SF Ordnerplan

07.02.2026

Jüngster Programmstand: 14.04.2026 - Neuerungen anzeigen

Fragen Sie sich nie wieder, wo Sie dieses Dokument und jene E-Mail ablegen, sodass Ihr Team darauf zugreifen kann. SF Ordnerplan...

realisiert die Prozessorientierte Dokumentenablage und macht das Ablegen und Auffinden aller zu einem Vorgang gehörenden Informationen einfach.
macht die Stammdatenverwaltung einfach - ob Sie nun Behörden, Architekten, Support-Hotlines, Ansprechpartner, Dienstfahrzeuge, Gebäude, Bankkonten, Versicherungsverträge, Ihr Inventar oder was auch immer verwalten wollen.
verknüpft Vorgänge (mit Dokumenten) mit diesen Stammdaten. Dadurch können Sie Vorgänge auch z.B. über die Namen von Ansprechpartnern oder das KFZ-Kennzeichen eines Fahrzeugs aufsuchen, und Sie können Dokumente incl. E-Mails erstellen, in denen Platzhalter automatisch mit solchen Stammdaten ausgefüllt werden.
führt vorgangsbezogene Aktivitäten - die "teamfähige Todo-Liste". Wiedervorlagen, Rückrufwünsche nach dem Urlaub, einzuhaltende Fristen: Vergessen Sie nie wieder etwas, auch wenn es erst in zwei Jahren fällig wird, Sie dann gerade in Urlaub sind oder jemand die Nachfolge übernommen hat.
synchronisiert automatisierbar Daten mit Fachanwendungen: Ob Sie Kunden, Lieferanten, Artikel aus einer Warenwirtschaft nächtlich aktuell importieren, Gebäude mit einem Gebäudemanagement austauschen, oder SF Ordnerplan als Drehscheibe für Daten - als Master-Data-System - verwenden: Das geht flexibel und robust und hängt nur davon ab, was für Schnittstellen die jeweiligen Fremdanwendungen anbieten.
startet direkt aus dem Programm heraus Telefonanrufe zu Ansprechpartnern.
exportiert permanent synchron Ansprechpartner zu Microsoft Outlook (und damit zu Ihrem evtl. vorhandenen Microsoft Exchange Server, und damit mit Ihrem Smartphone, und damit ggf. mit Ihrem Auto).

Wo legen Sie also Dokumente ab - Briefe, E-Mails oder auch eine 3 GB große ISO-Datei? Schlummern in Postfächern hunderte oder tausende von E-Mails, die auch von anderen benötigt werden? Finden Ihre Teams alle benötigten Informationen schnell und einfach? Erstellen Sie Dokumente wirklich effizient? Haben Sie immer alles, was zu einem Geschäftsvorfall gehört, auf einen Blick im Zugriff? Egal, ob es sich um eine Kalkulation, ein eingescanntes Dokument oder eine E-Mail handelt?

Die Antwort auf diese Fragen liefert die Theorie der Prozessorientierten Dokumentablage, und SF Ordnerplan setzt sie auf angenehmste Weise in die Praxis um. Rätseln Sie nie wieder, wo Sie dies oder jenes am besten speichern. Finden Sie schnell und einfach ganze Vorgänge, anstatt sich in überbordenden Trefferlisten bei der Suche nach Dokumenten zu verlieren. Erstellen Sie Dokumente mit automatisch ausgefüllten Daten, die beim Vorgang hinterlegt sind. Sparen Sie Zeit und konzentrieren Sie sich auf die Arbeit - nicht darauf, wo sie gespeichert werden soll und wie man sie wieder findet.

SF Ordnerplan ist offiziell Microsoft-zertifiziert. Das Produkt bestand Anfang 2016 auf Anhieb alle technischen Anforderungen der Tests zum Lauf unter Windows 8 und höher.

SF Ordnerplan ist eine -Anwendung.

Weitere Informationen

Features
Ein bestimmt nicht vollständiger Überblick darüber, was SF Ordnerplan kann und macht

SF Ordnerplan in Beispielen
Schauen Sie sich die Funktionsweise der prozessorientierten Ablage und Vorgangsbearbeitung anhand einfacher Beispiele an

Faszinzierendes
Szenarien, die SF Ordnerplan ermöglicht - auf die Sie vermutlich nicht gekommen wären

Probleme und Lösungen
Je nach Umgebung kann mal ein Problem auftreten - hier gibt's Abhilfe

Neuerungen
Was gibt's Neues in SF Ordnerplan?

Downloads

Feature-Übersicht

Ein Kurz-Überblick über die Funktionalität in SF Ordnerplan

SF Ordnerplan Feature-Übersicht.pptx (14.11.2022)

Trainingsunterlagen

Diese Unterlagen sind die Basis für SF Ordnerplan-Schulungen sowohl für Anwender/innen als auch für die Administration

Prozessorientierte Ablage mit SF Ordnerplan.pptx (05.01.2026)
Prozessorientierte Ablage mit SF Ordnerplan.pdf (05.01.2026)

Was für Probleme kann SF Ordnerplan lösen?

Schauen Sie, was SF Ordnerplan für Sie tun kann

SF Ordnerplan.pptx (31.03.2025)
SF Ordnerplan.pdf (31.03.2025)

Wesentliche Features nach Einführungsdatum

Schauen Sie, welche besonders bemerkenswerten Features über die Zeit in SF Ordnerplan eingebaut wurden

Wesentliche Features in SF Ordnerplan nach Einführungsdatum.pdf (10.10.2025)

Die jüngsten 5 Beiträge

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Die jüngste Verbesserung

14.04.2026

Korrigiert:

Für berechnete Prozess-Eigenschaften stand der Platzhalter {Benutzerbetreff} nicht zur Verfügung. Der wird im Assistenten Neues Dokument... automatisch anhand der Eingaben für den Dateinamen nach dem vorgeschlagenen Teil gebildet. Wenn aber eine Formel auf Prozess-Ebene darauf zugriff, erhielt sie immer den leeren Text.

Verbessert:

Posteingang:

Die automatischen Vorschläge für Ziel-Vorgänge beim Ablegen ziehen nun aktive Vorgänge gegenüber inaktiven stärker vor.
Wenn bei der Vorgangssuche beim Ablegen im Feld Nur Vorgänge dieses Prozesses ein Prozess, dann aber doch die Anlage eines neuen Vorgangs gewählt wird, wird im nächsten Schritt dieser Prozess im Feld Nur unterhalb dieses Prozesses ebenfalls vorgewählt.
Bei Dateinamens-Duplikaten: Wenn ein Dateiname beim Posteingang bereits im Vorgang existiert, wurde bisher vorgeschlagen, dem Dateinamen das aktuelle Tagesdatum in der Form JJJJ-MM-TT voranzustellen. Nun wird nicht das Tagesdatum, sondern das Empfangs- bzw. Sendedaten von E-Mals bzw. das Dateidatum einer per Ziehen-und-Ablegen abzulegenden Datei vorgeschlagen.

Zusammenhang-Diagramme erscheinen nun schneller, vor allem, wenn Kategorien oder Prozesse Icons haben.
Der Bericht Objekte zeigt nun das Bild von übergeordneten Objekten (also z.B. das Logo des Arbeitgebers einer Person) an, sofern eines existiert, anstatt nur das Icon seiner alphabetisch ersten Kategorie.
Für Administratoren:

Das Feld Pflichtfeld der Datei Prozess-Eigenschaft ist bei Neuanlage einer Eigenschaft nun standardmäßig deaktiviert anstatt aktiviert.
Der Versuch Prozessberechtigungen zu löschen, in deren Prozess fürs angegebene Team noch Vorgänge existierten, wird nun mit einer Fehlermeldung abgewiesen (vormals erhielt man nur im Protokoll von Zugriffsrechte umsetzen bzw. SetPermissions.exe eine Warnmeldung darüber).
Für Auswertungen in Ad-hoc-Abfragen stehen in der Datei Prozess-Berechtigung neue Felder zur Verfügung, sodass man auswerten kann, welche Prozessberechtigungen aktuell gar nicht verwendet werden:

Anzahl Vorgänge dieser Berechtigung gib die Anzahl von Vorgängen an (egal ob abgeschlossen oder nicht), die von dieser Prozessberechtigung abhängen.
Vorgänge dieser Berechtigung verzweigt direkt zu diesen Vorgängen (das können also mehrere sein).

Die PowerShell-Befehle Get-SfoObjektData und Get-SfoVorgangData haben einen neuen Parameter -SearchText. Der akzeptiert (mehrere, durch Leerschritt getrennte) Suchbegriffe in der Form, wie man sie im Feld Suchbegriffe (? und * erlaubt) in den Datenübersichten eingibt.
In den Dateien Kategorie und Prozess gibt es neue berechnete Felder, die auch zur ansprechenderen Darstellung der Icons in Berichten herangezogen werden:

Icon: Seitenverhältnis gibt das Seitenverhältnis (Breite / Höhe) des Icons der Kategorie bzw. des Prozesses an, falls dieses ausgefüllt ist.
Icon für Datenübersicht: Seitenverhältnis liefert dasselbe für das Feld Icon für Datenübersicht (das ggf. übergeordnete Kategorien oder Prozess berücksichtigt, um ein Icon zu liefern).

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