Die Funktion "E-Mail ablegen"

Der Bereich "E-Mail ablegen" im Arbeitsplatz-Fenster

Wenn Sie Microsoft Outlook einsetzen, gibt es folgenden Bereich im Arbeitsplatz-Fenster:

Hier sehen Sie E-Mails mitsamt ihren Dateianlagen aus dem Posteingang und den gesendeten Elementen in einer chronologisch sortierten Liste (die ältesten oben, denn die werden Sie vermutlich als erstes ablegen wollen), also sowohl

• eingegangene E-Mails als auch
• direkt aus Outlook gesendete E-Mail.
• E-Mail-Adressen von Ansprechpartner-Objekten werden in der Liste mit der Objektbezeichnung (und ggf. Bildern) anstatt nur mit ihrer E-Mail-Adresse angezeigt.
• Wenn Sie ein Element markiert haben, werden andere vom selben Absender farblich hinterlegt. Durch Klick auf Nach Adresse markieren können Sie diese zur Ablage in einem Zug markieren.
• Sie können insbesondere ganze Unterhaltungen markieren, also sowohl empfangene als auch gesendete E-Mails (per Ziehen-und-Ablegen müssten Sie das aus Posteingang und gesendeten Elementen separat tun).
• Sie können eine E-Mail (mitsamt ihrer Dateianlage) als auch die Dateianlage markieren, um sowohl die komplette Mail als auch separat die Anlage als Datei abzulegen.
• Sollten Sie eine verschlüsselte E-Mail ablegen, fragt SF Ordnerplan, ob Sie die Mail vor der Ablage (dauerhaft) entschlüsseln möchten. Das ist in vielen Fällen sinnvoll, damit auch Kolleginnen und Kollegen im Team, Vertretungen und Nachfolger/innen auf die dienstlichen E-Mails zugreifen können.
• Unwichtige E-Mails können Sie einfach Ignorieren... und damit als gelesen markiert in die gelöschten Elemente von Outlook verschieben lassen.
• Standardmäßig werden abgelegte E-Mails aus dem Posteingang ebenfalls als gelesen markiert und in die gelöschten Elemente verschoben. Im Posteingang brauchen Sie sie nach der Ablage im Vorgangsordner nicht mehr, Ihre Kollegen können ggf. ebenfalls darauf zugreifen, und Ihr Posteingang wird aufgeräumt.

Wie funktioniert "E-Mail ablegen"?

Im vorherigen Beitrag hatten wir die eingehende Mail von Frau Mona per Ziehen-und-Ablegen abgelegt. Zu Demonstrationszwecken antworten wir - direkt in Outlook - auf die E-Mail und bedanken uns für die Info. Beides - sowohl die empfangene Mail als auch unsere Antwort darauf - wollen wir flugs ablegen. E-Mail ablegen... sieht jetzt z.B. so aus:

Sie sehen also in einer Ansicht sowohl die empfangene als auch die gesendete Mail. Dazwischen hatten wir noch eine Mail an Herrn Aristoteles mit einer PDF und eine Excel-Tabelle geschickt (wir können also Mails und/oder Anlagen in beliebigen Kombinationen ablegen):

Wir klicken Nach Adresse markieren..., um beide Lisa-Mona-Mails zu markieren:

Dann geht's über Ablegen... in den Posteingangs-Assistenten:

SF Ordnerplan hat den richtigen Zielvorgang automatisch korrekt vorgeschlagen. Weiter:

Beachten Sie, dass die Dateinamensteile hinter EEMail Mona bzw. AEMail Mona (die für die Ablage nicht nützlichen Betreffs der Mails nämlich) markiert sind - bereit zum Drübertippen, ohne dass man die erst mit der Maus oder Tastatur markieren müsste:

Nach Klick auf Weiter werden die E-Mails - mit dem Zeitstempel des Empfangs bzw. Versands, nicht mit dem Zeitpunkt der Ablage - schreibgeschützt im Vorgangsordner gespeichert sowie in Outlook ggf. automatisch als gelesen markiert und vom Posteingang in die gelöschten Elemente verschoben (die gesendete Mail bleibt in den gesendeten Elementen).

Verschlüsselte Mails ablegen

Sollte eine Mail (mit einem Verfahren namens S/MIME) verschlüsselt in Outlook stehen, können nur Sie persönlich die Mail lesen. Keine Teamkollegin könnte das, keine Vertretung könnte das, keine Nachfolge könnte das. Verschlüsselte E-Mails erscheinen in E-Mail ablegen mit einem Schloss-Symbol. Wenn Sie sie Ablegen, erscheint folgende Frage:

So ist es ein Leichtes, die Mail automatisch von Outlook entschlüsseln zu lassen und im entschlüsselten Zustand in den Vorgangsordner abzulegen. Erst dadurch kann auch der Teamkollege, der den Vorgang während Ihres Urlaubs bearbeitet, die Mail lesen.

Fazit

Zusätzlich zu den Features des Posteingangs-Assistenten beim Ziehen-und-Ablegen leistet E-Mail ablegen noch mehr:

• Eingehende und gesendete E-Mails sowie Dateianlagen können noch schneller in einem Arbeitsgang dorthin gespeichert werden, wo sie hingehören - in den betreffenden Vorgang.
• E-Mail ablegen vergisst nichts! Jede Mail, die noch nicht abgelegt, in Outlook manuell gelöscht oder per Ignorieren... als nicht abzulegen gekennzeichnet wurde, wird zur Ablage angeboten.
• Wenn zur jeweiligen E-Mail-Adresse von Sender bzw. Empfänger ein Ansprechpartner-Objekt in SF Ordnerplan gespeichert ist, können Sie auch direkt aus E-Mail ablegen heraus Telefonanrufe tätigen, Vorgänge zum Ansprechpartner und Zusammenhang-Diagramme anzeigen.
• Sogar das Entschlüsseln verschlüsselter E-Mails wird erledigt, damit nicht nur Sie persönlich (und wirklich niemand anders, auch keine Vertretung oder Nachfolge!), sondern das Team mit Zugriffsrechten auf den Vorgang die Mails lesen kann.

Voilà.