Das multi-user-fähige Protokoll

Einführung

Wir dokumentieren, was wir tun (hier und da haben wir manchmal den Eindruck, als wären wir die (Einzahl) Firma in Deutschland, die dokumentiert, was sie tut, aber das ist eine andere Geschichte). Klassischerweise haben wir das schon seit Jahrzehnten geradezu banal einfach gelöst: Das simple WordPad war auf jedem Server verfügbar, auch auf dem ersten Domänencontroller, den wir in einer neuen Umgebung aufbauen. Dort gibt es das klassische Protokoll, das unsere Server- und Administrationskunden kennen und als praktisch unverzichtbar lieben gelernt haben. Wie oft hat uns eine ordentliche Dokumentation schon schlicht "gerettet".

Was ist eine "ordentliche" Dokumentation? Da gibt es bei uns einfache Regeln:

• Alles wird protokolliert. Unser Standardspruch: "Wenn jemand vor dem Server-Rack steht und sich hinter dem Ohr kratzt, dann steht das im Protokoll. Und es steht im Protokoll, bevor er sich kratzt."
• Es wird so genau und ausführlich protokolliert, dass jemand anderes das sechs Wochen später problemlos wiederholen kann, ohne rückfragen zu müssen. Incl. aller Pfade, Seriennummern, Einstellungen, Fehlermeldungen, Probleme und Lösungen.
• Es gibt nur ein Protokoll, in dem alles steht. So gibt es nur eine Stelle, an der wir suchen müssen, egal ob es einen Drucker, einen Datenbankserver oder die ganze Domäne betrifft, egal ob wir das Backup konfigurieren oder eine Fachanwendung installieren.
• Das Protokoll ist ganz einfach aufgebaut: Es beginnt mit einem Abschnitt über den aktuellen Ist-Zustand und führt zum zweiten Abschnitt mit dem chronologischen Protokoll. Da steht einfach sowas wie "21.02.2026 Meier" und danach, in von Hand nummerierten Absätzen, was genau gemacht wurde. Die Nummern erleichtert Einträge wie "Dasselbe Problem wie in Schritt 5263 trat auf" oder "Schritte 12014 - 12039 wiederholt".

Das sieht dann z.B. so aus:

Fleiß beim Protokollieren zahlt sich vielfach aus (deshalb ist es so nützlich, wenn man sein Arbeitswerkzeug beherrscht und auch Product Keys mit zehn Fingern blind schreibt):

• Sie installieren eine Anwendung. Ein paar Wochen später entsteht ein Problem. Sie rufen beim Support des Herstellers an. Der fragt "Haben Sie denn beim Setup Schritt A oder B zuerst gemacht?" Und Sie wissen es noch, weil Sie einfach im Protokoll nachsehen können.
• Sie haben einen schon länger laufenden Support-Call. Der Supporter schlägt Aktion X vor, und Sie können antworten: "Das haben wir vor zwei Wochen schon probiert. Das Ergebnis war dieses und bekamen Sie damals schon per Mail. Sie müssen Sie etwas anderes überlegen." (Originalzitat eines externen Supporters in einem solchen Fall: "Dieses Protokoll bricht uns noch das Genick.")
• Sie installieren einen Hotfix und gehen in Urlaub. Am nächsten Tag stehen die Telefone nicht mehr still, weil es Probleme gibt. Die IT-Kollegen können aber genau lesen, was gemacht wurde, und den Hotfix vorerst wieder deinstallieren.
• Und: Um die IT-Abteilungen in Dokumentations- und Protokollierungslaune zu halten, gehen wir alle 10.000 Punkte im Protokoll mit der IT-Abteilung essen. Das ist kein Witz, das machen wir wirklich so.

Die Grenzen von WordPad

Nun gibt es ja kaum etwas, was schon perfekt ist. So auch die Dokumentation mit WordPad, so gut sie sich auch bewährt:

• WordPad sperrt die geöffnete Datei nicht. Je größer die IT-Abteilung, desto größer die Gefahr, dass sich zwei Admin gegenseitig ihre Änderungen überschreiben.
• (Viele) Screenshots im Dokument bringen WordPad an seine Grenzen. (Anmerkung: Die gehören da eh höchstens ergänzend rein - lieber als Text schreiben, was da in welches Feld eingegeben wird, damit man das gut suchen kann!).
• Man kann in WordPad leider nur nach unten suchen, nicht nach oben.
• Die Suche kann auch immer nur nach einem Wort suchen. Einen Absatz, n dem sowohl SharePoint als auch eine bestimmte Event ID vorkommen, findet man nicht einfach.
• Typischerweise bekommen die Domänen-Admins Zugriff aufs Protokoll. Als Benutzer mit nicht-administrativen Rechten konnten Sie bisher aber nicht ans Protokoll und es durchsuchen oder neue Aktionen protokollieren.
• Microsoft beginnt, WordPad aus Windows aktiv herauszunehmen.

Hier springt das multi-user-fähige Protokoll in der SF Serververwaltung zur Seite.

Protokollieren in der SF Serververwaltung

Elemente

Damit Aktionen leicht erfasst und strukturiert suchbar sind, können sie in beliebiger Kombination Elementen zugeordnet sein. Die Elemente sind frei definierbar und können Kontakte, natürliche Personen oder irgendetwas anderes beschreiben, z.B. Hersteller, IT-Personal oder Produkte und Produktversionen:

Aktionen

Sie legen eine Aktion an, wenn Sie eine Tätigkeit beginnen. Die Aktion kann optional auch einen Titel haben und kann beliebigen Elementen zugeordnet werden. Beispiel:

Nach all diesen Angaben kann die Aktion selbst gesucht und ausgewertet werden. Über die Extras-Schaltfläche kann auch schnell z.B. die vorherige oder nächste Aktion (in einem separaten Fenster) aufgerufen werden.

Aktions-Memos

Die eigentlichen Tätigkeiten werden in einem oder beliebig vielen Memos zur Aktion dokumentiert. Hier zum Beispiel das (hier also von WordPad von 1999 (!) importierte) Memo zur oben gezeigten Aktion:

Screenshots

Bildschirmfotos können eingefügt werden und werden in der Datenbank gespeichert:

Formatierungen

Text kann leicht auch per Tastenkürzel formatiert werden:

Komfortable Suche nach Aktionen oder einzelnen Memos

Die Suche erlaubt

• beliebig viele gleichzeitige Suchbegriffe
• sowohl für die Aktion selbst (sucht im Titel und in den zugeordneten Elementen)
• als auch für die Memo-Inhalte selbst,
• in der Trefferliste Aktionen oder einzelne Memos darzustellen,
• strukturiert nach einem bestimmten zugeordneten Element zu filtern,
• die Suche nach von/bis Datum und Uhrzeit der Einträge,
• die Filterung nach Aktionen bzw. Memos mit zugeordneten Screenshots und
• die flexible Sortierung der Suchergebnisse.

Import vorhandener WordPad-Protokolle

Falls Sie schon länger die besagten WordPad-Protokolle führen, können diese einfach in die SF Serververwaltung importiert werden:

Insbesondere falls Sie doch mehr als ein Protokoll geführt hatten, können Sie zur späteren Filterung allen so importierten Aktionen beliebige Elemente automatisch zuweisen lassen (z.B. ein Computer-Element, wenn für eine bestimmte Maschine ein eigenes Protokoll existierte).

Nach dem Import finden sich typischerweise Namenszeichen derselben Protokollierenden in verschiedenen Schreibeweisen in den importierten Elementen, die leicht zusammengeführt werden können:

Ebenso können Einträge von mehreren Personen gemeinsam auf die einzelnen Elemente aufgeteilt werden:

Export der Aktionen

Was ist, wenn der SQL-Datenbankserver einmal ausfällt und Sie dringend im Protokoll etwas nachlesen möchten? Auch daran ist gedacht: Sie können die Aktionen mitsamt Memos, Elementen und Screenshots als HTML-Datei(en) exportieren:

Das ist auch automatisierbar, damit es z.B. nächtlich - sicher ist sicher - unbeaufsichtigt geschehen kann.

Fazit

Das Multi-User-Protokoll innerhalb der SF Serververwaltung lässt mehrere IT-Mitarbeitende parallel und gleichzeitig dokumentieren, was sie tun. Das Protokoll ist flexibel und mächtig durchsuchbar und (auch via Ad-hoc-Abfragen) auswertbar. Rechte zum Protokollieren oder auch nur zum Lesen des Protokolls können auch an nicht-administrative Benutzerkonten erteilt werden.

Voilà.