrungsfrist liegt. Beispiel: Ein Prozess Anfragen bearbeiten hat eine Aufbewahrungsdauer von 6 Monaten (nach Abschluss der Vorgänge) definiert. Sie schließen einen Vorgang dieses Prozesses heute ab. Dann würden bei Wahl dieser Option die Ansprechpartner dieses Vorgangs noch weitere 6 Monate nach Outlook übertragen werden. Erst nach Ablauf dieser Zeit würde der Kontakt nicht mehr aktiv in Outlook aktualisiert werden, und beim Export mit Löschen überzähliger Kontakte in Outlook würde der Kontakt nach Ablauf der 6 Monate ggf. auch aus dem Outlook-Kontakte-Ordner entfernt werden. Die neue Option ist also zwischen den bereits bestehenden Optionen Aktive (mit aktiven Vorgängen) und der umbenannten, aber inhaltlich bereits bestehenden Option Verwendet jemals (mit aktiven oder inaktiven Vorgängen einschließlich abgelaufenen) angesiedelt. Wichtig: Falls Sie bisher bei einer Kategorie alle Ansprechpartner mit aktiven oder inaktiven Vorgängen exportiert hatten und das weiterhin so wollen, müssen Sie den Outlook-Export ein Mal manuell aufrufen und die Option erneut einstellen. Andernfalls stünde die Einstellung auf der neuen Option Verwendet nicht-abgelaufen (mit aktiven oder inaktiven, aber noch nicht abgelaufenen Vorgängen).
07.11.2020	Für Administratoren: Neue Option Outlook-Informationsabfragen: Insbesondere mit älteren Versionen von Microsoft Outlook (mindestens mit Outlook 2007) und auf Server-Versionen von Windows (z.B. Terminalservern) kann beim Ziehen von Mails in den Posteingang eine Sicherheitsabfrage in Outlook erscheinen. Das passiert, wenn SF Ordnerplan aus Mails z.B. Sender- und Empfängeradressen einer E-Mail ausliest, um automatisch Vorschläge für den Zielvorgang zu bilden. Benutzer können dann z.B. den Zugriff für 10 Minuten erlauben. Wenn Sie den Zugriff verweigern, erscheint die Abfrage ggf. wiederholt, und SF Ordnerplan hat die betreffenden Informationen nicht zur Vorschlagsbildung zur Verfügung. Administratoren können dieses Verhalten von Outlook grundsätzlich über Gruppenrichtlinien steuern, aber bei Outlook 2007 wirken diese nicht. Dazu bedarf es der Installation eines Hotfixes für Outlook und das Setzen von Registry-Werten. IT-Abteilungen können uns für nähere Informationen darüber gerne kontaktieren. Um das Problem zu umgehen, gibt es in SF Ordnerplan nun in Extras, Optionen... eine neue Option Outlook-Informationsabfragen, die nur von Administratoren eingestellt werden kann und für alle Benutzer gilt: Die Standardeinstellung ist vollständig: Von Outlook werden Sende- und Empfangszeit, Sender- und Empfängeradressen, Betreff und Nachrichtentext ausgelesen und verwendet, z.B. um beim Posteingangs-Assistenten Vorschläge für Vorgänge automatisch zu suchen. Falls Sie mit dieser Einstellung Sicherheitswarnungen in Outlook bekommen, die Sie administrativ nicht verhindern können, wählen Sie stattdessen "eingeschränkt". Zur Problemumgehung wählen Sie eingeschränkt: Von Outlook werden nur Sende- und Empfangszeit sowie der Betreff ausgelesen und verwendet. Diese Einstellung kann unerwünschte Sicherheitswarnungen in Outlook verhindern, allerdings stehen dann die Absender- und Empfängeradressen nicht für die Bildung von Vorschlägen für den Zielvorgang im Posteingang zur Verfügung.
30.10.2020	Korrigiert: Falls während der Erzeugung eines E-Mail-Dokuments in einem Vorgang gerade eine Hintergrund-Aktualisierung von Outlook-Kontakten aus SF Ordnerplan-Ansprechpartner lief, konnte eine Fehlermeldung erscheinen. Verbessert: Der Assistent "Aktivität bearbeiten" wurde vereinfacht Ähnlich wie in Vorgang bearbeiten erscheint nun gleich als erstes der Schritt mit allen Feldern der Aktivität anstatt eine Auswahl, was genau Sie mit der Aktivität tun möchten. Von dort aus können Sie die Aktivität fertigstellen oder abbrechen, Delegierungseinstellungen ändern, die Aktivität einem anderen Vorgang zuweisen und alle Details der Aktivität einstellen. Die nach Sichtung von Kundendatenbanken nie produktiv genutzten Felder Sichtbar für Team, Sichtbar für vertretende Stelle, Sichtbar für Stellen (zusätzliche Aktivitätsleser) und Sichtbar für alle wurden entfernt. Die Berechtigungen auf Aktivitäten wurden dem angepasst und verfeinert: Aktivitäten, die einem Vorgang zugeordnet sind, können von allen Mitgliedern des Teams, das den Vorgang anlegte, angezeigt und bearbeitet werden. Standardmäßig werden sie nicht angezeigt; dazu gibt es in Aktivitäten im Arbeitsplatz-Fenster im Feld Aktivitäten anzeigen eine neue Option. Außerdem können diese Aktivitäten auf Wunsch von Mitgliedern von Teams, denen zusätzliche Prozessberechtigungen eingeräumt wurden, gesehen, aber nicht bearbeitet werden. Beim Anlegen eines neuen Objekts und beim Ändern der Kategoriezuordnung vorhandener Objekte erscheinen nun neben den wählbaren Kategorien auch deren Bemerkungen. Neu: Im Posteingangs-Assistenten werden automatisch passende Vorgänge vorgeschlagen Wenn Sie eine Datei, eine E-Mail oder eine Dateianlage einer E-Mail in den Posteingang ziehen, versucht SF Ordnerplan, anhand der E-Mail-Adressen von Sender und Empfängern sowie an Wörtern des Betreffs bzw. des Dateinamens automatisch Vorschläge für potenziell passende Vorgänge zu bilden. Diese Vorgänge werden dann anstatt der zuletzt verwendeten Vorgänge angezeigt. Das wird durch die ausgewählte neue Option automatisch gesucht angezeigt. Dabei haben längere Suchbegriffe eine größere Gewichtung als kürzere, und der vom Benutzer zuletzt verwendete Vorgang erscheint, falls er Teil der Vorschlagsliste sein sollte, auf jeden Fall zuoberst. Sie können in diesen Treffern wie gewohnt nach weiteren Begriffen filtern. Falls der gewünschte Vorgang nicht angezeigt wird, können Sie durch Auswahl der Option gewählt im letzten Feld zur klassischen Liste der zuletzt verwendeten Vorgänge umschalten und wie gewohnt suchen. Nach wie vor können Sie natürlich auch direkt einen neuen Vorgang anlegen. Falls Sie genauer wissen möchten, wie SF Ordnerplan die Vorschlagsliste bildete, können Sie auf die Option automatisch gesucht mit der Maus zeigen und bekommen die Trefferliste mitsamt den Rangfolgen angezeigt. Bei Bedarf können Sie die automatischen Vorschläge in Extras, Optionen... im neuen Ankreuzfeld Posteingang: Vorgänge anhand von Schlüsselwörtern automatisch vorschlagen im Abschnitt Sonstiges deaktivieren.
01.10.2020	Verbessert: Verbesserungen am Posteingangsbuch: Bisher durfte jeder nur seine eigenen Posteingangsbuch-Einträge sehen. Nun darf jemand, der einen Vorgang mindestens lesen darf, auch alle Posteingänge dieses Vorgangs sehen. Das Posteingangsbuch ist jetzt auch nach Vorgang durchsuchbar. Im Abschnitt Posteingangsbuch des Arbeitsplatz-Fenster können Sie einen Vorgang wählen. Sie können auch in Vorgänge den neuen Befehl Extras, Posteingangsbuch zum Vorgang anzeigen bzw. in Aktivitäten und Zusammenhang-Diagrammen (bei markiertem Vorgang oder markierter Aktivität) den neuen Befehl Extras, Posteingangsbuch zum Vorgang anzeigen wählen. Im Assistenten zum Anlegen oder Bearbeiten von Objekten werden die Ergebnisse ggf. hinterlegter Formeln für Objektbezeichnung und Kürzel nun automatisch auf die maximal zulässige Länge gekürzt. In Kategorien können sich die Formeln für Objektbezeichnung und Kürzel jetzt auch auf die Platzhalter {Objektbezeichnung}, {Kuerzel}, {Bemerkungen} des Objekts beziehen. Bei neuen Objekten werden Bezeichnung und Kürzel als leer angenommen; beim Bearbeiten eines schon existierenden Objekts enthalten die Platzhalter die bisher schon erfassten Angaben. Wenn (z.B. bei einer VPN-Verbindung) die Netzwerkverbindung zum Datenbankserver abreißt, konnte bei der automatischen Übernahme gesendeter E-Mails und beim automatischen Export von Ansprechpartnern als Outlook-Kontakte ein Dialogfeld mit einer entsprechenden Fehlermeldung erscheinen. Das Dialogfeld erscheint nun nicht mehr; das Problem wird nur noch im Ereignisprotokoll festgehalten. Der Befehl Zugriffsrechte umsetzen und das Programm SetPermissions.exe entfernen nun - z.B. nach Änderung des Datentyps eines Merkmals - Werte aus Objekt- und Vorgangseigenschaften, die zum aktuellen Datentyp nicht gehören (z.B. die Zahl, wenn der Datentyp Text lautet).
15.09.2020	Korrigiert: In Objekt bearbeiten wurden Zeilenschaltungen in Objekt-Eigenschaften und -Bemerkungen im Übersichtsfeld der Eigenschaften nicht ausgegeben. In der PowerShell-Schnittstelle wurde der Wortlaut einer Meldung korrigiert. Neu: Automatische Speicherung von Vorgangs-Mails zurück in den Vorgangsordner nach dem Versand: Wenn Sie in einem Vorgang über den Befehl Neues Dokument... ein neues Dokument mit einer E-Mail-Vorlage (einer .msg-Datei) erzeugten, mussten Sie bisher darauf achten, die Datei zu speichern, bevor Sie sie senden, weil sonst die nur ursprünglich erzeugte Datei ohne Ihre Ergänzungen im Vorgangsordner stand. Auch wenn Sie speicherten, enthielt die Datei nicht die Angabe, dass und wann die Mail tatsächlich versandt wurde, und Sie konnten Sie nach dem Öffnen aus dem Vorgangsordner nicht direkt weiterleiten (weil Outlook sie als noch gar nicht versandt ansah). Wenn Sie Dateianlagen hinzufügten, mussten Sie die Datei auf jeden Fall nach dem Versand aus den gesendeten Objekten von Outlook zurück in den Vorgangsordner speichern, weil das Speichern nur in den Entwürfe-Ordner von Outlook, nicht aber in die Datei im Vorgangsordner erfolgte. Das ist jetzt vorbei! Wenn Sie nun eine E-Mail aus SF Ordnerplan im Vorgang erzeugen, können Sie sie beliebig bearbeiten einschl. Anlagen hinzufügen, und dann einfach "Senden". SF Ordnerplan kümmert sich um alles, in dem es den "Gesendete Objekte"-Ordner von Outlook überwacht und die Mail wenige Sekunden nach Versand automatisch in den Vorgangsordner zurückspeichert. Dabei wird das Dateidatum auf den Zeitpunkt des tatsächlichen Versands (laut Outlook) gesetzt, und die Datei wird schreibgeschützt. Sie können solcherart zurückgespeicherte Dateien öffnen und sehen, dass und wann sie gesendet wurden, und sie können sie weiterleiten. Durch den Schreibschutz wird die Weiterleitung zwar nicht in der Datei vermerkt, aber sie behält ihr ursprüngliches Versanddatum. Tipp: Dadurch kann es effizienter sein, Mails immer aus SF Ordnerplan heraus im Vorgangsordner zu erzeugen, wenn Sie sie im Vorgang speichern möchten. Sie können eine Mail auch an "keinen" Ansprechpartner senden und den oder die Empfänger erst in der Mail ausfüllen (insbesondere wenn Sie SF Ordnerplan-Ansprechpartner nach Outlook exportiert haben). Auf jeden Fall wird die gesendete Mail automatisch mit Schreibschutz im Vorgangsordner aktualisiert, sobald sie versandt wurde. Das kann schneller sein als Mails in Outlook zu erzeugen und danach durch Ziehen aus "Gesendete Objekte" in den Posteingang von SF Ordnerplan abzulegen. Das funktioniert auch, wenn Outlook oder SF Ordnerplan "zu früh" geschlossen wurden. SF Ordnerplan holt das Zurückspeichern versendeter Mails bei nächster Gelegenheit automatisch nach. Kurz also: Erzeugen Sie Mails durch Neues Dokument... in SF Ordnerplan, ergänzen und ändern Sie sie nach Belieben und versenden Sie sie einfach. SF Ordnerplan kümmert sich darum, die tatsächlich gesendete Mail wieder im Vorgang abzulegen. Kontinuierlicher Outlook-Export von Ansprechpartnern: Der Befehl Ansprechpartner nach Outlook exportieren... enthält im Schritt Optionen zwei neue Ankreuzfelder: Das Aktivieren von Schnell-Ergänzung (davon ausgehen, dass alle Outlook-Kontakte von SF Ordnerplan stammen) beim inkrementellen Export (also dem Export nur von Änderungen seit dem letzten Export) beschleunigt den Export für den Fall, dass Sie viele Kontakte in Outlook haben. Das Auslesen dieser Kontakte wird ausgelassen. Dadurch können Änderungen an Ansprechpartnern (z.B. eine geänderte Telefonnummer) und die Anlage neuer Ansprechpartner sehr schnell nach Outlook exportiert werden. Für neue Kontakte wird lediglich die Prüfung, ob vielleicht ein ähnlicher Kontakt in Outlook unabhängig von SF Ordnerplan bereits existiert und aktualisiert werden soll, ausgelassen. Neue Ansprechpartner werden immer als neue Kontakte in Outlook angelegt, auch wenn schon ähnliche Kontakte in Outlook existieren sollten (anders als bei ausgeschalteter Schnell-Ergänzung). Das Aktivieren von Outlook-Schnellergänzung automatisch durchführen, sofern Outlook läuft steuert das gleichnamige Feld in Extras, Optionen.... Wenn es aktiviert ist, werden von Ihnen selbst vorgenommene Änderungen an Ansprechpartnern nach 60 Sekunden und von anderen vorgenommene Änderungen nach 10 Minuten automatisch mit einer Schnell-Ergänzung an Outlook übertragen (die Zeiten sind von Administratoren in Extras, Optionen... einstellbar). Die automatische Schnell-Ergänzung setzt voraus, dass Sie mindestens ein Mal Ansprechpartner nach Outlook exportiert haben (nur so weiß SF Ordnerplan, welche Kategorien von Ansprechpartner es exportieren soll). Deshalb der Tipp: Führen Sie einmal einen vollständigen Export aus (mit oder ohne Löschen von gegenüber SF Ordnerplan "überzähliger" Kontakte in Outlook) und aktivieren Sie die Schnell-Ergänzung. Alle Änderungen und Hinzufügungen (nicht aber Löschungen) werden fortan automatisch in Outlooks Kontakte-Ordner exportiert, ohne dass Sie den Outlook-Export dazu manuell aufrufen müssten. Wenn Sie Löschungen oder das Inaktiv-Setzen von Ansprechpartnern in SF Ordnerplan nach Outlook übertragen möchten, oder wenn ein Administrator die Zuordnung von Daten in SF Ordnerplan zu Kontakt-Feldern in Outlook geändert hat, sollten Sie nach wie vor einen vollständigen Export durchführen. Der letzte Zeitpunkt der Übertragung jedes Ansprechpartner-Objekts nach Outlook wird nun ebenfalls (in Datei, Alle Dateien, Outlook-Kontakt-ID...) festgehalten, damit das im Zweifellsfall nachvollzogen werden kann. Verbessert: Der Assistent Objekt bearbeiten speichert Änderungen insbesondere bei Objekten mit vielen Eigenschaften, von denen nur wenige geändert werden, deutlich schneller. Wenn Sie in den Struktur- und Zusammenhangdiagrammen mit der Maus auf ein Element zeigen, bleibt der eingeblendete Hinweis mit den Details nun 30 anstatt nur 5 Sekunden eingeblendet. Aktivitäten in Bildschirmmasken und Ad-hoc-Abfragen sowie die Aktivitäten im Bericht Vorgänge verwenden jetzt für die Angaben zur Delegierung auch das neue Format für Stellen (Nachname, Vorname, dann die Stellenbezeichnung anstatt die Stellenbezeichnung zuerst). Dynamische Felder in Ad-hoc-Abfragen über Vorgänge (die die Vorgangseigenschaften ausgeben) sind nun klarer benannt und sortiert (nach der Bezeichnung der Prozesseigenschaft und nur im Fall einer Mehrdeutigkeit zusätzlich mit der Bezeichnung des betreffenden Merkmals bzw. der betreffenden Kategorie).
01.09.2020	Neu: Erweitertes Berechtigungssystem für Stammdaten-Kategorien Bisher schon konnten Kategorien aufeinander aufbauen (ein Kunde konnte z.B. auch automatisch immer ein Kontakt sein, aber eben zusätzlich eine Kundennummer haben). Die Basiskategorie (hier Kontakt) musste aber zwingend selber Berechtigungen haben. Ab diesem Programmstand können Sie Basiskategorien gänzlich ohne Berechtigungen sinnvoll verwenden, wenn andere Kategorien darauf aufbauen: Die betreffenden Objekte verhalten sich automatisch so, wie wenn die Berechtigungen der übergeordneten Kategorie auch der Basiskategorie zugeordnet wären. Dadurch kann man nun ganz einfach Basiskategorien mit Merkmalen, Formeln für Bezeichnung und Kürzel, Gültigkeitsregeln etc. ohne (!) Berechtigungen definieren und verschiedene (!) andere Kategorien darauf aufbauen lassen. Die übergeordneten Kategorien verwenden dann alle Merkmale etc. der Basiskategorie (ohne dass diese in jeder Kategorie einzeln angegeben werden müssten), und es gelten die ggf. verschiedenen (!) Berechtigungen der übergeordneten Kategorien. Beispiel: Eine Kategorie Kontakt definiert Merkmale für Ansprechpartner, hat aber selbst keine Berechtigungen. Das Team Bauabteilung hat Pflegerechte auf eine Kategorie Architekt, die auf Kontakt aufbaut. Das Team Buchhaltung hat Pflegerechte auf eine Kategorie Kunden, die ebenfalls auf Kontakt aufbaut und zusätzlich ein Merkmal Kundennummer enthält. So können die beiden Teams dieselben Merkmale etc. nutzen, ihre Objekte (Architekten bzw. Kunden) gegenseitig aber nicht sehen oder ändern. Wenn Kontakt um ein weiteres Merkmal ergänzt wird, ist das automatisch sowohl für Architekten als auch für Kunden verfügbar. Das funktioniert auch für komplexe Kategoriestrukturen mit mehrstufigen Kategorie-Hierarchien und gemischten Lese- und Pflegeberechtigungen. Sie können also z.B. von einem Objekt mit vielen Eigenschaften einige gar nicht sehen, einige nur lesen und einige ändern, wenn die Merkmale aus verschieden berechtigten Kategorien stammen, zu denen das Objekt gehört. Ebenso hat ein Objekt der Kategorie X, die auf Y aufbaut und die wiederum auf Z aufbaut, auch alle Merkmale von Z (über bis zu 100 Hierarchiestufen hinweg). Das erleichtert ganz erheblich die Mehrfach-Verwendung von Kategorie-Definitionen für Zwecke mit unterschiedlichen Berechtigungen. Wenn Sie vorhandene Kategorien in diesem Sinne ergänzen möchten, damit z.B. verschiedene Abteilungen getrennte Objektbestände der "selben" Kategorien führen können, sprechen Sie uns für einen effizienten und zuverlässigen Umbau am besten an. Für Administratoren gibt einen neuen Befehl Extras, Administration, Objektkategorien massenhaft ändern..., mit denen Objekte, die sich in bzw. nicht in bestimmten Kategorien befinden, automatisiert in andere Kategorien aufgenommen oder aus ihnen entfernt werden können. Das kann bei Umbauten der Kategoriestruktur nützlich sein. Verbessert: Stellen sind jetzt anstatt nur nach der Bezeichnung der Stelle zunächst nach dem Namen der Person sortiert, die die Stelle inne hat. Das erleichtert auch die Auswahl der richtigen Stelle z.B. beim Delegieren einer Aktivität an eine Stelle, weil man oftmals den Namen der gewünschten Person, nicht aber die genaue Stellenbezeichnung auswendig weiß. Im Posteingangsbuch werden die Ziel-Dateinamen auf 100 Zeichen gekürzt in der Datenübersicht als dritte Spalte angezeigt. Dadurch wird diese Spalte nicht extrem breit, nur weil ein einzelner Eintrag viele Dokumente mit langen Namen umfasste. Die vollständige Dateinamensliste ist nach wie vor als letzte Spalte sichtbar. Zusammenhang-Diagramme werden nun anfangs immer so skaliert, dass sie vollständig ins Fenster passen (vormals wurden sie je nach Größenverhältnissen auf die Fensterbreite skaliert und man sah das vollständige Diagramm erst nach Klick auf Höhe). Zusammenhang-Diagramme filtern Unter- und Folgevorgänge nun intelligenter, sodass bei komplexen Vorgangsbeziehungen oftmals übersichtlichere Diagramme erzeugt werden, weil vermutlich im Diagramm unerwünschte Vorgänge nicht aufgeführt werden. Auch wenn jemand nur Leserechte auf einen Vorgang besitzt, der von einem fremden Team angelegt wurde, wird dieses Team nun in Vorgang bearbeiten angezeigt (vormals erschien dieses Feld leer und man sah dort nicht, welches Team den Vorgang angelegt hatte). Die Trainings-Unterlagen wurden auf den aktuellen Programmstand aktualisiert.
31.07.2020	In den Assistenten Objekt bearbeiten und Vorgangsobjekte bearbeiten wurde das Feld für die Zusammenfassung der Objekteigenschaften verbessert: Die Eigenschaften werden mit Zwischenüberschriften je Kategorie (wie im Schritt mit den Objektdetails) strukturiert. Die Eigenschaftswerte selbst erscheinen in Fettschrift. Die Objekt-Bemerkungen erscheinen einheitlich in beiden Assistenten unterhalb der Eigenschaften. Die Assistenten Vorgang bearbeiten und Objekt bearbeiten wurden verbessert: Über die "..."-Schaltflächen können Sie nun auch hier die Kategoriezuordnung des betreffenden Objektes ändern. Felder mit Verweisen auf andere Objekte in Kategorien, die nicht als Viele Objekte erwartet markiert sind, zeigten bisher nur ein einfaches Aufklapp-Feld. Nun finden Sie rechts daneben die Schaltflächen zum Leeren, neu Anlegen eines Objekts und Bearbeiten des Objekts. Die Ende-Taste wählt nun das letzte Objekt der Liste und nicht wie vormals den Eintrag Neu zur Neuanlage eines Objekts. Felder mit mehrfach-Verweisen auf Objekte (z.B. das Feld Ansprechpartner), bei denen durch Klick auf "..." die Liste der gewählten Objekte erscheint, zeigen rechts oberhalb der Liste nun auch eine Extras-Schaltfläche. Damit können Sie gängige Befehle für solche Objekte direkt aus der Liste heraus aufrufen, z.B. Objekt bearbeiten oder Zusammenhang zeigen.
22.07.2020	Korrigiert: Wenn über den Posteingang zu einem vorhandenen Vorgang mit Unterordnern ein Folge- oder Untervorgang neu angelegt wurde, so wurden die Unterordnernamen des ursprünglichen Vorgangs angeboten, um die Dokumente in einem solchen Ordner im neu angelegten Vorgang abzulegen, obwohl der neue Vorgang die Unterordner ja gar nicht besaß. Die Unterordnernamen des Quellvorgangs werden nun nicht mehr als Ziel angeboten. Zum Löschen eines Objektes, insbesondere eines in mehreren Kategorien, genügen nun nicht mehr Pflegerechte auf mindestens eine der Objektkategorien. Zum Löschen eines Objektes müssen Benutzer nun Pflegerechte auf alle Objektkategorien des Objektes besitzen. Benutzer konnten bisher schon keine Objekte bearbeiten oder Objekteigenschaften sehen, wenn die Objekte nicht zu Kategorien gehörten, auf mindestens Leserechte erteilt wurden. Benutzer konnten aber alle Objektbezeichnungen und -kürzel sehen. Das war eine technische Voraussetzung zur Anlage neuer Objekte. Diese Voraussetzung ist nun nicht mehr nötig, sodass Benutzer von Objekten, die keiner Kategorie mit mindestens Leserechten angehören, auch keine Objektbezeichnungen und -kürzel mehr sehen können.
14.07.2020	Korrigiert: Die Übersichten Vorgänge und Objekte zeigten bei Filterung nach nur aktiven Elementen keine Elemente, die erst in der Zukunft inaktiv werden. Z.B. zeigte Objekte keine Objekte, die Sie jetzt schon ab 1. Januar des nächsten Jahres auf inaktiv eingestellt haben. Nun werden Vorgänge und Objekte danach gefiltert, ob sie heute aktiv sind. Neu: Kontextmenüs in allen Datenübersichten: In allen Datenübersichten (Vorgänge, Aktivitäten, Objekte, Posteingang und Prozesse) können Sie nun auf eine Zeile in der Trefferliste mit der rechten Maustaste klicken und alle relevanten Aktionen für den markierten Datensatz ausführen. Das ist für viele Szenarien nützlich: Sie können z.B. im Posteingangs-Assistenten beim Suchen des Zielvorgangs einen Vorgangsordner öffnen, den Vorgang oder seine Objekte bearbeiten oder seinen Zusammenhang zeigen. Auch beim Suchen nach Objekten, z.B. beim Zuordnen als Ansprechpartner eines Vorgangs, können Sie ein Objekt bearbeiten, seine Vorgänge oder seinen Zusammenhang anzeigen usw. Automatisches Aktualisieren des Arbeitsplatz-Fensters: Alle Register des Arbeitsplatz-Fensters mit Datenübersichten aktualisieren sich nun nach Änderungen, die Sie selbst vorgenommen haben, automatisch, sofern sie in der "zuletzt verwendet"-Ansicht (also ohne besondere Filterung) stehen. Es wurde große Sorgfalt darauf verwendet, dass das Arbeitsplatz-Fenster intelligent weiß, wann eine automatische Aktualisierung angebracht ist und wann nicht. Bei Bedarf können Sie die automatische Aktualisierung in Extras, Optionen... im Abschnitt Sonstiges über das Feld Arbeitsplatz-Fenster nach eigenen Änderungen automatisch aktualisieren deaktivieren. Verbessert: In Zusammenhang-Diagrammen wird in den Kästchen für Aktivitäten jetzt auch die zuständige Stelle bzw. Person angezeigt, anstatt nur im Tooltip-Fenster, das beim darauf Zeigen mit der Maus erscheint. Der für Administratoren verfügbare Befehl Zugriffsrechte umsetzen... und das Programm SetPermissions.exe löschen nun aktiv nicht mehr benötigte Active-Directory-Gruppen für nicht mehr existierende Stellen und Teams. Zusammenhang-Diagramme erscheinen nun schneller, vor allem wenn Sie eine langsame Netzwerkverbindung (z.B. in einem VPN) zwischen dem Rechner, der SF Ordnerplan ausführt, und dem Datenbankserver haben. Die Befehle Aktivitäten zum Vorgang zeigen, Objekte zum Vorgang zeigen und Vorgänge zum Objekt zeigen arbeiten nun ebenfalls vor allem über langsame Leitungen schneller.
20.06.2020	Korrigiert: Wenn im Ergebnis einer Ad-hoc-Abfrage per rechter Maustaste auf die ID eines Vorgangs, Objekts oder einer Aktivität der Befehl Zusammenhang zeigen gewählt wurde, erschien eine Fehlermeldung. Verbessert: Wenn Sie eine Datei ins SF Ordnerplan-Fenster ziehen, und darin bereits ein Dialogfeld geöffnet war (das Sie erst schließen müssen, bevor Sie etwas anderes in SF Ordnerplan tun können), erscheint der Posteingangsassistent wieder als Fenster über allen bereits geöffneten Dialogfeldern. Fensterposition- und Größe des Posteingangs-Fenster merkt sich SF Ordnerplan getrennt für die Fassung als Dialogfeld und die Fassung als normales Unterfenster. Beim Klick auf die Beschriftung eines Feldes für eine Vorgangs- oder Objekteigenschaft, die sich auf ein anderes Objekt bezieht, wird jetzt wie in anderen Feldern auch der komplette Feldinhalt markiert, sodass man ihn ggf. leicht in die Zwischenablage kopieren kann. Der Befehl Zugriffsrechte umsetzen lässt nach Fertigstellung (einstellbar über Extras, Optionen...) einen Signalton ertönen.
08.06.2020	Korrigiert: Wenn das Arbeitsplatz-Fenster mindestens ein Mal geöffnet war, bewirkten Mausklicks in Fenster innerhalb von SF Ordnerplan nicht mehr, dass die betreffenden Fenster in den Vordergrund kamen. Das ging nur noch durch Klick auf den Fensterrahmen, die Fensterliste unterhalb der Menüleiste oder das Fenster-Menü. Verbessert: Der Befehl Aktivitäten zum Vorgang setzt nun die Filter Aktivitäten anzeigen, Angelegt von und Delegierung auf egal und Nur mit diesem Status auf Nur aktive. Damit sehen Sie alle aktiven Aktivitäten des Vorgangs unabhängig davon, wen sie betreffen, wer sie anlegte, unabhängig vom Delegierungs-Status und unabhängig vom Feld Anzeigen erst ab. Wenn Sie Elemente in den Posteingang ziehen, mussten Sie bisher den Posteingangs-Assistenten abschließen oder abbrechen, bevor Sie etwas anderes in SF Ordnerplan tun konnten. Nun ist der Posteingang ein normales Unterfenster, und Sie können währenddessen andere Fenster verwenden. Hinweis: Nach wie vor können Sie zu einem Zeitpunkt nur einen einzigen Posteingangs-Assistenten verwenden. Das Ziehen von Elementen auf SF Ordnerplan, während bereits ein Posteingangs-Assistent aktiv ist, wird ignoriert. Die Assistenten Objekt anlegen und Objekt bearbeiten führen das Feld Bemerkungen nun gleich im Schritt Objekteigenschaften auf, in dem Sie auch die anderen Felder je nach Kategorie des Objekts ausfüllen. Nur wenn das Objekt nur zu Kategorien gehört, die gar keine Merkmale enthalten, erscheint das Feld Bemerkungen nach wie vor im Schritt Objektbezeichnung. Zusammenhang-Diagramme merken sich nun die von Ihnen zuletzt verwendete Ausrichtung (waagerecht, senkrecht oder sternförmig). Im Arbeitsplatz-Fenster in Prozesse finden Sie unter Extras den neuen Befehl Vorgänge des Prozesses als Bericht anzeigen... Der Befehl Zugriffsrechte umsetzen... (für Administratoren) findet sich ebenfalls unter Extras.
22.04.2020	Korrigiert: Auf einem System mit mehreren Prozessoren und bei vielen Vorgängen in Prozessen mit Gültigkeitsregeln konnten der Befehl Zugriffsrechte umsetzen bzw. das Programm SetPermissions.exe bei der Prüfung der Vorgänge auf Einhaltung der Gültigkeitsregeln mit einer Fehlermeldung abbrechen.
19.04.2020	Die Assistenten Vorgang bearbeiten, Objekt bearbeiten und Dokument anlegen arbeiten - insbesondere bei langsamer Verbindung zwischen Programm und Datenbankserver - erheblich schneller. Das macht sich insbesondere dann bemerkbar, wenn Sie SF Ordnerplan auf einem Gerät starten, dass über ein VPN mit dem Datenbankserver verbunden ist. Bei Terminalsitzungen mit schneller Verbindung zwischen Terminalserver und Datenbankserver ist der Effekt weniger stark bemerkbar, aber dennoch gehen weniger Datenbankbefehle zum Datenbankserver. Der Effekt ist um so stärker, je mehr Textfelder und Gültigkeitsregeln im jeweiligen Prozess bzw. den Objektkategorien definiert wurden. Die Beschreibungen über Datenübersichten etc. passen sich nun besser an den im Fenster zur Verfügung stehenden Platz an, sodass mehr Raum für die Trefferlisten und Felder bleibt. In Zusammenhang-Diagrammen werden die in den Kästen erscheinenden Bezeichnungen für die Tooltips (wenn Sie mit der Maus darauf zeigen) neu in Zeilen umbrochen und nutzen so die Breite des Tooltips besser aus. In Ad-hoc-Abfragen konnten Sie bisher für das Feld Nummer der Datei Vorgang bei Bedingungen keine automatische Berechnung oder Abfrage zu Laufzeit verwenden. Mit diesem Update ist das möglich.
27.03.2020	SF Ordnerplan 4.0 ist da: Das neue Arbeitsplatz-Fenster: Es vereint die bisherigen separaten Fenster für Vorgänge bearbeiten, Aktivitäten bearbeiten, Objekte bearbeiten, Zusammenhang zeigen, Posteingangsbuch anzeigen und Prozesse bearbeiten. Sie können nun praktisch die gesamte tägliche Arbeit in diesem einen Fenster erledigen und bequem zwischen den einzelnen Funktionen umschalten. Durch Farbcodierung sehen Sie immer sofort, in welchem Bereich Sie gerade arbeiten. Die Navigationsbefehle wie z.B. Aktivitäten zum Vorgang öffnen nun kein neues Fenster mehr, sondern wechseln nur im bereits aktiven Arbeitsplatz-Fenster in den jeweiligen Bereich. Unabhängig davon können Sie beliebig viele Arbeitsplatz-Fenster gleichzeitig öffnen, wenn Sie möchten. Beim Suchen eines Objekts einer bestimmten Kategorie gibt es ein neues Ankreuzfeld In anderen Kategorien suchen und die Kategorie ergänzen: Wenn Sie ein Objekt oder einen Vorgang bearbeiten, der sich auf Objekte bestimmter Kategorien bezieht, erlaubt es diese Option, Objekte aus anderen als der gesuchten Kategorie zu suchen, um sie zusätzlich in die benötigte Kategorie aufzunehmen. Wenn Sie ein Ansprechpartner-Objekt suchen, können Sie damit nicht-Ansprechpartner-Objekte suchen und zusätzlich ein eine oder mehrere als Ansprechpartner markierte Kategorien aufnehmen. Sie können im selben Assistenten auch gleich ggf. weitere Felder ausfüllen, die die jeweilige Kategorie anbietet oder benötigt. Durch diese Neuerung können Sie vermeiden, ein Objekt versehentlich neu anzulegen, obwohl es - nur in einer anderen Kategorie - bereits mit derselben Bezeichnung existiert. Viele nützliche kleinere Verbesserungen flossen in die einzelnen Bereiche ein: Vorgänge bearbeiten: Der neue Befehl Extras, Vorgangsobjekte anzeigen... wechselt im selben Arbeitsplatz-Fenster zu den Objekten und zeigt alle Objekte und Ansprechpartner des Vorgangs an (der Befehl Extras, Vorgangsobjekte bearbeiten... steht parallel dazu immer noch zur Verfügung) Aktivitäten bearbeiten: Es gibt einen neuen Befehl Aktivität vertagen..., der es besonders einfach macht, eine Aktivität auf einen der nächsten Tage, einen der Tage der nächsten zwei Wochen, um einige Wochen oder um ein oder zwei Jahre zu vertagen (er setzt dazu das Feld Anzeigen erst ab). Wenn Sie Aktivitäten im Feld Nur mit diesem Status nach Nur abgeschlossene filtern, erscheinen die Aktivitäten in absteigender Reihenfolge des Zeitpunkts ihrer Erledigung bzw. ihres Abbruchs. Dadurch können Sie leicht sehen, welches die zuletzt beendeten Aktivitäten sind, insbesondere auch bei Filterung nach delegierten Aktivitäten, um zu sehen, was schon erledigt ist. Objekte bearbeiten: Sie können nun nach einem Vorgang filtern, um Objekte und Ansprechpartner eines bestimmten Vorgangs anzuzeigen. Der Befehl Nach Outlook exportieren... steht hier direkt zur Verfügung. Prozesse bearbeiten: Die Befehle Struktur zeigen und (für Mitglieder der Rolle Administration) Zugriffsrechte umsetzen... stehen hier direkt zur Verfügung. Zusammenhang-Diagramme: Der neue Befehl Zurücksetzen setzt alle Filterfelder auf ihre Standardwerte zurück (die Ausrichtung Waagerecht/Senkrecht/Stern bleibt dabei unverändert). Sie können das angezeigte Diagramm außer mit der Schaltfläche Kopieren nun auch über den Menübefehl Bearbeiten, Kopieren bzw. mit in die Zwischenablage kopieren. Je nach markiertem Element finden Sie auch hier in Extras die Befehle Vorgangsobjekte anzeigen und Aktivität vertagen... Der Bericht Vorgänge hat einen neuen Parameter In Eigenschaftenübersichten auszublendende Eigenschaften ausgeben (standardmäßig deaktiviert). Damit können Sie, wie es im Bericht Objekte bereits möglich war, Eigenschaften zu Merkmalen mit aktiviertem Feld In Eigenschaftenübersichten ausblenden wahlweise ausgeben oder nicht ausgeben (weil sie z.B. vertrauliche Angaben enthalten). Dynamische Felder in Ad-hoc-Abfragen erweitern die Auswertungsmöglichkeiten und den Komfort beim Definieren von Ad-hoc-Abfragen: Dynamische Felder können Sie in Ad-hoc-Abfragen verwenden wie jedes andere Feld auch. Sie sind aber nicht fest vordefiniert, sondern werden automatisch aus den im jeweiligen SF Ordnerplan-Mandanten erfassten Daten gebildet. Der wichtige Punkt ist, dass dynamische Felder zu weiteren Spalten im Abfrageergebnis führen, anstatt zu weiteren Zeilen. Dynamische Felder erlauben es, tabellarische Darstellungen z.B. von Objekten und Vorgängen zu bilden, in denen die Objekt- bzw. Vorgangs-Eigenschaften spaltenweise in der Ausgabe erscheinen. Sie können die Felder uneingeschränkt zum Ausgeben, Sortieren, Filtern und in Live-Verknüpfungen zu Microsoft Office verwenden. Wenn Sie die Datei Objekt in einer Abfrage verwenden, finden Sie in der Feldliste automatisch folgende zusätzliche Felder: Felder namens Ist '[Kategorie]', wobei [Kategorie] für die Bezeichnung einer Kategorie steht. Für jede Kategorie wird ein ja/nein-Feld angeboten, das angibt, ob das gerade betrachtete Objekt in der jeweiligen Kategorie liegt oder nicht. Dadurch sind Abfragen wie "alle Objekte der Kategorie Kunde, die aber nicht gleichzeitig in der Kategorie Lieferant sind" leicht möglich, ebenso wie Listen von Objekten mit Angabe, in welchen Kategorien sie liegen (ohne pro Kategorie jeweils eine eigene Zeile zu erhalten). Felder namens '[Merkmal]', wobei [Merkmal] für die Bezeichnung eines Merkmals steht. Für jedes Merkmal wird ein Feld mit dem korrekten Datentyp (Text, Zahl, Datum usw.) angeboten, das die jeweilige Objekteigenschaft des gerade betrachteten Objekts als Spalte zur Verfügung stellt. Dadurch können Sie viel einfacher nach mehreren Objekteigenschaften filtern oder z.B. Listen von Objekten einer Kategorie mit allen relevanten Angaben (Spalte für Spalte) erstellen. Bei Merkmalen vom Datentyp Objektverweis finden Sie in der Dateiliste (links in Abfrage bearbeiten) auch Verweise zu den jeweils referenzierten Objekten. Beispiel: Wenn eine Kategorie Person ein Feld Arbeitgeber enthält, das auf ein Arbeitgeber-Objekt verweist, so können Sie zur Person auch alle Daten ihres Arbeitgebers auf dieselbe einfache Art auswerten. Wenn Sie die Datei Vorgang in einer Abfrage verwenden, finden Sie in der Feldliste automatisch folgende zusätzliche Felder: Felder wie '[Merkmal]' bzw. '[Merkmal]' ([Prozesseigenschaft]), wobei [Merkmal] für die Bezeichnung eines Merkmals und [Prozesseigenschaft] (falls Merkmal und Prozesseigenschaft nicht gleich heißen) für die Bezeichnung einer Prozess-Eigenschaft stehen. Bei Mehrfachfeldern wird nur das erste erfasste Element ausgegeben; die Bezeichnung ist dann um den Zusatz [1] ergänzt. Bei Mehrfacheigenschaften zusätzlich dasselbe Feld mit dem Zusatz Anzahl, das eine Zahl mit der Anzahl der in einer Mehrfacheigenschaft erfassten Einträge liefert. Bei Prozesseigenschaften für Kategorien bzw. für Merkmale vom Datentyp Objektverweis finden Sie in der Dateiliste (links in Abfrage bearbeiten) auch Verweise zu den jeweils referenzierten Objekten. Beispiel: Wenn eine Vorgang ein Feld Kunde enthält, das auf ein Kunden-Objekt verweist, so können Sie zum Vorgang auch alle Daten des Kunden auf dieselbe einfache Art auswerten. Wenn Sie die Datei Kategorie in einer Abfrage verwenden, finden Sie in der Feldliste automatisch folgende zusätzliche Felder: Felder wie Berechtigung für '[Team]' , wobei [Team] für die Bezeichnung eines Teams steht. Für jedes Team wird ein Auswahlfeld angeboten, dass angibt, ob das jeweilige Team für Objekte diese Kategorie keine Berechtigung, Lese- oder Pflegerechte innehat. Wenn Sie die Datei Stelle in einer Abfrage verwenden, finden Sie in der Feldliste automatisch folgende zusätzliche Felder: Felder wie in '[Team]', wobei * [Team]* für die Bezeichnung eines Teams steht. Für jedes Team wird ein ja/nein-Feld angeboten, dass angibt, ob die jeweilige Stellt Mitglied des jeweiligen Teams ist oder nicht.
03.03.2020	Neu: Assistent zum Umziehen eines Vorgangs ein einen anderen Prozess: In Vorgänge bearbeiten und Aktivitäten bearbeiten finden Sie unter Extras einen neuen Befehl Vorgang in einen anderen Prozess umziehen... Dabei werden die zum Vorgang gehörenden Vorgangseigenschaften, sofern zuzuordnen, entsprechenden Eigenschaften des neuen Prozesses zugewiesen. Das funktioniert auf die gleiche Weise wie das Erstellen eines Vorgangs aus einem vorhandenen heraus mit Übernahme der Eigenschaften. Ergänzung: Sie können den Befehl auch im Formular Vorgang unter Extras sowie in Ansicht, Übersichtsleiste sowie bei Verweisen auf Vorgänge in Ad-hoc-Abfragen per rechter Maustaste aufrufen (wie andere Befehle zu Vorgängen auch). In Zusammenhang zeigen finden Sie bei markiertem Objekt in Extras nun auch den Befehl Objekt löschen. Die neuen Memo-Felder vom letzten Update werden nun auch von der SF Ordnerplan-PowerShell-Schnittstelle uneingeschränkt unterstützt, sodass Memo-Daten auch per Skript komfortabel gelesen und geschrieben werden können. Der Posteingangs-Assistent ist robuster geworden für den Fall, dass einige, aber nicht alle der Dateien, die Sie aus dem Explorer in SF Ordnerplan ziehen, nicht lesbar sind (z.B. weil sie in Benutzung sind). Die Lesbarkeit der Dateien wird jetzt gleich im ersten Schritt geprüft.
24.02.2020	Neu: Memo-Felder Merkmale kennen einen neuen Datentyp Memo (langer Text). In solche Felder können Sie bis zu einer Million Zeichen (genauer: 1.024 * 1.024 = 1.048.576 Zeichen) speichern, incl. Zeilenschaltungen und Tab-Zeichen. Das ist nützlich für umfangreiche Texte als Eigenschaften von Objekten oder Vorgängen, etwa zum Aufbau von Wissens-Datenbanken. Sie können beim Merkmal angeben, wie viele Zeilen hoch ein solches Feld in Objekt bearbeiten bzw. Vorgang bearbeiten erscheinen soll. Sie können in Extras, Optionen..., Objekte die neue Option Skalierung der Schriftart für Memo-Felder (nach Neustart) verwenden, um einen anderen Prozentsatz als 100 einzugeben. Der Eintrag 120 würde die Schrift von Memo-Feldern also um 20% vergrößern. Diese Option wirkt für Objekt bearbeiten und Vorgang bearbeiten sofort; für die Daten-Masken Objekt und Vorgang erst nach dem nächsten Neustart von SF Ordnerplan. Durch die Verwendung dieser Option sind solche langen Texte am Bildschirm evtl. leichter lesbar. Sie können Memo-Felder wie von anderen Feldarten gewohnt sowohl bei Kategorie-Eigenschaften für Objekte als auch bei Prozess-Eigenschaften für Vorgänge verwenden. Details: Der Inhalt von Memo-Feldern wird wie folgt in den Suchindex aufgenommen, der von Objekte bearbeiten bzw. Vorgänge bearbeiten verwendet wird: Die ersten 432 Zeichen nach Ersetzen von Zeilenschaltungen und Tabs durch Leerschritte und Ersetzen mehrfacher durch einfacher Leerschritte wird ins Feld Text von Objekt- bzw. Vorgangs-Eigenschaften und damit in den Suchindex übernommen. Verwenden Sie ggf. die Option Begriffe nicht nur am Anfang, sondern auch in der Mitte suchen (langsamer) oder Platzhalter wie * und ?. Über Ad-hoc-Abfragen oder die Suche nach Objekt- oder Vorgangs-Eigenschaften können Sie bei Bedarf das gesamte Memo-Feld zur Suche heranziehen. Die Inhalte von Memo-Feldern können vollständig in Platzhalter von Dokumentvorlagen für Microsoft Word, den Textkörper von Nur-Text- und HTML-E-Mails für Microsoft Outlook sowie Dokumentvorlagen für unformatierten Textdateien übernommen werden. Platzhalter in Microsoft Excel-Vorlagen sind an die Excel-Beschränkungen der maximal möglichen Zeichenanzahl in einer Zelle gebunden. In aktuelle Versionen von Microsoft Excel werden deshalb ggf. nur die ersten 32.767 Zeichen eines Memo-Feldes übernommen. In den Berichten Objekte und Vorgänge werden die Objekt- bzw. Vorgangs-Eigenschaften von Memo-Feldern ggf. nach einigen Druckseiten gekürzt. Im Abschnitt Historie dieser Berichte werden Änderungen an Memo-Felder nur über die ersten 432 Zeichen (wie oben beim Suchindex beschrieben) ausgegeben. Verbessert: Der Bericht Vorgänge listet offene Aktivitäten zu Vorgängen nun ebenfalls mit den Kennzeichen » (in wenigen Minuten zu erledigen) bzw. ! (dringend) auf und sortiert die Aktivitäten sofern sinnvoll so, wie sie auch in Aktivitäten bearbeiten erscheinen. Der Befehl Zugriffsrechte umsetzen bzw. die Ausführung von SetPermissions.exe protokollieren nun auch Objekte und Vorgänge mit nicht ausgefüllten Pflichtfeldern, z.B. wenn ein Feld nachträglich als Pflichtfeld deklariert wurde. Ad-hoc-Abfragen: In Ad-hoc-Abfragen sehen die berechneten Felder Fehlende Pflichteigenschaften und Hat fehlende Pflichteigenschaften der Dateien Objekt und Vorgang neu hinzugefügte Ja/Nein-Merkmale, die noch nie mit einem Wert befüllt wurden, nicht mehr als fehlende Pflichteigenschaften an (die betreffenden Ankreuzfelder sind ja standardmäßig einfach ausgeschaltet, gelten aber als mit "nein" ausgefüllt). In Ad-hoc-Abfragen stehen in der Dateien Objekt neue Felder Fehlende Pflichteigenschaften: Merkmal (mit einem Verweis auf das nicht ausgefüllte Pflicht-Merkmal eines Objekts) und Fehlende Pflichteigenschaften: Merkmalsbezeichnung (enthält die Bezeichnung des nicht ausgefüllten Pflicht-Merkmals als Text) zur Verfügung. Dadurch kann man Ad-hoc-Abfragen erstellen, die nicht nur melden, dass Objekte fehlende Pflichteigenschaften haben, sondern auch welche Merkmale genau fehlen. Ebenso stehen in Ad-hoc-Abfragen in der Datei Vorgang neue Felder Fehlende Pflichteigenschaften: Prozesseigenschaft (mit einem Verweis auf die nicht ausgefüllte Pflicht-Prozess-Eigenschaft eines Vorgangs) und Fehlende Pflichteigenschaften: Prozesseigenschaft-Bezeichnung (enthält die Bezeichnung der nicht ausgefüllten Pflicht-Prozess-Eigenschaft als Text) zur Verfügung. Dadurch kann man Ad-hoc-Abfragen erstellen, die nicht nur melden, dass ein Vorgänge fehlende Pflichteigenschaften haben, sondern auch welche Prozess-Eigenschaften genau fehlen.
19.01.2020	Verbessert: Auch in Posteingangsbuch sichten sind nun alle relevanten Befehle für Vorgänge verfügbar, sofern der markierte Posteingang zu einem Vorgang führte, also z.B. Vorgang bearbeiten, Anrufen etc. In Aktivitäten bearbeiten findet sich in Extras der Befehl Alle Aktivitäten des Vorgangs zeigen. Wenn Sie eine Aktivität eines Vorgangs markiert haben, können Sie damit schnell eine Übersicht auch über alle anderen Aktivitäten zum selben Vorgang erhalten. In Objekte bearbeiten liegt der Befehl Anrufen jetzt links vor Bearbeiten, um dieselbe Reihenfolge wie in Vorgänge bearbeiten und Aktivitäten bearbeiten zu bieten. In Zusammenhang zeigen steht in Extras nun der Befehl Als Bericht anzeigen... zur Verfügung, der zum jeweiligen Bericht führt, wenn Sie einen Vorgang, eine Aktivität, ein Objekt, einen Prozess oder eine Kategorie markiert haben. Verbessert für Administratoren: Im Befehl Zugriffsrechte umsetzen ist das Ankreuzfeld Zugriffsrechte im Speichersystem setzen durch ein Auswahlfeld ersetzt: Das Feld bietet folgende Auswahlen: Nein setzt die Zugriffsrechte nicht um (wie vormals bei ausgeschaltetem Ankreuzfeld). Zwangsweise setzt die Zugriffsrechte für alle Ordner ohne vorherige Prüfung um (wie vormals bei eingeschaltetem Ankreuzfeld). Schnellprüfung ist die neue Standardeinstellung. Sie setzt Rechte in einem Ordner nur dann, wenn sie nicht im Ordner selbst schon korrekt gesetzt waren. Das geht typischerweise um ein Vielfaches schneller als zwangsweise (40 - 50 x so schnell bei großen Ablagestrukturen ist durchaus möglich). Dadurch können Administratoren geringfügige Änderungen an Berechtigungen (z.B. nur Rechte an einem einzelnen Prozess oder für einen einzelnen Vorgang) viel schneller umsetzen als vormals. Zwangsweise steht immer noch zur Verfügung, um sicherzustellen, dass eventuell durch Verschieben oder manuelle Eingriffe von Administratoren falsch auf Dateien oder Unterordner von Vorgängen vererbte Berechtigungen auf jeden Fall korrigiert werden. Der meist nächtlich ausgeführte Befehl SetPermissions.exe verwendet nach wie vor das zwangsweise Setzen von Berechtigungen. Während des Setzens der Zugriffsrechte im Speichersystem wirkt die Abbrechen-Schaltfläche jetzt schneller als vormals, weil sie nach jedem Prozess und jedem Vorgang geprüft wird (vormals nur nach jedem Team). Die Zeitschätzung beim Setzen der Zugriffsrechte im Speichersystem ist realistischer geworden, weil jetzt die Anzahl der Vorgänge je Team und Prozess eingeht und nicht wie vormals nur die Anzahl der Teams.
08.01.2020	Korrigiert: Das Update vom 05.01.2020 ließ sich nicht auf alten Versionen von Microsoft SQL Server (z.B. SQL Server 2008 R2) installieren.
05.01.2020	Neu: Bericht Objekte Dieser Bericht gibt Stammdaten-Objekte nach verschiedenen Kriterien gefiltert aus. Das umfasst je nach Wunsch auch die Änderungshistorie des Objektes. Sie können den Bericht vom Aufgabenblatt im Kasten Auswertungen, im Extras-Menü sowie in Extras der Übersicht Objekte bearbeiten aufrufen. Im Formular Objekt gibt es eine neue Registerkarte Überblick, die den Bericht für das gewählte Objekt enthält. Verbessert: Der Bericht Vorgänge stellt die auf Wunsch ausgebbare Historie des Vorgangs jetzt viel schneller, übersichtlicher und leichter verständlich dar als vormals. Außerdem können Sie wählen, ob Sie nur die allgemeinen Änderungen, die Änderungen an Aktivitäten zum Vorgang oder beides ausgeben möchten. In den Berichten Prozesse und Kategorien erscheint das aufklappbare Inhaltsverzeichnis links nicht mehr, wenn eh nur eine einzige Kategorie oder ein einziger Prozess ohne Unterprozesse ausgegeben wird. Das Exportieren von Ansprechpartnern nach Microsoft Outlook liest jetzt die existierenden Kontakte von Outlook sowie die zu exportierenden Ansprechpartner von SF Ordnerplan gleichzeitig ein. Das bringt insbesondere bei hunderten oder tausenden zu exportierender Kontakte eine erhebliche Beschleunigung. Wenn Sie in der Übersicht Aktivitäten bearbeiten eine Aktivität bearbeiten, gibt es darin eine neue wählbare Option, anstatt der Aktivität den Vorgang selbst zu bearbeiten. Das erspart Klicks, wenn Sie Extras, Vorgang bearbeiten... wählen wollten, aber versehentlich die Aktivität bearbeiten. Das in Ad-hoc-Abfragen auswertbare Feld Aktueller Benutzer darf Vorgang pflegen berücksichtigt jetzt außer den Berechtigungen auf die Prozesse auch die dazu erfassbaren zusätzlichen Prozessberechtigungen sowie die bei Vorgängen erfassbaren zusätzlichen Vorgangsberechtigungen.
27.12.2019	Verbessert: In Datenübersichten wie z.B. * Vorgänge bearbeiten* konnten Sie bisher schon mit Strg+↑ bzw. Strg+↓ auch dann die markierte Zeile in der Trefferliste ändern, wenn die Markierung im Suchtext-Feld stand. Jetzt können Sie dort mit Strg+Bild↑ bzw. Strg+Bild↓ auch den ersten bzw. letzten Eintrag markieren. Verbessert: Die Funktion Zusammenführen mit anderem Objekt funktioniert jetzt auch für normale Benutzer, nicht nur für Administratoren, sofern die Berechtigungen auf die jeweiligen Objektkategorien ausreichen. Verbessert: Der Export von Ansprechpartner-Objekten nach Microsoft Outlook exportiert jetzt nur noch aktive Objekte und betrachtet inaktive bereits exportierte als (falls gewünscht) zu löschen. Verbessert: Zusammenhang zeigen funktioniert jetzt auch von einem Objekt aus, das zu einer Kategorie gehört, die in Zusammenhang-Diagrammen ausgeblendet werden soll. Das Objekt dann trotzdem angezeigt. Verbessert: Im Bericht Vorgänge werden die Eigenschaften und Berechtigungen nun in größerer Schrift dargestellt und die Bezeichnungen davor in kleinerer Schrift (vormals war es umgekehrt), um die Lesbarkeit zu verbessern.
01.12.2019	Korrigiert: Die zum Ausfüllen von Dokumenten bereitstehenden Platzhalter von Vorgängen verwendeten immer den Platzhalter des jeweiligen Merkmals, anstatt vorranging die Bezeichnung der Prozess-Eigenschaft bzw. deren ggf. ausgefüllten abweichenden Platzhalter. Das Problem trat zu Tage, wenn die Prozess-Eigenschaft eine andere Bezeichnung trug als der Platzhalter des betreffenden Merkmals. Neu: Der Bericht Kategorien gibt die Stammdaten-Kategorien so knapp oder ausführlich und gefiltert wie Sie möchten aus, ähnlich wie der bereits existierende Bericht Prozesse. Verbessert: Die Bemerkungen-Felder von Objekt und Vorgang wurden von max. 1.000 auf nun max. 4.000 Zeichen vergrößert. Verbessert: Aus Objekten gebildete Platzhalter enthalten nun auch ausdrücklich Bezeichnung, Kürzel und Bemerkungen von referenzierten anderen Objekten.
04.11.2019	Wenn im Posteingangs-Assistent die Zuordnung der Dokumente zu einem Vorgang an jemand anderes delegiert wurde, wurde dafür auch ein Eintrag im Posteingangsbuch erstellt. Ab dieser Version wird ein weiterer Eintrag im Posteingangsbuch erstellt, wenn die Dokumente nach der Delegierung tatsächlich in einem Vorgang abgelehnt werden. Wenn bei der Suche nach einem Objekt das Feld Neues Objekt anlegen aktiviert und anschließend eine Eingabe im Feld Suchtext vorgenommen wird, wird Neues Objekt anlegen automatisch wieder deaktiviert. Bei Objekten steht für berechnete Merkmale, Formeln für Bezeichnung und Kürzel von Kategorien sowie Formeln für Gültigkeitsregeln auch das Feld Bemerkungen in einem Platzhalter {Bemerkungen} zur Verfügung.
07.10.2019	In den Prozess-Eigenschaften gibt es ein neues Ankreuzfeld Bei Folge-/Untervorgängen nicht übernehmen. Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird die jeweilige Prozesseigenschaft in Folge- oder Untervorgängen nicht vom existierenden Vorgang übernommen und als Vorschlag ausgefüllt (es zählt die Einstellung des Feldes in den Prozesseigenschaften des Prozesses des neu anzulegenden Folge- oder Untervorgangs). Das Feld Zusatzbezeichnung von Vorgängen (das suchbar ist und zur Vorgangsbezeichnung beiträgt) erscheint nun unterhalb der Zwischenüberschrift Zusatzangaben, direkt über dem Feld Zusatzinfo (das suchbar ist, aber nicht zur Vorgangsbezeichnung beiträgt). Vormals erschien es direkt über dieser Zwischenüberschrift nach allen Feldern laut Prozesseigenschaften, und deshalb mitunter unter einer nicht passenden Zwischenüberschrift. Analog zum Bericht Prozesse zeigt auch der Bericht Vorgänge standardmäßig (aber aktivierbar) Platzhalter nicht mehr an (sie sind nützlicher und incl. aller Objekthierarchien vollständig über die Funktion Platzhalter anzeigen... erreichbar). Die Felder für Formeln (für Bezeichnung und Kürzel bei Kategorien, Gültigkeitsregeln bei Kategorien und Prozessen sowie berechneten Merkmalen) wurden vergrößert. Außerdem gibt es in * Extras, Optionen...* eine neue Option Skalierung der Schriftart für Formeln (nach Neustart), dass Sie auf Wunsch vom Standardwert 100% z.B. auf 120% ändern können, um die Formeln in einer entsprechend größeren Schriftart anzuzeigen. Das erleichtert die Eingabe langer Formeln.
15.09.2019	Neu: Frei definierbare Gültigkeitsregeln für Prozesse und Kategorien Im Formular Prozess finden Sie einen neue Registerkarte Gültigkeitsregeln. Darin können Sie Formeln eingeben, die Fehler- und/oder Warnmeldungen ausgeben, wenn beim Anlegen oder Bearbeiten eines Vorgangs die erfassten Vorgangseigenschaften bestimmte Bedingungen (nicht) erfüllen. Im Formular Kategorie finden Sie eine gleichartige Registerkarte Gültigkeitsregeln für die Prüfung von Objekteigenschaften beim Anlegen oder Bearbeiten eines Objekts. Fehlermeldungen verhindern die weitere Erfassung, Warnmeldungen können vom Benutzer akzeptiert und damit übergangen werden. In den Formeln können Sie auf die Platzhalter für Vorgangs- bzw. Objekteigenschaften zugreifen, die direkt zum jeweiligen Vorgang bzw. Objekt gehören (nicht aber auf indirekte Eigenschaften von Objekten, auf die in den Eigenschaften verwiesen werden, und nicht auf berechnete Merkmale). In Prozess-Gültigkeitsregeln können Sie außerdem auf die Platzhalter {Vorgang_Bezeichnung}, {Vorgang_BezeichnungOhneDatum}, {Vorgang_Zusatzinfo}, {Vorgang_Zusatzbezeichnung}, {Vorgang_Bemerkungen}, {VorgangsAbschlussgrund_Bezeichnung} zugreifen. In Kategorie-Gültigkeitsregeln können Sie zusätzlich die Platzhalter {Objektbezeichnung}, {Kuerzel} zugreifen. Weitere Informationen und Tipps zum Einsatz finden Sie in den aktualisierten Trainingsunterlagen im Downloadbereich. Der Befehl Zugriffsrechte umsetzen prüft standardmäßig (abschaltbar) alle Vorgänge und Objekte auf die Einhaltung aller so definierten Gültigkeitsregeln. SetPermissions.exe prüft alle Fehlermeldungs-Regeln, nicht aber Warnungs-Regeln. Der Bericht Prozesse gibt standardmäßig auch die Prozess-Gültigkeitsregeln aus. Verbessert in Formeln für berechnete Merkmale sowie Prozess- und Kategorie-Gültigkeitsregeln: Die Operatoren = (Test auf Gleichheit) und # (Test auf Ungleichheit) können Sie nun auch für Wahrheitswerte verwenden, z.B. in einem Ausdruck wie ({Merkmal 1} = "") # ({Merkmal 2} = ""), der Ja liefern würde, wenn von Merkmal 1 und 2 genau eines ausgefüllt ist. Es gibt eine neue Funktion Identisch, die prüft, ob alle (mindestens zwei) als Argumente übergebenen Wahrheitswerte gleich (also alle Ja oder alle Nein) sind. Beispielsweise prüft Identisch({Merkmal 1} = "", {Merkmal 2} = "", {Merkmal 3} = ""), ob die Merkmale 1 - 3 alle ausgefüllt oder alle leer sind. Es gibt einen neuen Operator Entspricht, der ähnlich dem Operator Wie prüft, ob ein Text einem bestimmten Muster entspricht. Während Wie die Platzhalter * und ? unterstützt, verwendet das Muster von Entspricht reguläre Ausdrücke und bietet damit äußerst mächtige Mustervergleiche. Z.B. würde {Merkmal} Entspricht "^\d{5}$" prüfen, ob das Merkmal aus genau 5 Ziffern besteht. Der Bericht Prozesse gibt den Bereich Platzhalter standardmäßig nicht mehr aus (aber bei Bedarf). Typischerweise ist der Befehl Platzhalter anzeigen... nützlicher, weil dort für einen Vorgang alle Platzhalter mit Inhalt ausgegeben werden, einschließlich berechneter Merkmale und Eigenschaften von Objekten, auf die verwiesen wird.
07.09.2019	Erweiterungen bei Text-Merkmalen: Merkmale vom Typ Text können nun bis zu 432 Zeichen lang definiert werden. Außerdem können Sie im neuen Feld Text: Zeilenanzahl für Anzeige eine Zahl größer als 1 eintragen, um folgendes zu bewirken: Die Eingabefelder werden entsprechend höher dargestellt und erhalten eine senkrechte Bildlaufleiste. Sie können in den Textfeldern Tab drücken, um ein Tabulatorzeichen einzugeben. Sie können in den Textfeldern die Eingabetaste drücken, um neue Zeilen zu beginnen. Die Objekteigenschaften, Vorgangseigenschaften und Suchindices wurden ebenfalls entsprechend auf max. 432 Zeichen erweitert. In Zusammenhang-Diagrammen können Sie nun auch die Teams von Prozessen anzeigen lassen und nach diesen filtern.
02.09.2019	Verbessert: Im Bericht Vorgänge erscheint bei Mehrfach-Eigenschaften und mehreren Ansprechpartnern die Bezeichnung der jeweiligen Eigenschaft nur noch beim jeweils ersten Eintrag und nicht vor jedem wiederholt. Zusammenhang-Diagramme: Wenn Sie das Diagramm ausgehend von einem inaktiven Objekt oder Vorgang oder einer inaktiven Aktivität erstellen und Nur heute aktive Elemente einschalten, blieb das Diagramm vormals leer. Jetzt werden die aktiven Element um das inaktive Startelement dennoch dargestellt. Die Bezeichnung von Aktivitäten im Diagramm wird nun wie in Aktivitäten bearbeiten mit einem "!" für dringende und "»" für in wenigen Minuten zu erledigende Aktivitäten gekennzeichnet.
19.08.2019	Korrigiert: Seit Programmstand 30.07.2019 brach SetPermissions.exe das Setzen der Zugriffsrechte im Ziel-Ablagesystem je Team öfters und vor allem auf Mehrprozessor-Maschinen mit einer Fehlermeldung ab. Verbessert in Strukturdiagrammen und Zusammenhang zeigen-Diagrammen: Text in den Kästchen wird nun nach tatsächlicher Schriftbreite (vormals nach 20 Zeichen je Zeile) und auch nach Schrägstrichen und Bindestrichen umgebrochen. Das Mausrad steuert nun schnell und komfortabel die Zoomstufe. Durch drücken und ziehen mit der Maus können Sie das Diagramm verschieben. Diagramme können nun auch im Layout Stern in die Zwischenablage kopiert werden.
07.08.2019	Korrigiert: Je nachdem, wie (genau) mehrere Dateianlagen einer einzelnen E-Mail markiert wurden, bevor sie in den Posteingang gezogen werden, konnten einige davon mit dem Zeitstempel von "jetzt" anstatt mit dem der E-Mail abgelegt werden. Verbessert: E-Mails und Dateianlagen von E-Mails, die über den Posteingang in einen Vorgangsordner gespeichert werden, werden dort schreibgeschützt gespeichert. Das hängt vom jeweiligen Ablage-Provider ab. Die Ablage auf einem Fileserver unterstützt das. Motivation 1: Das schützt abgelegte E-Mails und vor allem Dateianlagen vor versehentlicher Änderung. Sie können bei Bedarf aber über die Eigenschaften der Datei den Schreibschutz leicht entfernen. Motivation 2: Dadurch wird auch folgendes Detailproblem verhindert: Wenn eine nicht schreibgeschützte E-Mail (eine .msg-Datei) im Vorgangsordner geöffnet und auf sie geantwortet wurde, vermerkt Outlook die Tatsache, dass Sie auf die Mail geantwortet haben, in der gespeicherten E-Mail-Datei, und die bekommt dadurch einen neuen Zeitstempel (vom Antwort-Zeitpunkt). Wenn Sie danach die gesendete Antwort-Mail aus Outlook über den Posteingang in den Vorgang speicherten, hatte die oft einen Zeitstempel wenige Sekunden vor dem der ursprünglichen Mail. Wenn der Vorgangsordner nach Änderungszeitpunkt sortiert angezeigt wurde, erschien die Antwortmail deshalb mitunter vor der Mail, auf die geantwortet wurde. Durch den Schreibschutz kann Outlook in der gespeicherten ursprünglichen Mail zwar nicht mehr vermerken, dass eine Antwort erfolgt ist, aber sie behält ihren Zeitstempel (ihr Sende-/Empfangsdatum). Möglicherweise möchte Ihre EDV-Abteilung alle bereits abgelegten .msg-Dateien mit folgendem PowerShell-Statement nachträglich mit Schreibschutz versehen (Hinweis: Dieser Befehl dient nur als Beispiel, ist an die aktuelle Umgebung anzupassen, und wird ohne Gewährleistung als Beispiel gegeben): Get-ChildItem O:\ -Recurse -File -Filter .msg \| Where-Object {-not $_.IsReadOnly} \| Set-ItemProperty -Name IsReadOnly -Value $true* Verbessert: Die PowerShell-Schnittstellen akzeptieren bei den Befehlen zum Speichern eines Dokuments in einem Vorgang einen Schalter -SaveAsReadOnly. Wenn der gesetzt ist, wir die jeweilige Datei mit Schreibschutz im Vorgangsordner gespeichert (abhängig vom Ablage-Provider).
30.07.2019	Verbessert: E-Mails und Anlagen, die von Microsoft Outlook in den Posteingang gezogen werden, werden mit dem Datum und der Uhrzeit des Versands bzw. Empfangs im Vorgangsordner gespeichert. Vormals trugen die abgelegten Dateien immer den Zeitpunkt des Speicherns, auch wenn die Mail z.B. vom Vortag stammte. Verbessert in Zusammenhang-Diagrammen: Unabhängig davon, wie viele Ebenen Sie (ausgehend vom Start-Vorgang/-Objekt/-Aktivität) anzeigen lassen, werden beim Anzeigen von Prozessen und/oder Kategorien sowie den entsprechenden Hierarchien diese immer vollständig angezeigt. Vormals richteten sich auch diese Elemente nach der maximalen Anzahl auszugebender Elemente. Wenn Sie von einer Aktivität zu einem Vorgang ausgehend den Zusammenhang anzeigen lassen und Vorgänge nicht mehr anzeigen lassen, bleibt der Vorgang, zu dem die Aktivität gehört, dennoch angezeigt. Vormals wurde in diesem Fall nur die Aktivität ohne jeden Zusammenhang dargestellt. SetPermissions.exe prüft nun, ob der angemeldete Benutzer Mitglied der Rolle Administration ist und beendet sich andernfalls sofort mit einer entsprechenden Meldung.
23.07.2019	In den Assistenten Objekt bearbeiten und Vorgang bearbeiten sind die "..."-Schaltflächen neben Verweisen auf Stammdatenobjekte jetzt deaktiviert, wenn das jeweilige Feld nicht ausgefüllt ist (vorher waren diese Schaltflächen aktiviert, aber bei leerem Feld wirkungslos). In Aktivitäten bearbeiten wird die Spalte mit der Vorgangsnummer vor den Bemerkungen angezeigt. In Vorgänge bearbeiten, Aktivitäten bearbeiten, den Datenbankmasken für Vorgänge und Aktivitäten und per im Kontextmenü (rechte Maustaste) in Ansicht, Übersichtsleiste bei Vorgängen und Aktivitäten gibt es je einen neuen Befehl Vorgang als Bericht anzeigen... und Prozess als Bericht anzeigen..., der den jeweiligen Bericht anzeigt und vorher gewünschte Parameter einstellen lässt. So können Sie schnell zu einem konfigurierbaren und ausdruckbaren Bericht über den betreffenden Vorgang bzw. Prozess gelangen.
20.07.2019	Im Assistenten Aktivität bearbeiten können Sie nun bei der Auswahl der Aktion zwei neue Ankreuzfelder Danach den Vorgangsordner öffnen und/oder Danach die Vorgangseigenschaften bearbeiten verwenden, um nach dem Fertigstellen des Assistenten gleich den Vorgangsordner zu öffnen und/oder den Vorgang zu bearbeiten (z.B. um den nach dem Fertigstellen einer Aktivität auch gleich abzuschließen). In Ad-hoc-Abfragen konnten Sie beim Bearbeiten schon lange die Spaltenreihenfolge durch Ziehen der Spaltenüberschriften in der Ergebnisvorschau einstellen. Seit diesem Programmstand ist die neue Spaltenreihenfolge Teil der Abfragedefinition und wird mit gespeichert, bleibt also dauerhaft erhalten. Auf diese Art können Sie auch einstellen, in welcher Reihenfolge nach mehreren Spalten sortiert werden soll (sortiert werden immer Spalten von links nach rechts). Um die Änderungen zurückzusetzen, gibt es einen neuen Befehl Optionen, Spaltenreihenfolge zurücksetzen .
21.06.2019	Weiterentwicklung der Aktivitäten: Aus der Erfahrung mit hunderten von Aktivitäten und vielen gleichzeitig offenen wurden Verbesserungen vorgenommen, damit die Filterung und Reihenfolge von Aktivitäten in Aktivitäten bearbeiten mit hoher Wahrscheinlichkeit die ist, nach der Sie die Aktivitäten auch tatsächlich erledigen wollen. Das beste aus bekannten Methodiken wie Getting Things Done und dem Eisenhower-Prinzip ist nun in SF Ordnerplan-Aktivitäten eingebaut und wurde umfangreichen Praxistests unterzogen: Das bisherige Feld Geplantes Datum ist in Anzeigen erst ab umbenannt worden und hat eine andere Bedeutung als bisher bekommen: Die Erfahrung zeigt, dass viele Aktivitäten aus einer ganzen Reihe von Gründen gar nicht am geplanten Datum tatsächlich durchgeführt werden können, z.B. Zeitmangel oder die schiere Anzahl. Das Feld wurde oft dazu verwendet, "heute" einzutragen, um eine Dringlichkeit zu notieren, weil nach diesem Datum sortiert wurde. Die bisherige Bedeutung von "ich will das an diesem Tag erledigen" ist geändert in "ich will diese Aktivität vor diesem Datum * nicht* angezeigt bekommen", weil ich sie vorher sowieso nicht erledigen kann oder weil sie erst dann relevant wird. Das Feld Anzeigen erst ab hat nun nur noch eine Auswirkung auf die Filterung, ob eine Aktivitäten angezeigt wird, nicht aber mehr, in welcher Reihenfolge sie erscheint. Aktivitäten ohne einen Eintrag in Anzeigen erst ab werden immer angezeigt (früher wurden die z.B. bei Filterung nach nur aktive für heute nicht angezeigt). Das bisherige Feld Geplante Uhrzeit entfällt ersatzlos: Ebenfalls aus der Erfahrung mit Aktivitäten lässt sich sagen: Aktivitäten und Termine sind verschiedene Dinge. Aktivitäten beschreiben zu erledigende Aufgaben oder Merkposten und sind durch die Verknüpfung mit den Vorgängen äußerst sinnvoll in SF Ordnerplan zu führen. Termine hingegen sind feste Zeitpunkte wie etwa ein Kundenbesuch oder eine Telefonkonferenz und werden zweckmäßigerweise z.B. im Kalender in Microsoft Outlook geführt. Beispielsweise könnte es eine Aktivität geben * Rückruf Frau Müller zwecks Terminvereinbarung nach ihrem Urlaub* mit Anzeigen erst ab nach dem ihrem Urlaub. Der dann ausgemachte Besuchstermin würde aber wohl in Outlook eingetragen. Aus dieser Unterscheidung ist es wohl auch nicht nützlich, Aktivitäten als Outlook-Termine exportieren zu können, weil es einfach um zwei grundverschiedene Dinge geht. Wenn andererseits eine bestimmte Aktivität unbedingt an einem bestimmten Zeitpunkt angegangen werden muss, kann es sinnvoll sein, dafür zusätzlich einen Termin in Outlook einzutragen. Es gibt ein neues Ankreuzfeld In wenigen Minuten zu erledigen: Kreuzen Sie dieses Feld an für Dinge, die in wenigen Minuten zu erledigen sind. Solche Aktivitäten werden grundsätzlich zuerst erscheinen, denn durch Erledigung dieser Aktivitäten kann die Liste offener Aktivitäten schnell schrumpfen und also übersichtlich werden. Danach kann man sich auf die langwierigeren Aufgaben konzentrieren. Ein gutes Beispiel für eine solche Aktivität wäre z.B. Rückruf Frau Müller zwecks Terminvereinbarung nach ihrem Urlaub. In wenigen Minuten zu erledigende Aktivitäten werden in der Aktivitätsübersicht mit » markiert. Es gibt ein neues Ankreuzfeld Dringend: Kreuzen Sie dieses Feld an für Dinge, die nicht nur wichtig, sondern dringend oder eilig zu erledigen sind. Das kann z.B. eine Aktivität über eine ablaufende Frist oder eine Notfall-Aufgabe sein. Es gibt bewusst kein Ankreuzfeld für "wichtige" Aktivitäten. Wenn eine Aktivität unwichtig ist, brauchen Sie sie auch nicht zu erledigen und also gar nicht erst zu erfassen. SF Ordnerplan geht davon aus, dass alle eingetragenen Aktivitäten "wichtig" sind. Dringende Aktivitäten werden mit ! gekennzeichnet und erscheinen (innerhalb in wenigen Minuten zu erledigender oder nicht zu erledigender Aktivitäten) vor nicht dringenden. Posteingangs-Aktivitäten über zuzuordnende Dokumente werden als In wenigen Minuten zu erledigen, nicht aber als Dringend angelegt, und sie haben kein Datum in Anzeigen erst ab eingetragen, erscheinen also sofort. Die Filterung, welche Aktivitäten z.B. bei nur aktive für heute angezeigt werden, ist geändert: Früher wurden nur solche angezeigt, die ein Geplantes Datum von heute oder früher trugen, und Aktivitäten ohne Datum erschienen gar nicht. Jetzt erscheinen alle Aktivitäten außer solchen, die ein Anzeigen erst ab-Datum nach dem Stichtag tragen. Aktivitäten ohne Anzeigen erst ab erscheinen also auch bei Filterungen wie nur aktive für heute. Die Reihenfolge, in der die Aktivitäten erscheinen, ist nun so: Zunächst erscheinen alle In wenigen Minuten zu erledigende, danach die längeren. Innerhalb dieser beiden Gruppen erscheinen Dringende zuerst. Ansonsten erscheinen die Aktivitäten nun strikt nach dem Zeitpunkt ihrer Erfassung. Zunächst kommen also in wenigen Minuten zu erledigende dringende, dann in wenigen Minuten zu erledigende nicht dringende, dann längere dringende und schließlich längere nicht dringende, jeweils sortiert nach Anlagedatum. Dadurch "verhungern" Aktivitäten nicht mehr, weil sich immer irgend etwas anderes vornedran schiebt. Wenn eine Aktivität nun ganz oben erscheint, weil alle vorherigen erledigt sind, und sie möchten sie verschieben, setzen sie einfach ihr Anzeigen erst ab-Datum. Die Spaltenreihenfolge in Aktivitäten bearbeiten ist nun - nach der neuen Markierungsspalte mit den Symbolen » und/oder ! - systematisch von fein nach grob Aktivität, dann Vorgang, dann Prozess. Beim Bearbeiten einer Aktivität erscheint nun im ersten Schritt des Assistenten neben der Bezeichnung ihr Anlagedatum in Klammern. In Vorgänge bearbeiten können Sie nun auch die Nummer eines Prozesses eintippen, um Vorgänge dieses Prozesses anzuzeigen (das Feld Nur zu Vorgängen dieses Prozesses ist unverändert immer noch verfügbar). Wichtig: Ein Administrator muss dazu einmalig nach der Installation des Updates die Funktion Extras, Administration, Suchindex neu erstellen... ausführen.
27.05.2019	Korrigiert: Wenn Sie im Posteingang, angemeldet als jemand nicht in der Rolle Administration, eine Aktivität für jedes Teammitglied erstellen ließen, konnte eine Fehlermeldung erscheinen. Prozesse konnten nicht über Bearbeiten, Datensatz duplizieren... kopiert werden.
26.02.2019	Korrigiert: In Zusammenhang-Diagrammen konnte eine Fehlermeldung erscheinen, wenn Sie auf anzuzeigende Objektkategorien keinen Zugriff haben (anstatt dass die Kategorie einfach nicht angezeigt wurde). Im Bericht Vorgänge wirkten die Auswahlen Nur (heute) aktuelle Vorgänge und Nur (heute) abgelaufene (archivierungsfähige) Vorgänge genau vertauscht. Verbessert: Beim Bearbeiten eines Objekts oder eines Vorgangs finden Sie neben Feldern, die auf Stammdatenobjekte verweisen, die "..."-Schaltfläche, um das jeweilige Objekt direkt bearbeiten zu können. In Vorgänge bearbeiten in den Haupteigenschaften-Spalten (und in den entsprechenden Feldern in Ad-hoc-Abfragen) werden nun keine Merkmale mehr ausgewiesen, deren Feld In Eigenschaftsübersichten ausblenden aktiv ist.
09.02.2019	Korrigiert: Im Bericht Vorgänge wirkten die Auswahlen im Feld Ablauf genau verkehrtherum. Die Wirkung von Nur (heute) aktuelle Vorgänge und Nur (heute) abgelaufene (archivierungsfähige) Vorgänge war vertauscht. Wenn Sie ein Zusammenhang-Diagramm öffnen, und Objekte einer Kategorie, auf die Sie keine Rechte haben, sind per Hierarchie-Definition immer auch von einer weiteren Kategorie, auf die Sie mindestens Leserecht besitzen, so erschien beim Öffnen des Diagramms eine Fehlermeldung. Es wird nun verhindert, dass zwei Teams desselben Mandanten den gleichen Eintrag im Feld Ordnername haben. In Struktur- und Zusammenhang-Diagrammen wurde die Skalierung der Schaltflächen (wenn Sie in Extras, Optionen... das Feld Skalierung der Ansicht in Prozent verwendeten) verbessert. Verbessert: Wenn Objekte einer Kategorie (z.B. Person) per Hierarchie-Definition immer auch von einer anderen Kategorie sind (z.B. Kontakt), und ein neues Objekt mit fester Kategorie der Basiskategorie (hier also Kontakt) angelegt wird, so werden die erweiternden Kategorien (hier also Person) in der Ankreuzliste der Kategorien für das neue Objekt ganz oben aufgeführt. So fällt es leichter, das neue Objekt nicht nur der Basis-Kategorie, sondern auch einer der anderen wahrscheinlich benötigten Kategorien zuzuweisen.
24.01.2019	Korrigiert: Zusammenhang-Diagramme gaben eine Fehlermeldung aus, wenn sie von einem Objekt aus einer Kategorie mit gesetztem Feld In Zusammenhangs-Diagrammen ausblenden gestartet wurden. Neu: DSGVO-Dokumentation: Es gibt neue Schlüsseldateien DSGVO-Erfassungs-Erfordernis, DSGVO-Rechtsgrundlage, DSGVO-Datenherkunft, die von Administratoren über Datei, Alle Dateien oder über die "..."-Schaltflächen der jeweiligen Bildschirmmasken aus gepflegt werden können. In den Dateien Merkmal, Kategorie, Merkmale einer Kategorie, Prozess-Eigenschaft gibt es je drei Felder für diese Schlüsseldateien. Darin können Sie also erfassen, warum Sie die jeweilige Information erfassen müssen, welches die Rechtsgrundlage laut DSGVO dafür ist, und woher die Daten stammen. Der Bericht Prozesse führt diese Informationen bei den Prozesseigenschaften auf, sofern ausgefüllt. Der Bericht Prozesse kann nun auch gefiltert werden nach nur Prozessen mit bzw. ohne Prozesseigenschaften mit DSGVO-Angaben. In Ad-hoc-Abfragen stehen Ihnen neue Felder hierfür zur Verfügung: All diese neuen Dateien und Felder können ausgewertet werden. Zusätzlich enthalten die Dateien Merkmal, Kategorie, Merkmale einer Kategorie, Prozess-Eigenschaft je ein Feld DSGVO-Info, die die Erfassungs-Erfordernis, die Rechtsgrundlage und die Datenherkunft in einem Feld (einer Spalte) zusammenfasst. In der Datei Merkmale einer Kategorie gibt es ein weiteres auswertbares Feld Wirksame DSGVO-Info, dass das erste ausgefüllte Feld DSGVO-Info von Merkmal einer Kategorie, Kategorie, Merkmal (in dieser Rangfolge) ausgibt. Das ergibt also die allgemeine DSGVO-Info der Kategorie, die aber in einem speziellen Merkmal geändert sein kann, und die letztlich nochmal im Merkmal zu genau dieser Kategorie überschrieben sein kann. Analog dazu gibt es ein Feld Wirksame DSGVO-Info auch in der Datei Prozess-Eigenschaft, die die Felder DSGVO-Info in der Rangfolge Prozess-Eigenschaft, Merkmal einer Kategorie, Merkmal, Kategorie durchsucht, um so ebenfalls allgemeine Infos grob erfassen und feiner überschreiben zu können. Verbessert: Der Assistent Aktivität bearbeiten erlaubt es beim Ändern einer Aktivität, die Aktivität nachträglich einem (anderen) Vorgang zuzuordnen. Wenn Sie ein Dokument in den Posteingang ziehen und einen inaktiven Vorgang zum Ablegen wählen, bekommen Sie angeboten, den Vorgang gleich zu reaktivieren. Export von Ansprechpartnern nach Outlook-Kontakten: Anstelle des Ankreuzfeldes Ausführliches Protokoll bekommen Sie nun die Auswahl Protokoll mit den folgenden Möglichkeiten: kompakt (entspricht dem früheren nicht-ausführlichen Protokoll), detailliert (entspricht dem früheren ausführlichen Protokoll, führt aber existierende Kontakte nur auf, wenn es tatsächlich etwas zu ändern gab) und vollständig (entspricht dem früheren ausführlichen Protokoll). Im Befehl Extras, Vorgangsobjekte bearbeiten... eines Vorgangs oder einer Aktivität bekommen Sie im ersten Schritt die dem jeweiligen Objekt aktuell zugewiesenen Kategorien mit angezeigt. Der Bericht Prozesse hat ein neues Filterfeld Nur mit mindestens Leserechten für diese Stelle. Damit können Sie eine Liste aller Prozesse erzeugen, die für eine bestimmte Stelle (z.B. für eine neue Mitarbeiterin) relevant sind, weil sie Prozesse anlegen oder lesen darf (egal ob über direkte Anlege-Rechte oder über Zusätzliche Prozess-Berechtigungen auf Prozesse fremder Teams). Zusammenhang-Diagramme: Unter der Extras-Schaltfläche wird bei einem markierten Objekt der Befehl Vorgänge zum Objekt anzeigen... angeboten. Ebenso wird dort bei markiertem Vorgang Aktivitäten zum Vorgang anzeigen... angeboten. Aktivitäten können nun wie in der Aktivitätsübersicht gefiltert werden: alle, nur für heute, nächste 3/7/14/30/90 Tage. Wenn Sie Vorgänge ausgeben lassen, können Sie nach Nur mit Aktivitäten filtern lassen, und diese Filterung berücksichtigt die Filter der Aktivitäten (nur heute etc.). Wenn Sie Prozesse mit ausgeben lassen, wird die Prozessnummer in den Kästchen für die Vorgänge des jeweiligen Prozesses nicht wiederholt. Wenn Sie Objekte in mehreren Kategorien haben, die dasselbe Merkmal an unterschiedlicher Reihenfolge tragen, wurde für die Reihenfolge der Anzeige von Telefonnummern im Befehl Anrufen sowie für die Reihenfolge der Eigenschaften in den Ad-hoc-Abfragefeldern Eigenschaften (kommagetrennt) und Eigenschaften (zeilenweise) die kleinste dieser Reihenfolge-Nummern herangezogen. Jetzt wird zunächst in der alphabetisch ersten zugeordneten Kategorie gesucht. Beispiel: Kategorie Kontakt hat Merkmal Telefon an 5. Stelle, Kategorie Person hat dasselbe Merkmal an 2. Stelle. Bei einem Objekt in beiden Kategorien wäre vormals die kleines Nummer, (2), verwendet worden. Jetzt wird die Nummer der alphabetisch ersten Kategorie (5) verwendet. Das ergibt sinnvollere und besser steuerbare Reihenfolgen z.B. der Telefonnummern im Befehl Anrufen bei komplexen Kategoriestrukturen.
05.01.2019	Korrigiert: Die Funktion Anrufen... zeigte bei indirekt verwiesenen Objekten die Bemerkungen des verweisenden Objekts anstatt des verwiesenen. Z.B. wurden bei Arbeitgebern, auf die Arbeitnehmer per Merkmal verwiesen, die Bemerkungen des Arbeitnehmers anstatt des Arbeitgebers angezeigt. Verbessert: Der Administratoren-Befehl Zugriffsrechte umsetzen sowie die nächtliche Ausführung von SetPermissions.exe entfernt nun eventuell noch gespeicherte Objekteigenschaften von Kategorien, zu denen das Objekt gar nicht mehr gehört, sowie überzählige Vorgangseigenschaften aus einem alten Prozess, wenn ein Vorgang nachträglich einem anderen Prozess zugeordnet wurde. Der Befehl Extras, Berechnete Objekteigenschaften testen... zeigt die Ergebnisse nun schneller und leichter betrachtbar an: In einem neuen Feld wählen Sie das zu berechnende Merkmal und bekommen sofort darunter das Ergebnis sowie den Berechnungshergang dargestellt, ohne sich durch einen ggf. sehr langen Baum durchklicken zu müssen. Zusammenhang zeigen...-Diagramme: Sie können im Diagramm nun anzuzeigende Vorgänge nach Prozess und anzuzeigende Objekte nach Kategorie filtern. Elemente, die nur von ausgefilterten Elementen referenziert wurden, werden nicht mehr angezeigt. Im Tooltip von Aktivitäten wird nun auch, sofern erfasst, das geplante Datum, die geplante Uhrzeit sowie ggf. die daraus errechnete Anzahl von Tagen seit bzw. bis zum geplanten Datum ausgegeben.
31.12.2018	Korrigiert: Bei Neuinstallationen würde die Datei Outlook-Kontakt-Feld nicht mit den Outlook-Feldinformationen gefüllt werden. Verbessert: Alle Verweise auf die Datei Vorgang in Datenmasken verwenden nun als Suchmöglichkeit die komfortable Vorgangsübersicht. Zusammenhang anzeigen-Diagramme: Optional können Sie auch Prozesse, die Prozesshierarchie, Kategorien und die Kategoriehierarchie im Diagramm anzeigen lassen. Unter der Extras-Schaltfläche finden sich nun sämtliche Befehle, die auf das jeweils markierte Element (Objekt, Vorgang, Aktivität, Prozess, Kategorie) in den dortigen Extras-Schaltflächen zur Verfügung stehen. Tooltips werden nun auch für durch Klick markierte Elemente angezeigt. In Tooltips zu Elementen werden mehr Informationen angezeigt (Zustand, Zusatzinfo, zuständige Stelle, Delegierungsstatus etc. je nach Element).
18.12.2018	Korrigiert: Wenn Sie ein Dokument in den Posteingang ziehen, darin einen neuen Vorgang auf Basis eines bereits existierenden anlegen und das Dokument unter einem Dateinamen speichern wollten, der im Ursprungsvorgang schon existierte, erschien eine Fehlermeldung. Beim Befehl Zugriffsrechte umsetzen bzw. der nächtlichen Ausführung von SetPermissions.exe konnten bestimmte Fehlermeldungen, wenn sie vorkamen, nicht korrekt ausgegeben werden. Das auswertbare Feld Vollständige Bezeichnung der Datei Vorgang lieferte einen überzähligen Leerschritt am Anfang, wenn ein Vorgang außer der Zusatzbezeichnung kein Datum und keine weitere Bezeichnung trug. Verbessert: In Aktivitäten bearbeiten wird die Schaltfläche Anrufen... automatisch deaktiviert, wenn eine Aktivität ohne Bezug zu einem Vorgang markiert ist. In der Datei Merkmal gibt es ein neues Ankreuzfeld In Eigenschaftsübersichten ausblenden. Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden die Inhalte dieses Merkmals in den auswertbaren Feldern Eigenschaften (kommagetrennt) und Eigenschaften (zeilenweise) nicht und damit auch in der Datenübersicht von Objekte bearbeiten nicht aufgeführt. Die Befehle Ordnerpfad kopieren und Aktivitäten zu diesem Vorgang zu Vorgängen stehen nun auch bei der Extras-Schaltfläche im Datenformular Vorgang, in der Übersichtsleiste und auf Rechtsklick auf eine Vorgangs-ID in Ad-hoc-Abfragen zur Verfügung. In Datenmasken bieten Felder, die auf einen Vorgang verweisen, nun anstelle eines klassischen Suchdialogs die komfortable Vorgangssuche an. Der Befehl Vorgang bearbeiten lässt nun auch komfortabel nachträglich einen Vorgang als Unter- oder Folgevorgang deklarieren, weil die Felder Auslösender Vorgang und Ausgelöste Vorgangsart nun darin aufgenommen wurden. Neu: Beziehungs-Diagramme mit dem Befehl Zusammenhang zeigen: In Vorgänge bearbeiten, Objekte bearbeiten, Aktivitäten bearbeiten sowie in den jeweiligen Datenmasken und Übersichtsleisten gibt es einen neuen Befehl Zusammenhang zeigen in der Extras-Schaltfläche. Ausgehend vom markierten Element wird daraufhin ein Diagramm dargestellt, dass die Beziehungen zwischen Stammdatenobjekten, Vorgängen (einschließlich Unter- und Folgevorgängen), Ansprechpartnern und Aktivitäten grafisch darstellt. Das Diagramm kann waagerecht, senkrecht oder als Sterndiagramm angezeigt, gefiltert, gezoomt und in die Windows-Zwischenablage kopiert werden. Direkt aus dem Diagramm heraus können Sie alle wesentlichen Aktionen auf ein markiertes Objekt, einen markierten Vorgang oder eine markierte Aktivität ausführen, wie z.B. den Vorgangsordner öffnen (auch per Doppelklick), Bearbeiten, Anrufen und neue Dokumente im jeweiligen Vorgang erstellen. Über Zusammenhang von hier können Sie ausgehend vom markierten Element den Zusammenhang dieses Elementes erkunden. In der Datei Kategorie gibt es dafür ein neues Ankreuzfeld In Zusammenhangs-Diagrammen ausblenden. Damit können Sie Kategorien wie z.B. Geschlecht oder Titel leicht von solchen Diagrammen ausnehmen.
24.10.2018	Korrigiert: Das in Ad-hoc-Abfragen und Workflows verfügbare Feld Vollständige Bezeichnung ohne Datum der Vorgänge lieferte einen überzähligen nachfolgenden Leerschritt mit, wenn der Vorgang keine Zusatzbezeichnung trug. Verbessert: Erweiterung der Möglichkeit in Assistenten bei gleichzeitiger Vereinfachung: Wenn Sie eine neue Aktivität anlegen, ist die Frage, ob die Aktivität einem Vorgang zugeordnet werden soll oder nicht kein separater Schritt mehr. Stattdessen gelangen Sie gleich in die Vorgangssuche, denn fast immer werden Aktivitäten Vorgängen zugeordnet. Innerhalb dieser Vorgangssuche können Sie nun wählen, dass die Aktivität keinem Vorgang zugeordnet werden soll. Außerdem können Sie hier auch direkt einen neuen Vorgang oder auch einen neuen Vorgang auf Basis eines existierenden anlegen. Auch beim Posteingang (wenn Sie Dateien oder E-Mails in SF Ordnerplan ziehen) können Sie nun direkt einen neuen Vorgang (auch auf Basis eines vorhandenen) anlegen. Die Option, die Zuordnung der Dokumente an jemand anderen zu delegieren ist nun ebenfalls kein eigener Schritt mehr, sondern in der Vorgangssuche wählbar. Wenn Sie jemand aus der Vorgangsübersicht telefonisch anrufen, wird der Vorgang in die Liste der zuletzt verwendeten Vorgänge aufgenommen (die Sie sehen, wenn Sie in Vorgänge bearbeiten keinen Suchbegriff eingeben). Personen, die Vorgänge in einem Prozess bearbeiten dürfen, durften bisher schon auch Dokumentvorlagen in diesem Prozess bearbeiten. Ab jetzt dürfen sie auch Dokumentvorlagen in der direkt übergeordneten, nächsthöheren Prozessebene pflegen. Beispiel: Sie haben Pflegerechte für Vorgänge im Prozess 1.2.3 und dürfen deshalb auch Vorlagen im Prozess 1.2.3 pflegen. Ab jetzt dürfen Sie in diesem Beispiel auch Vorlagen im Prozess 1.2 pflegen. Export von Ansprechpartnern nach Microsoft Outlook: Das Sammeln der Objekteigenschaften geht, insbesondere bei vielen Ansprechpartnern und vielen berechneten Merkmalen, ca. 5 mal so schnell wie vorher. Währen des Sammelns der Objekteigenschaften bricht die Schaltfläche Abbrechen den Export schnell ab, anstatt erst auf das Ende des Sammelns zu warten. Wenn Sie eine Aktivität mit Aktivität öffnen in der Datenmaske öffnen, zeigt die Suche nach dem der Aktivität zugeordneten Vorgang jetzt keinen klassischen Suchdialog, sondern die normale komfortable Vorgangssuche an. Wenn Sie zu einem bereits früher abgeschlossenem Vorgang nachträglich einen neuen Untervorgang hinzufügten, können Sie den Untervorgang nun korrekt abschließen. Als Abschlussdatum wird dann nicht das Tagesdatum verwendet (das geht nicht, weil der Untervorgang nicht nach seinem übergeordneten Vorgang abgeschlossen werden kann), sondern das Abschlussdatum des übergeordneten Vorgangs.
19.09.2018	Verbessert: Wenn Sie in Aktivitäten bearbeiten einen der Ansprechpartner des jeweiligen Vorgangs Anrufen..., wird aus der Liste der Ansprechpartner und Telefonnummern derjenige Eintrag vormarkiert, der die meisten Wörter mit der Bezeichnung gemeinsam hat. Beispiel: Wenn Sie einen Vorgang mit den Ansprechpartnern Meier, Müller, Schulze und eine Aktivität Rückruf H. Müller haben, wird der anzurufende Ansprechpartner Müller automatisch markiert (vormals wäre in dieser Situation Meier als erster Eintrag markiert gewesen). Geändert: In Strukturdiagrammen wurde die Wirkung der Filterung nach Kategorie und Merkmal bei der Anzeige von Prozesseigenschaften verfeinert.

1 - 100

Neuerungen // <![CDATA[ _spBodyOnLoadFunctionNames.push("setupPageDescriptionCallout"); // ]]>

​Was ist neu in SF Ordnerplan?

Das ist neu in SF Ordnerplan:

Neuerungen

Was ist neu in SF Ordnerplan?