Den Überblick behalten

In diesem Beitrag stellen wir einmal alles zusammen, womit SF Ordnerplan sicherstellt, dass Sie jederzeit den Überblick und die Kontrolle auch über große Daten- und Dokumentbestände behalten:

Datenübersichten

In den vorherigen Beiträgen hatten wir die Übersichten über Vorgänge, Aktivitäten, Objekte und das Posteingangsbuch bereits gesehen. Sie funktionieren immer gleich, können nach beliebigen Suchbegriffen oder auch strukturiert nach bestimmten Filterkriterien suchen. Standardmäßig sehen Sie nur aktive (also noch aktuelle) Vorgänge, Aktivitäten und Objekte, aber Sie können auch jederzeit auf bereits Abgeschlossenes zugreifen:

Der Bereich "Neues"

Die Datenübersicht Neues ist aus einer Kundenanforderung entstanden: Wie kann ich sehen, was meine Kolleginnen während meines Urlaubs schon abgearbeitet haben? Standardmäßig sehen Sie darin, welche Vorgänge, Aktivitäten und Objekte von anderen Benutzern während der letzten 30 Tage angelegt, verändert oder abgeschlossen wurden:

Auch hier können Sie suchen und filtern:

• Geben Sie Suchbegriffe ein oder
• schränken Sie ein, ob Sie nur Änderungen an Vorgängen oder Objekten etc. sehen möchten,
• lassen Sie Änderungen von jedem oder nur von sich oder nur von anderen anzeigen.
• Außer Änderungen am Datenbestand lassen sich hier auch extra angelegte Ad-hoc-Abfragen ausführen - dazu weiter unten mehr.

Berichte

Zur Dokumentation und zur Übersicht lassen sich auch flexibel filterbare druckbare Berichte ausgeben. Die Berichte können auch die Historie der gewählten Elemente darstellen. Im folgenden Bild sehen Sie zwei Berichte über Objekte: Links eine Liste aller Notrufnummern - z.B. zum Aushang - und rechts die in den vorherigen Beiträgen als Beispiel angelegte XY-Tech GmbH mitsamt Historie:

Eine Übersicht über die definierten Prozesse sieht bei uns so aus:

Alle Berichte können am Bildschirm betrachtet (und dort sogar nach Text durchsucht) werden, sie sind ausdruckbar, und sie können z.B. als PDF-Datei, Word-Dokument oder Excel-Tabelle exportiert werden.

Struktur- und Zusammenhang-Diagramme

Strukturdiagramme

helfen mit ihrer Übersicht bei der Definition von Prozessen und Stammdaten-Kategorien:

Direkt von den Struktur-Diagrammen aus können die betreffenden Prozesse, Kategorien, Merkmale, berechneten Merkmale, Teams usw. geöffnet und bearbeitet werden.

Zusammenhang-Diagramme

geben eine grafische Übersicht über konkrete Vorgänge, Aktivitäten und Stammdatenobjekte:

Auch diese Diagramme sind interaktiv: Bearbeiten Sie direkt im Diagramm Objekte und Vorgänge, rufen Sie Ansprechpartner an, etc.

Ad-hoc-Abfragen

Für praktisch beliebige Auswertungen über alle für den aktuellen Benutzer lesbaren Daten lassen sich Ad-hoc-Abfragen erstellen und zur Wiederverwendung speichern. Beispiele:

• Eine Adress- und Telefonliste aller Kunden, zu denen in den letzten drei Jahren Projekt-Vorgänge angelegt wurden - damit die Weihnachtsgrüße perfekt ankommen.
• Kauf-Vorgänge der letzten drei Monate
• Offene Anfragen je Lieferant, bei denen Sie eine externe Bearbeitungsnummer bekamen, sortiert danach, wie viele Tage diese Anfragen bereits offen sind.
• Über die Live-Verknüpfungen zu Microsoft Office z.B. Pivot-Diagramme mit statistischen Auswertungen oder auch permanent aktuelle Dashboards - für eine Übersicht auf einen Blick für den Chef.

Ein einfaches Beispiel: Zählen, wie viele Vorgänge aktiv und wie viele bereits abgeschlossen sind:

Daraus per Live-Verknüpfung... eine Excel-Datei oder -Pivot-Tabelle mitsamt Diagramm zu erzeugen erfordert nur wenige Mausklicks:

Ad-hoc-Abfragen bieten schier endlose Möglichkeiten - siehe auch den Beitrag Ad-hoc-Abfragen.

Abfragen einfach bereitstellen

Nicht jeder wird ständig Ad-hoc-Abfragen erstellen. Wenn aber eine bestimmte Fragestellung häufig auftritt, lassen sich einmal erstellte Abfragen sogar prominent bestimmten Teams zuordnen. Sie sind dann in Neues direkt im Feld Stattdessen diese Abfrage ausführen erreichbar - auch wenn die Benutzer gar nicht wissen, was Ad-hoc-Abfragen genau sind und wie man sie erstellt:

PowerShell-Schnittstelle

Für Administratoren und Softwareentwickler bietet SF Ordnerplan eine mächtige Microsoft-PowerShell-Schnittstelle an. Die ist der Schlüssel zu all den Import- und Export-Möglichkeiten von und zu anderen Fachanwendungen und externen Systemen. Aber auch Massenänderungen lassen sich darüber vornehmen. Beispiele dafür, was damit schon gemacht wurde:

• Nächtlicher Import von Gebäudedaten aus SF Fundus (siehe Automatisches Zusammenführen von Daten aus zwei Fachanwendungen).
• Nächtlicher Export von Kunden und Lieferanten an die Warenwirtschaft (siehe (Wirklich) zentrale Adressverwaltung).
• Massenimport von über 19.000 bestehenden Gebührenbescheiden mit automatischer Anlage der benötigten Vorgänge und Stammdatenobjekte sowie Ablage der Bescheide in diesen Vorgängen.

Mit der PowerShell-Schnittstelle haben Sie beim täglichen Benutzen von SF Ordnerplan selbst eher nichts zu tun. Wenn Sie aber mal sehen möchten, wie das aussieht, bitteschön: Im folgenden Bild verbinden wir uns mit der PowerShell-Schnittstelle von SF Ordnerplan und lassen uns die Top-10-Vorgänge unserer Software-Bibliothek nach belegten MB für Dokumente und Dateien ausgeben:

Auch über die mächtige PowerShell-Schnittstelle kommt man natürlich nur an Daten und kann nur solche verändern, für die man die entsprechenden Zugriffsrechte besitzt.

Fazit

Sie sehen, wir stehen auf Übersichtlichkeit und wir stehen auf Automatisierung von Routinetätigkeiten. Die Vielfalt an Auswertungs-, Darstellungs- und Automatisierungsmöglichkeiten sorgt dafür, dass auch langfristig alles in Ordnung bleibt, dass auch komplexeste Anforderungen beherrschbar sind und das jede(r) alle Informationen einfach bekommt, die er oder sie für die tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Arbeit benötigt. So haben Sie Ihr System langfristig zuverlässig im Griff.

Voilà.