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SF OrdnerplanSF Ordnerplan

03.04.2025

Jüngster Programmstand: 05.01.2026 - Neuerungen anzeigen

Fragen Sie sich nie wieder, wo Sie dieses Dokument und jene E-Mail ablegen, sodass Ihr Team darauf zugreifen kann. SF Ordnerplan...

  • realisiert die Prozessorientierte Dokumentenablage und macht das Ablegen und Auffinden aller zu einem Vorgang gehörenden Informationen einfach.
  • macht die Stammdatenverwaltung einfach - ob Sie nun Behörden, Architekten, Support-Hotlines, Ansprechpartner, Dienstfahrzeuge, Gebäude, Bankkonten, Versicherungsverträge, Ihr Inventar oder was auch immer verwalten wollen.
  • verknüpft Vorgänge (mit Dokumenten) mit diesen Stammdaten. Dadurch können Sie Vorgänge auch z.B. über die Namen von Ansprechpartnern oder das KFZ-Kennzeichen eines Fahrzeugs aufsuchen, und Sie können Dokumente incl. E-Mails erstellen, in denen Platzhalter automatisch mit solchen Stammdaten ausgefüllt werden.
  • führt vorgangsbezogene Aktivitäten - die "teamfähige Todo-Liste". Wiedervorlagen, Rückrufwünsche nach dem Urlaub, einzuhaltende Fristen: Vergessen Sie nie wieder etwas, auch wenn es erst in zwei Jahren fällig wird, Sie dann gerade in Urlaub sind oder jemand die Nachfolge übernommen hat.
  • synchronisiert automatisierbar Daten mit Fachanwendungen: Ob Sie Kunden, Lieferanten, Artikel aus einer Warenwirtschaft nächtlich aktuell importieren, Gebäude mit einem Gebäudemanagement austauschen, oder SF Ordnerplan als Drehscheibe für Daten - als Master-Data-System - verwenden: Das geht flexibel und robust und hängt nur davon ab, was für Schnittstellen die jeweiligen Fremdanwendungen anbieten.
  • startet direkt aus dem Programm heraus Telefonanrufe zu Ansprechpartnern.
  • exportiert permanent synchron Ansprechpartner zu Microsoft Outlook (und damit zu Ihrem evtl. vorhandenen Microsoft Exchange Server, und damit mit Ihrem Smartphone, und damit ggf. mit Ihrem Auto).

Wo legen Sie also Dokumente ab - Briefe, E-Mails oder auch eine 3 GB große ISO-Datei? Schlummern in Postfächern hunderte oder tausende von E-Mails, die auch von anderen benötigt werden? Finden Ihre Teams alle benötigten Informationen schnell und einfach? Erstellen Sie Dokumente wirklich effizient? Haben Sie immer alles, was zu einem Geschäftsvorfall gehört, auf einen Blick im Zugriff? Egal, ob es sich um eine Kalkulation, ein eingescanntes Dokument oder eine E-Mail handelt?

Die Antwort auf diese Fragen liefert die Theorie der Prozessorientierten Dokumentablage, und SF Ordnerplan setzt sie auf angenehmste Weise in die Praxis um. Rätseln Sie nie wieder, wo Sie dies oder jenes am besten speichern. Finden Sie schnell und einfach ganze Vorgänge, anstatt sich in überbordenden Trefferlisten bei der Suche nach Dokumenten zu verlieren. Erstellen Sie Dokumente mit automatisch ausgefüllten Daten, die beim Vorgang hinterlegt sind. Sparen Sie Zeit und konzentrieren Sie sich auf die Arbeit - nicht darauf, wo sie gespeichert werden soll und wie man sie wieder findet.

SF Ordnerplan ist offiziell Microsoft-zertifiziert. Das Produkt bestand Anfang 2016 auf Anhieb alle technischen Anforderungen der Tests zum Lauf unter Windows 8 und höher.

SF Ordnerplan ist eine SF Application Crator-Anwendung.

Weitere Informationen

Features
Ein bestimmt nicht vollständiger Überblick darüber, was SF Ordnerplan kann und macht

SF Ordnerplan in Beispielen
Schauen Sie sich die Funktionsweise der prozessorientierten Ablage und Vorgangsbearbeitung anhand einfacher Beispiele an

Faszinzierendes
Szenarien, die SF Ordnerplan ermöglicht - auf die Sie vermutlich nicht gekommen wären

Probleme und Lösungen
Je nach Umgebung kann mal ein Problem auftreten - hier gibt's Abhilfe

Neuerungen
Was gibt's Neues in SF Ordnerplan?

Downloads

Feature-Übersicht

Ein Kurz-Überblick über die Funktionalität in SF Ordnerplan

Trainingsunterlagen

Diese Unterlagen sind die Basis für SF Ordnerplan-Schulungen sowohl für Anwender/innen als auch für die Administration

Was für Probleme kann SF Ordnerplan lösen?

Schauen Sie, was SF Ordnerplan für Sie tun kann

Wesentliche Features nach Einführungsdatum

Schauen Sie, welche besonders bemerkenswerten Features über die Zeit in SF Ordnerplan eingebaut wurden

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Per Ziehen-und-Ablegen lassen sich ganz einfach Dokumente sowie E-Mails und ihre Dateianlagen in SF Ordnerplan ablegen - dazu dient der Posteingangs-Assistent.

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In Vorgängen denken
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Den Überblick behalten
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Das Master-Data-System
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SF Ordnerplan importiert, exportiert und synchronisiert Daten mit beliebigen Fachanwendungen. Kontaktdaten können automatisch mit Microsoft Outlook synchronisiert werden.

Die jüngste Verbesserung

05.01.2026

  • Korrigiert:
    • Im Arbeitsplatz-Fenster in der Übersicht Objekte bietet das Filterfeld Nur zu diesem Vorgang die übersichtliche Vorgangssuche anstatt nur einen Standard-Suchdialog.
  • Verbessert:
    • Aktivitäten:
      • Wenn Sie in den Assistenten Aktivität anlegen oder Aktivität bearbeiten eine Änderung vornehmen und den Assistenten dann abbrechen, werden Sie gewarnt, dass die Änderungen damit verworfen werden.
      • Wenn neue Aktivitäten von anderen hinzukommen, leuchtet die Aktivitäten-Schaltfläche nun auch dann gelb auf, wenn Sie schon in Aktivitäten stehen. Wenn Sie in Standardansicht (ungefiltert) stehen, wird die Ansicht auch automatisch aktualisiert.
    • Vorgänge:
      • In Vorgang bearbeiten wird der Prozess des Vorgangs nun (ggf. mit Icon) in einem eigenen Feld angezeigt.
      • Im Assistenten Neues Dokument erscheint nach der Auswahl der Vorlage im zweiten Schritt das Dateityp-Icon und der Vorlagenname im Titel des Assistenten.
      • Korrigiert: Der Assistent Vorgangsobjekte bearbeiten konnte eine unerwartete Fehlermeldung verursachen.
      • Vorgangsobjekte exportieren und Objekte exportieren bieten nun die Merkmale und berechneten Merkmale aller Kategorien der betreffenden Objekte zum Export an, einschließlich der von Basiskategorien aus der Kategoriehierarchie. Wenn also z.B. eine Kategorie Person Vor- und Nachname hat, immer auch Kontakt ist (mit Feldern wie PLZ und Ort), so werden bei Personen auch die Kontakt-Felder zum Export angeboten. Die Kategorieauswahl funktioniert nun auch, wenn in einem Vorgang gar keine Vorgangseigenschaften, sondern nur die Ansprechpartner ausgewählt werden.
    • E-Mail ablegen:
      • Wenn im Posteingangs-Assistenten ein neuer Vorgang angelegt und diesem dabei das Stammdatenobjekt für den Absender bzw. Empfänger der E-Mail in einer der Vorgangseigenschaften zugeordnet wird, so schlägt der Assistent nun nicht mehr unnötigerweise vor, dieses Objekt dem Vorgang als Ansprechpartner hinzuzufügen.
      • Merkmale vom Datentyp E-Mail-Adresse haben ein neues Ankreuzfeld Beim Ablegen von Keine Sender-/Empfängersuche. Wenn das für ein Merkmal aktiviert wird, werden E-Mail-Adressen in diesem Merkmal nicht gesucht, um in E-Mail ablegen und dem Posteingang Zielvorgänge nach der E-Mail-Adresse zu suchen. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn bei Kategorien wie Kunde ein Feld E-Mail-Adresse für Rechnungsempfang existiert und darin eine E-Mail-Adresse eines normalen Ansprechpartners des Kunden hinterlegt ist. Dann sollten beim Empfang von E-Mails von dieser Adresse typischerweise nicht alle Vorgänge des Kunden (der die Adresse ja auch eingetragen hat), sondern nur von diesem Ansprechpartner gesucht und vorgeschlagen werden.
    • Merkmale:
      • Wenn Merkmale so eingestellt sind, dass führende und nachfolgende Leerschritte automatisch entfernt werden, so werden dadurch nun auch mehrfache aufeinanderfolgende Leerschritte mitten im Text durch einzelne ersetzt.
      • Wenn für ein Merkmal vom Datentyp Telefonnummer das Feld Telefonnummer: Für Telefonanrufe ausblenden aktiviert ist, wird nun die Telefon-Schaltfläche in Vorgangs- und Objektfeldern ausgeblendet (vormals wirkte dieses Feld nur für den Assistenten Anrufen...).
    • Zusammenhang-Diagramme:
      • Objekte werden nicht mehr ins Diagramm aufgenommen, wenn auf sie über ein Merkmal mit aktiviertem Feld In Eigenschaftenübersichten ausblenden verwiesen wird. So werden vertrauliche Merkmale nicht nur in Übersichten und Berichten, sondern auch in Diagrammen ausgeblendet.
      • Die Beschreibung dieses Bereichs wurde verdeutlicht.
      • In den Tooltip-Fenster (die sich beim Zeigen mit der Maus auf einen Kasten öffnen) werden von Objekten auch die Kürzel angezeigt.
    • Formeln:
      • Es gibt eine neue Funktion UmlauteErsetzen zum Ersetzen von Umlauten durch nicht-Umlaute unter Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung. Beispiel: UmlauteErsetzen("ÜBUNG: Ära des Floßes") liefert "UEBUNG: Aera des Flosses".
      • Es gibt eine neue Funktion DiakritikaErsetzen, die aus einem Text Buchstaben mit Akzenten etc. durch solche ohne Akzente ersetzt. Das kann für berechnete Merkmale nützlich sein, die für Exporte an andere Anwendungen verwendet werden, wenn diese Anwendungen diakritische Zeichen nicht unterstützen. Beispiel: DiakritikaErsetzen("René sagt Voilà!") liefert "Rene sagt Voila!" ohne die Akzente.
      • Führungslinien für eingerückte Klammerebenen werden jetzt standardmäßig immer angezeigt (können aber via rechter Maustaste ausgeblendet werden).
    • Bilder und Icons:
      • Hinterlegte charakteristische Bilder von Objekten und Icons für Prozesse und Kategorien werden nun auch an folgenden Stellen angezeigt (sofern ihre Anzeige in Extras, Optionen... nicht deaktiviert wurde):
        • In Feldern für Verweise auf Objekten in Objekt- und Vorgangseigenschaften
        • In den Assistenten zur Pflege von Mehrfach-Eigenschaften (z.B. Teilnehmerlisten) und Ansprechpartnern von Vorgängen.
        • In den Filterfelden von Zusammenhang-Diagrammen
        • In Filter-Feldern in allen Datenübersichten
        • In der Objektleiste (im Ansicht-Menü)
        • Im Feld Anzeigen erst ab von Aktivitäten erscheinen nun dieselben Icons wie im Assistent Aktivität vertagen.
        • Im Assistenten Vorgangsobjekte bearbeiten wird ein evtl. vorhandenes Bild des gewählten Objekts dargestellt.
        • Prozesse:
          • Bei Prozessen hinterlegte Icons gelten jetzt automatisch auch für ihre Unterprozesse, sofern denen nicht ein eigenes Icon zugeordnet wurde.
          • Dazu gibt es ein neues berechnetes Feld Icon für Datenübersicht für Ad-hoc-Abfragen über Prozesse.
          • Die Icons werden auch in den Berichten Prozesse und Vorgänge, in Struktur- und Zusammenhang-Diagrammen verwendet.
          • In der Datenübersicht Vorgänge wird nun automatisch dieses Prozess-Icon dargestellt, wenn ein Vorgang oder seine zugewiesenen Objekte keine eigenen Bilder haben.
        • Kategorien:
          • Bei Kategorien hinterlegte Icons gelten jetzt automatisch auch für Kategorien, die davon per Kategoriehierarchie abgeleitet werden.
          • Dazu gibt es ein neues berechnetes Feld Icon für Datenübersicht für Ad-hoc-Abfragen über Kategorien.
          • Die Icons werden auch im Bericht Kategorien und Objekte, in Struktur- und Zusammenhang-Diagrammen verwendet.
          • In der Datenübersicht Objekte wird nun automatisch dieses Kategorie-Icon dargestellt, wenn ein Objekt keine eigenen Bilder hat.
        • Vorgänge:
          • Als Bild des Vorgangs werden nun direkt dem Vorgang in Vorgangseigenschaften zugeordnete Bilder vorranging verwendet.
        • Aktivitäten:
          • Auch in Aktivitäten gibt es nun ein berechnetes Feld Bild für Datenübersicht für Ad-hoc-Abfragen.
        • Bilder in Struktur- und Zusammenhang-Diagrammen werden in höherer Qualität gezeichnet.
      • Der Bericht Vorgänge filtert im Feld Nur mit diesem Objekt nun nicht nur in den Vorgangseigenschaften, sondern auch in den Ansprechpartnern der Vorgänge.
      • In den Berichten Vorgänge und Objekte werden bei inaktiven Vorgangs- bzw. Objekteigenschaften Inaktivitätsdatum und -grund ausgegeben.
      • Wenn im Bericht Objekte mindestens eine Objekteigenschaft ein Bild hat, werden nun auch die ohne Bild entsprechend bündig eingerückt.
      • Die Aktionen in den Extras-Schaltflächen von Datenformularen und in den Kontextmenüs der Übersichts- und Objektleisten sind nun genauso mit Zwischenüberschriften organisiert und mit Icons versehen wie in den Extras-Schaltflächen im Arbeitsplatz-Fenster.
      • Der Export von Ansprechpartner-Objekten als Outlook-Kontakte zeigt nun die Anzahl exportierbarer Objekte eigens an, bevor sie auf eine evtl. eingegebene maximale Anzahl beschränkt werden.

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