(Wirklich) zentrale Adressverwaltung

Das Problem

Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie haben Adress- und Kontaktbestände von Kunden, Lieferanten, Support-Hotlines, Polizei, Feuerwehr, Ärzten, Handwerkern usw. Wenn man genau hinschaut, haben Sie die vielleicht - wie alle das haben - in einer ganzen Reihe von Systemen gespeichert:

• In Ihrer Warenwirtschaft dürften Kunden, Lieferanten und vielleicht Ansprechpartner dazu liegen.
• Die Finanzbuchhaltung hat für jeden Kunden und Lieferanten ein Fibu-Konto.
• Ihre Telefonanlage kennt vielleicht viele Telefonnummern und einen Namen dazu, damit sie die komfortabel anrufen können und damit Sie sehen, wer da gerade anruft.
• Wahrscheinlich hat jede einzelne Person einige dieser Kontakte auch in seinem Kontakte-Ordner in Microsoft Outlook - jeder natürlich einen anderen Satz und verschieden erfasst.
• Vielleicht haben Sie auch öffentliche Ordner in Microsoft Exchange mit weiteren Kontakten.

Bei uns z.B. sah das 2016 noch so aus:

Dasselbe Bild treffen wir bei praktisch allen Kunden an. Sie können sich vorstellen, wie toll synchron all diese Bestände gepflegt sind: überhaupt nicht.

Die Lösung

Ob Sie für bestimmte Adressen tatsächlich eine spezielle Anwendung als das führende System verwenden wollen oder nicht, ist gar nicht entscheidend. Jedenfalls können wir die Adressbestände aus den verschiedensten Quellen in SF Ordnerplan importieren. Das kann einmalig sein oder auch z.B. nächtlich. SF Ordnerplan kann dann zur Daten-Drehscheibe für die Adressbestände werden und - ebenso nächtlich z.B. - die aktuellsten Daten an alle Fachanwendungen weitergeben, die man grundsätzlich von außen ansteuern kann oder die eine Import-Schnittstelle haben. Das Ziel ist, jede Adresse nur noch einmal und an einem Ort pflegen zu müssen. Alle anderen Speicherorte sollen damit möglichst vollautomatisch aktualisiert werden.

Sie können - so wie wir das intern tun - SF Ordnerplan als das eine zentrale System verwenden, in dem Kontaktdaten erfasst und aktuell gehalten werden. Von dort aus aktualisieren wir - soweit irgend möglich, vollautomatisch - sämtliche anderen Systeme:

Wenn sich also z.B. eine Telefonnummer ändert, ändern wir das genau einmal an genau einer Stelle - im betreffenden Stammdatenobjekt in SF Ordnerplan. Von da aus werden die Änderungen laufend an die anderen Systeme weitergegeben:

• Laufend vollautomatisch:
• Änderungen an Ansprechpartner-Objekten in SF Ordnerplan werden im Minutentakt automatisch aufgegriffen und mit dem Kontakte-Ordner Ihres Outlook-Postfachs synchronisiert werden.
• Deshalb ist auch das mit dem Exchange Server verbundene Smartphone immer aktuell.
• Sofern Ihr Auto z.B. per Bluetooth mit dem Smartphone spricht, haben Sie damit auch im Auto alle Telefonnummern und Navigationsziele perfekt aktuell.
• Nächtlich vollautomatisch:
• In der Warenwirtschaft werden Kunden und Lieferanten automatisch angelegt und aktuell gehalten.
• Sogar in der Finanzbuchhaltung werden die Fibu-Konten automatisch angelegt und - etwa bei Namensänderungen - umbenannt.
• In SF Projekte, unserer Projekt-Zeiterfassung, werden die Kunden ebenfalls automatisch angelegt und ggf. aktualisiert.
• Durch manuellen Import
• Unsere Telefonanlage z.B. bietet leider keine Schnittstelle, mit der man unbeaufsichtigt Daten hineinspielen kann. Aber sie bietet eine Möglichkeit, CSV-Dateien zu importieren. Also erzeugen wir nächtlich automatisch eine passende CSV-Datei mit allen gewünschten Telefonnummern, und haben eine wiederkehrende Aktivität, die uns erinnert, die am Ende jeder Woche einmal zu importieren - uns genügt das.

Wir können Ihnen sagen: Das ist so enorm angenehm, sich endlich auf überall exakt dieselben Adressbestände verlassen zu können - und sie nur an einer Stelle pflegen zu müssen.

Die Sahnehäubchen

Verschiedene Adressarten - verschiedene Felder

In unserer Warenwirtschaft z.B. kann man zu Kunden auch Ansprechpartner anlegen. Allerdings werden die immer wie eine natürliche Person angelegt - mit Geschlecht, Briefanrede u.dgl. Das ist natürlich völlig unsinnig für Kontakte, die gar keine natürlichen Personen sind. Ein Kontakt "Sehr geehrter Herr Technische Support-Hotline" klingt nicht nur krude, sondern ist es auch.

Auf der anderen Seite hat man typischerweise außer den üblichen Kontaktfeldern weitere Anforderungen:

• Kunden haben eine Kundennummer und eine E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand.
• Lieferanten haben eine Lieferantennummer und vielleicht unsere eigene Kundennummer bei diesem Lieferanten - wer kennt die Frage "Sagen Sie mir bitte mal Ihre Kundennummer!" am Telefon nicht?
• Unternehmen haben Felder wie Umsatzsteuer-Identnummer, Steuernummer, Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit.
• Mitarbeiter/innen haben Eintrittsdatum, ggf. Austrittsdatum, Angaben zur Rentenversicherung, die Sozialversicherungsnummer, die Krankenversicherung, die Steuer-Ident-Nummer und z.B. die Personalnummer aus einem Personalverwaltungs-System.
• Natürliche Personen haben Vorname(n), Nachname, Geschlecht, Titel.
• Dinge wie Support-Hotlines haben all das nicht, und sie heißen auch nicht "Herr Support".

Dergleichen ist wunderbar in SF Ordnerplan zu definieren, und wunderbar einfach.

Firmenlogos, Fotos und andere Bilder

SF Ordnerplan kennt Felder (Merkmale genannt) vom Typ Bild. In jeder Stammdaten-Kategorie können Sie eines oder mehrere solcher Felder auch als das charakteristische Bild festlegen. So können Sie z.B. für Firmen deren Firmenlogos aufnehmen, Kontaktfotos von Personen zentral führen, aber auch Bilder von Artikeln beim Artikel speichern, von Gebäuden, Geräten, Fahrzeugen oder sonstigem Inventar.

Solche Bilder werden nicht nur innerhalb von SF Ordnerplan angezeigt, wo immer es sich anbietet. Sie können auch automatisch z.B. als Kontakt-Bild in den Kontakte-Ordner von Microsoft Outlook exportiert werden, damit Sie sie auch dort, auf dem Smartphone und im Auto sehen.

Unterschiedlich aufgebaute Daten aus Drittanwendungen einheitlich verwenden

Vielleicht wollen Sie Personal-Stammdaten aber auch im Personalverwaltungsprogramm pflegen und Kunden/Lieferanten ausschließlich in Ihrer Warenwirtschaft. Beide können in SF Ordnerplan z.B. nächtlich importiert werden. Wie erzeugt man aber - vollautomatisch - etwa die Anschrift und Briefanrede für einen Brief oder eine E-Mail, wenn diese Datenbestände ganz anders aufgebaut sind?

• Die eine Anwendung liefert Straße und Hausnummer in einem Feld, die andere in getrennten Feldern.
• Eine Anwendung liefert die E-Mail-Adresse in einem Feld Mail, die andere in einem Feld E-Mail-Adresse.
• Eine Anwendung liefert Telefonnummern nur mit Inlandsvorwahl und Nummer, z.B. 07243/58740, die nächste hat getrennt Land, Ortsvorwahl, Hauptnummer und Durchwahl.

Hier kommen die berechneten Merkmale von SF Ordnerplan ins Spiel. Wir definieren einfach berechnete Merkmale wie Briefanschrift, Briefanrede, Telefon und ergänzen je nach der von den Fachanwendungen gelieferten Daten unterschiedliche Formeln, die aus dem Aufbau der jeweiligen Fachanwendung einheitliche Informationen bilden. Damit ist es ein Leichtes, mit nur einer Dokumentvorlage z.B. für Briefe die Anschriften und Briefanreden automatisch korrekt auszufüllen, auch wenn die Daten nicht einheitlich direkt in SF Ordnerplan gepflegt, sondern aus den jeweiligen Fachanwendungen in ganz unterschiedlicher Form importiert werden.

Gleiche Datenarten, aber unterschiedliche Berechtigungen

Hat die Geschäftsleitung externe Ansprechpartner, deren Daten besonders vertraulich sind? Gibt es Felder, auf die nur bestimmte Personen zugreifen dürfen - etwa die Sozialversicherungsnummer von Mitarbeiter/innen? Würden verschiedene Abteilungen/Teams/Personenkreise gerne dieselben, einmal aufgebauten Datenstrukturen nutzen, aber andere Abteilungen dürfen die so erfassten Daten höchstens lesen, aber nicht ändern, oder sogar nicht einmal sehen?

Kein Problem! Sie können Kategoriehierarchien für beliebige Daten (nicht nur für Adressen) bilden. Die Basiskategorie enthält die immer angebotenen Felder, aber selbst keinerlei Berechtigungen. Andere Kategorien sind per Definition "immer auch" vom Typ der Basiskategorie, haben aber (ganz unterschiedliche) Berechtigungen. Um auch mal ein Beispiel außerhalb von Kontaktdaten zu zeigen, hier die Struktur unserer Know-How-Datenbank in SF Ordnerplan:

Sie sehen in der Mitte die Kategorie Know-How, die alle Felder, aber keine Berechtigungen definiert. Die beiden davon abgeleiteten Kategorien Know-How (Technik) und Know-How (Software-Entwicklung) haben damit all diese Felder zur Verfügung, aber mit verschiedenen Berechtigungen: Nur das Team Server-Projekte darf Know-How (Technik) -Objekte speichern, die aber vom Team Software-Projekte immerhin gelesen werden dürfen (dargestellt durch die gestrichelte grüne Linie). Nur Software-Projekte darf aber Objekte der Kategorie Know-How (Software-Entwicklung) pflegen, die für andere Teams aber unsichtbar bleiben.

Voilà.