Aktivitäten - nie mehr etwas vergessen

Wir müssen an so vieles denken

• Wir sollen Frau Mona nach ihrem Urlaub anrufen.
• Zu einem Angebot sollte in zwei Wochen nachgehakt werden. Ich bin dann aber in Urlaub - wer denkt dran?
• Für unseren Schulungs-Vorgang sollten wir noch Schulungsunterlagen erstellen.
• In zwei Jahren läuft der Wartungsvertrag für unseren Drucker ab. Wer ist dann da und denkt daran, den Vertrag ggf. zu verlängern?
• Das Sekretariat überwacht das allgemeine Info-Postfach der Firma, erhielt eine wichtige Mail für die Buchhaltung und einen Brief für die Bauabteilung. Das Sekretariat kennt aber die Vorgänge gar nicht, in die die E-Mail und der eingescannte Brief gehören. Jemand - wer auch immer - aus der Buchhaltung soll also die E-Mail im richtigen Vorgang ablegen und jemand aus der Bauabteilung den eingescannten Brief.

Wir haben also viel zu tun. Manches heute, manches erst in einiger Zeit. Manches machen wir selber, manches soll jemand anderes tun, und wiederum manches muss nur irgendjemand geeignetes erledigen, aber es darf eben nicht vergessen werden. Wenn die jeweilige Aufgabe fällig wird, würden wir auch gleich gerne Zugriff auf den zugehörigen Vorgang mit all seinen Daten und Dokumenten haben.

Hier kommen die Aktivitäten von SF Ordnerplan ins Spiel.

Eine Aktivität anlegen

Frau Mona hat auf den Anrufbeantworter gesprochen und um einen Rückruf zur vereinbarten Schulung gebeten. Sie geht jetzt aber in Urlaub und ist erst übernächste Woche wieder erreichbar. Wir sollten nicht vergessen, sie dann anzurufen.

Kein Problem! Gehen wir im Arbeitsplatz-Fenster auf die Aktivitäten:

Darin wählen wir Neue Aktivität... und suchen den Vorgang zur Schulung, an der sie teilnimmt:

• Wir können auch Aktivitäten ohne Bezug zu einem Vorgang speichern. Die Zuordnung zum Vorgang ist aber enorm nützlich, weil man, wenn die Aktivität aktuell wird, sofort alles dazu Benötigte im Zugriff hat.
• Außer über Neue Aktivität... kann man auch direkt aus einem Vorgang, einer Aktivität oder einem Posteingangsbuch-Eintrag zu einem Vorgang über die Extras-Schaltfläche schnell eine Aktivität zum betreffenden Vorgang anlegen, ohne ihn erst suchen zu müssen.

Nach Weiter können wir die Details festlegen:

• Als Bezeichnung schreiben wir einfach RR Frau Mona - als Kürzel für die Bitte um einen Rückruf haben wir uns auf RR geeinigt, weil das schnell einzutippen ist.
• In wenigen Minuten zu erledigen haben wir angekreuzt. Das hat Einfluss auf die Reihenfolge, in der Sie Ihre Aktivitäten sehen: Schnell zu erledigendes wird als erstes erscheinen, weil man so die Liste seiner Aufgaben schnell kleiner und damit übersichtlicher bekommt.
• Dringend sollte angekreuzt werden, wenn z.B. eine wichtige Frist abläuft oder dergleichen. Auch das bewirkt, dass die betreffende Aktivität vorrangig angezeigt wird.
• Wir brauchen während Frau Monas Urlaub nicht täglich zu sehen, dass wir sie anrufen sollen. Das hat erst einen Sinn, wenn sie wieder aus dem Urlaub zurück ist. Also geben wir ein, ab wann die Aktivität erst erscheinen soll (wenn wir z.B. immer nur die Aktivitäten für "heute" anzeigen lassen).
• Bemerkungen stehen für ergänzende Angaben zur Verfügung.
• Wir haben vor, den Rückruf selbst zu erledigen und lassen also die Delegiert an...-Felder frei.

Wenn der betreffende Tag erreicht ist, erscheint die Aktivität automatisch in unserer Übersicht:

Dann wollen wir das doch kurz erledigen und klicken direkt bei der Aktivität auf Anrufen...:

Schauen Sie mal genau hin: Frau Mona wurde automatisch markiert, weil SF Ordnerplan Mona in der Aktivitäts-Bezeichnung erkannt hat. Fertigstellen, und wir haben Frau Mona am Telefon.

Aktivitäten vertagen

Nur zu oft kommt es vor, dass wir die zu erledigende Aufgabe (heute) nicht erledigen können. Frau Mona war nämlich nicht erreichbar - sie kam leider krank aus dem Urlaub zurück. Also vertagen wir die Aktivität mal um eine Woche, um dann wieder an den Rückruf erinnert zu werden. Durch Klick auf Vertagen... geht das ganz schnell:

Aktivitäten bearbeiten, delegieren oder fertigstellen

Wenn unser Rückruf geklappt hat, können wir die Aktivität fertigstellen. Dabei können wir in den Aktivitäten auch gleich Bemerkungen dazu ergänzen. Vielleicht konnte die Aufgabe aber auch nicht fertiggestellt werden und wir wollen sie als abgebrochen kennzeichnen. Wenn wir erst in einer Woche wieder anrufen können, dann aber selbst in Urlaub sind, können wir die Aktivität an jemand anderes oder an "irgendjemand aus dem Team" delegieren. All das geht über das Bearbeiten... der Aktivität:

Das Delegieren einer Aktivität funktioniert so:

• Delegieren Sie an eine Stelle, wenn Sie genau wissen, wer die Aktivität übernehmen soll.
• In SF Ordnerplan sitzen Personen auf Stellen. Aktivitäten gehören typischerweise zu einer (dienstlichen) Stelle. Auch wenn die durch Nachfolge neu besetzt wird, wird die Nachfolge, die auf derselben Stelle sitzt, die Aktivität also sehen.
• Delegieren Sie ansonsten ein ganzes Team:
• Wenn eine beliebige Person (bzw. eine Stelle) aus dem Team die Aktivität übernehmen kann,
• oder wenn Sie gar nicht wissen, wer im Team dafür zuständig ist.
• Jemand aus dem Team kann die Delegierung dann akzeptieren und sagt damit "OK, ich übernehme das!". Damit ist die Aktivität wieder einer konkreten Stelle zugeordnet.
• Alternativ kann die Aktivität auch gleich erledigt werden. Wenn jemand die Aktivität erledigt, ist sie fürs ganze Team erledigt.

Sie können auch ohne Delegierung auf Wunsch alle Aktivitäten sehen, für die Sie in Frage kämen - z.B. wenn ein Kollege plötzlich krank wird und Sie seine dringenden Aktivitäten erledigen wollen.

Delegieren eines Posteingangs

Wenn Sie Dokumente oder E-Mails über den Posteingangs-Assistenten (per Ziehen-und-Ablegen oder über die Funktion E-Mail ablegen) in SF Ordnerplan bringen, können Sie auch die Ablage selbst delegieren. Das ist z.B. wichtig, wenn die zentrale Poststelle einen Brief einscannt oder eine Mail ans allgemeine Postfach empfängt - und gar nicht weiß, in welchen Vorgang das gehört oder wer genau das bearbeitet, und insbesondere wenn die Poststelle gar keinen Zugriff auf die in Frage kommenden Vorgänge hat.

Deshalb gibt es beim Posteingang direkt die Möglichkeit, die Ablage der Dokumente zu delegieren:

Wir wissen vielleicht gar nicht, wer genau gerade da ist und die Ablage übernehmen kann, also delegieren wir an das Team, das dafür zuständig sein müsste:

Nur wird bei jedem Mitglied dieses Teams diese Aktivität wie folgt erscheinen:

Jemand vom Team bearbeitet die Aktivität:

Wir können Dokumente ankreuzen, die wir vor der Ablage öffnen und sehen möchten. Das könnte ja ein eingescanntes Dokument SCAN12345.pdf sein, an dessen Dateinamen wir nicht sehen, wo es hingehört.

Nach Weiter können wir entscheiden:

• Wir können die Dokumente in einem Vorgang ablegen. Dann erscheint ganz normal die Vorgangssuche incl. der Möglichkeit zur Neuanlage eines Vorgangs.
• Wenn wir doch gar nicht zuständig sind, können wir die Ablage der Dokumente auch weiter-delegieren.
• Wenn die Dokumente doch endgültig nicht abgelegt werden sollen, können wir die Ablage auch abbrechen.

Delegierte Aktivitäten überwachen

Wir haben eine Aktivität delegiert - ist sie nun schon erledigt oder nicht? Das und mehr zeigt auf einen Blick der Bereich Neues im Arbeitsplatz-Fenster, den wir im nächsten Beitrag vorstellen.

Fazit

Aktivitäten sind der Schlüssel, dass nichts vergessen oder verpasst wird:

• Rückrufe, zu erledigende Dinge, einzuhaltende Fristen und ähnliches haben dort ihren Platz.
• Anders als z.B. "Aufgaben" in Microsoft Outlook sind Aktivitäten nicht nur bei einer Person sichtbar, sondern für alle Berechtigten.
• Von der Aktivität aus haben Sie direkten Zugriff auf den zugeordneten Vorgang, können ihn bearbeiten, seine Dokumente sichten und anlegen, Anrufe tätigen usw.
• Aktivitäten können vertagt werden oder auch erst in Jahren fällig werden.
• Sie werden selbst dann nicht vergessen, wenn die zuständigen Personen das Unternehmen mittlerweile schon verlassen und eine Nachfolge haben.
• Aktivitäten einschließlich der Ablage von Dokumenten über den Posteingang können an Stellen oder auch an ganze Teams delegiert werden.
• Mit einem Klick sehen Sie, welche ihrer an andere delegierten Aktivitäten noch offen bzw. schon erledigt wurden.

Nie wieder etwas vergessen, keine Frist verpassen, zu Erledigendes schnell bearbeiten können also.

Voilà.