Automatisches Zusammenführen von Daten aus zwei Fachanwendungen

Kurz und bündig

• Ein Gebäude-Management. Darin haben Kirchliche Gebäude die Kirchengemeinde zugeordnet, zu der sie gehören.
• In einer Adressverwaltung stehen die Kirchengemeinden und die jeweils dafür zuständigen Pfarrämter.
• Damit's interessanter wird: Die Bezeichnungen der Kirchengemeinden in beiden Systemen sind ähnlich, aber nicht identisch.
• In SF Ordnerplan führt die Bauabteilung Vorgänge über Baumaßnahmen an solchen Gebäuden. Dem Vorgang ist also das Gebäude zugeordnet.

SF Ordnerplan soll nun im Vorgang ein Schreiben an das für das Gebäude zuständige Pfarramt erstellen und dabei die Anschrift des Pfarramts natürlich automatisch einfügen. Das Gebäude weiß aber nur die Gebäudemanagement-Kirchengemeinde. Nur die Adressverwaltungs-Kirchengemeinde kennt das Pfarramt. Was tun?

Was wir haben

Zwei Fachanwendungen - hier beides SF-Anwendungen von uns, aber das ist nicht der wesentliche Punkt - führen unterschiedliche Daten über dieselben Dinge:

• In SF Fundus gehört das Gebäude zur (Fundus-)Kirchengemeinde.
• In der SF Adressverwaltung kennt die (Adressverwaltungs-)Kirchengemeinde das Pfarramt.
• Wie kann SF Ordnerplan zum Gebäude die Anschrift des Pfarramts wissen, um damit automatisch ein Schreiben zu erstellen?

Zauberei!

Wir machen folgendes:

Schritt 1: Wir importieren die Datenbestände aus beiden Fremdanwendungen

• SF Ordnerplan kann über seine PowerShell-Schnittstelle wunderbar Daten aus Fachanwendungen lesen, sofern diese Anwendungen das bieten. Das wollen wir eh, damit wir mit den Gebäuden Vorgänge bilden können.
• In diesem Fall ist es sogar besonders einfach: Beide Quell-Anwendungen basieren - wie SF Ordnerplan auch - auf dem SF Application Creator, unserem Datenbank-Framework mit modellgetriebener Architektur. Dafür hat SF Ordnerplan besonders einfache Mittel eingebaut, um den gewünschten Teil der Daten der Fachanwendung als Stammdaten-Kategorien und -Objekte mit den gewünschten Merkmalen direkt zu übernehmen.
• Wir importieren aus der SF Adressverwaltung ("SFA") die Kirchenstruktur mit (SFA-)Kirchengemeinden, Pfarrämtern und Pfarrern. Das landet in SFA-Kategorien in SF Ordnerplan (z.B. SFA-Kirchengemeinde). Die SFA Kirchengemeinde in SF Ordnerplan kennt nach dem Import also die Anschrift des Pfarramts.
• Genauso importieren wird aus SF Fundus die Daten der (Fundus-)Kirchengemeinden und -Gebäuden. Diese Kategorien nennen wir z.B. F3 Kirchengemeinde (weil es sich um SF Fundus 3.0 handelt).

Damit haben wir folgenden Zustand:

Schritt 2: Automatische Zusammenführung der Fundus- und SFA-Kirchengemeinden

Der nächste Zaubertrick: Wir lassen SF Ordnerplan die beiden Kirchengemeinden vollautomatisch als "dieselbe" erkennen und zusammenführen. Das geht so:

• Wir definieren bei den beiden Kirchengemeinde-Kategorien F3 Kirchengemeinde und SFA Kirchengemeinde je eine Formel, die aus den weiteren Daten der Kirchengemeinde die Objektbezeichnung des Stammdatenobjekts für die Kirchengemeinden in SF Ordnerplan automatisch bildet.
• Diese beiden Formeln erstellen wir so, dass für die beiden "gleichen" Kirchengemeinden dieselbe Objektbezeichnung gebildet wird.
• Normalerweise würde das beim nächtlichen Import zu einer Fehlermeldung führen, weil keine zwei Objekte dieselbe Bezeichnung tragen können.
• Wir aktivieren in beiden Kategorien aber das Ankreuzfeld Automatisches Zusammenführen erlaubt.
• Dadurch fasst SF Ordnerplan während des Imports ganz automatisch die beiden bisher getrennten Kirchengemeinde-Datensätze zu einem zusammen.
• Dadurch sind die Fundus- und SFA-Kirchengemeinden dieselben Datensätze und haben alle Felder beider Quellanwendungen vereint.
• Damit weiß der Vorgang das Gebäude, das Gebäude die (Fundus- und SFA-)Kirchengemeinde, die weiß also auch die Pfarramtsanschrift und den Namen der Pfarrerin.
• Damit ist es ein leichtes, in SF Ordnerplan eine Dokumentvorlage zu erstellen, die die Anschrift des Pfarramts und die Briefanrede der Pfarrerin vollautomatisch korrekt ausfüllt.

Für die Fundus-Kirchengemeinde (die beim Kunden tatsächlich F3 Kirchengemeinde heißt), ist das so definiert - beachten Sie die Formel rechts oben und das aktivierte Ankreuzfeld Automatisches Zusammenführen erlaubt:

Die Adressverwaltungs-Kategorie in SF Ordnerplan ist ähnlich konfiguriert, aber mit einer anderen Formel für die Objektbezeichnung, die aber dasselbe Ergebnis wie aus Fundus liefert:

Das Resultat

• Nächtlich aktuell werden die Daten aus beiden Fachanwendungen in SF Ordnerplan importiert und
• dort automatisch zusammengeführt, sodass
• alle benötigten Daten bei der Vorgangsbearbeitung und zur automatischen Erstellung von Dokumenten tagesaktuell verfügbar sind.

Voilà.